Ako začať používať skupinu Majetok

V skupine Majetok sa evidujú karty majetku a vystavujú sa doklady výdajov obstarania majetku, zaradenia do evidencie, zmeny vstupnej ceny, ďalej sa počítajú odpisy a vystavujú doklady odpisov a doklady vyradenia majetku. Vystavované doklady musia obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také, príp. položky povinné pre účtovníctvo.

Preto prvým predpokladom používania skupiny Majetok sú nadefinované príslušné karty dlhodobého majetku resp. drobného majetku (na to musíte mať naplnené niektoré ďalšie podporné číselníky tejto skupiny, viď ďalej, musíte mať zavedené strediská a nadefinované predkontácie, viď ďalej).

Každá karta majetku má o. i. pridelené svoje inventárne číslo. Inventárne číslo karty je možné zadávať ručne pri zadaní novej karty, alebo je možné využiť možnosti jeho automatického generovania na základe definovanej štruktúry inventárneho čísla. Keď je štruktúra nadefinovaná a je nastavené jej používanie, prideľuje systém inventárne číslo automaticky. V opačnom prípade ho užívateľ musí zadávať ručne. Preto je užitočné si vopred rozmyslieť štruktúru inventárnych čísel a pri zadávaní nových kariet ju dodržiavať. Je možné si napr. stanoviť, že inventárne číslo sa bude prideľovať ako čísla v spojitom číselnom rade, alebo využiť zložitejšie kódy - číselné rady v kombinácii s radmi písmen alebo v kombinácii s prefixmi a sufixami.

Ďalej je potrebné správne zrealizovať nutnú časť implementácie a to pre účely tejto skupiny minimálne definíciu Obdobia, pretože obdobie je neoddeliteľnou súčasťou štruktúry čísla dokladu. Ďalej musíte nadefinovať Rady dokladov pre doklady typu obstaranie majetku, zaradenie, zmeny vstupnej ceny, odpisy a vyradenie majetku so správne nastaveným spôsobom účtovania pre všetky doklady, ktoré sa majú zaúčtovávať a zavedené k nim zodpovedajúce Účtovné rady.

Keďže na dokladoch tohto typu je jednou z povinných položiek stredisko, musíte mať nadefinované strediská. Evidenčné a nákladové strediská sú tiež povinnými položkami na kartách majetku. Ak neplánujete používať strediskovú evidenciu, nadefinujte si aspoň jedno stredisko.

Doklady tohto typu sa totiž vo väčšine prípadov účtujú a jednou z povinných položiek v účtovnom denníku je práve stredisko.

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

Nakoľko rady dokladov, účtovné rady dokladov, strediská patria medzi tzv. chránené objekty, pre novo pridané rady a strediská musíte mať správne nastavené prístupové práva, viď ďalej!

Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. Většina dokladů v ABRA Gen má položku Firma povinnou nicméně u dokladů ze skupiny Majetek nemá zadávání konkrétních firem význam. Preto sa na týchto dokladoch firma vôbec nevyžaduje a nezadáva.

(Účtovné záznamy týchto dokladov tak majú v účtovnom denníku firmu nevyplnenú).

Aby ste mohli karty majetku zadávať do evidencie, je potrebné si ďalej naplniť jednotlivé číselníky tejto skupiny. Predovšetkým číselník typov majetku, umiestnení majetku, zodpovedných osôb, do ktorých sa budete odkazovať pri definícii karty majetku. Číselník daňových odpisových skupín sa dodáva defaultne predvyplnený, no je vhodné, aby ste si ho aspoň prehliadli. Ďalej, keď budete chcieť používať vlastné účtovné odpisy, je potrebné nadefinovať si algoritmy účtovného odpisovania.

Vhodné je aj skontrolovať nastavenie v agende Nastavenie parametrov majetku, ktoré ovplyvňujú niektoré ďalšie činnosti agend skupiny Majetok.

Ďalej by ste mali mať zavedenú účtovnú osnovu. Pri všetkých dokladoch, ktoré budete chcieť účtovať, by ste mali skontrolovať, príp. nadefinovať účtovné predkontácie pre jednotlivé účtovné prípady, aby sa neskôr kontovanie realizovalo automaticky a minimalizovala sa tak práca účtovníka.

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemných údajov. Nielen parametrov v sekcii Všeobecné nastavenia, ale i ostatných, keďže môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému.

Ďalej je nutné nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým k funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!!

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.