Ako začať používať skupinu Účtovníctvo

V skupine Účtovníctvo sa jednak vystavujú ostatné a interné doklady a jednak tu prebieha účtovanie všetkých dokladov vystavených v systéme, o ktorých sa má účtovať. Je teda nutné mať urobené príslušné nastavenia na to potrebné.

Preto prvým predpokladom používania skupiny Účtovníctvo je správne zrealizovaná nutná časť implementácie a to pre účely tejto skupiny minimálne definícia Obdobia, pretože obdobie je neoddeliteľnou súčasťou štruktúry čísla dokladu. Ďalej musíte nadefinovať Rady dokladov pre doklady typu ostatné príjmy, ostatné výdaje a interné doklady. Pre doklady, ktoré sa účtujú, potom aj príslušné Účtovné rady.

Ďalej musíte mať zavedený účtový rozvrh. Môžete vychádzať z dodávaných účtovných osnov, z ktorých sa jedna predvyplní po vybraní typu organizácie. Pokiaľ so systémom pracujete prvý rok a nie ste novo založená firma, mali by ste nastaviť aj počiatky účtov pre prvé zavedené obdobie.

Počiatočné stavy účtov môžete nastaviť aj pomocou interných dokladov zaúčtovaných do obdobia o jedno nižšie, ako je obdobie, od ktorého chcete začať pracovať, podrobnejšie viď odporúčaný postup v kap. Implementácia - Všeobecný postup.

Pri všetkých dokladoch, ktoré budete chcieť účtovať, by ste mali skontrolovať, príp. nadefinovať účtovné predkontácie pre jednotlivé účtovné prípady, aby sa neskôr kontovanie realizovalo automaticky a minimalizovala sa tak práca účtovníka. Opäť môžete využiť dodávané, ktoré sa predvyplnia po zvolení typu organizácie.

Nakoľko jednou z povinných položiek v účtovnom denníku a teda aj na dokladoch je stredisko, musíte mať nadefinované strediská. Ak neplánujete používať strediskovú evidenciu, tak si nadefinujte aspoň jedno stredisko, môže byť fiktívne a to potom používajte (v prípade, že máte len jedno stredisko, program ho automaticky predvypĺňa, nezdržuje vás teda zadávaním). Ďalej musíte mať nadefinované vlastné bankové účty. Bankové účty budete vyberať pri zadaní hlavičiek ostatných výdajových dokladov a ďalej tento výber budete potrebovať vo funkcii Platobný príkaz pre tieto doklady, kde na generovanie požiadavky na platobný príkaz musíte určiť, z ktorého účtu sa daná platba má uskutočniť. Pokiaľ budete mať viac bankových účtov a chcete ich sledovať na oddelených analytických účtoch, mali by ste mať tieto analytiky zavedené.

Nezabudnite, že pre každý bankový účet, ktorý definujete, je potrebné mať založený vlastný rad dokladov typu bankový výpis a platobný príkaz, viď kap. Ako začať používať skupinu Banka.

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

Pretože rady dokladov, účtovné rady dokladov, strediská a vlastné bankové účty patria medzi tzv. chránené objekty, musíte mať pre novo pridané rady a strediská správne nastavené prístupové práva, viď ďalej!

Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. V účtovnom denníku je síce povolené mať aj záznamy s nezadanou firmou, no doklady zo skupiny Účtovníctvo majú položku Firma povinnú. Preto, ak na takýchto dokladoch budete chcieť konkrétne firmy zadávať, naplňte si najskôr Adresár firiem. Pokiaľ nechcete na niektoré z uvedených dokladov zadávať konkrétnu existujúcu firmu, nadefinujte si v Adresári akúsi pomocnú fiktívnu firmu a túto pre tento účel môžete používať (takúto si môžete nastaviť napr. aj ako predvypĺňanú).

Pokiaľ chcete zadávať aj doklady v cudzích menách, musíte mať naplnený číselník mien (defaultne dodávaný predvyplnený) a nastavený aktuálny kurzový lístok.

V prípade, že ste platiteľom DPH, budete potrebovať vystavovať daňové doklady a sledovať evidenciu DPH. K tomu je nutné vo Firemných údajoch mať nastavené "Platiteľ DPH". Ďalej musíte mať nadefinované sadzby DPH a DPH indexy (oba číselníky sa dodávajú predvyplnené, ale je možné ich v prípade potreby upraviť).

Ak chcete používať väzbu dokladov na Zákazky alebo na Obchodné prípady či na Projekty, je dobré si dopredu rozvrhnúť spôsob použitia týchto väzieb a číselníky si naplniť.

V tejto skupine sú doklady, ktoré podporujú schvaľovanie. Pokiaľ budete chcieť používať proces schvaľovania dokladov, je potrebné, aby ste si schvaľovanie zapli a vykonali pre neho príslušné nastavenia. Viď Ako začať používať skupinu Workflow schvaľovania dokladov.

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemných údajov. Nielen parametrov v sekcii Všeobecné nastavenia, ale i ostatných, keďže môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému.

Ďalej je nutné nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým k funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!!

Pri všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre na tlače z agend ostatných a interných dokladov, z denníka a na tlač Účtovných reportov. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu. Ďalej je bezpodmienečne nutné upraviť si dodávané predpripravené definície Účtovných výkazov, aby zodpovedali vášmu účtovému rozvrhu a aby v nich boli vaše účty správne zanesené.