Záložka Účely výdaja - všeobecne

Táto subzáložka slúži:

  • Na zadanie väzieb daného nákupného dokladu na rôzne súvisiace doklady, kvôli ktorým bol daný výdaj uskutočnený, tzn. na zadanie alebo evidenciu záznamov čerpania sumy z nákupného dokladu (faktúry prijatej, pokladničnej výdajky a. i.) do iných dokladov, ktoré s príslušným nákupným dokladom súvisia (príjemky, zmeny ceny majetku a pod.). Ďalej viď čerpanie súm z iných dokladov.
  • Na zobrazenie informácií o dokladoch, do ktorých bola čerpaná suma z daného nákupného dokladu.

K dispozícii je ako subzáložka pod záložkou Detail (resp. adekvátnou záložkou zobrazujúcou detailné informácie aktuálneho záznamu) v agendách, v ktorých má zmysel zadávať, na aký účel bola suma nákupného dokladu použitá. Záložka je inverznou záložkou k záložke Výdaje obstarania/zmeny ceny resp. Súvisiace doklady a tieto agendy sú vlastne agendami dokladov výdajov obstarania:

Doklady, do ktorých je možné čerpať, sú Doklady účelov výdaja a môžu to byť nasledujúce doklady:

  • Z dokladu FP, PV, OSV, JCD, DZP je možné čerpať do týchto dokladov účelov výdaja:
    • Príjemky
    • Obstaranie majetku

      Čerpanie do dokladu Obstaranie majetku sa samozrejme neponúka, keď nie je nainštalovaný modul Majetok.

    • Kooperácie

      Čerpanie do dokladu Kooperácie sa samozrejme neponúka, keď nie je nainštalovaný modul Výroba.

  • Z dokladu FP, PV, OSV, DP, VV je možné čerpať do týchto dokladov účelov výdaja:

Čerpanie z dokladov výdajov obstarania do dokladov účelov výdaja nie je povinné, tzn. záložka môže byť prázdna. Pokiaľ sa ale čerpanie použije, tzn. zadá sa aspoň jeden záznam čerpania, kontroluje sa veľkosť už načerpanej sumy celkom oproti celkovej sume dokladu, pravidlá viď popis celkovej položky Už čerpané.

Keďže záložky Účel výdaja a Výdaje obstarania/zmeny ceny resp. Súvisiace doklady sú navzájom inverzné, je možné zadané čerpanie prehliadať na oboch z nich. Zadávať čerpanie je možné vo väčšine prípadov buď z dokladu účelu výdaja alebo naopak z dokladu výdaja obstarania. V niektorých prípadoch ale záznam čerpania znamená ďalšie nutné akcie (napr. pri majetkových dokladoch znamená zmenu celkové sumy dokladu a teda nutnosť prepočítania odpisov). Pri takýchto dokladoch je preto možné čerpanie zadávať resp. mazať len zo strany dokladu účelu výdaja (napr. dokladu zmeny ceny majetku) a zo strany dokladu výdaja obstarania (napr. faktúry prijatej) ich je možné len prehliadať.

Vzhľadom k tomu, že pri čerpaní z dokladu výdaja obstarania do dokladu účelu výdaja nedochádza k importu riadkov dokladu, k editácii údajov podstatných pre účtovanie ani k zmenám údajov, ktoré nie je možné uskutočniť po vykonaní uzávierky dokladu, je doklady v záložke Účely výdaja možné pridávať, opravovať a mazať i v prípade, že bol doklad účelu výdaja alebo doklad výdaja obstarania uzavretý, zaúčtovaný, prípadne auditovaný. Pri úprave dokladu v záložke Účely výdaja nedochádza k jeho preúčtovaniu.

Pozor! V záložke Účely výdaja nie je možné opravovať, pridávať alebo mazať doklady účelu výdaja v prípade auditovaných dokladov, pokiaľ táto zmena vyvolá nutnosť preúčtovania dokladu výdaja obstarania, napr. pokiaľ má rad príslušných dokladov nastavené, že sa má vždy preúčtovať.

Keď je doklad zablokovaný, nie je ho možné nijako meniť, takže nie je možné ani pridávať, opravovať a mazať doklady v záložke Účely výdaja.

Subzáložka obsahuje prvok editovateľný zoznam, v ňom je zobrazený zoznam doposiaľ zadaných riadkov čerpania (na začiatku prázdny).

V tejto agende je na rozdiel od iných editovateľných zoznamov možné pridávať riadky výhradne pomocou funkcií z lišty navigátora.

V dolnej časti záložky je k dispozícii lišta navigátora:

Navigátor v tejto subzáložke

Navigátor v tejto záložke môže obsahovať tlačidlá:

  • Na pohyb kurzora po riadkoch (na začiatok, predchádzajúci riadok, ďalší riadok, na koniec) dokladu a hľadanie hodnoty v zozname.
  • Pridať - na pridanie nového riadka čerpania. Po vyvolaní funkcie sa ponúkne dialógové okno, v ktorom vyberiete, do akého dokladu si želáte čerpať . Potom sa vyvolá Sprievodca výberom dokladu. Ďalšie dohľadanie a výber dokladu prebieha tak, ako bolo popísané v sprievodcovi výberom dokladu. Do editovaného dokladu sa pridá nový riadok čerpania a predvyplní sa suma, ktorú je ešte možné čerpať.
  • Pridaním čerpania sa žiadnemu dokladu výdaja obstarania nezaktualizuje celková suma obstarania zadaná v ich hlavičke.

    Nie je možné znovu pridať doklad účelu výdaja, ktorý už je v subzáložke Účely výdaja v rámci konkrétneho dokladu výdaja obstarania obsiahnutý.

    Pokiaľ do Faktúry prijatej, Pokladničného výdaja a Ostatného výdaja čerpáte Vratku príjemky, je čerpanú sumu potrebné zadať so záporným znamienkom!

    Systém ďalej ponúka vygenerovanie záznamu pre ručné spárovanie. Tzn. pokiaľ je načerpaný záznam z nákupného dokladu do dokladu účelu výdaja, program sa užívateľa opýta, či si želá vykonať aj ručné spárovanie a ak áno, tak pridá väzbu na daný doklad v subzáložke Ručné párovanie.

    Popis párovania spomenutých zdrojových dokladov a čerpaných nákupných dokladov všeobecne viď Párovanie dokladov do saldokontných skupín - Zdrojový doklad s väzbou na nákupný doklad (s čerpaním výdajov z nákupného dokladu). Systém sa nepýta v prípade, že párovacia väzba už existuje.

  • Vymazať - Na vymazanie aktuálneho riadka, resp. označených, pokiaľ je nejaký označený. Vymazaním čerpania sa žiadnemu dokladu výdaja obstarania nezaktualizuje celková suma obstarania zadaná v ich hlavičke.
  • Doklad Zmena vstupnej ceny majetku nie je možné zo subzáložky Účely výdaja vymazať. Vymazanie je možné vykonať zo subzáložky Výdaje zmeny vstupnej ceny v agende Zmena vstupnej ceny majetku, kde sa po zmene vstupnej ceny prepočítajú odpisy.

    Systém ďalej ponúka odobranie záznamu ručného spárovania. Tzn. pokiaľ sa odstraňuje čerpanie z nákupného dokladu do čerpaného dokladu, tzn. dokladu účelu výdaja, program sa užívateľa spýta, či si želá odstrániť i ručné párovanie a pokiaľ áno, tak odoberie väzbu na daný doklad v subzáložke Ručné párovanie. Systém sa nepýta v prípade, že párovacia väzba medzi danými dokladmi neexistuje.
     

  • Otvoriť - na otvorenie agendy s daným dokladom, kde si môžete čerpané doklady prehliadať, opravovať, zobrazovať doklady a pod. Po stlačení tohto tlačidla sa "cez" agendu zdrojového dokladu otvorí zodpovedajúca agenda dokladu, z ktorého je čerpané, defaultne obmedzená podľa zvoleného čerpaného dokladu (tzv. červené obmedzenie). Toto červené obmedzenie však môžete v záložke Obmedzenie danej agendy štandardne zrušiť (vyčistiť) a získať záznamy na základe ľubovoľného iného obmedzenia, prípadne úplne bez obmedzenia (a mať tak k dispozícii zoznam všetkých takýchto dokladov a pod.). K dispozícii sú všetky funkcie vyvolanej agendy.

Položky záznamov čerpania:

Názov Popis
Čerpaná suma

Suma čerpaná do dokladu účelov výdaja. Editovateľná položka. Po vybratí dokladu resp. dokladov sa predvypĺňa maximálnou sumou, ktorú je do daného dokladu ešte možné čerpať bez toho, aby sa prečerpal doklad výdaja obstarania, no je ju možné znížiť. Či ju je možné i zvýšiť, tzn. čerpaný doklad výdaja obstarania (nákupný doklad) prečerpať, závisí od stavu parametra Povoliť prečerpanie čerpateľných dokladov. Pričom ďalej bez ohľadu na hodnotu spomenutého parametra platí, že nie je povolené prečerpať doklad účelu výdaja. Objasníme na príklade:

Príklad: Majme faktúru prijatú FP-1 s piatimi kusmi tovaru v celkovej sume 200 EUR. Ďalej majme príjemku PR-2 na sumu 240 EUR, do ktorej už bola čerpaná suma 160 EUR z faktúry prijatej FP-2, tzn. do PR-2 je možné z akéhokoľvek dokladu výdaja obstarania (nákupného dokladu) načerpať maximálne 240 - 160 = 40 EUR. Do subzáložky Účely výdaja FP-1 pridáme ako doklad účelu výdaja PR-2, do položky Čerpaná suma sa predvyplní hodnota 200 EUR. I keď je z FP-1 možné do akéhokoľvek dokladu účelu výdaja čerpať až 200 EUR, konkrétne do PR-2 je možné načerpať maximálne 40 EUR, a to bez ohľadu na hodnotu parametra Povoliť prečerpanie čerpateľných dokladov.
Ďalej nech parameter Povoliť prečerpanie čerpateľných dokladov nepovoľuje prečerpať nákupný doklad, tzn. FP-1. Do subzáložky Účely výdaja FP-1 pridáme ako ďalší doklad účelu výdaja PR-3, ktorá bola vystavená na sumu 800 EUR, do položky Čerpaná suma sa predvyplní hodnota 300 EUR, čo je maximálna suma, ktorú je ešte možné čerpať z FP-1 (500 na FP-1 mínus 200 už čerpanej do PR-2). Hodnotu čerpania vyššiu ako 300 EUR systém nepovolí uložiť.
Pokiaľ by však parameter Povoliť prečerpanie čerpateľných dokladov povoľoval prečerpanie nákupného dokladu, tzn. FP-1, bolo by z FP-1 do PR-3 možné čerpať až 800 EUR s tým, že pri uložení FP-1 by systém upozornil, že FP-1 bude prečerpaná.

Ak je do faktúry prijatej naimportovaný daňový zálohový list prijatý, suma, ktorú je z faktúry prijatej možné čerpať do dokladu účelov výdaja, sa posudzuje bez zníženia o zúčtovanú daňovú zálohu. Tzn. z FP na sumu 220 EUR bez DPH, do ktorej je zúčtovaný daňový zálohový list prijatý na sumu 100 EUR bez DPH (tzn. celková suma FP bez DPH je 220-100=120 EUR), je možné do dokladu účelov výdaja (napr. príjemky) čerpať 220 EUR a k výške zúčtovanej zálohy sa neprihliada.

Pokiaľ importujeme do dokladu výdaja obstarania (nákupného dokladu) v rámci jednej editácie viackrát rovnaký doklad účelu výdaja, čerpaná suma sa zvýši o sumy z novo naimportovaných riadkov dokladu účelu výdaja. Viď príklad v kapitole Procesná tvorba dokladov - Príjemka → Faktúra prijatá.

Doklad Zmena vstupnej ceny majetku nie je možné zo subzáložky Účely výdaja opraviť. Vymazanie dokladu alebo zmenu čerpanej sumy je možné vykonať zo subzáložky Výdaje zmeny vstupnej ceny v agende Zmena vstupnej ceny majetku, kde sa po zmene vstupnej ceny prepočítajú odpisy.

Do dokladu sa čerpá vždy suma bez DPH. Do tejto sumy nie je zahrnuté prípadné centové vyrovnanie resp. korekcie, viď popis Celkovej sumy dokladu.

Čerpaná suma môže byť aj nulová a to pre prípad, že si chcete len vytvoriť záznam na doklad účelu výdaja, ktorý je ale z nejakého dôvodu na nulovú sumu, príp. z ktorého sa už všetko vyčerpalo.

Pozor! Pokiaľ čerpáte z Faktúry prijatej, Pokladničného výdaja a Ostatného výdaja do Vratky príjemky, čerpanú sumu je potrebné zadať so záporným znamienkom! Pri čerpaní kladných súm do Vratiek príjemiek alebo záporných súm do iných dokladov účelu výdaja je ovplyvnená maximálna čerpateľná suma dokladov, viď popis čerpania zápornej sumy.

Mena

Mena čerpanej sumy. Needitovateľná položka. Ide o menu aktuálneho dokladu výdaja obstarania, čerpaná suma sa teda zadáva v mene dokladu, na lokálnu menu sa prepočítava, viď ďalej.

Aby nedošlo napr. k tomu, že doklad je v cudzej mene vyčerpaný, ale v lokálnej mene nie, vplyvom zmeny kurzu na čerpanom doklade, tak nie je možné kurz na čerpanom doklade už opravovať.

Čerpaná suma (lok.)

Čerpaná suma prepočítaná na lokálnu menu a to kurzom z hlavičky dokladu výdaja obstarania (nákupného dokladu), tento kurz je informačne uvedený v položke Kurz. Editovateľná položka. Pokiaľ je výška čerpania zadaná užívateľom v lokálnej mene, tzn. do tejto položky, automaticky sa prepočíta čerpaná suma v mene dokladu výdaja obstarania v položke Čerpaná suma a to opäť kurzom uvedeným v položke Kurz.

Spôsoby prepočtu závisia na nastavení denominácií pre jednotlivé meny v kurzovom lístku atď. viď kap. Vecný obsah - Cudzie meny - denominácie, EUR.

Mena (lok.) Identifikácia lokálnej meny. Needitovateľná položka.
Kurz. rozdiel

Needitovateľná položka.

Pokiaľ sú doklad výdaja obstarania (nákupný doklad) a doklad účelu výdaja, do ktorého sa čerpá, v rozdielnych menách, kurzový rozdiel sa nevyčísluje (v položke je uvedená nula).

Pokiaľ sú doklad výdaja obstarania (nákupný doklad) a doklad účelu výdaja vystavené v rovnakej mene, kurzový rozdiel sa vypočíta ako Čerpaná suma * kurz dokladu účelu výdaja/vzťažný kurz - Čerpaná suma (lok.). Viď príklad pri položke Kurzový rozdiel v kapitole Záložka Výdaje obstarania/zmeny ceny resp. Súvisiace doklady - všeobecne.

Pokiaľ opravíte kurz v hlavičke dokladu účelu výdaja, príslušným spôsobom sa po uložení dokladu zmení i obsah položky Kurzový rozdiel v subzáložkách Výdaje obstarania a Účely výdaja.

Doklad Identifikácia dokladu, do ktorého sa čerpá, tzn. dokladu účelu výdaja. Needitovateľná položka.
Suma dokladu

Celková suma dokladu účelu výdaja bez DPH v mene dokladu. Needitovateľná položka.

Pri Vratkách príjemiek nie je táto suma presná, až kým doklad nebol ocenený skladovou uzávierkou.

Mena Mena dokladu, do ktorého sa čerpá. Needitovateľná položka.
Už vyčerpané

Informácia o sume, ktorá už bola do príslušného dokladu účelu výdaja načerpaná zo všetkých dokladov výdajov obstarania. Needitovateľná položka. Suma je uvedená v mene dokladu účelu výdaja.

Výška čerpania z aktuálneho dokladu výdaja obstarania sa pri pridaní nového dokladu účelu výdaja alebo po oprave čerpanej sumy u skôr zadaného dokladu účelu výdaja v položke Už čerpané prejaví až po uložení aktuálneho dokladu výdaja obstarania.

Mena

Mena vzťahujúca sa k položke Už vyčerpané. Needitovateľná položka.

Pod editovateľným zoznamom sú ďalej uvedené needitovateľné sumárne položky informujúce o stave čerpania:

Názov Popis
Kurz Kurz prepočtu z meny dokladu na lokálnu menu prevzatý z hlavičky dokladu výdaja obstarania, z ktorého sa čerpá. Pokiaľ je doklad výdaja obstarania vystavený v lokálnej mene, kurz=1.
Celková suma dokladu

Ide o sumu Celkom bez DPH v hornej časti záložky Detail aktuálneho dokladu výdaja obstarania (nákupného dokladu), ktorá je znížená o centové vyrovnanie (napr. centové vyrovnanie FP) resp. korekciu (napr. pri daňových zálohových listoch prijatých) zadanú v dolnej časti subzáložky Obsah príslušného dokladu výdaja obstarania a ktorá naopak nie je znížená o zúčtovanú zálohu z daňového zálohového listu prijatého. Objasníme na príkladoch:

Príklad 1 - centové vyrovnanie: Majme príjemku PR-1 na celkovú sumu 1024,53 EUR. Ďalej vytvorme faktúru prijatú FP-1 podľa PR-1. FP-1 obsahuje v subzáložke Obsah sumu Bez dane=1024,53 EUR, DPH=194,66 EUR a sumu Celkom=1219,19 EUR. Podľa dodávateľskej faktúry doplníme centové vyrovnanie=-0,19. Horná časť záložky Detail FP-1 zobrazuje: Celkom bez dane=1024,34 EUR (=1024,53-(-0,19)), DPH=194,66 EUR, Celkom=1219,00 EUR. Celková suma dokladu uvedená v subzáložke Účely výdaja FP-1 sa rovná 1024,53 EUR, tzn. celkovej sume Bez dane zo subzáložky Obsah neupravenej o centové vyrovnanie.

Príklad 2 - zúčtovanie DZL prijatého do FP: Majme FP-2 na sumu 220 EUR bez DPH, do ktorej je zúčtovaný daňový zálohový list prijatý na sumu 100 EUR bez DPH, tzn. celková suma bez DPH v subzáložke Obsah FP-2 je 220-100=120 EUR. Celková suma dokladu uvedená v subzáložke Účely výdaja FP-2 sa rovná 220 EUR, tzn. súčtu čiastok bez dane z jednotlivých riadkov FP neznížených o sumy z daňového zálohového listu prijatého.

Suma je uvedená ako v mene dokladu, tak v lokálnej mene. Na lokálnu menu je prepočítaná kurzom z položky Kurz.

Už čerpané

Informácia, koľko predstavujú už zadané čerpania celkom, teda súčet všetkých súm čerpaných do dokladov účelov výdaja z aktuálneho dokladu výdaja obstarania. Ide o súčet všetkých hodnôt uvedených v položke Čerpaná suma.

Suma je uvedená ako v mene dokladu, tak v lokálnej mene. Na lokálnu menu je prepočítaná kurzom z položky Kurz.

Ako bolo spomenuté vyššie, záložka môže zostať prázdna. Ak je v nej ale zadané aspoň jedno čerpanie, prebiehajú kontroly veľkosti celkovej načerpanej sumy vo vzťahu k celkovej sume dokladu výdaja obstarania. Pritom platí, že celková suma čerpaná z dokladu výdaja obstarania v mene dokladu, tzn. Už čerpané v mene dokladu, nesmie byť vyššia ako celková suma dokladu výdaja obstarania, tzn. Celková suma dokladu, pokiaľ stav parametra Povoliť prečerpanie čerpateľných dokladov nepovoľuje prečerpanie.

Ďalšie informácie viď čerpanie súm z iných dokladov všeobecne.

Zostáva načerpať

Suma, ktorú je ešte potrebné načerpať, aby sa suma čerpaná do dokladov účelov výdaja rovnala Celkovej sume dokladu.

Suma môže byť ovplyvnená čerpaním zápornej sumy.

Suma je uvedená ako v mene dokladu, tak v lokálnej mene. Na lokálnu menu je prepočítaná kurzom z položky Kurz.