Vstupné formuláre, zadávanie vstupných dát

Ďalej nájdete:

História zadávaných údajov

Je riešená evidencia histórie zadávaných údajov, samozrejme len tam, kde to má zmysel.

Evidencia histórie zadávaných hodnôt je riešená pre:

  • personálne agendy - položky s históriou
  • daňové tabuľky
  • konštanty
  • definície výpočtu mzdových listov

Niektoré agendy históriu ako takú neriešia, pretože sa mení v čase už z princípu:

  • mzdové listy, každý mzdový list je dokladom, nemá zmysel sa tu zaoberať históriou, pretože mzdový list platí len pre dané mzdové obdobie
  • nemocenské dávky - podobne ako v prípade mzdových listov
  • zrážky (realizované) - podobne ako v prípade mzdových listov
  • priemery - podobne ako v prípade mzdových listov, avšak s tým rozdielom, že priemer je platný obvykle pre viac mzdových období
  • dovolenky - podobne ako v prípade mzdových listov, avšak s tým rozdielom, že perióda zmeny je tu kalendárny rok

Niektoré agendy históriu neriešia, pretože to nemá význam, či už z princípu, z dôvodu vyššej prehľadnosti alebo proste preto, že zadané dáta sa v podstate nemenia:

  • pomocné číselníky
  • vzory pracovných pomerov
  • definície opakovaných zrážok
  • kontrola agend a výpočtu mzdových listov
  • definície zaúčtovania a vonkajších platobných vzťahov

Vstupné formuláre v agendách s históriou a bez histórie

V agendách miezd sa všeobecne vyskytujú dva typy vstupných formulárov:

  • jeden pre údaje, ktoré sa v čase nemenia (dovolenky, zrážky) - štandardný formulár tak, ako sa vyskytuje aj v iných moduloch
  • jeden pro zobrazení údajů měnících se v čase /historické položky) - vyskytuje se v agendách, kde zobrazené hodnoty závisí na mzdovém období. K dispozícii je v ňom naviac panel pre voľbu zobrazeného mzdového obdobia a formulár obsahuje položky s históriou.

Pevné a definovateľné vstupné formuláre.

V agendách miezd a personalistiky sa vyskytuje typicky kombinácia pevných a definovateľných vstupných formulárov pre zadávanie údajov danej agendy.

Pevnými formulármi je riešené typicky zadanie základných či iných hlavičkových údajov daného záznamu a zadaní súvisiacich záznamov kolekcií (napr. nároky na daň. odpočty, zvýhodnenie a zľavy k zamestnancovi, zverené pomôcky a pod., ďalej viď Základná štruktúra dát). Vzhľad pevných formulárov, tzn. obsiahnuté položky, ktorých rozmiestnenie atď. nie je možné užívateľsky nijako meniť.

Definovateľnými formulármi je riešené zadanie ostatných položiek, pričom u agend pracovných pomerov a mzdových údajov ide o prevažnú väčšinu položiek. Tieto vstupné formuláre sú plne užívateľsky definovateľné, pričom výrobcom sú dodávané vzory vychádzajúce z dodávaných položiek. Ak však užívateľovi niektoré z dodávaných definovateľných formulárov nevyhovujú (napr. nezadáva všetky položky na nich umiestnené, zadáva ich v inom poradí, príp. má nadefinované nejaké vlastné definovateľné položky k daným agendám) môže si v agende Definovateľné formuláre ľubovoľne nadefinovať vlastný.

Úprava vstupných formulárov je miestom možnej optimalizácie rýchlosti zadávania dát!!!

Definovateľné vstupné formuláre sú v agendách zamestnancov a prac. pomerov dostupné v rámci subzáložky Ostatné údaje, v agende mzdových listov čiastkových a súhrnných v rámci subzáložky Mzdové údaje. Ve zbývajících mzdových agendách, u nichž je možnost využití definovatelných položek a formulářů, jsou tyto k dispozici v rámci standardní subzáložky Formuláře stejně, jako je tomu ve většině agend systému ABRA Gen.

Možné spôsoby zadania zamestnanca/prac. pomeru do hlavičkových údajov záznamov

Pracovné pomery, mzdové listy a ďalšie doklady (záznamy) vznikajúce v module mzdy sú zadávané vždy buď k zamestnancovi a jeho prac. pomeru podľa toho, či sa viažu k zamestnancovi alebo k jeho prac. pomeru, viď základná štruktúra dát.

Preto je v hlavičkových údajoch spomenutých záznamov potrebné typicky zadať konkrétneho zamestnanca a príp. konkrétny prac. pomer. Na výber zamestnanca (personálneho listu (PL)) a prac. pomeru (PP) z číselníka zamestnancov resp. prac. pomerov je v hlavičkách spomenutých záznamov k dispozícii jedna číselníková položka pre zamestnanca a príp. druhá položka pre prac. pomer. Obe položky sú prístupné len do uloženia nového záznamu. Pri oprave už prístupné nie sú.

Spôsob zadávania zamestnanca (či jeho osobným číslom či priezviskom či podľa iných položiek), tzn. ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť. Ak je v položke pre zadanie zamestnanca už zamestnanec zadaný, tak sa v položke pre zadanie prac. pomeru ponúkajú len jeho prac. pomery, ak je len jediný, tak sa automaticky predvyplní. Oba číselníky sa môžu ponúkať obmedzené len podľa záznamov, ktoré je možné v danom mieste programu použiť (napr. pri zadaní nového mzdového listu je účelné ponúkať len prac. pomery, ku ktorým pre dané mzdové obdobie ešte mzdový list neexistuje).

Možné spôsoby získavania dát

Editácia po jednom všetkých dát naraz

Tzn. vyvolaním opravy každého záznamu postupne po jednom a opravou všetkých údajov potrebných pre daný mesiac. Tzn.:

  • vyvoláte opravu záznamu (najrýchlejšie F4 alebo Enter pri ML)
  • v záložke Mzdové údaje resp. Ostatné údaje budete zobrazovať jeden vstupný formulár za druhým, zadáte potrebné dáta
  • uložíte (najrýchlejšie stlačením Enter)
  • a posuniete sa na spracovanie ďalšieho záznamu (najrýchlejšie stlačením Ctrl+kláves plus)

Tento postup využijete skôr vtedy, ak máte menší počet zamestnancov a ak ste zvyknutý ku všetkým zadávať všetky údaje naraz.

Editácia po jednom len vybraných dát prostredníctvom vybraného vstupného formulára

Tzn. vyvolaním opravy každého záznamu len nad zvoleným vstupným formulárom s vybranými údajmi. Tzn.:

  • v záložke Mzdové údaje resp. Ostatné údaje vyberiete vstupný formulár obsahujúci položky, ktoré chcete práve zadávať.
  • vyvoláte opravu záznamu (najrýchlejšie stlačením F4 alebo Enter pri ML)
  • zadáte potrebné dáta pre aktuálny záznam
  • uložíte (najrýchlejšie stlačením Enter)
  • a posuniete sa na spracovanie ďalšieho záznamu (najrýchlejšie stlačením Ctrl+kláves plus)

Tento postup využijete optimálne v prípade, kedy dávkovo zadávate údaje toho istého typu, ale ktorých hodnoty sa líšia pre jednotlivých zamestnancov - napr. najskôr všetkým zadáte nároky na stravenky, potom všetkým vyčerpanú dovolenku a pod. Potom si ako keby vizuálne zobrazujete len vybraný vstupný formulár, neprepínate sa medzi subzáložkami či vstupnými formulármi, ale len sa posúvate po spracovávaných záznamoch.

Zadanie dát hromadne skrz Hromadnú opravu

Tzn. vyvolanie opravy viacerých záznamov naraz. Tzn. pomocou funkcie Hromadná oprava zamestnancov, Hromadná oprava pracovných pomerov, Hromadná oprava mzdových listov čiastkových, resp. Hromadná oprava mzdových listov súhrnných.

Tento postup využijete optimálne v prípade, kedy väčšiemu počtu zamestnancov chcete zadať údaje toho istého typu, ktorých hodnoty sú zhodné pre jednotlivých zamestnancov - napr. všetkým zadávate naturálny príjem, odmenu a pod. v rovnakej výške.

Zadanie dát hromadne skrz Editačné zoznamy

Ide o najefektívnejší spôsob, ako rýchlo zadať dáta väčšiemu počtu zamestnancov. V podstate ide opäť o vyvolanie opravy viacerých záznamov naraz, ale pomocou funkcie Editačné zoznamy.

Tento postup využijete optimálne v prípade, kedy väčšiemu počtu zamestnancov chcete zadať údaje toho istého typu, ktorých hodnoty (na rozdiel od predchádzajúcej možnosti) ale nemusia byť zhodné pre jednotlivých zamestnancov. Potom si môžete označiť zamestnanca (resp. prac. pomery, mzdové listy a pod.), ktorým chcete údaje zadávať, vyvolať nad nimi funkciu Editačné zoznamy, nadefinovať si editačný zoznam z položiek, ktoré chcete zadávať, a potom skrz neho zadať rýchlo všetkým požadované hodnoty. Definície editačných zoznamov si je možné ukladať pre ďalšie opakované použitie.

Automatický výpočet niektorých položiek

Rovnako je potrebné spomenúť možnosť automatického výpočtu a doplnenie niektorých položiek mzdového listu, typicky v prípade údajov o čase. Môžete využiť nastavenie automatického počítania - prenášanie odpracovaných hodín z kalendára, potom sa bude odpracovaný čas, hodiny odpracované v noci, počas sviatkov atď. počítať podľa priradeného pracovného kalendára, čo v prípade pravidelne pracujúcich zamestnancov s výhodou využijete. Inou možnosťou je napr. nastavenie automatického výpočtu nadčasov.