Spracovanie doručených e-mailov

V kap. Interný messaging, e-mailová komunikácia a naplánované úlohy bol popísaný vnútorný systém odovzdávania správ - tzv. interný messaging, s tým, že vznikajú tzv. ABRA správy a odoslané a doručené e-maily, ktoré je možné ďalej spracovávať. Na tomto mieste objasníme spracovanie doručených e-mailov, čo je o. i. jedna z možností vystavenia nového dokumentu.

Spracovanie e-mailu sa môže uskutočniť na rôznych úrovniach: môže ísť napr. iba o nastavenie niektorých jeho položiek na určitú hodnotu (napr. zadanie riešiteľa) alebo o uloženie príloh niekam na disk (archívna záloha) či o vytvorenie dokumentov z príloh, vyvolanie nejakej akcie pomocou skriptovania a pod. Také spracovanie e-mailu môže prebehnúť:

Spracovanie doručených e-mailov podľa pravidiel

Možnosti, jak vyvolat zpracování doručených e-mailů podle pravidel pro zpracování doručené e-mail. pošty:

V prípade naplánovanej úlohy sa o spracovanie pošty postará automatizačný server v rámci spustenia naplánovanej úlohy príslušného typu, tzn. využije sa automatické spúšťanie úloh. Na ručné spracovanie pošty nie sú naplánovaná úloha ani automatizačný server potrebné.

Vyhľadanie pravidla

Pri vyvolaní spracovania doručeného e-mailu sa pre e-mail a jeho prílohy snaží nájsť vyhovujúce pravidlo resp. pravidlá v číselníku pravidiel pre spracovanie doručenej e-mail. pošty. Pri hľadaní prechádza pravidlá podľa ich poradia. Údaje na spracovávanom e-maile a názvy jeho príloh sa porovnávajú s podmienkami v subzáložke Podmienky v definícii pravidiel, pričom ak je medzi podmienkami zadaná aj maska prílohy, pravidlo sa vyhodnotí ako vyhovujúce pre daný e-mail iba vtedy, ak e-mail obsahuje aspoň jednu prílohu, ktorá danej maske zodpovedá. Prvé nájdené pravidlo, ktoré vyhovuje všetkými svojimi zadanými podmienkami (tzn. podmienkami, v rámci ktorých je zadaná nejaká hodnota (podmienky s nezadanou hodnotou sa neberú do úvahy, čo je vlastne to isté, ako keby boli splnené pre všetky spracovávané záznamy)), aplikuje, tzn. pokúsi sa uskutočniť akcie, ktoré sú v ňom definované v subzáložke Akcie (tzn. napr. z prílohy e-mailu vytvorí dokument). Ak je na pravidle nastavené, že sa má Pokračovať vo vyhodnocovaní pravidiel, bude sa následne pokračovať v hľadaní ďalšieho vyhovujúceho pravidla v poradí.

Príznaky Aplikovať na e-mail/Aplikovať na prílohy a typy akcií

Na každom pravidle je možné nastaviť dva príznaky: Aplikovať na e-mail a Aplikovať na prílohy (podľa ktorých sa vyhovujúce pravidlo (resp. akcie v ňom obsiahnuté) bude aplikovať buď len na hlavičke e-mailu, alebo len na prílohách e-mailu, alebo na oboch) a niekoľko typov akcií, z ktorých niektoré majú význam iba v kombinácii s príznakom Aplikovať na e-mail či naopak:

  • Vytvoriť dokument - z prílohy vytvára dokument, takže má význam iba pre prílohy, tzn. len, ak je začiarknuté Aplikovať na prílohy
  • Zálohovať - zazálohuje prílohu na disk, tzn. má význam iba pre prílohy, čiže len, ak je začiarknuté Aplikovať na prílohy.
  • Zmeniť položky - zmení hlavičkové položky e-mailu, tzn. má význam iba pre údaje samotného e-mailu (nie pre jeho prípadné prílohy), čiže len, ak je začiarknuté Aplikovať na e-mail
  • Spustiť skript - spustí zadaný skript, je ju možné použiť pre e-mail aj pre prílohy, tzn. ak je začiarknuté Aplikovať na prílohy alebo Aplikovať na e-mail či oboje

Podrobnejší popis akcií viď subzáložka Akcie.

V definícii pravidla je možné oba spomenuté príznaky aj spomenuté typy akcií ľubovoľne kombinovať, ale pri aplikovaní pravidla sa vykonajú len pre zmysluplné kombinácie. Objasníme na príklade:

Príklad 1: Ak nadefinujete pravidlo s hodnotami Aplikovať na e-mail=Áno, Aplikovať na prílohy=Nie a v akciách pravidla bude len akcia určená pre prílohy, napr. Zálohovať, tak pri aplikovaní tohto pravidla na e-mail sa NIČ nevykoná. Tzn. i keď toto pravidlo bude údajom e-mailu vyhovovať, žiadna akcia sa nevykoná. Ak ale nadefinujete pravidlo s hodnotami Aplikovať na e-mail=Áno, Aplikovať na prílohy=Áno a v akciách bude jednak akcia určená pre prílohy, napr. Zálohovať a jednak akcia určená pre e-mail samotný, tzn. napr. Zmeniť položky, a toto pravidlo bude údajom e-mailu a jeho príloh vyhovovať, tak pri aplikovaní tohto pravidla jednak prebehne zazálohovanie všetkých príloh e-mailu, ktoré pravidlu vyhovujú, a jednak sa vykoná Zmena hodnôt údajov e-mailu samotného.

Príklad 2: Masku prílohy v definícii pravidla zadáme ako *.gif; *.jpg. Toto pravidlo potom bude platiť pre všetky e-maily, ktoré majú v prílohe aspoň jeden súbor typu *.gif alebo *.jpg. Ak je začiarknuté Aplikovať na e-mail, vykonajú sa akcie obsiahnuté v subzáložke Akcie pravidla určené pre samotný e-mail. Ak je začiarknuté Aplikovať na prílohy, tak sa pre všetky *.gif a *.jpg prílohy daného e-mailu vykonajú akcie obsiahnuté v subzáložke Akcie pravidla a určené pre prílohy e-mailu.

Pokračovanie vo vyhodnocovaní pravidiel

Na každom pravidle je možné nastaviť, že sa má Pokračovať vo vyhodnocovaní pravidiel. Pokračovanie vo vyhodnocovaní sa posudzuje zvlášť pre hlavičku e-mailu a jeho jednotlivé prílohy, tzn. pozastaví sa vyhodnocovanie ďalšími pravidlami iba a výlučne pre danú časť mailu. Záleží na tom, ako má dané pravidlo nastavené príznaky Aplikovať na e-mail/Aplikovať na prílohy a či a aké časti z doručeného e-mailu boli daným pravidlom spracované. Objasníme na príkladoch:

Majme e-mail s dvomi prílohami *.gif a *.txt. Ďalej majme pravidlo 1 pre spracovanie *.isdoc súborov, s nastavením Aplikovať na prílohy a s tým, že v akciách je definovaná akcia Zazálohovať prílohu. Ďalej majme pravidlo 2 ako ďalšie v poradí pre spracovanie *.gif a *.txt súborov, s nastavením Aplikovať na prílohy a s tým, že v akciách je definovaná akcia Vytvoriť dokument príslušnej kategórie z danej prílohy. Pri spracovaní e-mailu s dvomi prílohami *.isdoc a *.txt sa vyhľadá pravidlo 1 a začne sa aplikovať. Vyhovuje mu len príloha *.gif, takže sa z nej vytvorí záložná kópia na disk.

a) Ak by pravidlo 1 malo nastavené Pokračovať vo vyhodnocovaní pravidiel - Tak sa bude pokračovať a vyhľadá sa ako ďalšie vyhovujúce pravidlo 2. Tomu vyhovujú obe prílohy, čiže sa aplikuje na obe prílohy a z oboch sa vytvorí dokument.

b) Ak by pravidlo 1 malo nastavené Nepokračovať vo vyhodnocovaní pravidiel - Tak sa pre prvú prílohu už v hľadaní pravidiel pokračovať nebude (pretože pre ňu už bolo vyhľadané a aplikované prvé pravidlo s nastavením Nepokračovať). V hľadaní pravidla sa bude pokračovať pre druhú prílohu (pretože pre ňu sa prvé pravidlo neaplikovalo). Ako ďalšie vyhovujúce sa nájde pravidlo 2 a z druhej prílohy sa vytvorí dokument.

Každé pravidlo sa aplikuje v samostatnej transakcii. Ak aplikovanie nejakej akcie z daného pravidla skončí chybou, stornujú sa aj predchádzajúce akcie realizované v rámci daného pravidla. To platí samozřejmě jen pro databázové akce (tj. akce, kdy se něco provádí v databázi systému ABRA Gen). Ak akcia v rámci pravidla napr. uskutočnila zazálohovanie prílohy na disk či spustila skript, tak takéto akcie už nie je možné stornovať. Objasníme na príklade:

Majme pravidlo pre spracovanie *.gif súborov s nastavením Aplikovať na prílohy a s tým, že v akciách je definovaná akcia Zazálohovať prílohu a ďalej akcia Vytvoriť dokument príslušnej kategórie z danej prílohy. Na kategórii nech je nastavená maximálna povolená veľkosť pre súbory, z ktorých je možné tvoriť dokument. Nech sa pri spracovaní e-mailu s dvomi prílohami *.gif nájde toto pravidlo a začne sa aplikovať. Tzn. najskôr sa vytvorí na dané miesto na disku záložná kópia prvého súboru z príloh, potom sa pripraví vytvorenie dokumentu danej kategórie. Ďalej sa zazálohuje druhý súbor z príloh a začne sa vytvárať druhý dokument. Nech veľkosť druhého *.gif súboru prekračuje povolenú max. veľkosť, takže vytvorenie dokumentu nie je možné, akcia skončí chybou. V danom okamihu sa stornuje aj vytvorenie prvého dokumentu (tzn. žiadny dokument ani z jednej prílohy e-mailu nevznikne). Uloženie na disk sa ale už nestornuje, záložné kópie súborov na disku zostanú.

Príznak Spracované

Po úspešnom spracovaní doručeného e-mailu sa na ňom automaticky nastaví príznak Spracované. Takéto doručené e-maily sa už nebudú ďalej automaticky spracovávať, tzn. sú vylúčené z automatického spracovania naplánovanou úlohou. Spracovanie je ale možné vyvolať opakovane a to ručne funkciou Spracovanie e-mailov.

Ak sa spracovanie nepodarí, systém príznak nenastaví a oznámi príčinu neúspechu.

Nech má kategória dokumentu, ktorý sa má podľa pravidiel spracovania doručených e-mailov vytvoriť, nastavené obmedzenie veľkosti dát. Ak je veľkosť súboru v prílohe spracovávaného e-mailu väčšia, tak sa spracovanie nepodarí, požadovaný dokument nebude možné vytvoriť.

Systém za "úspešné spracovanie" považuje prípad, keď sa podarilo nájsť aspoň jedno pravidlo vyhovujúce spracovávanému e-mailu a jeho aplikovanie neskončilo chybou. Z toho ale o. i. plynie aj to, že e-mail môže dostať označenie Spracované, hoci neboli spracované napr. všetky jeho prílohy alebo neprebehla vôbec žiadna akcia (záleží na tom, ako máte pravidlá definované). Objasníme na príkladoch:

Príklad 1: Majme pravidlo pre spracovanie *.gif súborov s nastavením Aplikovať na prílohy a s tým, že v akciách je definovaná akcia Zazálohovať prílohu a ďalej akcia Vytvoriť dokument príslušnej kategórie z danej prílohy. Nemáme žiadne pravidlo na spracovanie *.txt súborov. Pri spracovaní e-mailu s dvomi prílohami *.gif a *.txt sa vyhľadá toto pravidlo a začne sa aplikovať. Pravidlu vyhovuje iba príloha *.gif, takže pre ňu sa vykonajú zadané akcie. Tzn. najskôr sa vytvorí na dané miesto na disku záložná kópia *.gif súboru z príloh, následne sa z nej vytvorí dokument. Druhá príloha maske súborov v podmienkach pravidla nevyhovuje, tým pádom sa pre ňu žiadna akcia vykonávať nebude.. Doručený e-mail ale dostane príznak Spracované.

Príklad 2: Majme pravidlo pre spracovanie *.gif a *.txt súborov, ale nech nemá nastavené Aplikovať na prílohy, ale má nastavené iba Aplikovať na e-mail, s tým, že v akciách je definovaná akcia Zazálohovať prílohu (čo nie je zmysluplná kombinácia, viď vyššie popis príznakov Aplikovať na e-mail/Aplikovať na prílohy). Pri spracovaní e-mailu s dvomi prílohami *.gif a *.txt sa toto pravidlo nájde ako vyhovujúce a začne sa aplikovať. V jeho akciách ale nie je uvedená žiadna akcia pre hlavičku e-mailu, takže sa nič nevykoná. Pravidlo sa ale každopádne našlo a aplikovanie neskončilo chybou, e-mail teda dostane príznak Spracované.

Definície pravidiel je preto potrebné mať zmysluplné!!!

Ak sa v rámci aplikovania pravidla vytvárajú z príloh e-mailov dokumenty, tak platí:

Vytvorené záznamy v agende Dokumenty budú zobrazené na záložke X-väzby doručeného e-mailu. Ďalej sa k jednotlivým prílohám zobrazeným na subzáložke Prílohy v rámci záložky Detail ukáže číslo dokladu - Dokumentu, ktorý bol založený podľa prílohy. V záložke X-väzby vytvoreného dokumentu je tiež väzba na zdrojový doručený e-mail.