Ako začať používať skupinu Sklad

Ďalej nájdete:

Ako začať používať skupinu Sklad všeobecne

V skupine Sklad sa uskutočňujú pohyby so skladovými položkami a vystavujú skladové doklady. Vystavované doklady musia obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také, príp. položky povinné pre účtovníctvo, pokiaľ sa o nich účtuje.

Preto prvým predpokladom používania skupiny Sklad sú nadefinované príslušné sklady a skladové karty (k tomu musíte mať naplnené číselníky skladových typov, umiestnení a skladového menu, pokiaľ ich budete chcieť pri zadávaní skladových kariet používať).

Nadefinované sklady potom ešte musia mať priradené rady skladových dokladov, ktoré je možné pre daný sklad používať, aby bolo možné do nich zadávať skladové doklady.

Každá skladová karta má o. i. pridelený svoj kód. Kód karty možno zadávať ručne pri zadaní novej karty, alebo možno využiť možnosť jeho automatického generovania na základe definovanej štruktúry kódu. Pokiaľ je štruktúra nadefinovaná a je nastavené jej používanie, prideľuje systém kód automaticky. V opačnom prípade ho užívateľ musí zadávať ručne. Preto je užitočné si vopred rozmyslieť štruktúru daného kódu a túto pri zadávaní nových kariet dodržiavať. Je napr. možné si stanoviť, že kód karty sa bude prideľovať ako čísla v spojitom číselnom rade, alebo využiť zložitejšie kódy - číselné rady v kombinácii s radmi písmen či v kombinácii s prefixmi a sufixami.

Ďalej je potrebné správne zrealizovať nutnú časť implementácie a to pre účely tejto skupiny minimálne definíciu Obdobia, pretože obdobie je neoddeliteľnou súčasťou štruktúry čísla dokladu. Ďalej musíte nadefinovať Rady dokladov pre doklady typu príjemky, vratky príjemiek, dodacie listy, vratky dodacích listov, prevodky a inventárne doklady so správne nastaveným spôsobom účtovania pre všetky doklady, ktoré sa majú zaúčtovávať a zavedené k nim zodpovedajúce Účtovné rady.

Keďže na dokladoch tohto typu je jednou z povinných položiek stredisko, musíte mať nadefinované strediská. Ak neplánujete používať strediskovú evidenciu, nadefinujte si aspoň jedno stredisko.

Doklady tohto typu sa totiž môžu účtovať a jednou z povinných položiek v účtovnom denníku je práve stredisko.

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

Keďže rady dokladov, účtovné rady dokladov, strediská a sklady patria medzi tzv. chránené objekty, musíte mať pre novo pridané rady a sklady správne nastavené prístupové práva, viď ďalej!

Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. V tejto skupine sú doklady, ktoré majú položku Firma povinnú. Preto, ak na takýchto dokladoch budete chcieť konkrétne firmy zadávať, naplňte si najskôr Adresár firiem. Pokiaľ nechcete na niektoré z uvedených dokladov zadávať konkrétnu existujúcu firmu, nadefinujte si v Adresári akúsi pomocnú fiktívnu firmu a túto pre tento účel môžete používať (takúto si môžete nastaviť napr. aj ako predvypĺňanú).

V účtovnom denníku je povolené mať aj záznamy s nezadanou firmou.

Pokiaľ chcete zadávať aj doklady v cudzích menách, musíte mať naplnený číselník mien (defaultne dodávaný predvyplnený) a nastavený aktuálny kurzový lístok.

Ďalej by ste mali mať zavedenú účtovnú osnovu. Pri všetkých dokladoch, ktoré budete chcieť účtovať, by ste mali skontrolovať, príp. nadefinovať účtovné predkontácie pre jednotlivé účtovné prípady, aby sa neskôr kontovanie realizovalo automaticky a minimalizovala sa tak práca účtovníka.

V prípade, že ste platiteľom DPH, budete potrebovať vystavovať daňové doklady a sledovať evidenciu DPH. K tomu je nutné vo Firemných údajoch mať nastavené "Platiteľ DPH". Ďalej musíte mať nadefinované sadzby DPH a DPH indexy (oba číselníky sa dodávajú predvyplnené, ale je možné ich v prípade potreby upraviť).

Keď budete vystavovať skladové doklady na skladové položky, budú tieto pohyby vždy viazané k čiastkovým kartám na jednotlivých skladoch. Čiastkové karty však zakladať nemusíte, pokiaľ karta ešte nie je založená, program ju v prípade prvého pohybu na danom sklade automaticky založí. Potom len stačí na čiastkové karty doplniť zvyšné informácie, ako napr. spodný resp. horný limit (pokiaľ ich chcete používať napr. na neskoršie hromadné objednávanie).

Pokiaľ máte na skladoch nenulové počiatočné stavy, je potrebné založiť čiastkové karty a zadať na čiastkové karty príslušné množstvo. Z vyššie uvedeného vyplýva, že pokiaľ začínate so systémom pracovať a potrebujete založiť väčší počet čiastkových skladových kariet a zadať k nim ich aktuálny stav na sklade, môžete to najvhodnejšie vykonať spustením prvej inventúry so zadaním príslušných kladných inventárnych rozdielov pre daný sklad (za predpokladu nepovinného Zadávania miesta na čiastkových kartách), príp. priamo zadaním nového dokladu inventárneho prebytku priamo v agende Inventárnych prebytkov, bez toho aby bolo nutné zahajovať inventúru. Zadať čiastkové karty vrátane ich počiatočného stavu pre daný sklad je možné aj zadaním príjemky do daného skladu.

Zadať čiastkové karty k danej hlavnej skladovej karte je možné aj ručne v agende čiastkových skladových kariet vyvolanej z agendy hlavných skladových kariet, ale stav ručne zadať nie je možné (jedine prostredníctvom nejakého skladového pohybu). Čiastková karta sa ďalej založí po uložení akéhokoľvek skladového pohybu, pokiaľ dovtedy neexistovala.

Použitie čítačiek čiarových kódov -  Ak budete chcieť používať čítačky (snímače) čiarových kódov, musia byť tieto periférie správne nastavené. Pro použití snímače v této části systému ABRA Gen se předpokládá nastavení prefixu Ctrl+B a sufixu Enter. Tento prefix ale nemusí být ve výchozím nastavení HW zapnut a existují i typy snímačů, které jej vůbec neumožňují nastavit. Správne nastavenie vykonajte nastavením konfigurácie snímača podľa dokumentácie výrobcu HW. Prefix Ctr+B sa nepoužíva v agendách pokladničného a reštauračného predaja, nie je v nich však na závadu, viď poznámku k Pripojeniu snímača čiarového kódu v popise pripojenia pokladničných periférií.

Pokiaľ budete chcieť skladové položky i predávať, je potrebné, aby ste si zaviedli definície predajných cien, cenníky, prípadne i akčné cenníky a nadefinovali si v nich pre skladové položky konkrétne predajné ceny. Pre vystavované predajné doklady je potrebné mať zadané množstvo ďalších nastavení (viď kap. Ako začať - Fakturácia a Ako začať - Pokladňa).

Na predajných dokladoch, ktoré pre vašu firmu znamenajú príjem financií je možné využiť prepracovaný bohatý systém zliav pre vašich zákazníkov. Tieto zľavy je možné zadávať už na objednávkach prijatých (po importe objednávok do predajného dokladu sa nastavenie zliav do predajného dokladu prevezme). Možností, ako využiť zľavový systém v kombinácii s predajnými cenami je mnoho a je účelné si najskôr rozmyslieť, ako ich budete využívať vy, aby čo najlepšie zodpovedal vaším potrebám. Princípy jednotlivých druhov zliav, spôsoby ich nastavenia a možnosti ich využitia, vrátane výkladu spôsobu vyčíslenia zliav pri ich kombinácii, boli podrobne popísané v kap. Systém zliav a Výpočet pôvodnej predajnej ceny. Pred použitím zliav na dokladoch odporúčame si tieto kapitoly podrobne preštudovať. Pre počiatočné nastavenie systému zliav je nutné mať naplnené tabuľky finančných zliav, kusových zliav a dílerských zliav, prípadne mať nadefinované sortimentné skupiny (samozrejme s ohľadom na to, ktoré z nich budete využívať). Spôsob použitia zliav je možné prednastaviť v parametroch vo Firemných údajoch, podľa toho sa potom budú predvypĺňať do hlavičiek vystavovaných dokladov.

Ak chcete používať väzbu dokladov na Zákazky alebo na Obchodné prípady či na Projekty, je dobré dopredu si rozvrhnúť spôsob použitia týchto väzieb a príslušné číselníky si naplniť.

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemných údajov. Nielen parametrov v sekcii Sklad, ale i ostatních, pretože môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému.

Ďalej je nutné nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým k funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!!

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.

Ako začať používať polohovanie

Najskôr musíte mať splnené podmienky pre prevádzku polohovania, pozri čo je potrebné na prevádzku polohovania.

Ďalej je potrebné založiť polohované sklady, alebo na aktuálnych skladoch nastaviť, že ide o polohovaný sklad. Taktiež je potrebné založiť rady pre polohované doklady (pokiaľ ich ešte založené nemáte) a k príslušným skladom tieto rady pripojiť.

Potom si musíte zadať skladové pozície. Pozície nie je potrebné zadávať ručne, ale je ich možné vygenerovať hromadne. Pokiaľ chcete túto možnosť využiť, je potrebné, aby ste si najskôr rozmysleli a zadali štruktúru kódov pozícií, tzn. definície adries skladových pozícií. Hromadné generovanie je vhodné vykonávať po blokoch pozícií s rovnakými parametrami. Viď Tip pre vás v popise sprievodcu generovaním sklad. pozícií. Po hromadnom vygenerovaní pozícií ich je potom potrebné skontrolovať, upraviť (napr. pokiaľ nejaká pozícia má iné rozmery ako ostatné hromadne vygenerované a pod.) Pokiaľ máte určitú časť skladu vyhradenú len pre určitý sortiment, pre určitého dodávateľa a pod. a chcete tieto pozície prednostne alebo výhradne používať pre dané vyhradenie, zadajte si príslušné preferencie skladových pozícií.

Ďalej je potrebné zadať naskladňovacie a vyskladňovacie miesta a priradiť ich k skladom, ku ktorým patria.

Na skladových kartách, ktorých sa má týkať polohovanie, je potrebné doplniť informácie o hmotnostiach a rozmeroch (resp. objeme) tovaru pre jednotlivé jednotky. Pokiaľ to neurobíte, nebudete môcť účinne využívať systém kontrol a ponúk pri plnení sklad. pozícií.

Taktiež je vhodné skontrolovať nastavenie polohovaných skladov, tzn. predovšetkým, kedy chcete polohovacie doklady vykonávať a aké stratégie sa majú predvypĺňať v rámci firemných nastavení.

Pokiaľ máte v sklade v pozíciách nenulové počiatočné stavy, je potrebné zadať príslušné polohovacie doklady tak, aby stav, ktorý je v pozíciách skutočne uložený, bol príslušne zaznamenaný i v pozíciách v počítačovej evidencii, resp. aby nenulový počet evidovaný na čiastkovej skladovej karte bol rozmiestnený do pozícií evidovaných v počítačovej evidencii. Tu záleží na tom, či ste daný sklad už v systéme viedli a len zahajujete polohovanie alebo či so systémom úplne začínate:

  • Pokiaľ ste už sklad v systéme viedli (takže máte evidované stavy na jednotlivých čiastkových kartách) a teraz na sklade len zahajujete polohovanie, vykonajte to vystavením dokladov Naskladnenie do pozícií s príznakom Len polohovacie (Nepripájať k skladovému dokladu). Stavy na čiastkových kartách sa tým nezmenia, len sa naplnia stavy jednotlivých pozícií.

    Tu na "nahodenie" počiatočných stavov len do pozícií nie je možné použiť pozičnú inventúru daného skladu. Dôvodom je jednak to, že v rámci pozičnej inventúry vznikajú nielen polohovacie doklady, ale i doklady inventárnych mánk a prebytkov, ktoré by zmenili stavy na čiastkových kartách (čo nie je žiaduce, pokiaľ len potrebujete nastaviť, v ktorých pozíciách je uložený tovar evidovaný na čiastkových kartách) a jednak to, že pred zahájením pozičnej inventúry prebieha o. i. kontrola stavu na čiastkovýích kartách voči stavom v pozíciách, a pokiaľ stav nezodpovedá (čo presne v tomto prípade nezodpovedá), nie je možné pozičnú inventúru ani zahájiť.

  • Pokiaľ ste sklad v systéme zatiaľ neviedli (takže v ňom nemáte evidované stavy na jednotlivých čiastkových kartách) a teraz  potrebujete založiť väčší počet čiastkových skladových kariet pre daný sklad, zadať k nim ich aktuálny stav na sklade a priamo i v jednotlivých pozíciách, najvhodnejšie to vykonáte spustením prvej pozičnej inventúry pre daný sklad so zadaním príslušných kladných inventárnych rozdielov v jednotlivých pozíciách (za predpokladu nepovinného Zadávania miesta na čiastkových kartách), príp. priamo zadaním nového dokladu inventárneho prebytku priamo v agende Inventárnych prebytkov, bez toho aby bolo nutné zahajovať inventúru, a jeho následným napolohovaním, príp. skladovou príjemkou a jej následným napolohovaním. Tým sa nastavia stavy ako na čiastkových kartách daného skladu, tak v jednotlivých pozíciách.