Hromadné zaúčtovanie (dávkovo) - funkcia Zaúčtovať

V agendách dokladov, pri ktorých je možné principiálne nastavovať spôsob účtovania súhrnne, je k dispozícii funkcia Zaúčtovať na hromadné (dávkové) zaúčtovanie. Táto funkcia má viac účelov použitia:

  • Zaúčtovanie súhrnne účtovaných pokladničných dokladov - Pokladničné doklady so súhrnným účtovaním sa dajú zaúčtovať iba dávkovo práve funkciou Zaúčtovať. Funkcia vygeneruje pre vybrané súhrnne účtované zdrojové doklady príslušné súhrnné doklady a vyšle ich do účtovníctva.
  • Zaúčtovanie niektorých dokladov pokladničného predaja
  • Zaúčtovanie skladových dokladov - Skladové doklady (a to so súhrnným aj nesúhrnným účtovaním) sa dajú zaúčtovať iba dávkovo po ich uzavretí práve funkciou Zaúčtovať. Funkcia vygeneruje pre vybrané zdrojové doklady príslušné súhrnné alebo nesúhrnné účtovné doklady a vyšle zodpovedajúce záznamy do účtovníctva. (Ako bolo spomenuté v popise Kedy sa vysiela záznam do účtovníctva, skladové doklady aj nesúhrnne účtované nemôžu vysielať zápisy do účtovníctva ihneď po vystavení, pretože nemajú napočítané skladové ceny).
  • Zaúčtovanie odpisov - Záznamy odpisov kariet majetku (a to s nastaveným radom odpisov so súhrnným aj nesúhrnným účtovaním) je možné zaúčtovať iba dávkovo práve funkciou Zaúčtovať. Funkcia vygeneruje pre vybrané záznamy odpisov zdrojové doklady odpisov, príslušné súhrnné alebo nesúhrnné účtovné doklady a vyšle zodpovedajúce záznamy do účtovníctva. (Ako bolo spomenuté v popise Kedy sa vysiela záznam do účtovníctva, odpisy nemôžu generovať žiadnu požiadavku do účtovníctva pri svojom vzniku (výpočte odpisov), keďže v tom momente ešte nie sú dokladom, dokladom sa stanú až akciou zaúčtovania do účtovníctva.) Viď tiež popis funkcie Zaúčtovať v záložke Zoznam odpisov.
  • Preúčtovanie už zaúčtovaných dokladov - vo všetkých agendách, v ktorých je táto funkcia k dispozícii, môže byť použitá na preúčtovanie dokladu(ov) s možnosťou zmeniť spôsob účtovania daného dokladu na doklade pamätaný. Takže funkcia Zaúčtovať je jednou z možností, ako vyvolať preúčtovanie dokladu(ov).

Ak sú v zozname nejaké doklady označené, tak funkcia spracuje označené doklady, v opačnom prípade spracuje aktuálny záznam. Po spustení funkcie program skontroluje, či medzi označenými dokladmi nie sú doklady v odlišných radoch. v kladnom prípade vás na túto skutočnosť upozorní a umožní vám akciu hromadného zaúčtovania prerušiť. (Ak budete pokračovať, tak v prípade súhrnného účtovania dokladov vystavených v iných radoch bude vygenerovaný väčší počet súhrnných dokladov). Ďalej sa zobrazí dialógové okno:

Príklad dialógu po vyvolaní Hromadného zaúčtovania. ABRA vzhľad modrý.

Máte možnosť nastaviť nasledovné položky:

Názov Popis
Dátum účtovania

Není-li zatrženo, určuje datum účtování parametr Nastavení datumu účtování při skl. uzávěrce.

Je-li zatrženo, nastavení parametru se ignoruje a datum se stanoví podle možnosti vybrané v tomto dialogu. K dispozícii sú nasledujúce voľby:

  • Vybrané datum - je možné zadat společné datum účtování pro všechny zpracovávané doklady. Zadané datum přepíše položku datum účtování pamatovanou na zdrojových dokladech, ale pouze v případě, že je na daném dokladu pamatován jiný způsob účtování než Neúčtovat/zrušit. Objasníme na príklade:

    Príklad: Máme pokladničné príjmy vystavené ako doklady s DPH v dňoch 1.9. až 30.9 a nech okrem dátumu vystavenia (resp. predvyplneného dátumu účtovania) sú všetky položky podstatné pre účtovanie zhodné. Pokiaľ všetky tieto účtenky zaúčtujeme hromadne súhrnným účtovaním a nezadáme spoločný dátum účtovania, vznikne súhrnný doklad s viacerými riadkami (nie je možné do jedného riadka súhrnného dokladu zlúčiť doklady s rôznym dátumom účtovania). Pokiaľ zadáme dátum účtovania spoločný, účtované príjemky budú zlúčené do jedného riadka výsledného súhrnného dokladu.

    Pozor! Na pokladničných dokladoch, ktoré patria do evidencie DPH, je dátum vystavenia zároveň dátumom uskutočnenia zdaniteľného plnenia a predvypĺňa sa na doklade aj ako dátum účtovania. Hromadná zmena dátumu účtovania spracovávaných dokladov môže mať za následok, že si dátum účtovania a dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia nezodpovedajú.
    Preto majte pri zadávaní spoločného dátumu účtovania na pamäti, že by mal ležať v zdaňovacom období súhrnne zaúčtovaných dokladov!

  • Dle data dokladu - jako datum účtování se použije datum dokladu.
  • Dle data skladové uzávěrky - pokud byl doklad oceněn více skladovými uzávěrkami, použije se datum poslední z nich

Položka nie je k dispozícii pri zaúčtovaní odpisov, pretože tam nemá význam. Na doklad odpisov sa doplní dátum posledného dňa daného mesiaca a nie je možné ho meniť.

Predkontácie

Môžete zadať spoločnú predkontáciu. Ak spoločná predkontácia nie je zadaná, použijú sa predkontácie zadané na dokladoch, ak zadaná je, predkontujú sa podľa nej všetky spracovávané doklady, s tým, že predkontácia zadaná na doklade sa nijako neprepisuje.

Položka nie je k dispozícii pri zaúčtovaní odpisov, pretože tam nemá význam. Na doklad odpisov sa doplní predkontácia zadaná v kmeňových údajoch karty majetku.

Strediská, ktoré sú jednou z kontovaných položiek, sú chránené objekty. Predsa len predkontácia použitá na zaúčtovanie daného dokladu doplní podľa svojej definície strediská aj v prípade, že k nim užívateľ nemá príst.práva, no program potom nepovolí takýto doklad uložiť, resp. akciu zaúčtovania vykonať (pokiaľ nejde o doklad s nastavením neúčtovať), keďže nemôže na takéto stredisko záznamy zaúčtovať. Predkontácie stredísk teda definujte s uvážením, aby nedochádzalo k zbytočným kolíziám pri použití kontácie užívateľom bez prístupových práv k strediskám, ktoré daná predkontácia dopĺňa.

Súhrnné doklady

Zobrazuje informáciu o tom, koľko dokladov z všetkých spracovávaných sa má účtovať súhrnne (tzn. má odkaz na súhrnný účtovný rad). Ďalej je možné pomocou skrytého zoznamu nastaviť, akým spôsobom sa majú zaúčtovať teraz. Predvypĺňa sa hodnota zhodná tzn. súhrnne. Ale v prípade potreby sa dá zvoliť aj spôsob Zrušiť zaúčtovanie, resp. Nesúhrnne. Spôsob účtovať nesúhrnne sa v skrytom zozname ponúka len vtedy, ak k spracovávaným zdrojovým radom existujú nesúhrnné účtovné rady (tzn. už boli založené, pretože je alebo bolo nastavené niekedy v minulosti nesúhrnné účtovanie príslušného zdrojového radu). Celé objasníme na príklade:

Doklad je zaúčtovaný nesúhrnne a je už v denníku. Vyvoláme jeho preúčtovanie funkciou Zaúčtovať na hromadné zaúčtovanie a zvolíme "účtovať súhrnne". Príslušný súhrnný účtovný rad má aktuálne nastavené "účtovať do žiadostí". Potom sa zaúčtovanie dokladu v denníku zruší a v žiadostiach pribudne nová žiadosť, ale tentokrát na zaúčtovanie príslušného súhrnného dokladu. (Napr. máte niekoľko pokladničných dokladov zaúčtovaných nesúhrnne a teraz sa rozhodnete zmeniť aktuálne nastavenie radu dokladov na úspornejšie súhrnné účtovanie. Súčasne chcete súhrnne preúčtovať aj už zaúčtované doklady. Takže ich označíte a spustíte funkciu Zaúčtovať na hromadné zaúčtovanie, kde zadáte účtovať súhrnne).

Ak sú naraz označené na spracovanie doklady z viacerých radov a pre všetky tieto rady nemusia existovať príslušný nesúhrnný resp. súhrnný rad, voľba sa zmení na účtovať "Pokiaľ možno súhrnne", resp. "Pokiaľ možno nesúhrnne". Pokiaľ pre daný doklad žiaden súhrnný rad neexistuje, tak sa voľba neponúka.

Nesúhrnné doklady Podoba predošlej položky, tzn. zobrazuje počet dokladov zaúčtovaných nesúhrnne. Spôsob účtovania sa dá opäť zmeniť na Zrušiť zaúčtovanie resp. účtovať Súhrnne (ak existuje príslušný súhrnný účtovný rad).
Neúčtované Podoba predchádzajúcej položky, tzn. zobrazuje počet dokladov, ktoré nemajú odkaz na účtovný rad, tzn. nemajú sa účtovať. Spôsob účtovania je možné zmeniť, ale opäť musí k zdrojovým radom spracovávaných dokladov existovať účtovný súhrnný alebo nesúhrnný rad.