Procesná tvorba dokladov - Vratka dodacieho listu → Dobropis faktúry vydanej

Ide o jednu z možností tvorby dobropisu faktúry vydanej (DV). Odkiaľ je možné tvorbu DV vyvolať a aké sú ďalšie podmienky pre vytvorenie nového DV, pozri popis funkcie Nový v záložke Zoznam agendy DV. Čo je procesná tvorba dokladov a jej význam, viď kap. Procesná tvorba dokladov - všeobecne. Všeobecný postup viď kap. Procesná tvorba dokladov - Fázy a sprievodca tvorbou dokladu. Tu uvedieme konkrétne údaje týkajúce sa procesnej tvorby dokladu Dobropis faktúry vydanej (DV) podľa dokladu Vratka dodacieho listu (VR):

Ďalej je tu uvedené:

Dobropis vydaný je inverzný doklad, ktorý musí mať väzbu na zdrojovú faktúru. A preto pokiaľ táto väzba nie je známa, je najskôr nutné vybrať príslušnú faktúru, ku ktorej má byť dobropis vystavovaný. Ďalej viď popis funkcie Nový v záložke Zoznam agendy DV. Potom je už možné pokračovať tvorbou dobropisu podľa vratky (resp. s importom vratky) výberom vratky.

Odkiaľ je napríklad možné vyvolať tvorbu pre dvojicu VR-DV?

Výber zdrojových dokladov

Tu je možnosť vybrať zdrojový doklad.

Výber zdrojových dokladov tu prebieha odlišne od väčšiny iných prípadov procesnej tvorby dokladov (viď všeobecný popis fázy Výber zdrojových dokladov). Pre výber zdrojových dokladov sa neponúka Sprievodca výberom dokladu ani sa neoznačujú priamo v záložke zoznam.

V dialógovom okne sa ponúkne zoznam vratiek, ktoré možno do editovaného dobropisu aktuálne importovať. Ktoré vratky sú v danom okamihu do daného dobropisu importovateľné a za akých okolností, viď ďalej. V zozname je uvedený pôvod vratky, tzn. číslo dodacieho listu, ku ktorému bola vratka vystavená:

Príklad zoznamu vratiek ponúknutých k importu do editovaného dobropisu

Pokiaľ nie je ponúknutý zoznam prázdny, môžete jednu vratku vybrať. Pokiaľ je ponúknutý zoznam prázdny, tak neexistuje žiadna vratka, ktorú by bolo možné v danom okamihu importovať a v importe vratky nie je možné pokračovať.

Podmienky, ktoré musia byť splnené, aby sa ponúkala nejaká VR na import:

  • na faktúre ešte zostáva niečo na dobropisovanie, tzn. celá ešte nebola dobropisovaná
  • a súčasne existuje nejaká vratka, ktorá spĺňa nasledujúce podmienky (musia byť splnené všetky súčasne):
    • vratka bola vystavená k jednému z dodacích listov čerpaných do dobropisovanej faktúry
    • vratka nemá nastavený príznak Vybavené
    • vratka obsahuje aspoň jeden riadok čerpaný z týchto dodacích listov do práve dobropisovanej faktúry
    • z tohto riadku možno do editovaného dobropisu k danej faktúre aktuálne čerpať. Riadok vratky možno do editovaného dobropisu aktuálne čerpať vtedy:

      • pokiaľ nebol dosiaľ celkom vyčerpaný do iného dobropisu resp. vrátenia príjmov

        Pokiaľ vratka vznikla automaticky spolu s dobropisom, potom je do dobropisu vyčerpaná celá a nie je ju možné ďalej čerpať, teda importovať do tvoreného dobropisu.

        V zobrazenom zozname vratiek ale môžu existovať samostatné vratky (bez dobropisov). Tie vznikli buď vytvorením samostatnej vratky k niektorému z dodacích listov čerpaných do faktúry, alebo vznikli spolu s dobropisom k danej faktúre, ktorý bol neskôr zmazaný.

      • a pokiaľ editovaný dobropis aktuálne neobsahuje žiadny riadok k riadku faktúry, ktorý by bol súčasne na danej vratke (keďže dobropis nemôže obsahovať súčasne dva alebo viac riadkov, ktoré pochádzajú z jedného pôvodného riadka faktúry).

        Tato podmínka se testuje pro všechny typy řádků případně obsažených na VR, tj. i pro řádky typu 0,1.

        Kedy sa na VR môžu vyskytovať aj riadky typu 0,1, viď popis Typu riadka na VR.

        Majme DL, na ktorom sú riadky typu 0,1,2 a 3. K nemu majme samostatnú VR (bez väzby na dobropis) na čiastočný počet z DL, na ktorom nech sú tiež riadky typu 0,1,2 a 3. Ďalej k DL majme FV, na ktorej sú rovnako všetky riadky typu 0,1,2 a 3 a vystavujeme dobropis. Do DV nech sa predvyplnia z FV všetky typy riadkov. Pokiaľ chceme naimportovať množstvo z našej VR, musíme tieto predvyplnené riadky najskôr vymazať (keďže pochádzajú z tých istých riadkov FV), a to všetky, teda aj riadky typu 0 a 1. (Ďalej viď, ktoré riadky sa z vratky importujú.) Inak sa VR k importu ponúkať nebude.

      VR, ktoré spĺňajú vyššie uvedené podmienky, ale z ktorých nemožno nič importovať, keďže dané riadky, ktoré by z nich prichádzali do úvahy, sú už na faktúre celkom dobropisované, sa taktiež neponúkajú.

Jednotlivé podmienky objasníme postupne na ďalších príkladoch:

Príklad 1: Faktúra je celá dobropisovaná:

Majme faktúru FV-1/01 obsahujúcu riadok typu 3 so skladovou kartou HDD v počte 10ks importovaný z DL-4/01 v celkovej cene 100 EUR a ďalej riadok typu 1 napr. na poštovné s cenou 7 EUR. Nech už existujú dobropisy tak, že je na nich celkom dobropisované všetkých 10ks tovaru a celková dobropisovaná suma je 107 EUR. K faktúre so pokúsime vystaviť ďalší nový dobropis. Nebude to možné, keďže obsah editovaného dobropisu by bol prázdny, žiadne riadky by sa nepredvyplnili a ani žiadne by nebolo možné importovať. (Zoznam vratiek na import by bol taktiež prázdny (žiadne nie je možné importovať), aj keby k DL-4/01 existovali.)

Príklad 2: Vratka musí být k dodacímu listu čerpanému do faktury a obsahuje řádek čerpaný do FV

Mějme dodací list DL-6/01 s řádkem typu 3 na kartu HDD v počtu 10ks a dále na kartu CAS v počtu 4ks. K dodaciemu listu DL-6/01 existuje vratka VR-6/01 na 1ks HDD, ďalej vratka VR-7/01 na 1ks CAS a ďalej vratka VR-8/01 na 1ks HDD a 1ks CAS. Z DL-6/01 je riadok s kartou HDD v počte 8ks importovaný do faktúry FV-1/01 a riadok s kartou CAS v počte 2ks do faktúry FV2/01. Ďalej existuje vratka VR-9/01, ktorá je však k inému dodaciemu listu DL-7/01, ktorý nie je ani čiastočne čerpaný do FV-1/01.

Vystavujeme dobropis K FV-1/01 funkciou Nový podľa vratky (teda s importom vratky). V zozname vratiek sa ponúka k importu iba VR-6/01 a VR-8/01 (z tej by sa importoval len riadok s kartou HDD). Vratka VR-7/01 sa neponúka, keďže neobsahuje ani jeden riadok čerpaný z DL-6/01 do dobropisovanej faktúry FV-1/01 (teda by z nej nešlo nič do editovaného dobropisu importovať, teda nemá zmysel ju ponúkať.) Taktiež sa neponúka vratka VR-9/01.

Príklad 3: Řádek vratky nebyl dosud zcela vyčerpán
Mějme situaci dle příkladu 2, s tím, že vratku VR-6/01 naimportujeme do dobropisu a tento uložíme. Teraz vystavujeme ďalšej nový dobropis podľa vratky. K importu sa už ponúka len VR-8/01. (VR-6/01 sa už neponúka, už bola vyčerpaná).

Príklad 4: Editovaný dobropis již obsahuje takový řádek k řádku FV
Mějme dodací list DL-5/01 na 10ks karty HDD. Existujú k nemu dve vratky VR-1/01 na 1ks HDD a VR-2/01 na 2ks HDD. DL-5/01 je v počte 7ks importovaný do faktúry FV-1/01. Faktúra zatiaľ nie je dobropisovaná. Vystavujeme dobropis k danej faktúre funkciou Nový podľa vratky. K importu sa ponúkajú obe vratky. Zvolíme VR-1/01. Pokiaľ budeme chcieť znova importovať funkciou Import, už sa žiadna vratka neponúkne, teda ani VR-2/01, keďže z nej nič nemožno aktuálne importovať: obsahuje totiž iba riadok pochádzajúci z rovnakého riadka dodacieho listu čerpaného do riadka dobropisovanej faktúry a k takému riadku faktúry už v editovanom dobropise riadok existuje: naimportovaný z VR-1/01.

Pokiaľ by sme riadok práve importovaný z VR-1/01 vymazali a zvolili znovu funkciu Import, už by sa ponúkali opäť obe vratky a mohli by sme importovať VR-2/01.

K podobnej situácii by došlo, pokiaľ by sme dobropis vystavovali funkciou Nový (Bez väzby). Potom bol v dobropise predvyplnený riadok na 7ks HDD. Žiadne vratky na import by sa už neponúkali, keďže dobropis už obsahuje riadok k tomu istému riadku faktúry ako vratky a to ten predvyplnený na 7ks.

Pokiaľ by sme predvyplnený riadok vymazali a zvolili Import vratiek, začali by sa v tom momente ponúkať na import opäť obidve.

Vstupné kontroly vybraných dokladov

Z vstupných kontrol uvedených v rámci všeobecného popisu fázy Vstupné kontroly vybraných dokladov tu prichádzajú do úvahy nasledujúce:

Ďalší postup

Pri vytváraní DV podľa VR sa nevyvoláva sprievodca tvorbou dokladu, len sa vykoná nasledujúci krok:

Otázka k spôsobu čerpania z VR (s opravou/bez opravy)

Keďže tu ide o import vratky dodacieho listu do editovaného dokladu, program sa spýta, či si želáte editovať editovaný doklad v režime čerpania s opravou alebo bez opravy vratly, viď ďalej.

Editácia predpripraveného dokladu

Riadky dobropisu faktúry vydanej sú predvyplnené podľa údajov z vratky dodacích listov. Hlavičkové údaje sa z vratky nepreberajú, sú predvyplnené zo zdrojovej faktúry (ide o inverzný doklad). Predvyplnené údaje tvoreného dokladu však môžete dodatočne zmeniť či doplniť. Ďalší postup je štandardný ako pri iných dokladoch, preto viď ďalej všeobecný popis fázy Editácia predpripraveného dokladu a návrat späť.

Pravidlá pre čerpanie - importovateľné riadky

Pri importe platia pre počty a sumy nasledujúce pravidlá:

  • Medzi VR a DV vzniká pevná väzba. Viď záložku X-väzby VR a X-väzby DV.
  • Doklady je možné importovať aj čiastočne (tzn. len niektoré ich riadky alebo len časť niektorého riadka, viď kap. Importy dokladov - väzby medzi dokladmi)
  • Pokiaľ importujete vratku, naimportujú sa z nej pochopiteľne len tie riadky, ktoré majú pre daný dobropis zmysel, viď vyššie Podmienky, ktoré musia byť splnené, aby sa ponúkala nejaká VR na import.

    Pre počty na vratkách a dobropisoch musí byť splnené:

    • vrátiť vratkami (všetkými vratkami k danému DL) je možné maximálne toľko, koľko bolo na riadku vystaveného dodacieho listu
    • dobropisovať na dobropise možno maximálne toľko, koľko bolo na faktúre (keďže dobropis je sám inverzným dokladom k faktúre a nemožno vrátiť viac, ako je na prvotnom doklade).
    • z vratiek sa importuje maximálne zostávajúca dosiaľ nečerpaná časť, tzn. dosiaľ nevyčerpané riadky s počtami, ktoré z nich ešte možno čerpať.

    Či predvyplnené počty budete môcť prekročiť, alebo nie, záleží jednako na tom, či čerpáte vratku s opravou či bez opravy vratky, viď ďalej a potom samozrejme na tom, koľko možno ešte dobropisovať a koľko z dodacieho listu ešte možno vracať. Čerpanie "S opravou VR"/"Bez opravy VR" viď ďalej, popis predvypĺňania a opráv počtu viď položka Počet na DV a položka Počet na VR.

  • Importovať je možné vždy len Importovateľné riadky:

    Kedy sa na VR môžu vyskytovať aj riadky typu 0,1, viď popis Typu riadka na VR.

Teda, pokiaľ importujete vratku dodacieho listu, ktorá už bola čerpaná čiastočne do iného dobropisu alebo vrátenia príjmu, naimportuje sa z nej len zostávajúca doteraz nečerpaná časť, tzn. doteraz nevyčerpané riadky typu 2 a 3 s počtami, ktoré ešte je možné čerpať a súčasne tie, ktoré ešte je možné dobropisovať. Ak predvyplnený počet znížite, pôjde o čiastočný import. Či tieto počty budete môcť prekročiť alebo nie, závisí od toho, či čerpáte vratku s opravou alebo bez opravy vratky (tzn. či ste zvolili režim čerpania s opravou alebo bez opravy, viď ďalej).

Pokiaľ ste z danej vratky do daného dobropisu čerpali iba čiastočné množstvo a teraz do nej chcete dočerpať zvyšok, môžete tak učiniť priamo zvýšením čerpaného počtu v záložke Obsah daného dobropisu. Počet možno samozrejme zvyšovať len v obmedzenej miere a to s ohľadom na počet, ktorý ešte možno dobropisovať a počet, ktorý ešte možno z vratky čerpať.

  • Doklad alebo jeho časť je možné do toho istého dokladu importovať opakovane, ale samozrejme jedine vtedy, pokiaľ sa daná VR znovu na import ponúka.(Viď podmienky ponúkania aktuálne importovateľných VR).

    Ako je to s možnosťou znovu naimportovať prípadné vymazané riadky v rámci tej istej editácie, viď popis pri funkcii Vymazať v navigátore v záložke Obsah DV.

  • Importované doklady je možné odpojiť v záložke Importované doklady (a zmazať tak všetky z nich importované riadky, napr. pre prípad omylom naimportovaného dokladu) alebo je možné importované riadky zmazať ručne (po jednom alebo aj hromadne označené).

    Ako je to po odpojení resp. vymazaní riadkov s prípadným súčasným vymazaním riadkov aj z VR, viď popis pri funkcii Vymazať v navigátore v záložke Obsah DV.

  • Hodnoty riadkových užívateľsky definovateľných položiek sa zo zdrojových dokladov do cieľového dokladu importujú automaticky, pokiaľ tieto položky spĺňajú podmienky pre vzájomný import, viď všeobecný popis import hodnôt užívateľsky definovateľných položiek. Pokiaľ ich preberať nechcete, upravte definíciu daných položiek.

Režimy čerpania "S opravou VR"/"Bez opravy VR"

Pokiaľ importujete vratky (VR), môžete si zvoliť, či budete chcieť tieto vratky súčasne aj opravovať, či nie. Tzn., či prípadné zmeny v riadkoch naimportovaných z daných vratiek budú chápané ako oprava týchto vratiek alebo nie. Podľa toho sa líši následné chovanie systému.

Môžete voliť z dvoch režimov:

  • Čerpanie z VR "Bez opravy VR" - Tzn. čerpanie z riadka VR bez opravy tohto riadka. V tomto prípade platí.:

    • Do dobropisu môžete importovať (čerpať) maximálne len také množstvo, ktoré možno dobropisovať a ktoré zostáva na čerpanie na danej vratke, tzn. ešte nebolo importované do žiadneho iného dobropisu či vrátenia príjmu.
    • Pokiaľ zadáte menšie množstvo, ako je k dispozícii na čerpanie na vratke, potom pôjde o čiastočný import, tzn. do dobropisu čerpáte iba časť z danej vratky.
    • Vlastný obsah vratky sa v tomto prípade čiastočným importom (teda po zmene počtu zadaním menšieho množstva v riadku dobropisu importovaného z vratky) nijako nezmení!

      Riadky s kartami so šaržami/sér.číslami čiastočne čerpať nie je možné, je možné čerpať iba celý počet, viď Použitie šarží/sér. čísel na dokladoch.

  • Čerpanie z VR "S opravou VR" - Tzn. čerpanie z riadka VR s opravou tohto riadka. V tomto prípade záleží na tom, či daný riadok VR je možné do editovaného dokladu naimportovať celý (tzn. či už bol predtým čiastočne importovaný (čerpaný) do iného dobropisu faktúry vydanej (DV) či vrátenia pokladničného príjmu (VP) alebo nie a či množstvo na riadku importovanom z vratky je menšie alebo sa rovná množstvu, ktoré je možné ešte dobropisovať), či bol ocenený skladovou uzávierkou a či má užívateľ právo opravovať VR:

    • Riadok VR je možné naimportovať celý (tzn. ešte nebol čiastočne čerpaný a množstvo na riadku importovanom z vratky je menšie alebo sa rovná množstvu, ktoré je možné ešte dobropisovať), ani nebol ocenený skladovou uzávierkou a užívateľ má právo opravovať VR - Potom režim čerpania tohto riadka "S opravou VR" možný je a program ho nastaví. Potom zmenou naimportovaného množstva na dobropise rovno automaticky opravujete aj množstvo na vratke. Tzn. pokiaľ na DV zmeníte množstvo predvyplnené z naimportovaného riadka VR, bude táto zmena chápaná ako oprava daného riadka VR.

      Teda, pokiaľ množstvo znížite, nepôjde o čiastočné čerpanie riadka VR (ako v režime "Bez opravy"), ale o jeho opravu na menšie množstvo. A naopak môžete množstvo zvýšiť, zvýši sa aj na importovanej vratke. Meniť predvyplnené množstvo na dobropise, alebo na vratke však nejde celkom ľubovoľne:

      • vždy musí platiť, že na dobropise bude maximálne toľko, koľko ešte možno dobropisovať z dobropisovanej faktúry a súčasne na vratke môže byť maximálne toľko, koľko možno ešte vracať z dodacieho listu, ku ktorému je táto vratka vystavená (ide o ten dodací list, ktorý je čiastočne alebo celkom importovaný do dobropisovanej faktúry...)

      Vlastný obsah vratky sa teda po uložení dobropisu zodpovedajúcim spôsobom zmení!!!

    • Riadok VR nie je možné naimportovať celý (tzn. už bol čiastočne čerpaný alebo množstvo na importovanej vratke je väčšie ako množstvo, ktoré je možné ešte dobropisovať) alebo bol ocenený skladovou uzávierkou alebo užívateľ nemá právo opravovať VR - Potom režim čerpania tohto riadka "S opravou VR" možný nie je. Program na túto skutočnosť upozorní a nastaví režim "Bez opravy VR", viď vyššie.

    Pokiaľ je v editovanom doklade aj riadok predvyplnený z dobropisovanej faktúry (nie naimportovaný z VR), tak na tento bude v každom prípade generovaná nová vratka. Teda novo pridané riadky sa nepridávajú na prípadnú importovanú vratku, ani keď ju importujete v režime čerpania s opravou VR.

    Informácia o režime čerpania daného riadka vratky je v takom prípade pri každom riadku uvedená v položke "Spôsob importu" v záložke Obsah dobropisu vydaného.

    Podobné pravidlá ako pre počty platia aj pre sumy.

Režimy objasníme na príkladoch:

Príklad 1: Majme dodací list DL-1 na 10 ks karty K. K nemu nech existuje samostatná vratka VR-1 na 2,5ks. Potom je DL-1 naimportovaný do faktúry vydanej FV-1 v počte 2ks. Teraz vystavujeme dobropis k tejto faktúre. Množstvo, ktoré možno na tejto faktúre dobropisovať, je maximálne 2ks. Tieto 2 ks sú predvyplnené ako vratený riadok z faktúry, pokiaľ vystavujeme DV bez importu VR. Pokiaľ ho ale vymažeme a zvolíme import týchto dvoch kusov z vratky VR-1, nebude možný režim "S opravou VR" a pôjde o režim čerpania "Bez opravy VR" (počet na vratke je väčší, ako je možné dobropisovať, tzn. z vratky budeme do daného dobropisu čerpať len 2ks).

Príklad 2: Iná situácia by bola, pokiaľ by naša faktúra bola vystavená napr. na 7,5 ks. Pokiaľ by sme k nej vystavovali dobropis, bol by na ňom predvyplnený riadok na 7,5ks. Pokiaľ by sme ho vymazali a potom dali Import z vratky VR-1, mohla by sa táto naimportovať celá, teda režim čerpania "S opravou VR" by bol možný.

Celé zrekapitulujeme na záverečnom príklade.

Majme dodací list DL16 na 7ks karty CAS. DL16 je importovaný do faktúry FV15 v počte 4,5ks za jednotkovú cenu 10 EUR a ďalej do FV16 v počte 2,5ks za jedn. cenu 12 EUR. K DL16 ďalej existujú samostatné vratky VR17 na 3ks a VR18 na 2ks (vznikli ako vratky s dobropismi k FV15 a FV16, ale dobropisy boli neskôr zmazané).

  1. Vystavujeme nový dobropis k FV15 bez importu již existujících vratek. Program nám do Obsahu dobropisu predvyplní maximálne množstvo, ktoré je možné v tejto situácii vrátiť, čo je minimum z dvoch hodnôt:

    - kolik se ještě může vracet, tj. počet kusů na DL minus součet kusů na všech vratkách k DL
    - kolik se ještě může dobropisovat, tj. počet kusů na dobropisované FV minus součet kusů na všech dobropisech patřících k FV.

    ⇒ tj. v našem příkladu

    - počet kusů na DL16 minus součet kusů na všech vratkách k DL16, tj. 7-(3+2)=2
    - počet kusů na FV15 minus součet kusů na všech dobropisech patřících k FV15, tj. 4,5-0=4,5 za celkovou částku 450,-Kč

    ⇒ minimum je 2, takže v novém dobropisu jsou předvyplněny 2 ks

    Iná možnosť je, do daného dobropisu zahrnúť už existujúcu vratku. Predvyplnený riadok z predchádzajúcej časti vymažeme a zvolíme funkciu Import vratiek. Program ponúkne zoznam vratiek VR17 a VR18. Zvolíme VR17. Na Vratke VR17 sú 3ks, ktoré ešte neboli importované do žiadneho dobropisu ani vrátenie príjmu, teda možno všetky 3 ks importovať. Dobropisovať možno 4,5ks, teda riadok vratky sa naimportuje celý. Predvyplní sa z neho teda riadok v počte 3ks po 100 Sk teda v celkovej cene 300Sk.

  2. Vystavujeme Dobropis k faktuře FV16 (místo k FV15). Program nám podobne ako v AdA) predvyplní riadok na minimum z:

    - počet kusů na DL16 minus součet kusů na všech vratkách k DL16, tj. 7-(3+2)=2
    - počet kusů na FV16 minus součet kusů na všech dobropisech patřících k FV16, tj. 2,5-0=2,5 za celkovou částku 300,-Kč

    ⇒ minimum je 2, takže v novém dobropisu jsou předvyplněny 2 ks.