Členenie dát za zákazky, obch. prípady a projekty

V praxi je potrebné môcť si zadávané dáta (typicky doklady, ale nielen tie) členiť do skupín podľa určitých kritérií. Tzn. nazerať na dáta s ohľadom na to, čoho sa týkajú, do akej skupiny paria. Hovorí sa tomu "vykonávať dátové rezy" podľa určitého kritéria alebo podľa určitej "dimenzie".

Okrem obvyklých položiek, ktoré sa na záznamoch typicky uvádzajú a za ktoré sa vykonávajú dátové rezy (ako je napr. stredisko), ponúka systém využitie troch ďalších údajov členenia dát, ktoré sa prelínajú celým systémom:

Všetky tri uvedené možnosti členenia dát sú na sebe úplne nezávislé, no pracujú na rovnakom princípe.

Zákazky, obchodné prípady a projekty sa premietajú do položiek iných záznamov v systéme - typicky sa zadávajú do riadkov dokladov, príp. do hlavičiek dokladov (pokiaľ ide o doklady, ktoré neevidujú riadky) a môžu sa premietať až do účtovného denníka. Priraďujú sa k nim napr. i karty dlhodobého majetku, pracovné pomery zamestnancov, sledujú sa výkony zamestnancov a pod. Takto je k sebe možné združovať skupiny dokladov resp. ľubovoľných iných záznamov z rôznych agend, ktoré sa viažu k jednej záležitosti. Následne si je možné za jednotlivé zákazky, obchodné prípady či projekty obstarávať rôzne prehľady (napr. knihy dokladov podľa zákaziek, účtovné výkazy za zákazky, je možné sledovať náklady projektu či produktivitu obchodných prípadov, dobu ich realizácie a pod.) a to voliteľne len za vybrané projekty, zákazky resp. obchodné prípady alebo vrátane podriadených, keďže príslušné číselníky umožňujú definovať i hierarchickú štruktúru nadriadenosti a podriadenosti jednotlivých projektov, zákaziek resp. obchodných prípadov.

Je ich možné využiť rôznymi spôsobmi. Projektom, zákazkou, ale i obchodným prípadom môže byť nejaký konkrétny projekt, obchodný kontrakt, realizácia nejakej dodávky klientovi, realizácia nejakého plánu a pod. Okrem tohto klasického využitia pre fyzické existujúce projekty, fyzické zákazky či obchodné kontrakty môžete tieto agendy využiť i ľubovoľne inak. Objasníme na príkladoch:

Majme predaj tovaru, ktorý je realizovaný napr. priamym predajom na predajni, ďalej predajom cez internet a predajom uskutočneným prostredníctvom siete dílerov. Pokiaľ napr. budeme chcieť sledovať aktivitu týchto jednotlivých predajov, jednou z možností je využitie obchodných prípadov. Môžeme si napr. zaviesť obchodné prípady "Priamy predaj", "Internet" a "Dílerský predaj" a riadkom jednotlivých dokladov potom priraďovať príslušný obchodný prípad. Je si tak možné obstarať Výpis objednávok za dílerskú sieť, alebo prehľad tržieb za priamy predaj a pod. (Totéž byste mohli řešit např. účtováním na analytické účty, příp. obě možnosti pomocí předkontací vhodně kombinovat).
Ďalej by sme si mohli napr. obchodný prípad "Dílerský predaj" rozčleniť na podriadené obchodné prípady po jednotlivých oblastiach alebo až na jednotlivých dílerov a sledovať potom výpisy za jednotlivé oblasti, alebo za všetky ako celok apod.

Máme sieť predajcov, ktorí sú odmieňaní podľa výšky uskutočnených predajov za dané obdobie. V tomto prípade môžeme napr. využiť obchodné prípady a zaviesť každému predajcovi jeden prislúchajúci obchodný prípad. Stačí si tak len obstarať výpis tržieb napr. priamo z účtovného denníka za daný obchodný prípad a na základe toho danému predajcovi stanoviť výšku jeho odmeny bez toho, aby sme tržby za ne museli rozdeľovať účtovaním na nejakých analytických účtoch (čo by mohlo byť v prípade väčšieho množstva predajcov nevhodné, navyše analytické účty môžeme využiť na úplne iné nezávislé členenie).
Ďalej by sme si mohli jednotlivých predajcov - obchodné prípady združiť do skupín napr. podľa ich skutočnej hierarchickej nadriadenosti, zaviesť si príslušné nadriadené a podriadené obchodné prípady a potom si obstarať aj výpis tržieb za ich vedúceho vrátane tržieb uskutočnených jeho podriadenými apod.

Zakázek, obchodních případů a projektů se v systému ABRA Gen využívá také pro identifikaci skupiny strávníků pro sledování natížení stravních jednotek. Viď Stravné jednotky všeobecne.

Variantov, ako využiť Zákazky, Obchodné prípady a Projekty je veľmi mnoho, obzvlášť v kombinácii so strediskami, typmi príjmov a výdajov, analytickými účtami a vhodne nastavenými predkontáciami, či ďalšími špecifickými údajmi v jednotlivých moduloch. Odporúčame si ich využitie vopred dobre rozmyslieť v rámci implementácie systému.