Schvaľovanie výdajov - všeobecne

V tejto kap. nájdete popísané nasledujúce témy:

Základné pojmy a proces schvaľovania výdajov

Schvaľovanie výdajov slúži na vnútrofiremné riadenie výdajov firmy čo sa týka budúcich výdajov (rôzne nákupy tovaru, služieb, majetku a.i.). Ak je zavedené a vo firme sa používa, umožňuje vedeniu firmy mať plne pod kontrolou všetky budúce nákupy.

Proces objasníme na príklade:

Vedúci oddelenia zodpovedný o.i. za výdaje svojho oddelenia má pridelený nejaký pravidelný rámcový rozpočet na jednotlivé obdobia. Aby mal však finančný riaditeľ pod kontrolou budúci cashflow firmy v každom okamihu, je zavedené, že pred každým plánovaným nákupom musia jednotliví vedúci za svoje oddelenia vystaviť požiadavku na daný výdaj, ktorú musí finančný riaditeľ schváliť. Schválenie požiadavky je pre vedúceho signál, že daný nákup je možné uskutočniť. Keď potom k nákupu dôjde a do systému ABRA Gen sa zadáva konkrétny výdajový doklad, tento doklad sa zviaže s príslušným záznamom schváleného výdaja. Systém ABRA Gen (s ohľadom na nastavenie) nepovolí uloženie výdajového dokladu, ktorý by nebol pokrytý v dostatočnej výške vopred schváleným výdajom.

Požiadavky na schválenie sa zadávajú v agende Požiadavky na schválenie výdajov (PSV). Jak bylo uvedeno v popisu Jak začít používat schvalování výdajů, vystavované požadavky na schválení výdajů jsou v ABRA Gen pojaty jako doklady, proto musí mít patřičné náležitosti dokladů. Tzn. sú vystavované v nejakom rade dokladov zodpovedajúceho typu, sú zodpovedajúcim spôsobom číslované atď. Každá požiadavka má o.i. nastavenú periodicitu a môže mať jeden alebo viacero riadkov. Na schvaľovanie sa využíva štandardný proces schvaľovania dokladov v ABRA Gen podľa schvaľovacieho scenára nastaveného pre daný typ dokladov. Ak je požiadavka schválená, vytvorí sa k nej s ohľadom na jej periodicitu zodpovedajúci počet dokladov typu Schválený výdaj (SV) - na každý mesiac jeden. Takže napr. k jednorazovej požiadavke vznikne jeden dokad SV, k štvrťročnej požiadavke vzniknú tri doklady SV. Doklad Schváleného výdaja si z Požiadavky na schválenie preberie hlavičkové a riadkové údaje. Tieto Schválené výdaje sa evidujú v agende Schválené výdaje. V agende Schválené výdaje - riadky je možné sledovať jednotlivé doklady SV po riadkoch. Z riadkov sa potom čerpá do riadkov nákladových dokladov.

V agendách dokladů, kterých se schvalování výdajů může týkat (tj. faktury přijaté, pokladní výdeje, ostatní výdaje a interní doklady), je v detailu dokladu mj. k dispozici subzáložka Schvalování výdajů. Ku každému riadku výdajového dokladu je tu vidieť, akými riadkami ktorého dokladu typu Schválený výdaj bola daná suma na riadku nákupného dokladu schválená. Jeden riadok výdajového dokladu môže byť pokrytý viacerými riadkami dokladu(ov) typu Schválený výdaj. A naopak jeden riadok Schváleného výdaja môže byť čerpaný do viacerých riadkov výdajových dokladov (napr. do jedného či do viacerých riadkov jednej faktúry prijatej či niekoľkých faktúr prijatých). Platí ale, že schválenú sumu z riadka schváleného výdaja nie je možné prečerpať.

Vo firemných údajoch v záložke Schvaľovanie výdajov je možné nastaviť, ako sa má systém zachovať pri ukladaní výdajového dokladu, ak jeho riadky nie sú pokryté adekvátnou sumou schválených výdajov.

Vedúci oddelenia vie, že v nasledujúcom kvartáli bude opakovane nakupovať určitú službu od subdodávateľa v rôznych cenách, ale odhaduje, že celkovo by nákup mal byť cca 10000. Zadá si požiadavku na schválenie vo výške 10000. Môže pri ňom zadať viac riadkov a upresniť, čo z 10000 je plánované na ten ktorý konkrétny nákup. Môže ho ale zadať aj ako jednoriadkový v celkovej sume 10000 a z tohto riadka potom postupne čerpať pri zadávaní faktúr prijatých za uskutočnené služby.

Zapnúť podporu schvaľovania do verzie 11.01 bolo možné špeciálnym parametrom v Nexus.cfg.

Pomocou nastavenia v záložke Schvaľovanie výdajov vo Firemných nastaveniach je možné vo vybraných agendách stanoviť, ako sa má systém zachovať pri ukladaní výdajového dokladu, ak jeho riadky nie sú pokryté adekvátnou sumou schválených výdajov.

Vzhľadom k tomu, že Požiadavky na schválenie výdajov sú doklady, ktoré podliehajú schvaľovaniu dokladov, platia pre ne ďalej pravidlá, uvedené v kap. Schvaľovanie dokladov všeobecne.

Typy dokladov, ktoré schvaľovanie výdajov podporujú, viď popis záložky Schvaľovanie výdajov.