Jak začít - skupina Fakturace (faktury, zálohy, vzájemné zápočty, upomínky aj.)

V této kap. je uvedeno, jak začít používat agendy skupiny Fakturace.

V skupine Fakturácia sa vystavujú faktúry prijaté a vydanej, dobropisy, zálohové listy, JCD (colné prehlásenie) a. i. Vystavované doklady musia obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také, príp. položky povinné pre účtovníctvo.

Preto prvým predpokladom používania skupiny Fakturácia je správne vykonaná nutná časť implementácie a to pre účely tejto skupiny minimálne definícia Obdobia, keďže obdobie je nedielnou súčasťou štruktúry čísla dokladu. Ďalej musíte nadefinovať Rady dokladov pre doklady typu faktúry vydané a prijaté, dobropisy faktúr vydaných a prijatých a daňové aj nedaňové zálohové listy vydané a prijatej a ich dobropisy, JCD, Upomienky, Sankčné faktúry, Vzájomné zápočty a Doklady reverse charge so správne nastaveným spôsobom účtovania pre všetky doklady, ktoré sa majú zaúčtovávať a zavedené k nim zodpovedajúce Účtovné rady.

Keďže na dokladoch tohto typu je jednou z povinných položiek stredisko, musíte mať nadefinované strediská. Ak neplánujete používať strediskovú evidenciu, nadefinujte si aspoň jedno stredisko.

Doklady tohto typu sa totiž vo väčšine prípadov účtujú a jednou z povinných položiek v účtovnom denníku je práve stredisko.

Ďalej musíte mať nadefinované vlastné bankové účty. Bankové účty budete vyberať pri zadaní hlavičiek dokladov platených prevodom a ďalej tento výber budete potrebovať vo funkcii Platobný príkaz pri dokladoch výdajových, kde na generovanie požiadavky na platobný príkaz musíte obecať, zo ktorého účtu sa daná platba má uskutočniť. Pokiaľ budete mať viac bankových účtov a chcete ich sledovať na oddelených analytických účtoch, mali by ste mať tieto analytiky zavedené. Na to budete potrebovať mať zavedenú účtovnú osnovu. Pre platby dokladov vykonávaných v hotovosti je potrebné mať zavedené pokladne a zodpovedajúce rady pokladničných dokladov, viď Ako začať používať skupinu Pokladňa. Pre platby ostatnými dokladmi či vzájomným zápočtom potom musíte mať zavedené rady ostatných dokladov (viď Ako začať používať skupinu Účtovníctvo) resp. vzájomných zápočtov.

Nezabudnite, že pre každý bankový účet, ktorý definujete, je potrebné mať založený vlastný rad dokladov typu bankový výpis a platobný príkaz, viď kap. Ako začať používať skupinu Banka.

Pokiaľ budete vystavovať doklady na predaj tovaru zo skladu, musíte mať jednako nadefinované príslušné sklady a skladové karty, príp. cenníky a pod. a taktiež zavedené rady dokladov typu dodací list, resp. vratky (podrobnejšie viď Ako začať používať skupinu sklad).

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

Keďže rady dokladov, účtovné rady dokladov, strediská, vlastné bankové účty a sklady patria medzi tzv. chránené objekty, musíte mať pre novo pridané rady, bankové účty a sklady správne nastavené prístupové práva, viď ďalej!

Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. V tejto skupine sú doklady, ktoré majú položku Firma povinnú. Preto, ak na takýchto dokladoch budete chcieť konkrétne firmy zadávať, naplňte si najskôr Adresár firiem. Pokiaľ nechcete na niektoré z uvedených dokladov zadávať konkrétnu existujúcu firmu, nadefinujte si v Adresári akúsi pomocnú fiktívnu firmu a túto pre tento účel môžete používať (takúto si môžete nastaviť napr. aj ako predvypĺňanú).

V účtovnom denníku je povolené mať aj záznamy s nezadanou firmou.

Pokiaľ chcete zadávať aj doklady v cudzích menách, musíte mať naplnený číselník mien (defaultne dodávaný predvyplnený), nastavený aktuálny kurzový lístok a zavedené rady kurzových rozdielov.

Ďalej by ste mali mať zavedenú účtovnú osnovu. Pri všetkých dokladoch, ktoré budete chcieť účtovať, by ste mali skontrolovať, príp. nadefinovať účtovné predkontácie pre jednotlivé účtovné prípady, aby sa neskôr kontovanie realizovalo automaticky a minimalizovala sa tak práca účtovníka.

V prípade, že ste platiteľom DPH, budete potrebovať vystavovať daňové doklady a sledovať evidenciu DPH. K tomu je nutné vo Firemných údajoch mať nastavené "Platiteľ DPH". Ďalej musíte mať nadefinované sadzby DPH, DPH indexy a správne zavedené definície pre DPH priznania (číselníky sa dodávajú opäť predvyplnené, ale je možné ich v prípade potreby upraviť).

Na dokladoch, ktoré pre vašu firmu znamenajú príjem financií tzn. predovšetkým faktúry vydané, je možné využiť prepracovaného bohatého systému zliav pre vašich zákazníkov. Možností, ako využiť zľavový systém v kombinácii s predajnými cenami je mnoho a je účelné si najskôr rozmyslieť, ako ich budete využívať vy, aby čo najlepšie zodpovedal vaším potrebám. Princípy jednotlivých druhov zliav, spôsoby ich nastavenia a možnosti ich využitia, vrátane výkladu spôsobu vyčíslenia zliav pri ich kombinácii, boli podrobne popísané v kap. Systém zliav a Výpočet pôvodnej predajnej ceny. Pred použitím zliav na dokladoch odporúčame si tieto kapitoly podrobne preštudovať.

Pre východiskové nastavenie systému zliav je nutné mať naplnené tabuľky finančných zliav, kusových zliav a dílerských zliav (samozrejme s ohľadom na to, ktoré z nich budete využívať). Spôsob použitia zliav je možné prednastaviť v parametroch vo Firemných údajoch, podľa toho sa potom budú predvypĺňať do hlavičiek vystavovaných dokladov.

Pri zadávaní hlavičky vydaných dokladov je možné zadávať rôzne doplnkové údaje z číselníkov ako Spôsob dopravy a Spôsob úhrady. Pokiaľ sa vás týka povinnosť vykazovať hlásenie INTRASTAT alebo ESL, budete potrebovať mať naplnené aj tieto číselníky. Väčšina zmienených číselníkov je dodávaná predvyplnená, no je potrebné ich pred použitím skontrolovať, príp. upraviť.

Ak chcete používať väzbu dokladov na Zákazky alebo na Obchodné prípady či na Projekty, je dobré si dopredu rozvrhnúť spôsob použitia týchto väzieb a číselníky si naplniť.

V tejto skupine sú doklady, ktoré podporujú schvaľovanie. Pokiaľ budete chcieť používať proces schvaľovania dokladov, je potrebné, aby ste si schvaľovanie zapli a vykonali pre neho príslušné nastavenia. Viď Ako začať používať skupinu Workflow schvaľovania dokladov.

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemných údajov. Nielen parametrov v sekcii Všeobecné nastavenia, ale i ostatných, keďže môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému.

Ďalej je nutné nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým k funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!!

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.