Vecný obsah, základné pojmy - Pokladňa

V tejto kapitole rámcovo popíšeme jednotlivé tu vystavované doklady a vystavovanie nových dokladov na základe už existujúcich.

Obsah kapitoly:

Pokladne a rady pokladničných dokladov

Jednotlivé pokladne, ktoré si v tejto skupine agend môžete nadefinovať, musia mať priradené rady pokladničných dokladov, ktoré je možné pre danú pokladňu používať, aby bolo možné do nich zadávať pokladničné doklady. Jednotlivé pokladne nemusia mať každá svoje individuálne rady dokladov (ako je to pri bankových účtoch). V limitovaných prípadoch môžu všetky nadefinované pokladne používať jeden spoločný rad pokladničných dokladov, alebo každá pokladňa môže používať len svoj "vlastný" rad, alebo pre hotovostné operácie vo všetkých nadefinovaných radoch pokladničných dokladov je dokonca možné používať len jednu spoločnú pokladňu a pod. Variantov je mnoho a záleží čisto na vás, akým spôsobom si pokladne a rady prajete používať, koľko máte pokladní a koľko radov dokladov chcete viesť a pod. Rady dokladov sa k pokladni priraďujú v definícii pokladne v subzáložke Rady pokladničných dokladov.

Späť na obsah

Doklady zo skupiny Pokladňa

  • Pokladničné príjmy a výdaje

    Pokladničné doklady v ABRA Gen môžu byť vystavené dvoma spôsobmi:

    • ako platby iných dokladov - v tom prípade musí ísť o doklad bez DPH (viď popis položky DPH v hlavičke týchto dokladov). Pokladničnú účtenku je možné ako platbu zadať buď priamo v agende plateného dokladu v jeho záložke Platby ako novú platbu alebo štandardne v agende pokladničných účteniek a ako platbu ju pripojiť dodatočne v záložke Platby plateného dokladu alebo ju vystaviť v agende pokladničných príjemiek a zviazať ju s plateným dokladom v záložke Rozdelenie platby
    • ako plnohodnotné daňové doklady - Pokladničné doklady je možné vystaviť ako klasický daňový doklad alebo ako zjednodušenú faktúru (fyzickú osobu) (samozrejme len vtedy, pokiaľ to aktuálne platná legislatíva povoľuje).
      Pokladničné doklady vystavené ako daňové doklady (položka DPH v hlavičke dokladu začiarknutá) majú všetky náležitosti ako napr. faktúry. Teda napr. pri predaji za hotovosť nie je nutné vystavovať faktúry vydané ako daňové doklady a následne ich platiť v hotovosti, úplne postačí vystaviť priamo doklad pokladničného príjmu.

    Účtovanie pokladničnej príjemky vystavenej ako platba faktúry vydanej:

    dokladMDDpopis
    FV-311xx6xxxxzáklad dane faktúry
    FV-311xx343xxDPH faktúry
    PP-211xx311xxplatba dokladom PP

    Účtovanie pokladničnej príjemky vystavenej s DPH:

    dokladMDDpopis
    PP-211xx6xxxxzáklad dane
    PP-211xx343xxDPH

  • Vrátenie príjmov a výdajov

    Vrátenie je inverzný doklad k pokladničnej príjemke resp. výdajke a použije sa vtedy, keď je potrebné zrušiť vystavenú príjemku, resp. výdajku alebo znížiť čiastku pokladničnej účtenky a nie je možné uskutočniť zmazanie alebo opravu pokladničnej účtenky (napr. bolo odvedené DPH, ale dodávka bola reklamovaná), či z iných prevádzkovo technických dôvodov nie je možné vystavenú účtenku opraviť či zmazať). V takom prípade treba vystaviť k pokladničnej účtenke vrátenie (bolo by možné vystaviť aj novú pokladničnú účtenku na zápornú čiastku, ale táto by nemala žiadnu väzbu k pôvodnej). DPH odvádzaná v danom zdaňovacom období tak môže byť znížená o daň uvedenú na doklade vrátenia.

    Poznámka pre užívateľov predchádzajúceho systému ABRA Gold: V ABRA Gen sa pre doklady vrátenia definujú vlastné predkontácie, podľa ktorých sa potom vrátenie predkontuje. Nie je tu teda variant "predkontovať vrátenie inverzne podľa pokladničných účteniek".

    Vrátenie buď môžete vysielať do účtovníctva kladnou sumou a potom mať v predkontáciách "inverzne" účty na stranách MD a D oproti predkontáciám pokladničných účteniek, alebo ich môžete mať rovnako a vysielať vrátenie do účtovníctva zápornou sumou. Či bude použitá kladná alebo záporná suma, záleží na nastavení položky "Účtovať obrátene" pri danom rade dokladov.

    Účtovanie základu pokladničnej príjemky a základu vrátenia príjmu zápornou sumou:

    dokladsumaMDDpopis
    PP-1000,-211xx6xxxxzáklad dane pokladničnej príjemky
    VP--1000,-211xx6xxxxzáklad dane vrátenia príjmu

Späť na obsah

Bezhotovostné účtenky

V praxi môžu byť platby realizované nielen priamo hotovými peniazmi, ale môžu byť použité šeky, platobné karty a pod.

Pri pokladničných reportoch o prehľadoch z pokladní je potom možné nastavovať, či sa majú zahrnúť len bezhotovostné účtenky (a obstarávať si potom súpisy bezhotovostných platieb) alebo len hotovostné (napr. pre potrebu inventúry fyzického zostatku v pokladniach alebo oboje (a mať tak napr. kompletný pokladničný denník).

Agendy pokladničných príjemiek a výdajok nijako nepodporujú odlíšenie spôsobu bezhotovostného platenia. V prípade, že sa vám tento typ úhrady vyskytuje, môžete ho realizovať elegantne pomocou agend Pokladničného predaja (kde je možné voliť z rôznych foriem platidiel). Pokiaľ by ste nechceli používať agendy Pokladničného predaja (keďže sa vám napr. také platby vyskytujú len výnimočne a zakúpenie špeciálnych agend by pre vás nebolo ekonomické, potom je možné situáciu riešiť jednou z nasledujúcich možností:

  • zavedením špeciálnej fiktívnej pokladne, v rámci ktorej budete zadávať doklady pokladničných príjemiek/výdajok, ktoré však nebudú predstavovať hotovostný príjem, ale bezhotovostný

    Vystavovať takéto doklady do bežných pokladní používaných pre hotovostné platby zásadne neodporúčame a to ani v samostatných radoch pokladničných dokladov! Jednak by to bolo neprehľadné, jednak by ste si sťažili inventúru takejto pokladne (zistenie, aký zostatok hotovosti vlastne má v pokladni byť) a jednak by ste znemožnili správne napočítanie počiatočného stavu v pokladni po jej uzávierke (systém by všetky účtenky zahrnul do výpočtu počiatočného stavu pre ďalšie obdobie, takže vypočítaný počiatok nemôže zodpovedať reálu).

    Odlišné predkontovanie takýchto bezhotovostných platieb je možné riešiť napr. špeciálnou definíciou predkontácie s podmienkou pre danú pokladňu.

  • použitím dokladov ostatný príjem resp. ostatný výdaj alebo priamo faktúr prijatých resp. vydaných, pre prehľadnosť najlepšie vystavovaných v špeciálnych radoch zavedených za týmto účelom. Výhoda tohto riešenia spočíva o. i. aj v tom, že k takto evidovaným bezhotovostným príjmom je možné priraďovať platby

    Odlišné predkontovanie takýchto bezhotovostných platieb je možné riešiť napr. špeciálnou definíciou predkontácie pre dané rady dokladov.

    Riešenie cez faktúry resp. ostatné doklady je oproti riešeniu cez špeciálnu pokladňu výhodnejšie aj z toho dôvodu, že umožňuje mať pre bezhotovostné príjmy resp. výdaje v lokálnej aj v cudzej mene jeden spoločný rad. Pokiaľ by ste to isté chceli riešiť pokladničnými účtenkami, museli by ste mať príslušný počet pokladní (podľa počtu mien).

Späť na obsah

Vzájomné importy dokladov

Možnosti vzájomných importov dokladov v rámci ABRA Gen sú uvedené v kap. Importy dokladov všeobecne spolu so základnými pravidlami, ktoré pre import dokladov platia. Popis vlastného importu jednotlivých typov dokladov z tejto skupiny alebo odkaz na daný popis je potom uvedený pri konkrétnych funkciách, ktorými je možné vzájomné importy jedného dokladu do druhého vyvolať. (Viď funkcia Nový resp. Vytvoriť (ak je k dispozícii) v záložkách Zoznam, funkcia Import (ak je k dispozícii) v záložkách Detail, príp. záložky X-väzby (ak je k dispozícii) v jednotlivých agendách).

Vystavovanie pokladničných dokladov podľa iných (Importy iných dokladov do pokladničných)

Pri vystavovaní nových dokladov môžete využiť ich nadväznosť na prípadné predchádzajúce doklady, pokiaľ už také existujú a preberať z nich údaje tzn. využiť vzájomné importy medzi dokladmi. Napr. Pokladničnú príjemku môžete vystaviť na základe už existujúcej objednávky prijatej či dodacieho listu, vrátenie príjmu môžete vystaviť na základe už skôr vystavenej vratky a pod. Tým si značne ušetríte prácu a čas, ktorý by ste strávili zadávaním tých istých údajov znovu.

Vystaviť pokladničné doklady podľa iných je možné nielen z agend pokladničných dokladov, ale aj priamo z agend príslušných zdrojových dokladov. Viď tiež procesná tvorba dokladov.

Vystavovanie iných dokladov podľa pokladničných (Importy pokladničných dokladov do iných)

Doklady skupiny Pokladňa sa už do žiadnych následných dokladov neimportujú, ale z výdajových pokladničných dokladov je možné čerpať do výdajov obstarania majetkových dokladov, viď čerpanie súm z jedného dokladu do iného.

Kurzové rozdiely pokladní - KRP

Ak používate pokladne vedené v inej ako lokálnej mene, vykonávate na konci účtovného obdobia uzávierku pokladní, ktorá v súlade s platnou legislatívou precení zostatky pokladní k poslednému dňu účtovného obdobia. Ďalej môžete v priebehu účtovného obdobia generovať kurzové rozdiely pokladní k zadanému dátumu pri medzičasovej uzávierke pokladní, aby ste zistili aktuálnu hodnotu prostriedkov v pokladniach. Na výpočet sa vždy berie kurz použitý pri bezprostredne predchádzajúcej uzávierke. Problematiku objasníme na príklade:

Generovanie kurzových rozdielov pokladní: Majme pokladňu vedenú v USD. Účtovné obdobie sa zhoduje s kalendárnym rokom. Počiatočný stav pokladne je 50 USD v kurze 0,93 EUR/USD, tzn. 46.5 EUR. V pokladni nedošlo za celý rok k žiadnym pohybom. V priebehu roka uskutočníme 3 medzičasové uzávierky k dátumu a uzávierku obdobia (kurz bezprostredne predchádzajúcej uzávierky je zvýraznený tučným písmom):

UzávierkaDátumKurzVýpočet kurzového rozdielu pokladneKurzový rozdiel KRPAktuálna hodnota zostatku pokladne v EUR
Medzičasová31.3.1 EUR/USD1 EUR/USD x 50 USD - 0,93 EUR/USD x 50 USD+3 EUR56 + 3 = 59 EUR
Medzičasová30.6.1,03 EUR/USD1,03 EUR/USD x 50 USD - 1 EUR/USD x 50 USD+1,5 EUR59 + 1,5 = 60,5 EUR
Medzičasová30.9.0,97 EUR/USD0,97 EUR/USD x 50 USD - 1,03 EUR/USD x 50 USD-3 EUR60,5 - 3 = 57,5 EUR
Za obdobie31.120,9 EUR/USD0,9 EUR/USD x 50 USD - 0,97 EUR/USD x 50 USD-3 EUR57,5 - 3 = 54,5 EUR

Ak by sme medzičasové uzávierky v priebehu roka nerobili a počítali iba kurzový rozdiel k 31.12., mal by hodnotu:

UzávierkaDátumKurzVýpočet kurzového rozdielu bankového účtuKurzový rozdiel KRBAktuálna hodnota zostatku bankového účtu v EUR
Za obdobie31.120,9 EUR/USD0,9 EUR/USD x 50 USD - 0,93 EUR/USD x 50 USD-1,5 EUR46,7 -1,5 = 45,2 EUR

Aktuálna hodnota zostatku pokladne v EUR k 31.12. je v oboch prípadoch samozrejme rovnaká bez ohľadu na počet uskutočnených medzičasových uzávierok.

Späť na obsah

Fiškalizácia v module Pokladňa

Na základe legislatívy, platnej od r. 2011, musia všetci podnikatelia bez výnimky všetky hotovostné operácie vyplývajúce z vlastnej činnosti zapisovať do tzv. fiškálu - elektronickej registračnej pokladne. Preto možnosť fiškalizácie platieb v hotovosti je preto v systéme ABRA Gen k dispozícii nielen v moduloch Maloobchodný predaj resp. Reštauračný predaj (viac viď Fiškalizácia na pokladni), ale aj v module Pokladňa.

Fiskalizace se provádí buď ihned po uložení dokladu potvrzením nabídky, zda chcete doklad fiskalizovat, nebo funkcí Fiskalizovat, která je dostupná v záložkách Seznam jednotlivých agend pokladních dokladů. Doklady, ktoré boli už raz fiškalizované, nie je možné editovať ani mazať.

Funkce Fiskalizovat je dostupná, resp. fiskalizace při uložení dokladu se nabízí pouze v případě, že

  • je nastavena Fiskální tiskárna, viz dále
  • použitá pokladna má nastavený příznak Fiskální pokladna

Nastavenie a ovládanie fiškálnej tlačiarne sa vykonáva v menu Nastavenie -> Fiškálna tlačiareň. K dispozícii sú nasledujúce voľby:

  • Nastaviť - aby bolo možné fiškalizáciu v module Pokladňa realizovať, je tu nutné zvoliť ovládač zodpovedajúci vašej fiškálnej tlačiarni (..\ABRA\POSDrivers\..) a nastaviť konfiguráciu (komunikačný port a iné nastavenia podľa typu tlačiarne, nastavenie zálohovania žurnálov atď.). Nastavenie je spoločné pre všetky agendy modulu Pokladňa.
  • Uskutočniť dennú uzávierku - viď popis voľby Denná uzávierka fiškálnej tlačiarne v servisnom menu agendy Pokladňa.
  • Vytisknout kopii posledního dokladu - obdoba volby Tisk kopie dokladu na fiskál v servisním menu agendy Kasa.
  • Vytlačiť prehľadovú uzávierku - viď popis voľby Prehľadová uzávierka fiškálnej tlačiarne v servisnom menu agendy Pokladňa.
  • Intervalová uzávierka fiškálnej tlačiarne - viď popis voľby Intervalová uzávierka fiškálnej tlačiarne v servisnom menu agendy Pokladňa.
  • Aktuálny stav fiškálnej tlačiarne - viď popis voľby Aktuálny stav fiškálnej tlačiarne v servisnom menu agendy Pokladňa.
  • Odpojiť ovládač fiškálnej tlačiarne - touto voľbou odpojíte aktuálne pripojenú fiškálnu tlačiareň.

Ponúkané položky v menu Fiškálna tlačiareň v pokladničných dokladoch sa sprístupňujú/zneprístupňujú podľa pripojenia/odpojenia fiškálnej tlačiarne.

Modul Maloobchodní prodej resp. Restaurační prodej má vlastní nastavení.

Nicméně seznam podporovaných fiskálních modulů a dodávané ovladače k nim jsou pro všechny moduly společné. Príklad podporovaných fiškálnych modulov a driverov k nim, viď kap. Sprievodca pripojením pokladničných periférií - Pripojenie fiškálnej tlačiarne v popise pokladničného predaja.

Spôsob fiškalizácie pokladničných dokladov:

V module Pokladňa pri ukladaní pokl. dokladov bez DPH, ktoré sa majú fiškalizovať, sa systém spýta, o aký typ ide (príjem/výdaj z pokladne, nedaňový predaj/nákup, úhrada faktúry, vklad/výber hotovosti do/z pokladne). Podľa toho sa pohyb vo fiškále správne zapíše resp. vytlačí (buď do sadzby "N"-Nezdaniteľná alebo ako "Úhrada faktúr" alebo sa len eviduje ako vklad/výber do/z pokladne (čo Elcom netlačí, je možné vytlačiť funkciou Aktuálny stav, viď vyššie)).

Některé možnosti způsobu fiskalizace a úhrady mohou být v tomto dialogu neaktivní (není možné je zvolit), v závislosti na typu fiskalizovaného dokladu.

Pokud fiskalizujeme pokladní příjem, který je platbou faktury vydané, přednastaví se volba Úhrada faktury a ostatní volby nebudou přístupné. Vždy se nabízejí pouze volby, které mohou mít v konkrétní situaci smysl, ve snaze minimalizovat riziko chyb obsluhy.

Při úhradě FV není možné zvolit jinou možnost než Úhrada faktury.

Způsob úhrady (V hotovosti nebo Kartou) se předvyplňuje v závislosti na nastavení položky Způsob úhrady pro předvyplnění ve vlastnostech pokladny.

Dialogové okno, kde uživatel musí u pokladního dokladu s nulovým DPH zvolit, o kterou z možností se jedná. Uživatel musí vědět, která možnost je správná. Napr. že zálohový list (ZLV) sa fiškalizuje ako pokladničný príjem bez DPH a pod. (Volby, které v konkrétní situaci nedávají smysl za žádných okolností, nejsou přístupné, viz výše.)

V pokladni maloobchodného/reštauračného predaja toto nie je nutné, pretože tam už systém z jednotlivých vykonávaných akcií vie, o aký typ akcie ide a pohyb bez DPH sa vo fiškálnej tlačiarni zaradí správne bez toho, aby sa program užívateľa musel pýtať.

V prípade dokladov s DPH nenastáva viac variant ako doklad fiškalizovať (podstatné sú len sadzby DPH), takže otázka nie je nutná a systém o spôsobe fiškalizácie môže rozhodnúť sám.

Či bol doklad fiškalizovaný a akým spôsobom, sa na doklade pamätá. Na dokladoch modulu Pokladňa sú preto o.i. k dispozícii needitovateľné položky Fiškalizované a Spôsob fiškalizácie. Viď záložka Zoznam pokladničných dokladov.

Spôsob fiškalizácie Popis kontroly
Platba faktúry PP/PV doklad s týmto spôsobom fiškalizácie nebude možné použiť ako výdaj/príjem hotovosti z/do kasy pokladničného predaja, tzn. zviazať s príslušným dokladom VPP/PPP. Viď aj možnosti vystavenia nového VPP a možnosti vystavenia nového PPP.
Vklad hotovosti/Výdaj hotovosti PP/PV doklad s týmto spôsobom fiškalizácie nebude možné pripojiť ako platba k FV, ZLV resp. k FP, ZLP.
Príjem do pokladne/Výdaj z pokladne (nedaňový) PP/PV doklad s týmto spôsobom fiškalizácie nebude možné pripojiť ako platba k FV, ZLV resp. k FP, ZLP (viac viď Zadanie novej platby pripojením už existujúceho dokladu z agendy plateného dokladu) a nebude možné použiť ako výdaj/príjem hotovosti z/do pokladne pokladničného predaja, tzn. zviazať s príslušným dokladom VPP/PPP.
Príjem do pokladne/Výdaj z pokladne (daňový) Tieto doklady PP/PV sú s DPH a už z toho titulu ich nie je možné pripájať ako platby.

Fiškalizácia pokladničných dokladov z modulu Pokladňa, ak vznikajú ako platba

Ak pokladničné doklady PP/PV vznikajú ako platba faktúry vydanej (FV), viď Možnosti vystavenia novej PP resp. Možnosti vystavenia novej PV, po ich uložení sa automaticky ponúkne aj možnosť doklad rovno fiškalizovať.

Ak vznikajú ako platba iných dokladov, tak sa fiškalizácia neponúka a ak ju chce užívateľ vykonať, musí tak učiniť dodatočne priamo v agende dokladov PP resp. PV.

Na používanie pokladničnej zásuvky v pokladničných dokladoch PP/PV z modulu Pokladňa:

I v agendách PP/PV sa pri fiškalizácii dokladu môže automaticky otvárať pokladničná zásuvka (šuplík) podobne ako pri predaji v pokladniach pokladničného predaja. Na otváranie zásuviek pri použití fiškálnych zariadení platí to isté, čo v module pokladničný predaj, viď Otváranie pokladničnej zásuvky používanej v kombinácii s fiškálnymi ovládačmi.

Späť na obsah