Ako začať používať skupinu Mzdy a personalistika

Ve skupině Mzdy a personalistika se evidují zaměstnanci a jejich pracovní poměry a počítají mzdy, přičemž vznikají záznamy, které jsou pojaty jako doklady, jako jsou např. nemocenské dávky, srážky, apod. Vystavované doklady musia obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také, príp. položky povinné pre účtovníctvo, pokiaľ sa o nich účtuje.

Preto prvým predpokladom používania skupiny Miezd je o. i. správne zrealizovaná nutná časť implementácie jadra systému a to pre účely tejto skupiny minimálne definícia Obdobia, pretože obdobie je neoddeliteľnou súčasťou štruktúry čísla dokladu. Ďalej musíte nadefinovať Rady dokladov pre doklady typu neprítomnosti, nemocenské dávky atď. Pre doklady typu mzdová uzávierka potom mať správne nastavený spôsob účtovania pre všetky doklady, ktoré budete chcieť zaúčtovávať a zodpovedajúce Účtovné rady.

Keďže na dokladoch tohto typu je jednou z povinných položiek stredisko, musíte mať nadefinované strediská. Ak neplánujete používať strediskovú evidenciu, nadefinujte si aspoň jedno stredisko. Stredisko je povinnou položkou aj pri samotnom zadaní pracovného pomeru zamestnanca.

Doklady typu Mzdová uzávierka sa totiž vo väčšine prípadov účtujú a jednou z povinných položiek v účtovnom denníku je práve stredisko.

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

Nakoľko rady dokladov, účtovné rady dokladov, strediská patria medzi tzv. chránené objekty, pre novo pridané rady a strediská musíte mať správne nastavené prístupové práva, viď ďalej!

Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. Většina dokladů v ABRA Gen má položku Firma povinnou nicméně u dokladů ze skupiny Mzdy a personalistika nemá zadávání konkrétních firem význam. Preto sa na týchto dokladoch firma vôbec nevyžaduje a nezadáva.

(Účtovné záznamy týchto dokladov tak majú v účtovnom denníku firmu nevyplnenú).

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemných údajov. Nielen parametrov v sekcii Všeobecné nastavenia, ale i ostatných, keďže môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému.

Nezabudnite na nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!!

Mzdy sa spracovávajú v mesačných cykloch, tzv. mzdových obdobiach. Pritom mnoho údajov zadávaných v rámci miezd sa vzťahuje k nejakému konkrétnemu mzdovému obdobiu. Preto prvým predpokladom zadania personálnych a mzdových dát je existencia aspoň jedného mzdového obdobia. Na jeho založenie môžete použiť Sprievodcu nastavením miezd, ktorý je prvou agendou, ktorú by ste mali v rámci miezd spustiť. Průvodce nastavením mezd vás dále provede řadou dalších potřebných nastavení nezbytných pro další úspěšné zpracovávání mezd, jako je doplnění řad do definic uzávěrek, účtů do definic plateb a firmy na plat. příkazy z mezd, kontrola resp. doplnění potřebných číselníků jako jsou pracovní kalendáře, pracovní zařazení, zdrav. pojišťovny, definice uzávěrky a definice plateb atd.

Doplnenie radov do definícií uzávierok, účtov do definícií platieb a firmy na plat. príkazy z miezd je nevyhnutné, aby bolo možné vykonávať mzdové uzávierky. Pokiaľ ich nedoplníte na začiatku práce pomocou spomenutého sprievodcu, môžete ich doplniť aj neskôr priamo v agendách Definície uzávierok a platieb, ale zbytočne sa pripravíte o čas.

Po ukončení Sprievodcu nastavením je vhodné si skontrolovať ostatné pomocné číselníky a prípadne si ich doplniť, predovšetkým východiskové hodnoty v Druhoch pracovných pomerov (tie sa potom budú predvypĺňať pri zadávaní pracovných pomerov a mzdových listov a urýchlite si tak zadávanie) a ďalej výpočtové schémy v Druhoch pracovných pomerov, ktoré sa potom budú predvypĺňať k tvoreným mzdovým listom a ktoré určujú, ako sa vypočítajú mzdy. Napr. pokiaľ budete chcieť počítať podklady pre mzdy aj z výkonov, tak je potrebné, aby ste si pridali výpočtovú schému Výkony k príslušným druhom PP. Alebo pokiaľ budete chcieť odmieňať podľa zákona o plate, nie o mzde, musíte tiež upraviť predvypĺňané schémy, viď Často kladené otázky - Ako postupovať pri odmieňaní podľa zákona o plate?

Ďalej je vhodné prehliadnuť nastavenia v agende Nastavenie parametrov miezd, ktoré ovplyvňujú niektoré ďalšie činnosti agend skupiny Miezd a personalistiky, resp. ich doplniť. Taktiež je vhodné skontrolovať si hodnoty Globálnych premenných, príp. si zmeniť hodnotu podľa vlastných potrieb.

Ďalej by ste mali mať zavedenú účtovnú osnovu s doplnenými analytickými účtami pre tie zložky mzdy, ktoré budete chcieť na samostatných analytikách sledovať (napr. zdravotné poistenie podľa poisťovní) a mali by ste si skontrolovať príp. doplniť analytiky na účtovné predkontácie pre uzávierkové doklady, aby sa neskôr kontovanie vykonávalo automaticky a minimalizovala sa tak práca účtovníka.

Keďže väčšina personálnych a mzdových údajov sa zadáva pomocou definovateľných vstupných formulárov, je vhodné prehliadnuť si dodávané, (aké obsahujú položky, v akom poradí, ako rozmiestnené atď.) a pokiaľ nevyhovujú, nadefinovať si vlastné tak, aby zodpovedali vašim požiadavkám a dobre sa vám pomocou nich obstarávali dáta. Môže sa tiež stať, že zistíte, že si budete potrebovať doplniť nejakú novú položku na evidenciu a spracovanie údaja, pre ktorý nie je medzi defaultne dodávanými položkami žiadna vhodná k dispozícii. Názorný návod, ako si nadefinovať novú vlastnú položku na evidenciu vlastných údajov, pridať si ju na vstupné formuláre a zahrnúť ju do výpočtu miezd atď., viď kap. Pridanie novej položky.

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu. Tiež je vhodné prehliadnuť si a príp. upraviť dodávané definície obmedzení pre agendy zamestnancov a Panely definovateľných údajov.

No každé zo spomenutých nastavení si bez problémov môžete vykonať aj kedykoľvek neskôr, napr. keď budete mať viac skúseností s modulom a predstavu o tom, čo potrebujete na rutinnú prácu.

Potom je už možné zadať dáta personalistiky, tzn. zamestnancov a ich prac. pomery. Zamestnancov je možné zaniesť do systému rôznym spôsobom, a to ručne postupným zadaním po jednom štandardne pomocou funkcií na pridanie nových záznamov priamo v agende zamestnancov alebo ručne, ale pomocou návodného sprievodcu zadaním nového zamestnanca. Viď možnosti zadania zamestnancov. Každý zamestnanec má o. i. pridelené svoje osobné číslo. Osobné číslo je zamestnancovi možné zadávať ručne pri zadaní nového zamestnanca, alebo je možné využiť možnosť jeho automatického generovania na základe definovanej štruktúry osobného čísla. Pokiaľ je štruktúra nadefinovaná a je nastavené jej používanie, prideľuje systém osobné číslo automaticky. V opačnom prípade ho užívateľ musí zadávať ručne. Preto je užitočné dopredu si rozmyslieť štruktúru osobných čísel a pri zadávaní nových zamestnancov ju dodržiavať. Je si napr. možné stanoviť, že osobné číslo sa bude prideľovať ako čísla v spojitom číselnom rade, alebo využiť zložitejšie kódy - číselné rady v kombinácii s radmi písmen či v kombinácii s prefixmi a sufixami.

K jednotlivým zamestnancom je potrebné zadať ich platné prac. pomery. Prac. pomery je možné podobne ako samotných zamestnancov zaniesť do systému rôznym spôsobom a to ručne postupným zadaním po jednom štandardne pomocou funkcií na pridanie nových záznamov priamo v agende prac. pomerov (príp. vyvolanej len pre aktuálneho zamestnanca z agendy zamestnancov), alebo priamo v rámci zadávania nového zamestnanca pomocou sprievodcu alebo automaticky importom z nejakého predchádzajúceho systému. Podrobnejšie viď kap. Prac. pomery.

Ďalej je potrebné zadať zamestnancovi zrážky (definícia opakovaných zrážok) a ku každému prac. pomeru Nároky na dovolenku a priemery. Ku každému prac. pomeru potom musia existovať pre spracovávané mzdové obdobie mzdové listy.

Aby ho bolo možné zadať, musí byť prvé mzdové obdobie iniciované. Iniciovať ho môžete buď ihneď na začiatku práce s modulom v rámci Sprievodcu nastavením miezd pri generovaní prvého mzdového obdobia, alebo neskôr v rámci inicializácie v agende Mzdová uzávierka. V rámci inicializácie si je možné nechať automaticky vygenerovať mzdové listy (pokiaľ už máte zadané platné prac. pomery). Mzdové listy je však bez problémov možné vytvoriť aj iným spôsobom, viď možnosti tvorby ML.

Poté již následuje jen zadání podkladů pro mzdy do mzdových listů, nemocenských dávek, zadání čerpaných dovolených a jiných nepřítomností (přičemž nepřítomnosti lze zadávat buď rovnou do mzdových listů nebo do agendy nepřítomností) atd. a provedení výpočtu mezd. Ak bol výpočet úspešne vykonaný, môžete uzavrieť mzdové obdobie s vytvorením podkladov pre zaúčtovanie a podkladov pre platobné príkazy z miezd. Potom vykonať kontrolu a tlač platobných príkazov, kontrolu zaúčtovania a vlastné zaúčtovanie a tlač požadovaných zostáv.

Rekapitulácia postupu:

  • Základné nastavenie
    • Nastavenie systému (sprievodca) - Fiškálne obdobia, rady dokladov, strediská, účty, prístup. práva...
    • Nastavení mezd (průvodce) - Mzdová období, osobní číslo zaměstnance, uzávěrkové údaje ...
    • Kalendáre - Úväzok, rozvrh konkrétnych zmien (generuje sa podľa vzorov)
    • Pracovné zaradenia - Nepovinný číselník, ale nie je možné dodať v inicializačných dátach, nesúvisí s TREXIMA
    • Zdravotné poisťovne - Čísla účtov, adresy, analytické účty
  • Rozšírené nastavenie
    • Druhy pracovných pomerov
      • Východiskové hodnoty položiek (PP) - Spôsob vzniku, druh mzdy, perióda, Stredisko, zákazka, OP, Projekt, Pracovná doba, miesto výkonu práce
      • Výpočtové schémy - Použijú sa pri vytvorení nového ML
    • Nastavenie parametrov miezd - Automatický prepočet po uložení ML, zohľadnenie neprítomností vo výpočte
    • Globálne premenné - Cena straveniek, Číslo platiteľa SP, telefón MÚ, Pravidelný deň výplaty, normálny úväzok, Príplatky, poistné Kooperativa, Absencia a neplatené voľno pre nadčas
    • Druhy dovoleniek - Nárok, počet prenášaných dní
  • Špecifické nastavenia
    • Zaúčtovanie
      • Definícia uzávierky - integrátor - Súčet, Kontácia – možná zmena analytík, Platba
      • Platby – opraviť definície - Čísla účtov, Variabilné symboly
    • Vstupné formuláre - Výrobcom je typicky dodávaný jeden univerzálny vstupný formulár na zadanie všetkých údajov a niekoľko čiastkových na zadávanie rovnakých údajov oddelene, no predpokladá sa, že si ich užívateľ prispôsobí vlastným požiadavkám
    • Zostavy - Prispôsobenie predovšetkým "Výplatné pásky" a iné mzdové reporty a pod.
  • Užívateľské nastavenia
    • Výbery - definície obmedzenia dát podľa najčastejšie používaných, typicky podľa aktívneho mzdového obdobia, statusu zamestnancov apod., nastavenie východiskového obmedzenia
    • Panely definovateľných údajov - úprava definícií panelov definovateľných údajov, aby zobrazovali užívateľom požadované položky
  • Zadanie personálnych a mzdových údajov, mesačné spracovanie miezd
    • Inicializácia mzdového obdobia
    • Zamestnanci, pracovné pomery, priemery, definícia zrážok, Nároky na dovolenku
    • Mzdové listy, ND, neprítomnosti
    • Výpočet miezd
    • Uzavretie mzdového obdobia
    • Kontrola a tlač platobných príkazov
    • Kontrola zaúčtovania
    • Tlač zostáv
    • Inicializácia nasledujúceho mzdového obdobia
    • Následne opakovanie celého cyklu mesačného spracovania