Jak začít - skupina Pokladní prodej

V této kap. je uvedeno, jak začít používat agendy skupiny Pokladní prodej.

Pokladničný predaj je skupina špeciálnych agend určená na realizáciu rýchleho predaja. Pomocou týchto agend môžete realizovať predaj tovaru v obchodoch ako s pultovou obsluhou , tak v obchodoch samoobslužných. Ovládanie je optimalizované tak, aby samotný predaj od zadania predajných položiek, cez zadanie platby až po tlač účteniek, bol veľmi rýchly a systém bol bez problémov schopný prevádzky aj vo väčších obchodných strediskách.

Ve skupině agend Pokladní prodej se vystavují doklady, které musí obsahovat všechny položky povinné v systému ABRA Gen pro doklady jako takové, příp. položky povinné pro účetnictví.

Jadrom pokladničného predaja je Pokladňa. Pokladňa môže byť tvorená počítačom s klasickou obrazovkou (displejom), alebo s displejom dotykovým. Na pokladni prebieha samotný predaj. V ostatných agendách sa predaje evidujú (či už z pohľadu utŕžených súm alebo z pohľadu predaného tovaru) alebo ide o nastavovacie agendy. Predaj môže byť jednotlivými užívateľmi realizovaný rôzne a Pokladničný predaj z toho dôvodu obsahuje veľké množstvo nastavení, ktoré potom ovplyvňujú, ako sa modul bude správať. Princíp predaja je podrobne objasnený v kap. Proces predaja - základné pojmy, doklady a ich väzby. Tu v texte ďalej spomenieme iba niektoré body, na ktoré by ste pri rozbehnutí modulu nemali zabudnúť.

Rekapitulácia, čo všetko je potrebné nastaviť:

Základná definícia
  • Vzhľadom k tomu, že v module vznikajú doklady rôznych typov, tak prvým predpokladom používania skupiny Pokladničný predaj je správne zrealizovaná nutná časť implementácie. Podľa pokynov v tejto kapitole pre účely skupiny agend pokladničného predaja musíte definovať minimálne Obdobie, pretože obdobie je neoddeliteľnou súčasťou štruktúry čísla dokladu. Ďalej musíte nadefinovať Rady dokladov pre doklady typu pokladničný predaj. A tiež rady dokladov súvisiacich, tzn. skladových typu Dodací list, Vratky a Príjemky (pre doklady generované na odpis predaného tovaru zo skladu a príp. vracanie tovaru), pokladničné doklady typu pokladničný príjem/výdaj (na generovanie dokladov pre prevody prijatých tržieb) atď. Dokladům, které se mají zaúčtovávat, je třeba správně nastavit způsob účtování a zavést k nim odpovídající Účetní řady.

    Keďže na dokladoch tohto typu je jednou z povinných položiek stredisko, musíte mať nadefinované strediská. Ak neplánujete používať strediskovú evidenciu, nadefinujte si aspoň jedno stredisko.

    Doklady tohto typu sa totiž vo väčšine prípadov účtujú a jednou z povinných položiek v účtovnom denníku je práve stredisko.

    Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. V tejto skupine sú doklady, ktoré majú položku Firma povinnú. Preto, ak na takýchto dokladoch budete chcieť konkrétne firmy zadávať, naplňte si najskôr Adresár firiem. Pokiaľ nechcete na niektoré z uvedených dokladov zadávať konkrétnu existujúcu firmu, nadefinujte si v Adresári akúsi pomocnú fiktívnu firmu a túto pre tento účel môžete používať (takúto si môžete nastaviť napr. aj ako predvypĺňanú).

    V účtovnom denníku je povolené mať aj záznamy s nezadanou firmou.

    Keďže budete vystavovať doklady na expedíciu tovaru zo skladu, musíte mať nadefinované príslušné sklady a skladové karty (podrobnejšie viď Ako začať používať skupinu Sklad). Podobne musíte mať zavedené Pokladne (podrobnejšie viď Ako začať používať skupinu Pokladňa).

    Na tieto nastavenia je najvýhodnejšie použiť sprievodcu nastavením firmy.

Definícia povolených mien a pokladní
  • Rozhodnite sa, v ktorých menách budete chcieť prijímať platby na pokladni pokladničného predaja. Pre každú z týchto mien musíte definovať pokladňu v agende pokladní. Pokladne ste mali možnosť nastaviť už skôr v sprievodcovi nastavením firmy alebo priamo v agende pokladní.

    Kvôli zjednodušeniu práce so sčítaním platidiel pri odvode tržieb odporúčame, aby ste si pre jednotlivé meny definovali ich nominálne hodnoty. Tie sa využívajú pri odvode tržieb mincovkou.

Definícia pokladničných miest
  • Ďalej je potrebné definovať Pokladničné miesta. Podľa vnútornej organizácie podniku z hľadiska finančnej zodpovednosti zamestnancov za utŕžené peniaze sa buď definuje pre každého užívateľa samostatné pokladničné miesto, alebo jedno pokladničné miesto napr. pre celú prac. zmenu obsluhujúcich.
  • Pre každé pokladničné miesto musíte mať vytvorený samostatný rad dokladov na sledovanie tržieb. Tento rad vytvoríte pomocou sprievodcu nastavením firmy alebo v agende Rady dokladov.
  • Pokladničné miesto musí mať definovanú menu, v ktorej môže prijímať platby. Menu pridajte do zoznamu povolených mien v agende Pokladničné miesta. Pre každú menu, ktorou je možné účtenku uhradiť, musíte založiť jeden záznam, ktorý musí byť navyše naviazaný na pokladňu vedenú v príslušnej mene.
  • Ak chcete používať väzbu dokladov na Zákazky alebo na Obchodné prípady či Projekty, je dobré dopredu si rozvrhnúť spôsob použitia týchto väzieb a číselníky si naplniť. Každému pokladničnému miestu je možné definovať inú väzbu na zákazku a inú na obchodný prípad či projekt.
Definícia rolí
  • V agende rolí definujte funkcie jednotlivých obsluhujúcich. Pre jednotlivých obsluhujúcich odporúčame definovať jednu rolu z dôvodu založenia jedného pokladničného miesta pre každého obsluhujúceho (predavača). (Pokladničné miesta sú chránené objekty, ku ktorým je možné pre jednotlivé roly nastavovať prístupové práva.) Založenie jedného pokladničného miesta pre niekoľko užívateľov (obsluhujúcich) je síce možné, ale z hľadiska kontroly hospodárenia s peniazmi a odvodu tržieb to je len veľmi málo vhodné. (Samozrejme, že ak sa rozhodnete, že niektorí obsluhujúci budú zdieľať jedno pokladničné miesto, môžu teoreticky zdieľať aj rolu.)
  • Pro každou roli, v její subzáložce práva k objektům nastavte mj. přístup k pokladnímu místu, k příslušné řadě dokladů pro tržby, k řadám dokladů účtenek, ve kterých se budou vystavovat účtenky na kasách, na kterých bude daný obsluhující pracovat (což znamená vlastně přístup k dané kase, viz poznámka dále), přístup ke skladu, ze kterého se prodává (není nutné/potřebné, pokud nechcete, aby si prodavač mohl zobrazit seznam zboží skladu a ceník skladu), ke středisku (je nutné jen pro zaúčtování prodejů) a k dalším řadám dokladů, ke kterým musí mít uživatel přístup, aby role kterou má splňovat, byla funkční (např. k denním souhrnným účtenkám, pokud má provádět denní uzávěrku apod.).
  • Pre každú rolu nastavte v jej subzáložke práva k funkciám prístup k príslušným agendám / funkciám, ku ktorým má mať skupina užívateľov s nastavenou rovnakou rolou prístup.

    Nezamieňajte si právo k funkciám - predaja (prístup do agendy Predaja v Pokladničnom predaji) s právom predávať na Pokladni Pokladničného predaja (to je obmedzené prístupom / neprístupom k príslušným radom dokladov - účtenky a tržby).

Definícia užívateľov
  • Nadefinujte Užívateľov - obsluhujúcich. Pre každého pracovníka, ktorý so systémom bude pracovať, je potrebné definovať jedného užívateľa, najlepšie s menom podľa priezviska príslušného pracovníka.
  • Každému takto nadefinovanému užívateľovi priraďte tú rolu príslušného obsluhujúceho, v ktorej sú nastavené prístupové práva k jeho pokladničnému miestu (rad dokladov pre tržby), prípadne k jednej pokladni (rad účteniek).

    Definovať užívateľov nič nehovoriacimi menami (napr. "Zmena č.1") je úplne nevhodné. Keď navyše takto definovaného užívateľa bude používať niekoľko ľudí naraz, prichádzate tým o možnosť dodatočnej kontroly (napr. vyhľadať, kto spôsobil chybu v doklade alebo chybne zadal cenu predávaného tovaru).

Definícia obsluhujúcich
  • V agende Obsluhujúci pokladničného predaje zadajte užívateľa a pokladničné miesto, ku ktorému sa zadávaný obsluhujúci viaže. Aby ste mohli predávať, musí byť aspoň jeden užívateľ definovaný ako obsluhujúci.
Definícia pokladní
  • V agende Nastavenie pokladní definujete, ako sa má v systéme správať konkrétna pokladňa - počítač. Nastavíte tu, čo sa zobrazuje na obrazovke pokladne, ako sa tlačí a hlavne, aké periférne zariadenia sú k pokladni pripojené. Ďalej špecifikujete, v akej prevádzke sa daná pokladňa fyzicky nachádza (pričom nastavenie danej prevádzky potom určuje ďalšie parametre, podľa ktorých sa potom predaj na danej pokladni bude riadiť).

    Pred samotným nasadením pokladničného predaja je bezpodmienečne nutné skontrolovať a zabezpečiť funkčnosť všetkých pokladničných periférií pripojených k PC, v rámci ktorých má byť pokladničný predaj nasadený. V prípade, že nefungujú úplne korektne a to z akéhokoľvek dôvodu (nekompatibilita sériových portov, prevodníkov USB na sériové porty, nejasne označené sériové porty, nie je jasné, aké kódovanie slovenčiny zariadenie podporuje atď.), pokladničný predaj nebude možné nasadiť. Zapojení a rozchození periferií na konkrétním PC je čistě na odpovědnosti uživatele, s funkčností systému ABRA Gen nijak nesouvisí a je třeba jej ze strany uživatele zajistit.

    Na otestovanie je možné využiť pokyny na otestovanie periférií a dodávaný nástroj POSDriversTest.exe. Otestovaniu periférií venujte patričnú pozornosť!!!

Definícia Pokladničných DPH indexov
  • V prípade, že ste platiteľom DPH, budete potrebovať vystavovať daňové doklady a sledovať evidenciu DPH. K tomu je nutné vo Firemných údajoch mať nastavené "Platiteľ DPH". Ďalej musíte mať nadefinované DPH sadzby a DPH indexy (oba číselníky sa dodávajú predvyplnené, ale je možné ich v prípade potreby upraviť). Pre pokladničný predaj musíte mať nastavený číselník DPH indexov pre pokladničný predaj. Ide o prednastavenie určujúce, ktorý z firemných DPH indexov sa má použiť pre pokladničný predaj. Tieto údaje zapíšte v agende Pokladničné DPH indexy.
Definícia Prevádzok
  • Na zadanie tvaru účtenky a nastavenie údajov, ktoré sa na účtenkách predvypĺňajú, použite agendu Prevádzky. Je tu mnoho dôležitých nastavení. Ide napr. o obsah účtenky, štandardný spôsob úhrady, prednastavenie radov dokladov pre predaje a ich storno, spôsob vyhľadávania tovaru a ďalšie. Každá prevádzka musí mať nastavený východiskový sklad, z ktorého sa bude na pokladni patriacej do danej prevádzky predávať. Pre každú prevádzku môže byť sklad samostatný (pokladne z danej prevádzky predávajú "svoj vlastný" tovar), alebo je pre niekoľko prevádzok spoločný. (Ak máte viacero pokladní v jednej fyzickej predajni, ale pritom má každá predávať "svoj vlastný" tovar, definujte si pre ne viacero prevádzok). Sklady tiež môžete vytvoriť pomocou sprievodcu nastavením firmy príp. v agende Sklady.
Definícia nastavenia pre uzávierku
  • Pri vykonávaní Uzávierky pokladničného predaja program okrem iného kontroluje množstvo tovaru na sklade (záporné množstvo) a použitie sériových (výrobných) čísel a čísel šarží. Uplatnenie alebo neuplatnenie tejto kontroly nastavte v agende Sklad, záložka detail na povolenie vyskladnenia do mínusu alebo na vyskladnenie sériových čísel do mínusu. Príp. je podobné nastavenie k dispozícii na jednotlivých skladových kartách, ak ide o karty, ktoré sa majú výnimočne správať inak, ako zvyšok sortimentu z daného skladu.
Definícia použitého cenníka
Definícia zliav
Zmenová prevádzka

Ak potrebujete používať zmenovú prevádzku, je potrebné nastaviť nasledujúce:

  • V agende Pracovné kalendáre musia byť zadané potrebné prac. kalendáre podľa vašich zmenových prevádzok a vygenerované zmeny.
  • V agende Prevádzky v záložke Pracovné kalendáre:
    • musí byť používanie zmien zapnuté v položke Používať pracovný kalendár
    • musia byť do zoznamu vložené pracovné kalendáre, ktoré sa majú používať.
  • V agende Obsluhujúci sa musia všetkým obsluhujúcim nastaviť pracovné kalendáre zodpovedajúce kalendárom zadaným pre prevádzku, kde má daný obsluhujúci predávať.

    Viac viď Proces predaja - zmenová prevádzka.

Definícia tlačových zostáv
  • Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.
  • Výnimku tvorí tlač účteniek pokladničného predaja. Ich tvar je možné upraviť len nastavením konfigurácií v agende Prevádzky.
Definícia väzieb na účtovníctvo
  • Mali by ste tiež skontrolovať, príp. nadefinovať účtovné predkontácie pre jednotlivé účtovné prípady, aby neskôr kontovanie prebiehalo automaticky a minimalizovala sa tak práca účtovníka. Odporúčame nastaviť účtovanie o rade dokladov pre súhrnné účtenky, na ktorých je uvedený súčet predaného tovaru. Naopak účtovanie o jednotlivých účtenkách je nevhodné a odporúčame ho nenastavovať.

    Ako sa o dokladoch z pokladničného resp. reštauračného predaja účtuje, viď Účtovanie dokladov z pokladničného a reštauračného predaja.

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

Pretože rady dokladov, účtovné rady dokladov, strediská, pokladne a sklady patria medzi tzv. chránené objekty, musíte mať pre novo pridané rady, strediská, pokladne a sklady správne nastavené prístupové práva!