Ponukový proces - všeobecne

K dispozícii je agenda Ponuky vydané, kde sa zadávajú a evidujú existujúce ponuky vystavené odberateľom. Z veľkej časti má podobné položky ako prijaté objednávky.

Každá ponuka má stanovené, kto je zodpovedný za riešenie celej ponuky a kto je zodpovedný za riešenie aktuálneho stavu ponuky. Riešiteľ je určený buď užívateľskou rolou alebo konkrétnym užívateľom. Rozlíšenie podľa rolí alebo podľa užívateľov je parametricky nastaviteľné a závisí od spôsobu zavedenia rolí vo firme. Ďalej viď Roly všeobecne a Roly verzus Užívatelia.

Na ponuke sa ďalej eviduje dátum odoslania, do kedy najneskôr je nutné ponuku klientovi zaslať. Na hlavičke ponuky je ďalej položka indikujúca stav ponuky. Po prvotnom vytvorení dokladu ponuky má východiskový stav, typicky "v príprave". To je stav, v ktorom obchodník zaznamenal dopyt od klienta a pripravuje základnú zostavu ponuky. Pokiaľ chce, môže do ponuky zadať alebo z cenníka dodávateľa pretiahnuť nákupné ceny a na ich základe stanoviť ponukové predajné ceny. Inou možnosťou je, že stanovenie nákladových cien vykonáva niekto iný, v takom prípade nastaví na ponuke stav "odovzdané na kalkuláciu". To je signálom pre stanovené osoby, aby nákladové ceny dodali (typicky vo výrobe sa vykoná kalkulácia pre požiadavku na výrobu na základe noriem). Nákladové ceny sa vypĺňajú do jednotlivých riadkov ponuky a spolu s tým sa tu zaznamenávajú informácie, kto tieto ceny zadal, kedy ich zadal a zdroj, odkiaľ ceny boli zadané (ručne zadané, z cenníka dodávateľa, kalkuláciou z výroby atď.). Hneď ako sú nákladové ceny vykalkulované a uložené do ponuky, nastaví sa stav ponuky na "nákladové ceny stanovené". To je signálom pre obchodníka, aby ponuku finálne skompletizoval a poslal klientovi. Odoslaniu môže ešte predchádzať schválenie ponuky stanoveným nadriadeným pracovníkom, prípadne viacerými pracovníkmi. V takom prípade sa ponuka dostane do stavu "čaká na schválenie" a má stanovený zoznam osôb, od ktorých sa schválenie požaduje. Zoznam osôb – schvaľovateľov je možné vopred definovať podľa typu ponuky. Schvaľovateľ môže mať námietky a vrátiť ponuku na dopracovanie. V okamihu, keď je všetkými schválená, nastaví sa jej stav "schválená", čo je signálom pre obchodníka, aby ponuku so všetkými prílohami odoslal klientovi. V okamihu, keď to vykoná, nastaví sa stav "odoslaná" a vyplní sa dátum skutočného odoslania ponuky klientovi. Potom sa čaká na odozvu klienta. Pokiaľ klient ponuku neakceptuje, nastaví sa do stavu "nerealizovaná" a je možné zadať dôvod odmietnutia. Pokiaľ klient ponuku prijal, prejde do stavu "realizovaná" a vykoná sa jej import do novej prijatej objednávky. Z ponuky je možné do objednávky importovať len časť alebo je možné viac ponúk zlúčiť do jednej objednávky. Vzájomné väzby medzi ponukami a objednávkami sú evidované a sú viditeľné. Výsledné objednávky sa spracovávajú už štandardným postupom dodania. Podporovaná je aj možnosť hromadnej kópie ponuky vybraným firmám pre účely hromadného oboslania viacerých klientov jednou rovnakou ponukou.

Objasníme na príkladoch:

Obchodná firma - Klient požaduje nejaký tovar a chce, aby ste mu urobili cenovú ponuku, na základe ktorej sa rozhodne o kúpe. Obchodník zaznamená jeho požiadavku do agendy Ponuky vydané. Záznam obsahuje jednotlivé riadky odkazujúce sa na skladové položky, prípadne dopĺňajúce textové riadky. V prílohe môžu byť ďalšie dokumenty dopĺňajúce ponuku (list vo Worde, tabuľka v Excele apod.). Zostaví ponuku podľa požiadaviek klienta. Na ponuke môže prehliadať nákupné ceny položiek (z cenníka vybraného dodávateľa, ak je takýto cenník pre danú sklad. položku k dispozícii) a môže navrhnúť predajné ceny špeciálne pre túto ponuku, pričom rovno vidí realizovanú maržu. Pokiaľ používa schvaľovanie dokladov, finalizovanú ponuku nechá schváliť nadriadenou osobou a po jej schválení ju odošle klientovi. Klient ponuku buď neakceptuje, potom ponuke bude priradený zodpovedajúci stav "nerealizované" alebo ponuku akceptuje, potom obchodník vytvorí novú prijatú objednávku importom z existujúcej ponuky príp. len z jej časti. Na ponuke je zaznamenané, že bola akceptovaná a je zviazaná so vzniknutou objednávkou. K dispozícii sú celkové prehľady o realizovaných a nerealizovaných ponukách.

Výrobná firma - Klient požaduje nejaký výrobok a chce, aby ste mu urobili cenovú ponuku, na základe ktorej sa rozhodne o kúpe. Obchodník zaznamená jeho požiadavku do agendy Ponuky vydané. Záznam obsahuje jednotlivé riadky odkazujúce sa na skladové položky, prípadne dopĺňajúce textové riadky. Zostaví ponuku podľa požiadaviek klienta a ponuku postúpi výrobe. Výroba vykoná kalkuláciu výrobných nákladov a tieto nákladové ceny prenesie do ponuky. Na ich základe obchodník stanoví konkrétne predajné ceny pre túto ponuku. Pokiaľ používa schvaľovanie dokladov, finalizovanú ponuku nechá schváliť nadriadenou osobou a po jej schválení ju odošle klientovi. Ďalší postup je rovnaký ako v predchádzajúcom príklade. Na ponuke sa priebežne uvádza, v akom je stave, a podľa tohto stavu sa vie, kto s ňou má čo robiť.
Výrobný úsek si zistí, aké ponuky je potrebné vykalkulovať a oceniť, obchodník si zistí, ktoré ponuky sú z výroby už ocenené a má ich tým pádom sfinalizovať a odoslať klientovi.

Stavy ponúk tak, ako boli popísané vyššie, sú k dispozícii v rámci dodávaných inicializačných dát v číselníku Stavy ponúk vydaných. Každopádne užívateľ si v prípade potreby môže definovať ďalšie svoje stavy ponúk alebo naopak niektoré vypustiť. Stavy majú pridelený typ automatickej zmeny stavu, podľa ktorého sa potom môže ponúkať prechod do daného stavu automaticky na základe nejakej akcie v systéme. Zmeny stavov resp. termíny zmien stavov je možné aj dopredu naplánovať a je potom možné následne porovnávať plánované termíny so skutočnými. Termíny sa pri vzniku ponuky predvypĺňajú podľa predpokladaných dôb trvania jednotlivých stavov pre daný typ ponuky, každopádne je ich možné užívateľsky pozmeniť. K dispozícii je história zmien jednotlivých stavov, keďže tieto zmeny stavov sa zaznamenávajú vrátane presných dátumov. Popis zmien stavov viď Proces zmeny stavov ponúk vydaných podrobne.

Ďalej je k dispozícii číselník Dôvody neúspechu, kde je možné evidovať rôzne dôvody zamietnutia ponúk. Je ho potom možné používať pre vyhodnocovanie ponukových konaní. Keďže firma môže riešiť viac druhov ponúk (napr. ponuka na jednoduchší produkt môže "preskakovať" niektoré stavy, ktoré sú nutné pri ponuke zložitejšieho produktu), je k dispozícii číselník Typy ponúk. K typu je možné priradiť vybrané stavy, ktoré potom bude môcť nadobúdať. Pre lepšiu automatizáciu procesov je možné k typu priradiť roly resp. užívateľov, ktorí budú môcť ponuky daného typu riešiť a ďalej rôzne položky pre predvypĺňanie.

Pri ponukách je kľúčový proces schvaľovania ponuky jednou alebo viacerými osobami podľa príslušných schvaľovacích scenárov, no každopádne je ich možné používať aj bez schvaľovania. Či je podpora procesu schvaľovania k dispozícii, závisí od stavu parametra Používať schvaľovanie. Schvaľovanie je všeobecná funkcionalita v systéme dostupná pri rôznych dokladoch a je podrobne popísaná v samostatnej kapitole. Viď Schvaľovanie dokladov - vecný obsah evidencie. Podrobný popis procesu zmien stavov viď Proces zmeny stavov schválenia podrobne.