Ako začať používať skupinu Pokladňa

V skupine Pokladňa sa vystavujú pokladničné príjemky a výdajky, resp. ich vrátenie. Ďalším možným dokladom generovaným v tejto skupine sú kurzové rozdiely pokladní vedených v cudzích menách (doklad generuje uzávierka bankových účtov). Vystavované doklady musia obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také, príp. položky povinné pre účtovníctvo.

Preto prvým predpokladom používania skupiny Pokladňa je správne zrealizovaná nutná časť implementácie a to pre účely tejto skupiny minimálne definícia Obdobia, keďže obdobie je neoddeliteľnou súčasťou štruktúry čísla dokladu. Ďalej musíte nadefinovať Rady dokladov pre doklady typu pokladničný príjem a výdaj, vrátenie pokladničného príjmu a výdaja a kurzové rozdiely pokladní so správne nastaveným spôsobom účtovania pre všetky doklady, ktoré sa majú zaúčtovávať a mať k nim zavedené zodpovedajúce Účtovné rady.

Keďže na dokladoch tohto typu je jednou z povinných položiek stredisko, musíte mať nadefinované strediská. Ak neplánujete používať strediskovú evidenciu, nadefinujte si aspoň jedno stredisko.

Doklady tohto typu sa totiž vo väčšine prípadov účtujú a jednou z povinných položiek v účtovnom denníku je práve stredisko.

Ďalej musíte mať nadefinovanú aspoň jednu pokladňu. Pokladňu budete vyberať pri zadaní hlavičiek dokladov. Pokladňa má definované prvé otvorené obdobie, odkedy je možné ju používať a mali by ste zadať jej počiatočný stav pre toto obdobie, pokiaľ je nenulový (nezamieňajte s počiatočným stavom účtu 211 zadávaným v agende počiatkov účtov, viď popis počiatočného stavu pri pokladni). Pokladne je možné viesť aj v cudzích menách, v tom prípade zadáte prípadný počiatočný stav aj cudzej mene. Pokiaľ budete mať viac pokladní a chcete ich sledovať na oddelených analytických účtoch, potom by ste tieto analytiky mali mať v účtovej osnove zavedené.

Nadefinované pokladne potom ešte musia mať priradené rady pokladničných dokladov, ktoré je možné pre danú pokladňu používať, aby bolo možné do nich pokladničné doklady zadávať.

Pokiaľ budete vystavovať doklady na predaj tovaru zo skladu, musíte mať jednako nadefinované príslušné sklady a skladové karty, príp. cenníky a pod. a taktiež zavedené rady dokladov typu dodací list, resp. vratky (podrobnejšie viď Ako začať používať skupinu sklad).

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

Pretože rady dokladov, účtovné rady dokladov, strediská, pokladne a sklady patria medzi tzv. chránené objekty, musíte mať pre novo pridané rady, strediská, pokladne a sklady správne nastavené prístupové práva, viď ďalej!

Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. V tejto skupine sú doklady, ktoré majú položku Firma povinnú. Preto, ak na takýchto dokladoch budete chcieť konkrétne firmy zadávať, naplňte si najskôr Adresár firiem. Pokiaľ nechcete na niektoré z uvedených dokladov zadávať konkrétnu existujúcu firmu, nadefinujte si v Adresári akúsi pomocnú fiktívnu firmu a túto pre tento účel môžete používať (takúto si môžete nastaviť napr. aj ako predvypĺňanú). Doklady uzávierky pokladní zadanie firmy nevyžadujú.

V účtovnom denníku je povolené mať aj záznamy s nezadanou firmou.

Pokiaľ chcete zadávať aj doklady v cudzích menách, musíte mať naplnený číselník mien (defaultne dodávaný predvyplnený), nastavený aktuálny kurzový lístok a zavedené rady kurzových rozdielov.

Pri všetkých dokladoch, ktoré budete chcieť účtovať, by ste mali skontrolovať, príp. nadefinovať účtovné predkontácie pre jednotlivé účtovné prípady, aby sa neskôr kontovanie realizovalo automaticky a minimalizovala sa tak práca účtovníka.

V prípade, že ste platiteľom DPH, budete potrebovať vystavovať daňové doklady a sledovať evidenciu DPH. K tomu je nutné vo Firemných údajoch mať nastavené "Platiteľ DPH". Ďalej musíte mať nadefinované sadzby DPH, DPH indexy a správne zavedené definície pre DPH priznania (číselníky sa dodávajú opäť predvyplnené, ale je možné ich v prípade potreby upraviť).

Na dokladoch, ktoré pre vašu firmu znamenajú príjem financií (príjmové účtenky), je možné využiť prepracovaný bohatý systém zliav pre vašich zákazníkov. Možností, ako využiť systém zliav v kombinácii s predajnými cenami, je mnoho a je účelné si najskôr rozmyslieť, ako ho budete využívať vy, aby čo najlepšie zodpovedal vašim potrebám. Princípy jednotlivých druhov zliav, spôsoby ich nastavenia a možnosti ich využitia, vrátane výkladu spôsobu vyčíslenia zliav pri ich kombinácii, boli podrobne popísané v kap. Systém zliav a Výpočet pôvodnej predajnej ceny. Pred použitím zliav na dokladoch odporúčame si tieto kapitoly podrobne preštudovať.

Pre východiskové nastavenie systému zliav je nutné mať naplnené tabuľky finančných zliav, kusových zliav a dílerských zliav (samozrejme s ohľadom na to, ktoré z nich budete využívať). Spôsob použitia zliav je možné prednastaviť v parametroch vo Firemných údajoch, podľa toho sa potom budú predvypĺňať do hlavičiek vystavovaných dokladov.

Pri zadávaní hlavičky vydaných dokladov je možné zadávať rôzne doplnkové údaje z číselníkov ako Spôsob dopravy a Spôsob úhrady. Pokiaľ sa vás týka povinnosť vykazovať hlásenie INTRASTAT alebo ESL, budete potrebovať mať naplnené aj tieto číselníky. Väčšina zmienených číselníkov je dodávaná predvyplnená, no je potrebné ich pred použitím skontrolovať, príp. upraviť.

Ak chcete používať väzbu dokladov na Zákazky alebo na Obchodné prípady či na Projekty, je dobré si dopredu rozvrhnúť spôsob použitia týchto väzieb a číselníky si naplniť.

V tejto skupine sú doklady, ktoré podporujú schvaľovanie. Pokiaľ budete chcieť používať proces schvaľovania dokladov, je potrebné, aby ste si schvaľovanie zapli a vykonali pre neho príslušné nastavenia. Viz Jak začít používat skupinu Workflow.

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemných údajov. Nielen parametrov v sekcii Všeobecné nastavenia, ale i ostatných, keďže môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému.

Ďalej je nutné nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým k funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!!

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.