Možnosti opráv spätne do predchádzajúcich období - všeobecne

Situácia v mzdách je, čo sa týka opráv a mazania údajov spätne, značne odlišná od situácie vo väčšine iných agend v produkte a to predovšetkým v tom, že väčšina údajov môže ovplyvniť už vypočítané mzdy. Navyše na seba nadväzujú mzdové listy jednotlivých mzdových období, nemocenské dávky jednotlivých mzdových období, realizácia zrážok a pod., kedy údaje v jednom mesiaci závisia od údajov z mesiacov predchádzajúcich. Navyše je potrebné rešpektovať, že za uzavreté mzdové obdobie už mohli byť odoslané platobné príkazy na výplatu miezd a zúčtovanie s inštitúciami, čo môže byť už nevratná akcia.

Keďže po opravách spätne do predchádzajúcich už spracovaných mzdových období často nie je možné uspokojivo zabezpečiť (s ohľadom na vyššie spomenuté) opätovnú synchronizáciu dát jednotlivých agend a mzdových období, nemali by opravy do už uzavretých mzdových období byť povolené vôbec alebo by mali byť povolené len v obmedzenej miere. Na druhej strane si však prax niekedy vyžaduje takéto opravy spätne uskutočniť a to aj za cenu vedomého vnesenia istej "štábnej nekultúry" do existujúcich dát zo strany užívateľa.

Užívateľ si ale musí byť vedomý, že si síce spätnou opravou môže opraviť údaje na jednom mieste tak, aby zodpovedali reálu (napr. doplniť zabudnutú nemocenskú dávku do agendy nemocenských dávok, keďže ju potrebuje uviesť v zostavovanom výkaze), no v závislosti od charakteru opravy tým môže vniesť istý chaos do celej evidencie, keďže si navzájom prestanú zodpovedať existujúce dáta (v tomto prípade napr. údaje v nemocenských dávkach s údajmi na už spočítaných ML, ktoré však už prepočítať nie je možné, keďže z nich boli odvedené platby atď.).

S ohľadom na tieto skutočnosti bola nakoniec prijatá koncepcia popísaná ďalej, ktorá síce primárne opravy citlivých údajov spätne do už uzavretých období neumožňuje, dáva však užívateľovi do ruky nástroje, pomocou ktorých môže vo väčšej alebo menšej miere opravy spätne vykonávať. Tieto nástroje sú samozrejme chránené prístupovými právami a mali by byť použité skutočne len po zrelej úvahe.

Prijatá koncepcia:

Spätné otvorenie už uzavretého mzdového obdobia

Je teda možné vrátiť sa do minulých období, mzdové obdobia spätne otvárať a potom do nich vykonávať opravy, no len za nasledujúcich podmienok:

  • Ak ide o mzdové obdobie pred terminátorom (naposledy uzavretým mesiacom) už nebude možné NIKDY mzdy prepočítavať. Takto spätne zadané zmeny (typicky v evidencii ND, kedy je potrebné spätne pracovnú neschopnosť ukončiť a pod.) budú síce v dátach uložené a bude z nich možné čerpať do tlačových zostáv, ale do čiastok spočítaných miezd tohto mzdového obdobia sa už NIKDY nepremietnu. Za obdobia spätne otvorené pred terminátorom už totiž boli mzdy vyplatené a bolo vykonané zúčtovanie s inštitúciami. Pokiaľ by sa mzdové listy spätne prepočítali, mohli by sa odvedené čiastky stať neplatnými, čo nie je žiaduce. Tým pádom ML nie je povolené prepočítať a pri spätnom otvorení takéhoto mesiaca sa ani nemažú vygenerované podklady pre platobné príkazy (PLP) a zaúčtovanie, a po opätovnej uzávierke sa znovu negenerujú a neprebiehajú ani klasické kontroly spočítanosti ML.

    Pred uskutočnením akejkoľvek zmeny spätne starostlivo zvážte, či je to skutočne nutné a či by nebolo možné vzniknutú situáciu riešiť skôr opravnými položkami v aktívnom mzdovom období.

  • Jde-li o mzdové období, které je terminátorem (naposledy v řadě uzavřeným měsícem), pak se již vygenerované podklady pro platební příkazy a zaúčtování smažou, mzdy bude možno standardně přepočítávat a po opětovné uzávěrce se znovu vygenerují opravené podklady pro PLP a zaúčtování, přičemž probíhají klasické kontroly spočtenosti ML.

Boli spracované a uzavreté mzdy za august a otvorené mzdové obdobie september. Terminátorom je teda august. Pokiaľ sa spätne otvorí august, tak sa zrušia doklady mzdovej uzávierky za august, po uskutočnených opravách je možné mzdové listy prepočítať a pri opätovnom uzavretí augusta sa uzávierkové doklady znovu vygenerujú. Pokiaľ by sa otvoril spätne aj júl, uzávierkové doklady za júl by sa nerušili a ani pri spätnom uzavretí júla znovu negenerovali.

Pochopitelně ale, že i za měsíc terminátor již mohlo být provedeno zúčtování a pak i v něm by nemuselo být provádění jakýchkoliv změn zpětně žádoucí. Z toho dôvodu oprávnenosť spätných opráv a prepočtu ML je aj v spätne otvorenom období-terminátore čisto na zodpovednosti užívateľa.

Pokiaľ je v mzdovom období (aj otvorenom spätne) uskutočnená nejaká zmena, ktorá by mohla mať vplyv na výpočet miezd, spôsobí zhodenie príznaku správnosti výpočtu miezd. A to aj v prípade, že nejde o terminátor. Takýto ML ale už NIKDY nebude možné prepočítať a bude sa tváriť ako nespočítaný. To je ale žiaduce a informuje to o skutočnosti, že užívateľ daný mesiac otvoril spätne a vykonal do neho nejaké opravy, ktoré ovplyvňujú výpočet miezd.

Ďalej stručne k zmenám vykonaným spätne otvorením už uzavretého MO v niektorých vybraných agendách:

Zamestnanci

Pre opravy v agende Zamestnanci platí: Väčšina položiek v prac. pomeroch sú položky s históriou. Položky s históriou, ktoré majú vplyv na spočítané mzdy, nie je možné meniť spätne do už uzavretých mzdových období, je ich však možné meniť spätne, pokiaľ je mzdové obdobie spätne otvorené. V editácii je k dispozícii položka Zmeny platia od, ktorá sa odvodzuje podľa aktuálneho obdobia a podľa uzavretosti obdobia. Zmena uskutočnená v takýchto položkách spôsobí zhodenie príznaku správnosti výpočtu miezd.

Jak bylo řečeno výše, jde-li o zpětně otevřený měsíc před terminátor, tj. datum "Změny platí od" spadá do období před terminátor, pak takové ML již nepůjdou přepočítat, tudíž se změny do ML nepromítnou. Údaje na danom ML potom nebudú zodpovedať údajom v evidencii Zamestnancov.

Ďalej je na zamestnancovi povolená editácia odčítateľných údajov a rodinných príslušníkov i do uzavretých období.

Zvyšné položky je možné spätne editovať ľubovoľne. Dále viz Zadání hodnoty do historie - Ovládání.

Pracovné pomery

Pre opravy v agende Pracovných pomerov platí: Väčšina položiek v prac. pomeroch sú položky s históriou. Položky s históriou, ktoré majú vplyv na spočítané mzdy, nie je možné meniť spätne do už uzavretých mzdových období, je ich však možné meniť spätne, pokiaľ je mzdové obdobie spätne otvorené. V editácii je k dispozícii položka Zmeny platia od, ktorá sa odvodzuje podľa aktuálneho obdobia a podľa uzavretosti obdobia. Zmena uskutočnená v takýchto položkách spôsobí zhodenie príznaku správnosti výpočtu miezd.

Jak bylo řečeno výše, jde-li o zpětně otevřený měsíc před terminátor, tj. datum "Změny platí od" spadá do období před terminátor, pak takové ML již nepůjdou přepočítat, tudíž se změny do ML nepromítnou. Údaje na danom ML potom nebudú zodpovedať údajom v evidencii PP.

Zvyšné položky je možné spätne editovať ľubovoľne. Dále viz Zadání hodnoty do historie - Ovládání.

Pozor na zadanie dátumu nástupu spätne. Dátum nástupu stanoví, odkedy je prac. pomer platný. Dátum nástupu je možné zadať ľubovoľne spätne (pre prípad, že ešte len začínate so systémom pracovať, no vaši zamestnanci nastúpili už skôr). Nie je však účelné zbytočne zadávať dátum nástupu spätne do MO už vedených a uzavretých v systéme, keďže pre prac. pomer zadaný spätne nebude v takomto MO vygenerovaný bežný ML!!!:

  • Ak ide o terminátor - tak bude možné ML ručne pridať. Naopak je to nutné, keďže pokiaľ sa mzdové obdobie uzaviera a ide o terminátor alebo 1 obdobie po ňom, tak uzávierka hlási chýbajúce ML a je ich potrebné doplniť a prepočítať.
  • Ak ide o MO pred terminátorom - tak síce tiež bude možné ML pridať (ale nie je to nutné, spätná uzávierka takéhoto MO už existenciu ML nekontroluje), ale takýto ML nebude možné už NIKDY spočítať, pozri vyššie.

Navyše, pre takto zadaný prac. pomer sa všetky ďalšie údaje pamätajú až od povoleného dátumu v Zmeny platia od, čo môže spôsobiť problémy pri spätnom otvorení a uzavretí obdobia. Objasníme na príklade.

Mzdy v systéme spracovávame od 01/03. Teraz majme mzd. obdobie 10/03, ktoré je terminátor a je uzavreté. Zadáme prac. pomer s dátumom nástupu spätne od 1.10.03. Všetky ďalšie údaje s históriou ovplyvňujúce mzdy sa však pamätajú až od 11/03 (a inak ich zadať nie je možné, keďže 10/03 je už uzavretý). Pokiaľ by sme spätne otvorili 10/03 a potom ho chceli uzavrieť, tak uzávierka nahlási chýbajúci ML a pokiaľ ho doplníme, môže hlásiť chyby pri výpočte (napr. že nie je k dispozícii pracovný kalendár), keďže tento údaj je v prípade prac. pomeru zadaný s platnosťou až od 11/03. Riešením je potom napr. takéto údaje v pracovnom pomere opraviť spätne od 10/03.

Ďalej pozor na zadanie dátumu ukončenia PP spätne. K takovému PP již velmi pravděpodobně existují ML v následných MO, které by po zpětném ukončení PP existovat neměly a měly by být smazány (pozor, nejedná-li se o ML z titulu přenosu RZÚ). Či a s akými dôsledkami je možné ML mazať spätne, pozri popis spätných opráv mzdových listov ďalej.

Ukončiť PP v už uzavretom mzdovom období bez nutnosti jeho otvárania je možné len vtedy, pokiaľ je dátum ukončenia prac. pomeru maximálne o jeden deň menší ako začiatočný dátum prvého neuzavretého mesiaca (tzn. o jeden deň menší ako dátum "Zmeny platia od").

Pokiaľ je prvé neuzavreté obdobie 9/2005, tak je možné zadať ukončenie prac. pomeru k dátumu 31.8.2005, aj keď je august uzavretý. Ale ukončiť ho k dátumu 30.8. už možné nie je. V takom prípade by bolo potrebné august spätne otvoriť.

Pokiaľ bol prac. pomer už uzavretý v predchádzajúcich obdobiach, tak pre možnosť jeho opráv platí nasledujúce (opravu uzavretého PP môžete v praxi potrebovať napr. vtedy, pokiaľ chcete zadané ukončenie stornovať):

  • Pokiaľ je dátum ukončenia prac. pomeru pred posledným dňom v období (väčšinou ide o posledný deň v mesiaci), musí byť otvorené obdobie, do ktorého dátum ukončenia patrí.
  • Pokiaľ je dátum ukončenia prac. pomeru posledný deň v období (väčšinou ide o posledný deň v mesiaci), musí byť otvorené obdobie nasledujúce po tomto období - to stačí na to, aby sa dátum ukončenia dal editovať.

    Prac. pomer bol ukončený k 30.9.2005. Aktívne MO je október 2005 a je otvorené. Bolo zistené, že prac. pomer pokračuje. Potom je možné vyvolať opravu prac. pomeru a dátum ukončenia zmazať, v októbri si doplniť chýbajúci ML a normálne pokračovať. Pokiaľ by ale prac. pomer bol uzavretý napr. k 29.9.05, tak nie je možné povoliť jeho editáciu a zmazanie dátumu ukončenia spätne. Bolo by totiž potrebné prepočítať príslušný ML za september (prac. doba na ňom bola napočítaná s ohľadom na zadané ukončenie PP pred koncom mesiaca atď.). Preto je potrebné otvoriť predchádzajúci mesiac, PP opraviť a potom ML prepočítať. Samozrejme má to význam len pre spätne otvorený terminátor, keďže ako bolo povedané vyššie, opravy vykonávané pred terminátorom sa nemôžu do ML premietnuť, nakoľko tieto ML už nie je možné prepočítavať.

Mzdové listy

Pre opravy v agende Mzdové listy platí: Nejde o agendu s historickými položkami. Údaje ML nie je možné meniť spätne do už uzavretých mzdových období, je ich však možné meniť spätne, pokiaľ je mzdové obdobie spätne otvorené. Zmena uskutočnená v takýchto položkách spôsobí zhodenie príznaku správnosti výpočtu miezd.

Jak bylo řečeno výše, jde-li o zpětně otevřený měsíc před terminátor, takové ML již nepůjdou přepočítat, tudíž se změny do vypočtených mezd nepromítnou.

Mzdové listy nie je možné pridávať do už uzavretých mzdových období (napr. v prípade zadania pracovného pomeru spätne), je ich však možné pridať spätne, pokiaľ je mzdové obdobie spätne otvorené:

  • Ak ide o terminátor - tak bude ešte možné uzávierkové doklady vygenerovať znovu. Tzn. pokiaľ ste ešte fyzicky nevykonali zúčtovanie s inštitúciami, je možné takýto ML beztrestne spätne pridať.
  • Ak ide o MO pred terminátorom - tak síce tiež bude možné ML pridať, ale tento ML už nebude možné vypočítať.

Mzdové listy nie je možné vymazať v uzavretých mzdových obdobiach (napr. v prípade ukončenia pracovného pomeru spätne), je ich však možné vymazať spätne, pokiaľ je mzdové obdobie spätne otvorené. (Samozrejme, len pokiaľ zmazaniu nebráni ešte nejaká iná skutočnosť. Viď tiež Možnosti tvorby a mazania ML.) Tieto ML však boli zahrnuté do uzávierky, je teda nutné zobrať do úvahy nasledujúce:

  • Ak ide o terminátor - tak bude ešte možné uzávierkové doklady vygenerovať znovu. Tzn. pokiaľ ste ešte fyzicky nevykonali zúčtovanie s inštitúciami, je možné takýto ML beztrestne zmazať.
  • Ak ide o MO pred terminátorom - tak síce tiež bude možné ML zmazať, ale táto akcia je veľmi diskutabilná!!! (Z tohto ML boli určite vyplatené mzdy, bol zahrnutý do zaúčtovania s inštitúciami a zaúčtovania atď.).

Definície opakovaných zrážok

Pre spätné opravy v agende Definície opakovaných zrážok platí:

Pokiaľ už k definícii opakovanej zrážky existuje nejaká realizácia v už uzavretých obdobiach, definíciu zmazať nie je možné. Pokiaľ k definícii zatiaľ existuje len realizácia v neuzavretých mzdových obdobiach, tak definíciu zmazať je možné, pričom sa automaticky zmaže aj súvisiaca realizácia.

Nie je možné zadať novú definíciu opak. zrážky spätne do už uzavretých mzdových období (pred dátum minimálnej zmeny). Ukončiť definíciu opak. zrážky nie je možné skôr ako k dňu, ktorý predchádza dátumu minimálnej zmeny (k poslednému dňu predchádzajúceho uzavretého obdobia).

Zrážky

Pre spätné opravy v agende Zrážky platí: Ide vlastne o realizácie zrážok, tým pádom ich spätne do uzavretých období zadávať ani opravovať nie je možné. Jedinou výnimkou je oprava príznaku Vyrovnávať dlžnú sumu.

V prípade potreby zmeniť príznak Vyrovnávať dlžnú sumu na zrážkach z minulých období (a ukončiť tak generovanie zrážok na dlžnú sumu) môžete využiť funkciu hromadnej opravy.

Globálne premenné

Pre spätné opravy v agende Globálne premenné platí:

Nie je možné mazať globálne premenné, pokiaľ niektorá ich hodnota zasahuje do už neprístupných mzdových období. Nie je možné opravovať alebo mazať hodnoty globálnej premennej, ktoré platia v už neprístupných mzdových obdobiach.

Pracovné kalendáre

Pre spätné opravy v agende Pracovné kalendáre platí:

Nie je možné generovať prac. zmeny, pokiaľ dátum zmeny zasahuje do už neprístupných mzdových období. Nie je možné vymazať alebo opravovať prac. zmeny, pokiaľ ich dátum zasahuje do už neprístupných mzdových období. Rovnako nie je možné vymazať prac. kalendár, pokiaľ aspoň jedna jeho zmena spadá do už neprístupných mzdových období.

Ďalej pozri prípadné dopĺňajúce informácie v popise príslušnej agendy, typicky v popisoch funkcií na pridanie, opravu či mazanie záznamu.

Neprítomnosti

Pre spätné opravy v agende Neprítomností platí:
  • Ak je neprítomnosť ukončená v už uzavretých mzdových obdobiach (MO), nie je ju povolené nijako opravovať alebo mazať.
  • Ak nie je neprítomnosť ukončená v už uzavretých MO,
    • ale dátum od spadá do už uzavretých MO, nie je ju povolené mazať. Meniť je možné len dátum ukončenia neprítomnosti a to tak, že je väčší alebo sa rovná poslednému dňu posledného uzavretého obdobia.
    • a dátum od nespadá do už uzavretých MO, je ju povolené mazať a (obmedzene) meniť.

Pokiaľ je v praxi potrebné zosúladiť chybne zadanú evidenciu Neprítomností s dodatočne zisteným reálnym stavom, hoci mzdové obdobie, ktorého sa neprítomnosť týkala, bolo dávno uzavreté a boli zaň preplatené mzdy a vykonané zúčtovanie s inštitúciami, je riešenie rovnaké ako pri Nemocenských dávkach, pozri vyššie.

Dovolenky

Pre spätné opravy v agende Nároky na dovolenku platí:

Ak má záznam dovolenky riadky v už uzavretých mzd. obdobiach, nie je ju povolené mazať. Hlavičkové údaje opravovať možné je (v obmedzenej miere). Zmazať ich je možné spätne, pokiaľ je mzdové obdobie spätne otvorené.

Jak bylo řečeno výše, jde-li o zpětně otevřený měsíc před terminátor, tj. datum Změny platí od spadá do období před terminátor, pak takové ML již nepůjdou přepočítat a nemusí pak odpovídat údaje v evidenci dovolených oproti údajům na daném ML.

Nemocenské dávky

Ak nie je zapnutý parameter Umožniť zadávanie neprítomností z nemocenských dávok spätne (čo by mal byť bežný stav), tak pre opravy v agende Nemocenské dávky platí:

  • Ak je ND ukončená v už uzavretých mzdových obdobiach (MO), nie je povolené v hlavičke čokoľvek meniť, je možné len pridať riadok do ďalšieho mzdového obdobia (aktívneho MO alebo neskoršieho), a to kvôli možnosti dodatočného preplatenia ND spätne. Tzn. je možné pridať len riadok typu 2-Len preplatenie, alebo typu 4-Jednorazová čiastka.
  • Ak nie je ND ukončená v už uzavretých MO,
    • a má riadky v už uzavretých mzd. obdobiach, nie je ju povolené mazať. Meniť je možné len dátum ukončenia ND a to tak, že je väčší alebo sa rovná poslednému dňu posledného uzavretého obdobia. Riadky z uzavretých MO mazať a meniť nie je možné. Je možné pridávať riadky všetkých typov, minimálne však do aktívneho MO.
    • a nemá riadky v už uzavretých mzd. obdobiach, je ju povolené mazať a (obmedzene) meniť. Riadky je možné mazať, meniť aj pridávať, minimálne však do aktívneho MO.
  • Pre položky v riadkoch ND platí:
    • Mzdové obdobia v riadkoch ND - nie je možné zadávať spätne do už uzavretých mzd. období (pozri vyššie - pridať riadok je možné minimálne do aktívneho MO).
    • Dátumy Ospravedlnený od-do v riadkoch ND - nie je možné zadávať spätne do už uzavretých mzd. období, keďže sa z nich čerpajú hodiny ospravedlnených neprítomností do ML.
    • Dátumy Preplatenie od-do v riadkoch ND - je možné zadať aj do uzavretých mzdových období (MO), keďže určujú, za aké obdobie (aj spätne) má byť dávka preplatená. Čiastka dávky ale nijako spätne neovplyvní mzdy za uzavreté MO a bude vyplatená dodatočne v rámci miezd aktívneho MO.

Ako teda správne postupovať, keď bol zamestnanec chorý v predchádzajúcom období, ale nebolo možné zadať preplatenie pracovnej neschopnosti (nedodal potvrdenie o dočasnej pracovnej neschopnosti alebo ani lístok na peniaze):

Zamestnanec bol chorý od 20.1.05 do 30.1.05. Ukončení nemoci bylo mzdové účtárně nahlášeno, zaměstnanec začal od 31.1. opět pracovat, ale neschopenku přinesl až v březnu (jelikož je nepořádný), tedy dávno po uzávěrce lednových mezd:

V lednu je mu zadána ND s řádkem typu "Jen nepřítomnost" v období leden/05 a zadají se mu omluvené dny od 20.1. do 30.1.05. Ospravedlnené dni sa započítavajú do celkovej neprítomnosti za január, odčítajú sa od rozhodného obdobia na DVZ a pod. ND sa ukončí, aby sa neprenášala do ďalších MO, tzn. v hlavičke sa zadá Dátum do 30.01.05.

V marci sa na danej dávke zadá riadok typu "2-Len preplatenie", s dátumom spätne, tzn. preplatené od 20.1.05 do 30.1.05.

Opravy v chybne zadanej evidencii nemocenských dávok

V praxi sa ale navyše môže vyskytnúť potreba zosúladiť spätne chybne zadanú evidenciu nemocenských dávok s dodatočne zisteným reálnym stavom, hoci mzdové obdobie, ktorého sa nemocenská dávka týkala, bolo dávno uzavreté a boli zaň preplatené mzdy a vykonané zúčtovanie s inštitúciami.

Zadanie začiatku ND do uzavretého obdobia - Zamestnanec nedodá včas potvrdenie o pracovnej neschopnosti ani neinformuje, že je práceneschopný a z toho dôvodu mzdová účtovníčka nezadala začiatok pracovnej neschopnosti do uzavretého obdobia.

Mzdová učtáreň sa nedozvedela, že už ND skončila v predchádzajúcom mzdovom období (zamestnanec nedodal lístok na peniaze ani neinformoval o ukončení pracovnej neschopnosti), a z toho dôvodu mzdová účtovníčka nezadala ukončenie dávky do uzavretého mzdového obdobia.

S čiastkou platby ND nie je problém, keďže nedoplatenú ND je možné vyplatiť v aktívnom MO spätne aj za predchádzajúce obdobie a čiastku vyplatenú neoprávnene je tiež možné so zamestnancom vyrovnať dodatočne. Problém je v tom, že z údajov neprítomností na ND sa o. i.. čerpá do niektorých dôležitých výkazov, napr. ELDP. A je si potrebné údaje v evidencii ND vzniknuté kvôli neporiadnosti zamestnanca opraviť aj napriek tomu, že mesiac už bol uzavretý a mzdy boli už vyplatené.

Takýto prípad je možné vyriešiť, je však potrebné postupovať citlivo a starostlivo zvážiť dopady:

  • Spätným otvorením príslušných mzdových období. Potom je možné ND spadajúce dátumami do takto otvorených MO opravovať a mazať bez obmedzení.

    Jak bylo řečeno výše, jde-li o zpětně otevřený měsíc před terminátor, tj. datum Změny platí od spadá do období před terminátor, pak takové ML již nepůjdou přepočítat, tudíž se změny do ML nepromítnou!!! Údaje na danom ML potom nebudú zodpovedať údajom v evidencii ND.

Nastavenie špeciálneho režimu opráv spätne (tzv. "spiatočky" do miezd)

Táto možnosť je zatiaľ k dispozícii len na spätné zadanie neprítomností z nemocenských dávok.

Zvažuje sa tiež pre agendy neprítomností a pre prac. pomery.

Táto funkčnosť je defaultne vypnutá. Nastavuje sa v Nastavení parametrov miezd parametrom Umožniť zadávanie neprítomnosti z nemocenských dávok spätne. Po začiarknutí tohto parametra sa systém prepne do režimu, ktorý umožňuje zadanie neprítomnosti z nemocenskej dávky s dátumami spadajúcimi do už uzavretého mzdového obdobia.

Tento režim je riešením neštandardných situácií a slúži len na korekciu neprítomností, nie už vyplatených prostriedkov. Rozhodne sa ho neodporúča používať pri bežnej práci. Takéto neštandardné situácie môžu vzniknúť, pokiaľ mzdovej učtárni nie sú včas ohlásené informácie o pracovnej neschopnosti zamestnanca (jej zahájenie či ukončenie) a kedy už je všetko uzavreté a sú odoslané peniaze (už sa teda nie je možné vrátiť). S vyplatením peňazí z danej ND problém nie je (tie je možné so zamestnancom vyrovnať neskôr, v ďalších obdobiach). Problém ale nastáva pri inom vykazovaní (napr. ELDP), kedy je rozhodujúce mať v poriadku evidenciu neprítomností. Viď príklady uvedené vyššie pri popise Opráv v chybne zadanej evidencii nemocenských dávok.

Ide v podstate o riešenie "štábnej nekultúry" a vnášania chaosu do riadnej evidencie. Bohužiaľ prax ukazuje, že nie vždy sa dá štábna kultúra úplne striktne dodržať a toto je vlastne nástroj ponúkajúci užívateľovi rozumné riešenie, aby mohol správne vykazovať údaje, ktoré sa po ňom legislatívou požadujú.

Cieľom je, aby z ND zadaných spätne do uzavretých MO alebo spätne nejako opravovaných v uzavretých MO bola zistiteľná správna evidencia neprítomností a bolo možné zostaviť požadované výkazy (napr. práve ELDP). Preto pri zadávaní a opravách týchto ND a ich riadkov sú interne označované sadou špeciálnych príznakov a kvôli odlíšeniu od "normálne" zadaných ND sú zvýraznené, viď ďalej.

Tlačové zostavy všeobecne väčšinou používajú na zobrazovanie ND funkcie, ktoré čerpajú dáta priamo z agendy ND. Pokiaľ to tak nie je a údaje sa berú priamo z položiek ML daného obdobia, tlač sa realizuje tak, že príslušný údaj sa prepočíta so zohľadnením ND zadaných spätne. Podobne je to pri ELDP, vylúčené dobe a doby prac. neschopností sa berú buď z agendy ND, alebo z ML prepočtom.

Zadanie novej ND s dátumom začiatku do uzavretých MO:

Ak je tento režim zapnutý, tak je umožnené zadať ND so začiatkom v uzavretých obdobiach s tým, že na riadky tejto ND, ktoré zasahujú do uzavretých MO, je možné zadať len informáciu o neprítomnosti (len riadky typu 3-len neprítomnosť), nie o preplácaní. Tieto riadky sa pre uzavreté obdobia na danej ND vygenerujú automaticky a nie je ich možné editovať. Jediné, čo je možné zadávať do minulosti, sú dátumy od a do na hlavičke ND.

Užívateľ je pri pokuse o uloženie takejto ND upozornený, že zadáva do minulosti. Na riadky ND, ktorých sa spätné zadanie týka, sa zapíše príznak o tom, že boli zadané spätne v rámci zapnutého režimu spätného zadania a ďalej informácia o užívateľovi, ktorý tak učinil. Takto zadané záznamy jsou graficky zvýrazněny kurzívou, aby bylo na první pohled zřejmé, že jde o data zadaná zpětně. To sa týka ako zoznamu ND, tak aj ich riadkov zadaných do uzavretých MO. (Dostanú príznak CreatedInClosedPeriod.)

Príklad zobrazenia zoznamu ND. ND pre zamestnankyňu Vykulenú je zvýraznená kurzívou, čo indikuje že bola zadaná alebo opravená spätne pri zapnutom režime zadania ND do uzavretých MO.

Platí:

  • Zadať ND spätne do uzavretých období nie je možné zamestnancom, ktorí nemali v danom období na pracovnom pomere začiarknutú voľbu Prenášať odpracované hodiny z kalendára. Dotknutým obdobím sa tu myslí doba od obdobia, do ktorého spadá Dátum od z hlavičky ND, po obdobie, do ktorého spadá Minimálny dátum zmien. (V takom prípade je totiž v odpracovanej dobe na ML plný fond prac. doby predvyplnený z prac. kalendára so zohľadnením vtedy zadaných neprítomností, nie zadaná doba skutočne odpracovaná a zadaním ND spätne by nezodpovedal odpracovaný čas na ML.)

    Ako bolo povedané vyššie, preplácať ND bude možné len v otvorených MO, tzn. až na riadku pre neuzavreté obdobie.

Oprava už existujúcej dávky z uzavretého MO:

Takúto ND je možné opraviť jedine vtedy, pokiaľ na ňu nebolo ešte zadané preplatenie. V tom prípade je možné ukončiť túto ND v už uzavretom období a pamätá sa, dokedy bola pôvodná neprítomnosť (aby bolo možné uskutočniť prípadné korekcie vo výstupoch). I táto skutočnosť je zaznamenaná odlišne, ako celé zadanie novej ND do uzavretého obdobia. (Nastavením príznaku ShortenedInClosedPeriod.)

Problematická situácia by vznikla, pokiaľ by užívateľ zadal ND do uzavretého obdobia, táto by potom regulérne pokračovala v ďalšom období, tým by vznikol riadok bežný (teda bez príznaku, že vznikol spätne). Užívateľ by sa ale po uzavretí tohto ďalšieho mesiaca rozhodol skrátiť túto ND pred toto obdobie. Tým by však vznikla potreba zmazať riadok ND v období, v ktorom už netrvala. To by ale znemožnilo korekcie hodnôt už napočítaných do ML. Na tento účel je zavedený ďalší špeciálny príznak riadka, ktorý identifikuje tie riadky, ktorých neprítomnosti už boli vyhodnotené do ML, ale fakticky nenastali, a výstupy je tým pádom o ne potrebné korigovať. (Príznak DeletedInClosedPeriod). Takéto riadky sa budú užívateľovi zobrazovať ako preškrtnuté. Takéto riadky sa nemažú, nezahŕňajú sa do bežných výkazov obstarávaných na ND, do údajov vyčíslovaných z daných ND napr. pomocou funkcie WageSickBenefitSum a pod.

Príklad zobrazenia riadkov ND. V tomto prípade kurzíva v prvom riadku naznačuje, že údaje pre daný mesiac boli zadané resp. opravené spätne, preškrtnutie druhého riadka naznačuje, že ND pôvodne zadaná až do 3.1. bola spätne skrátená a ukončená do predchádzajúceho mesiaca.

Manipulácia s ND pri zapnutom režime zadania ND spätne - zhrnutie:

  • Je možné zadať dátumy od-do v hlavičke ND do uzavretého MO. V tom prípade sa vygenerujú riadky pre uzavreté obdobia, do ktorých ND zasahuje. Na ND sa nastaví špeciálny príznak na označenie ND vystavenej v uzavr. MO (CreatedInClosedPeriod), rovnako aj na riadkoch ND, patriacich do uzavretých MO.
  • Nie je možné editovať riadky v uzavretých MO.
  • V uzavretom MO je možné meniť len dátumy od a do na hlavičke ND. (Pri zadávaní novej ND oba, pri oprave už existujúcej už len dátum do).
  • Nie je možné zadať ukončenie ND pred koniec posledného preplatenia.
  • Pri skrátení neprítomnosti v uzavretom MO sa nastaví špeciálny príznak na označenie takejto ND (ShortenedInClosedPeriod) a zapamätá sa pôvodný dátum konca ND (pokiaľ nie je vyplnený, tak koniec posledného uzavretého MO).
  • V prípade, že riadok v uzavretom MO nemá nastavené, že bol vytvorený v uzavretom MO (CreatedInClosedPeriod) a užívateľ zadá ukončenie ND do obdobia pred týmto riadkom, nastaví sa na tomto riadku ďalší špeciálny príznak označujúci, že riadok bol stornovaný (DeletedInClosedPeriod). Takýto riadok sa ale fyzicky nemaže.
  • V prípade ukončenia ND pred už zadanými riadkami s príznakom, že bol vytvorený v uzavretom MO (CreatedInClosedPeriod), ich zmazať je možné.

Mazanie:

  • Je možné zmazať ND, ktorá má riadky z uzavretého obdobia, ale tieto sú zadané spätne. (Tzn., že z nich nie je nič prenesené do ML v uzavretom MO). V okamihu, keď by ale ND mala preplatenie v uzavretom MO, nebolo by ju možné mazať.

Kombinácia so spätným otvorením predchádzajúceho obdobia

Pri spätnom otváraní obdobia sa prechádzajú ND, ktoré zasahujú do otváraného obdobia a tým riadkom, ktoré patria do tohto obdobia a majú príznak o spätnom zadaní či korekcii, sa tieto príznaky zrušia. V prípade príznaku DeletedInClosedPeriod tento riadok program zmaže. Samozrejme sa súčasne zhodí príznak o správnosti spočítania všetkých súvisiacich ML.