Odoslaná pošta - záložka Zoznam

Seznam zadaných záznamů odeslané pošty omezený a tříděný dle zvoleného (nastaveného) omezení v záložce Omezení. V hornej časti záložky je k dispozícii informačný panel, vedľa neho obmedzovací panel. Tu sú o. i. zobrazené informácie o aktuálne použitom obmedzení. Nad informačným panelom môže byť k dispozícii panel pre fulltextové hľadanie.

V zozname sú ku každému záznamu uvedené jeho základné údaje. Význam jednotlivých tu zobrazených položiek vyplýva z ich názvu alebo z ich popisu v záložke Detail. Tu popíšeme iba nasledujúce:

Názov Popis
Číslo dokladu Číslo dokladu. Novo vytváraný doklad má uvedené "bez čísla". Číslo mu je pridelené po uložení.
Celková suma Celková suma dokladu v lokálnej mene.
Vytvoril Užívateľ, ktorý daný doklad vytvoril.
Opravil Užívateľ, ktorý daný doklad naposledy opravil, ak bol opravovaný.
Uzavreté Informácia, či bol záznam odoslanej pošty uzavretý, tzn. či je zahrnutý v doklade uzávierky pošty.
Uzávierka Číslo dokladu uzávierky pošty.
Poradie Poradové číslo v rámci dokladu uzávierky pošty, tzn. poradie tak, ako ho nastavila uzávierka.

Okrem výrobcom dodávaných stĺpcov si môžete nadefinovať vlastné podľa potreby, viď definovateľné stĺpce.

Pod zoznamom môže byť Panel na vyhľadávanie, triedenie. Za akých okolností je k dispozícii a čo pre neho ďalej platí, viď popis daného panela.

V spodnej časti záložky Zoznam môže byť variantne zobrazený niektorý z Panelov definovateľných údajov zoznamu pre túto agendu. Zobrazenie daného panela závisí od aktuálneho nastavenia v menu Nastavenie pre danú agendu a prihláseného užívateľa. Popis položiek základnej definície panela je uvedený v popise hornej časti záložky Detail, základné definície.

Funkcie k tejto záložke:

Zo štandardizovaných:

Názov Kl. Ik. Je Doplňujúci popis:
Help F1
Nový F2

Popis pridávaných položiek viď záložka Detail.

Možnosti vystavenia novej odoslanej pošty:

Nový doklad je možné všeobecne zadávať funkciou Nový z tejto agendy otvorenej samostatne alebo prípadne vyvolanej "cez" inú agendu z iných častí systému.

Ako bolo uvedené v kap. Vecný obsah - evidencia pošty, existuje možnosť vystaviť nový doklad na základe nejakého iného už existujúceho (viď kap. Importy dokladov všeobecne). Jednotlivé možnosti vystavenia novej odoslanej pošty sa líšia v podstate len tým, či sa použije nejaký iný doklad na predvyplnenie údajov a rovno sa medzi nimi vytvorí prípadná väzba. Odoslanú poštu teda môžete vystaviť na základe nejakých skôr vystavených dokladov. Z týchto dokladov si tiež môžete prevziať niektoré údaje. Tieto údaje potom nebudete musieť do odoslanej pošty zadávať znovu ručne, čím značne urýchlite jej vystavenie. Novú odoslanú poštu je možné vystaviť rovno podľa prijatej pošty alebo je možné zviazať ju dodatočne v záložke Detail.

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť jednu z možností vystavenia nového dokladu:


Nové doklady tejto agendy je možné navyše generovať ešte ďalším spôsobom:

  • Použitím funkcie Odpovedať z agendy Prijatá pošta.
  • Podľa iného dokladu v systéme, a to v agende daného dokladu (k dispozícii vo väčšine dokladových agend ako začiarkavacie políčko na generovanie pošty Odosl. poštu v editácii aktuálneho dokladu).
  • Realizáciou kampane typu Pošta.
  • Priamou tvorbou z inej agendy k aktuálnemu záznamu danej agendy s automatickým návratom späť (nejakou funkciou pre rýchle vystavenie nového dokladu, s prípadným predvyplneným niektorých údajov podľa aktuálneho záznamu danej agendy). V tomto prípade napr.:
Detail / Zoznam F3
Opraviť

F4

alebo

Shift +F4

Popis opraviteľných položiek viď záložka Detail.

Či bude môcť užívateľ odoslanú poštu opravovať a ktoré položky konkrétne, závisí od toho, či bola pošta uzavretá a odoslaná.

Opraviť je možné i doklad, ktorý vznikol realizáciou kampane a nejaká kampaň sa na neho odkazuje (viď položka Doklad v adresátoch kampaní). Zmysluplnosť takej opravy je na užívateľovi.

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť jednu z možností opráv dostupných v tejto agende. Jednotlivé možnosti sa líšia tým, ktoré všetky položky je pomocou nich možné opravovať a ďalej, či ide o opravu jedného záznamu alebo o hromadnú opravu označených. K provádění hromadných oprav mít uživatel přidělené privilegium Použít hromadné opravy.

Tlač

F5

alebo

Shift +F5

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť funkciu podľa požadovaného typu výstupu:

Ak použijete dodávané tlač. zostavy tlače dobierok, budú sa údaje pre tlač čerpať priamo z údajov záznamu odoslanej pošty (viď subzáložky Hlavička, Informácie o platbe), bez ohľadu na to, či je alebo nie je pripojený nejaký doklad v záložke Pripojené doklady. Porovnajte s funkciou Vytlačiť pripojené doklady.

Vymazať F8

Vymaže všetky označené záznamy (ak nie je žiadny označený, spracuje aktuálny záznam).

Pokiaľ vymažete poštu, ku ktorej boli predtým priradené nejaké doklady (viď záložka Pripojené doklady), väzby týchto dokladov na poštu sa automaticky zrušia tiež.

To, či bude môcť užívateľ odoslanú poštu zmazať, závisí od toho, či bola uzavretá a odoslaná. Vymazať nie je možné doklad, ktorý vznikol realizáciou kampane a nejaká kampaň sa na neho odkazuje (viď položka Doklad v adresátoch kampaní).

Skopírovať F9

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť jednu z možností vytvárania kópií dokladov dostupných v tejto agende:

Jednotlivé možnosti sa líšia tým, či ide o vytvorenie jednej kópie alebo viacerých kópií aktuálneho záznamu.

Kópia

Bežná kópia aktuálneho záznamu. Kopírujú sa len tie údaje, pri ktorých to má význam (napr. podacie číslo sa nekopíruje apod.).

Hromadná kópia

Po vyvolaní funkcie sa zobrazí dialógové okno, kde môžete zadať, pre ktoré firmy si želáte vygenerovať kópie aktuálneho dokladu:

Príklad výberu firiem, pre ktoré sa majú vygenerovať kópie dokladu

Po stlačení tlačidla sa otvorí adresár firiem, z ktorého požadované štandardným spôsobom vyberiete.

Pri hromadnej kópii sa neaktualizuje podľa firmy mena. Tzn. mena sa kopíruje zo zdrojového dokladu a prípadná mena zadaná na firme sa v tomto prípade neuplatní. (Odoslaná pošta je len v lokálnej mene).

Následne sa vytvorí pre vybrané firmy kópia podľa zdrojového dokladu. Zo zdrojového dokladu sa pochopiteľne kopírujú len tie údaje, pri ktorých to má zmysel. Spôsob predvyplnenia prevádzky pri hromadnom kopírovaní pre vybrané firmy viď Pravidlá práce s prevádzkami. Pri hromadnej kópii sa na vytváraných záznamoch v položke Vybraná adresa nastaví vždy adresa sídla firmy.

Pri vytváraní kópií hromadne samozrejme prebiehajú rovnaké validačné kontroly ako pri vystavovaní jedného dokladu. Pokiaľ teda na niektorej z generovaných kópií nie je nejaká podmienka splnená (napr. už nie je možné použiť to isté stredisko ako je na zdrojovom doklade, keďže aktuálny užívateľ nemá právo ho použiť apod.), daný doklad sa neuloží a akcia sa ukončí. Či sa ukončí celá akcia aj pre všetky zostávajúce kópie, ktoré sa majú tvoriť, alebo nie, závisí na počte transakcií, v ktorých sa Hromadná kópia realizuje. V spodnej časti dialógového okna je k dispozícii funkčné tlačidlo , po jeho stlačení môžete nastaviť, v akom počte transakcií sa má Hromadná kópia zrealizovať. Význam jednotlivých volieb je spoločný pre všetky agendy, v ktorých je táto funkcia k dispozícii, a je uvedený v samostatnej kapitole.

Občerstviť F11
Označiť všetko - - Jedna z možností vyvolania hromadného označovania záznamov, podrobný popis označovania viď kap. - Označovanie v needitovateľných zoznamoch.
Nájsť Ctrl +F7 Tu ide o hľadanie podľa obmedzujúcich prvkov.
Nájsť ďalší Shift +F7
Aktivity

Ctrl +K

alebo

Shift +Ctrl +K

-

Funkcia na prácu s aktivitami pripojenými k aktuálnemu dokladu (tzn. aktivity, ktoré majú aktuálny doklad v zozname pripojených dokladov v svojej záložke Pripojené doklady). Umožní pripojené aktivity zobrazovať, príp. vystavovať priamo odtiaľ nové s ich automatickým pripojením. Ide o funkčné tlačidlo s voľbou:

  • Otvoriť tu - otvorí agendu aktivít "cez" agendu zdrojového dokladu
  • Otvoriť samostatne

Podrobnejšie viď popis štandardná funkcia Aktivity - menu. Je k dispozícii iba v prípade, keď používate CRM, viď čo je potrebné na prevádzku CRM.

Autom. správy Ctrl+F12 - Funkcia na prácu s definíciami automatických správ. Je k dispozícii iba vtedy, ak existuje nejaký kontrolný bod pre danú agendu, ďalej viď všeobecný popis funkcie Autom. správy.
Nastavenie tlače po uložení - - Funkcia slúži na nastavenie akcie, ktorá sa má vykonať po uložení záznamu v danej agende. Detailný popis funkcie a jej podvolieb viď samostatnú kap. - Nastavenie tlače po uložení záznamu.
Vytvoriť správu Ctrl +M -  
Sledovanie zmien

Ctrl +S

alebo

Shift +Ctrl +S

-

Funkcia na zobrazovanie a prácu so záznamami vykonaných zmien.

Je k dispozícii len vtedy, ak sa používa sledovanie zmien, viď čo je potrebné na prevádzku sledovania zmien. Detailný popis funkcie a jej podvolieb viď samostatná kap. - Sledovanie zmien v agendách.

Ďalšie obsiahnuté funkcie:

Názov Kl. Doplňujúci popis:
Podacie čísla  -

Podacie čísla môžete záznamom zadávať buď ručne alebo môžete využiť automatické vytváranie. Funkcia slúži na hromadné zadanie podacích čísel odoslanej pošte tak, ako ich odoslaným zásielkam pridelila pošta.

Ak chcete využiť možnosť automatického generovania kódu, musíte najskôr zvoliť, akú bude mať štruktúru. Po vyvolaní sa zobrazí formulár na zadanie podacieho čísla, ktorým má číslovanie označených záznamov začať a funkčné tlačidlo na zadanie jeho štruktúry.

Spôsob definície štruktúry kódu podacieho čísla viď Definície štruktúry kódov. Kód prvého záznamu (začiatočné číslo) sa predvypĺňa podľa posledného prideleného podacieho čísla, ktoré je evidované na užívateľa, ktorý generovanie vykonal.

Pozor, záznamy, ktorým chcete hromadne prideliť podacie čísla funkciou Podacie čísla, musíte mať vybraté (tzn. obmedzené alebo aspoň označené) a zoradené rovnako, ako boli v uzávierkových tlačiach (na jednotlivých podacích hárkoch). V opačnom prípade by následné očíslovanie nezodpovedalo očíslovaniu na hárku tak, ako ho vykonal poskytovateľ poštových služieb. (Pošta typicky čísluje podľa fyzického poradia na hárku).

Požadovaného zoznamu odoslanej pošty v požadovanom poradí dostanete tak, že zvolíte triedenie Uzávierka a poštový hárok a vhodnú kombináciu obmedzení za číslo dokladu uzávierky, Názov poštového hárku, za zásielky neplatené v hotovosti, príp. za typy odoslanej pošty.

Tip pre vás: Obmedzenie za číslo uzávierky a roztriedenie potrebné na pridelenie poradových čísel podľa čísel uzávierky a poštových hárkov dosiahnete rýchlo tak, že si zoznam uzavretých dokladov pošty vyvoláte z agendy Uzávierky pošty funkciou Doklady v záložke Uzavreté doklady.

Uzávierka Ctrl +U

Funkcia umožňuje nastaviť vybrané doklady ako uzavreté. Význam viď uzavieranie odoslanej pošty, evidencia fyzického odoslania.

Funkcia vyvolá Sprievodcu uzavretím pošty, pomocou ktorého sa vybrané poštové zásielky uzavrú a to zahrnutím do príslušných dokladov uzávierky pošty, príp. rovno dané doklady nastaví ako odoslané. Vygenerované uzávierkové doklady sú k dispozícii v agende Uzávierky pošty.

Pripojené  -

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť jednu z možností:

Zobraziť pripojené doklady

Funkcia umožňuje zobrazovať si pripojené doklady zvoleného typu ku všetkým vybraným záznamom pošty v záložke Zoznam. Ak sú v zozname (needitovateľnom zozname) nejaké záznamy pošty označené, tak funkcia spracuje označené, v opačnom prípade spracuje aktuálny záznam.

Po vyvolaní funkcie sa najskôr ponúkne dialógové okno, v ktorom vyberiete typ dokladov, ktorý chcete zobraziť. Ponúkajú sa len tie typy dokladov, ktoré sa vyskytujú medzi dokladmi pripojenými k vybraným záznamom pošty.

Funkcia potom vyvolá agendu zvoleného typu dokladov a otvorí ju "cez" agendu Odoslanej pošty. Tu sú k dispozícii všetky funkcie danej agendy. Takto odtiaľ vyvolaná agenda sa otvorí rovno s prednastaveným obmedzením, tzv. červeným obmedzením, a to za všetky záznamy (doklady) daného typu pripojené k vybraným záznamom odoslanej pošty). Toto červené obmedzenie však môžete v záložke Obmedzenie vyvolanej agendy štandardne zrušiť (vyčistiť) a získať záznamy na základe ľubovoľného iného obmedzenia, prípadne úplne bez obmedzenia (a mať tak k dispozícii zoznam všetkých existujúcich záznamov (dokladov) daného typu a pod.)

Porovnajte s podobnou funkciou Doklady zo záložky Pripojené doklady, kde je ale možné zobrazovať a pracovať len s dokladmi pripojenými k aktuálnemu záznamu zo záložky Zoznam.

Vytlačiť pripojené doklady

Funkcia pracuje podobne ako predchádzajúca, len s tým rozdielom, že nevyvoláva agendu vybraného typu dokladov, ale priamo umožňuje obstarávať tlače z pripojených dokladov zvoleného typu ku všetkým vybraným záznamom pošty v záložke Zoznam, tzn. rovno ponúka na výber tlačové zostavy z agendy zvoleného typu dokladov.

Je to teda možnosť, ako si rýchlo pre vybratú poštu obstarať súvisiace tlače z pripojených dokladov. Využijete napr. vtedy, keď odosielate dobierky k dobierkových faktúram a nemáte doteraz vytlačené dobierkové poukážky.

Ak použijete dodávané tlač. zostavy tlače dobierok, budú sa údaje pre tlač čerpať priamo z údajov pripojeného dokladu. Porovnajte s funkciou Tlač.

Ďalšie špeciálne funkcie:

Názov Kl. Doplňujúci popis:
Hľadať hodnotu v zozname Ctrl +F Funkcia na hľadanie hodnoty v zozname. Je vyvolateľná len vtedy, ak je na danom zozname fókus. Táto funkcia sa neponúka v menu ani na paneli funkčných tlačidiel a ako ju je možné vyvolať, viď popis funkcie.