Záložka Schvaľovanie - všeobecne

Táto záložka slúži:

  • Na zobrazenie priebehu schvaľovania aktuálneho dokladu - Je tu teda vidieť, kto má doklad práve schváliť a či tak už urobil alebo nie, prípadne či doklad vrátil na dopracovanie a prečo alebo či ho zamietol a prečo, vrátane informácií o dátume a čase.
  • Na vlastné schvaľovanie (pri záznamoch, kde sa požaduje schválenie od prihláseného užívateľa).

Z hľadiska procesu schvaľovania je záložka nutná na zahájenie prvého kola schvaľovania. Ďalší proces schvaľovania už je vhodnejšie vykonávať z agendy Schvaľovanie dokladov, keďže tá je na schvaľovanie dokladov špeciálne určená. (Centrálna správa všetkých schvaľovaných dokladov, možnosť schvaľovania hromadne viacerých požiadaviek naraz a pod.).

Je k dispozícii v agendách, kde má schvaľovanie zmysel, ale len vtedy, keď je v parametri Používať schvaľovanie nastavená hodnota Áno. Viď tiež Čo je potrebné na prevádzku schvaľovania dokladov.

Netýka sa agendy Požiadavky na schválenie výdajov, kde je záložka prítomná aj vtedy, pokiaľ je parameter nastavený na Nie.

Typy dokladov, ktoré schvaľovanie podporujú:

Záložka je obdobou záložky Priebeh Schvaľovania z agendy Schvaľovanie dokladov.

V hornej časti záložky sú k dispozícii rovnaké položky ako v hornej časti záložky Priebeh Schvaľovania. Ich význam vyplýva z ich popisu v agende Schvaľovanie dokladov v záložke Priebeh Schvaľovania.

Záložka ďalej obsahuje prvok needitovateľný zoznam, v ktorom je zobrazený zoznam doteraz vzniknutých záznamov o schvaľovaní aktuálneho dokladu zo záložky Zoznam danej agendy. V zozname sú ku každému záznamu uvedené jeho základné údaje. Význam jednotlivých tu zobrazených položiek vyplýva z ich názvu alebo z ich popisu v agende Schvaľovanie dokladov v záložke Priebeh Schvaľovania.

Aktuálne požiadavky čakajúce na schválenie, ktoré môžu byť schválené od aktuálne prihláseného užívateľa, sú graficky zvýraznené inou farbou, aby bolo na prvý pohľad zrejmé, že je potrebné sa im venovať. Spôsob zistenia, či aktuálne prihlásený užívateľ môže danú požiadavku schvaľovať, viď Kto môže byť konkrétnym schvaľovateľom. Ďalej viď popis v záložke Zoznam agendy Schvaľovanie dokladov.

Zobrazenie zoznamu v tejto záložke

V niektorej časti tejto záložky môže byť zobrazený Zoznam, teda záznamy zo záložky zoznam (podrobnejšie viď Spoločné prvky v dokladových agendách - záložka Detail).

Zobrazenie zoznamu závisí od aktuálneho nastavenia v menu Nastavenie pre danú agendu a prihláseného užívateľa.

Funkcie k tejto záložke:

Klasický editačný režim s ukladaním vykonaných zmien, ako bol popísaný v kap. editácia záznamov v číselníkoch v tejto záložke neprebieha, tým pádom sa tu štandardné funkcie pre režim editácie v číselníkoch neponúkajú. Pridávanie a odoberanie príloh prebieha spôsobom priamej editácie prostredníctvom funkcií uvedených ďalej.

Ako bolo povedané v kap. Ako začať používať skupinu Workflow, funkcie na schvaľovanie (Schváliť, Zamietnuť, ...) nepotrebujú nastavovať prístupové práva, pretože prístup k funkciám sa riadi schvaľovacím scenárom a vyhodnotením, kto môže byť konkrétnym schvaľovateľom.

Názov Kl. Ik. Doplňujúci popis
Zahájiť Shift
+F2
 

Funkcia je pre daný doklad dostupná len:

Čo funkcia vykoná, závisí od toho, či ide o zahájenie prvého kola schvaľovania alebo ďalšieho kola:

  • Ide o zahájenie prvého kola schvaľovania - Po vyvolaní funkcie sa zaháji prvé kolo schvaľovania s číslom jedna. Podľa definícií schvaľovania zadaných v schvaľovacích scenároch sa pre daný doklad vygeneruje zoznam schvaľovateľov s poradím 1 (alebo najnižším nájdeným). Doklad prejde do stavu "čaká na schválenie". Pokiaľ sa zistí, že nie je vyžadovaný žiadny schvaľovateľ (buď nie je definovaný pre daný typ dokladu žiadny predpis schvaľovania alebo sa má použiť len za určitej podmienky a podmienka nie je splnená), tak sa len zvýši číslo kola schvaľovania a doklad sa označí rovno ako schválený.
  • Ide o zahájenie ďalšieho kola schvaľovania - Po vyvolaní funkcie sa zaháji ďalšie nové kolo schvaľovania s číslom o jedna vyšším. Podľa definícií schvaľovania zadaných v schvaľovacích scenároch sa pre daný doklad znovu vygeneruje zoznam schvaľovateľov s poradím 1 (alebo najnižším nájdeným). Doklad prejde do stavu "čaká na schválenie". Pokiaľ sa zistí, že nie je vyžadovaný žiadny schvaľovateľ (buď bol pre daný typ dokladu predpis schvaľovania medzitým zmazaný alebo sa má použiť len za určitej podmienky a podmienka nie je aktuálne splnená), tak sa len zvýši číslo kola schvaľovania a doklad sa označí rovno ako schválený.

    Nech v schvaľovacom scenári je definované, že ponuky na celkovú sumu vyššiu ako 100000 má schvaľovať vedúci obchodu. Obchodník vystaví takúto ponuku a vyvolá funkciu Zahájiť. Vygeneruje sa jedna požiadavka na schválenie od vedúceho obchodu. Ten ponuku vráti na doplnenie s tým, že odporučí iný model výrobku, ktorý je súčasne o niečo lacnejší. Tým sa celková cena dostane pod 3000. Pokiaľ obchodník ponuku opraví a zaháji ďalšie kolo schvaľovania, vyvolá znovu funkciu Zahájiť, ďalšia požiadavka na schválenie sa už nevygeneruje a doklad rovno prejde do stavu Schválené.

Pri ponukách vydaných je zahájenie schvaľovania jednou z akcií, ktorá môže vyvolať automatickú zmenu stavu ponuky vydanej.

Opačný postup, tzn. ručné nastavenie stavu s typom automatickej zmeny "4 = po zahájení schvaľovacieho scenára" na ponuke vydanej nespôsobí zahájenie schvaľovacieho kola.

Schváliť F2  

Funkcia je pre daný doklad dostupná len:

Po vyvolaní funkcie sa zobrazí modálne okno, kde je možné doplniť poznámku. Po zadaní poznámky sa pri danej požiadavke nastaví stav "schválené". Rovnako sa zaznamená identifikácia konkrétneho užívateľa, ktorý doklad schválil, a dátum a čas schválenia. Zároveň sa v schvaľovacích scenároch overí, či k dokladu existuje ešte nejaký ďalší schvaľovateľ s rovnakým poradím schvaľovania, ktorý ešte doklad neschválil. Pokiaľ už žiadny taký nie je, vyvolá sa automaticky generovanie ďalších schvaľovateľov podľa definícií schvaľovania s poradím o jednotku vyšším (resp. najbližším vyšším). Pokiaľ z definícií vyplynie nejaký ďalší schvaľovateľ, vygeneruje sa pre neho ďalšia požiadavka na schválenie. Pokiaľ už žiadny ďalší schvaľovateľ nie je požadovaný, je doklad celkovo schválený.

To,či bude možné schválený doklad ešte nejako opraviť a ukončený schvaľovací proces tým stornovať, závisí od zadaných povolení opráv.

Pri ponukách vydaných je schválenie jednou z akcií, ktorá môže vyvolať automatickú zmenu stavu ponuky vydanej.

Opačný postup, tzn. ručné nastavenie stavu s typom automatickej zmeny "7 = po prechode schvaľovania do stavu schválené" na ponuke vydanej nespôsobí schválenie dokladu.

Vrátiť na doplnenie F4  

Funkcia je pre daný doklad dostupná za rovnakých podmienok ako funkcia Schváliť. Viď vyššie.

Po vyvolaní funkcie sa zobrazí modálne okno, kde je možné doplniť poznámku. Tu je možné uviesť podrobné pokyny k požadovanému doplneniu dokladu. Po zadaní poznámky prebehne storno existujúcich riadkov schválenia v poslednom kole. Pri danej požiadavke sa nastaví stav "vrátené na doplnenie", aby bolo možné po doplnení vygenerovať novú požiadavku na schválenie. Rovnako sa zaznamená identifikácia konkrétneho užívateľa, ktorý doklad vrátil, a dátum a čas vrátenia.

Pri ponukách vydaných je vrátenie na doplnenie jednou z akcií, ktorá môže vyvolať automatickú zmenu stavu ponuky vydanej.

Opačný postup, tzn. ručné nastavenie stavu s typom automatickej zmeny "5 = po prechode schvaľovania do stavu vrátené na prepracovanie" na ponuke vydanej nespôsobí v procese schvaľovania zmenu stavu na vrátenie na doplnenie.

Zamietnuť F8  

Funkcia je pre daný doklad dostupná za rovnakých podmienok ako funkcia Schváliť. Viď vyššie.

Po vyvolaní funkcie sa zobrazí modálne okno, kde je možné doplniť poznámku. Tu je možné uviesť dôvod zamietnutia. Po zadaní poznámky prebehne storno existujúcich riadkov schválenia v poslednom kole. Pri danej požiadavke sa nastaví stav "zamietnuté". Rovnako sa zaznamená identifikácia konkrétneho užívateľa, ktorý doklad zamietol, a dátum a čas zamietnutia.

Po zamietnutí sa ďalšie požiadavky na schválenie podľa schvaľovacích scenárov automaticky nijako negenerujú, aj keby existovali ďalší schvaľovatelia s vyšším poradím.

To, či bude možné zamietnutý doklad ešte nejako opraviť a zahájiť znovu ďalšie kolo schvaľovania, závisí od zadaných povolení opráv.

Pri ponukách vydaných je zamietnutie jednou z akcií, ktorá môže vyvolať automatickú zmenu stavu ponuky vydanej.

Opačný postup, tzn. ručné nastavenie stavu s typom automatickej zmeny "6 = po prechode schvaľovania do stavu zamietnuté" na ponuke vydanej nespôsobí zamietnutie dokladu.

Poznámka Alt+
F10
 

Umožňuje zobraziť alebo editovať poznámku k danému záznamu schvaľovania.

Editovať poznámku je možné len pre riadky v stave Schválené, Zamietnuté, Vrátené a len vtedy, ak je prihlásený užívateľ oprávneným schvaľovateľom daného záznamu. V opačnom prípade je možné poznámku len zobrazovať.

Občerstviť F11   Ide o klasické občerstvenie, ale záznamov v tejto subzáložke.