Ako začať používať skupinu Evidencia pošty

V skupine Evidencia pošty sa vystavujú záznamy pošty a uzávierok pošty, ktoré sú poňaté ako doklady. Viď Evidencia pošty - všeobecne. Vystavované doklady preto musia obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také.

Preto prvým predpokladom používania skupiny Evidencia pošty je správne zrealizovaná nutná časť implementácie a to pre účely tejto skupiny minimálne definícia Obdobia, pretože obdobie je neoddeliteľnou súčasťou štruktúry čísla dokladu. Ďalej musíte nadefinovať Rady dokladov pre doklady typu odoslaná a prijatá pošta a uzávierky pošty.

Pretože rady dokladov a strediská patria medzi tzv. chránené objekty, musíte mať pre novo pridané rady a strediská správne nastavené prístupové práva, viď ďalej!

Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. Doklady zo skupiny Evidencia pošty síce nie sú účtovnými dokladmi, no aj tak majú položku Firma povinnú. Preto, ak na takýchto dokladoch budete chcieť konkrétne firmy zadávať, naplňte si najskôr Adresár firiem. Pokiaľ nechcete na niektoré z uvedených dokladov zadávať konkrétnu existujúcu firmu, nadefinujte si v Adresári akúsi pomocnú fiktívnu firmu a túto pre tento účel môžete používať (takúto si môžete nastaviť napr. aj ako predvypĺňanú).

Nakoľko jednou z povinných položiek na dokladoch je stredisko, musíte mať nadefinované strediská. Ak neplánujete používať strediskovú evidenciu, nadefinujte si aspoň jedno stredisko. Ak chcete používať väzbu pošty na Zákazky alebo na Obchodné prípady, je dobré si dopredu rozvrhnúť spôsob použitia týchto väzieb a číselníky si naplniť.

Aby ste mohli začať zadávať poštu do evidencie, je potrebné si naplniť jednotlivé číselníky tejto skupiny. Predovšetkým zoznam možných odosielateľov a príjemcov v číselníku užívateľov pošty, typov obsahov odoslanej pošty, typov obsahov prijatej pošty a cenníkov pošty s ohľadom na Vašich poskytovateľov poštových služieb. Číselníky tejto skupiny sa väčšinou dodávajú defaultne predvyplnené, no i tak je vhodné si ich aspoň prehliadnuť.

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

V tejto skupine sú doklady, ktoré podporujú schvaľovanie. Pokiaľ budete chcieť používať proces schvaľovania dokladov, je potrebné, aby ste si schvaľovanie zapli a vykonali pre neho príslušné nastavenia. Viď Ako začať používať skupinu Workflow schvaľovania dokladov.

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemných údajov. Nielen parametrov v sekcii Všeobecné nastavenia, ale i ostatných, keďže môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému.

Ďalej je nutné nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým k funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!!

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.

Ďalej viď tiež: