Príklad č. 4 - Väčšia výrobná firma
Ďalej nájdete:
- Charakteristika príkladu
- Odporúčanie pre rozdelenie rolí, skupín rolí a prístupových práv
- Vybrané procesy
Pre tento príklad je vybraná výrobná firma väčšieho rozsahu s výrobou technologických celkov. Tieto celky sa skladajú zo stoviek súčastí a majú dlhú priebežnú dobu výroby. Na začiatku prípadnej zákazky je vždy vykonávané ponukové konanie. Súčasťou dodávky je tiež montáž zariadenia u zákazníka. Montáž vykonávajú tri montážne čaty. Firma sleduje niekoľko procesov. Firma prevádzkuje dôsledný systém riadenia akosti.
Požiadavky na systém:
| Hierarchické členenie | Je zložitejšie a môže dosahovať aj niekoľko úrovní. |
|---|---|
| Prístupové práva | Presne definované na každú pracovnú pozíciu. |
| Procesy a úlohy | Proces ponukového konania, realizácia zákazky v členení na jednotlivé fázy, proces sledovania nezhôd a opatrení na nápravu, likvidácia výdajových dokladov. |
| Zastupiteľnosť | Každá pracovná pozícia musí byť dublovaná alebo musí byť určený zástupca. Zástup nesmie byť trvalý a je vykonávaný vždy len počas doby neprítomnosti pracovníka. |
Štruktúra firmy:
Špecifiká v štruktúre firmy:
Hlavný konštruktér Ladislav časťou svojej kapacity spracováva zákazky rovnako ako ostatní konštruktéri. Podobne je na tom Hlavný technológ Miloš. Oddelenie logistiky je rozdelené na dve časti, sklad a nákup. Tieto časti nemajú samostatného vedúceho, ale podliehajú hlavnému logistikovi. Oddelenie výroba je členené do ďalších samostatných častí. Samotné oddelenie výroby je omnoho rozsiahlejšie ako v uvedenej štruktúre. Toto členenie však nie je potrebné z pohľadu rolí a procesov rozkrývať, podrobnou evidenciou tejto časti firmy sa zaoberá v svojích agendách modul výroba. Margaréta, Karol a Peter sú okrem svojích pracovných funkcií tiež akcionármi firmy a majú prístup k všetkým ukazovateľom a výkazom spoločnosti.
Odporúčanie pre rozdelenie rolí, skupín rolí a prístupových práv
Číselníky rolí a skupín rolí sú používané úplne systematicky. To je dané predovšetkým požiadavkami procesov a nutnosťou zaistiť zastupiteľnosť pre každú pozíciu. Všetky prístupové práva sú definované v číselníku skupín rolí. Jednotlivé skupiny sú členené do troch základných celkov: skupiny pre celé oddelenie, skupiny podľa pracovnej pozície a skupiny pre procesy.
Číselník rolí je rozdelený dôsledne na dva okruhy. Prvou skupinou sú roly jednotlivých pracovných pozícií. Tieto roly sú nositeľmi firemnej hierarchie a sú využívané predovšetkým v procesoch. Pripojené skupiny rolí obsahujú základné prístupové práva danej pracovnej pozície alebo skupiny. Sú to predovšetkým práva pre procesné rozhodovanie, zobrazenie dokladov, schvaľovacie funkcie. Druhou skupinou sú roly na meno. Tie obsahujú exkluzívne práva, právomoci alebo individuálne rozlíšenie osoby v procesoch.
|
Definícia číselníka skupín rolí |
Skupiny s právami pre celé oddelenie sú označené prefixom "O_". Špeciálne skupiny s právami pre prístup k jednotlivým procesom sú označené prefixom "P_". Ostatné skupiny sú skupiny s právami pre jednotlivé pracovné pozície.
| Názov skupiny rolí | Prístupové práva |
|---|---|
| Akcionár | Práva k výstupným zostavám a štatistikám celej firmy. |
| Obchodný riaditeľ | Prístup k výstupným zostavám a štatistikám obchodu, ktoré nie sú na skupine rolí obchod. |
| O_Obchod | Obchodné doklady a funkcie. Objednávky prijaté, prehliadanie a prehľady fakturácie. |
| Fakturant | Prístup k evidencii faktúr vydaných. |
| P_Ponuky | Prístup k práci s procesom ponuky. |
| P_Zákazky | Prístup k aktivitám nesúci informácie o stave zákazky. |
| Výrobný riaditeľ | Prístup k výstupným zostavám a štatistikám výroby a skladu. |
| Hlavný konštruktér | Schvaľovacia funkcia ku kusovníkom a skl. kartám. |
| Konštruktér | Funkcia na prácu s kusovníkmi a technologickými postupmi. |
| Hlavný technológ | Schvaľovacia funkcia k technologickým postupom. |
| Technológ | Funkcia na prácu s technologickými postupmi. |
| Vedúci výroby | Kapacitné a termínové plánovanie, kontrola uzavierania zákáziek. |
| Majster výroby | Funkcia pre riadenie jednotlivých zákaziek. |
| Záznam výkonov | Zadávanie pracovných lístkov a ich účtovanie. |
| O_Výroba | Základné prehľady o zákazkách a kooperáciách. Väčšinou len výstupná funkcia. Vybrané štatistiky nezhôd. |
| Manažér akosti | Vyššie Supervízorské práva pre prácu s nezhodami (aktivitami). Všetky štatistiky z nezhôd. |
| P_Nezhody | Prístup k aktivitám nesúci informácie o procese nezhody. |
| Ekonóm | Auditačné funkcie k účtovníctvu. |
| Hlavný účtovník | Predovšetkým uzávierkové a finálne funkcie účtovníctva, majetok, účtovné výkazy. |
| Banka-Pokladňa | Evidencia a uzávierky bankových účtov a pokladní. |
| Skladový účtovník | Účtovanie skladových dokladov. |
| Mzdový účtovník | Mzdy. |
| O_Účtovník | Základné účtovné funkcie, práca s dokladmi v denníku atď. |
| Hlavný logistik | Prístup k výstupom a štatistikám skladu, ktoré nie sú na skupine rolí O_Sklad. Vykonanie skladovej uzávierky. |
| Skladník | Skladové doklady a funkcie a zásobovanie. |
| Nákup | Objednávky vydané a dodávatelia. |
| Kooperácie | Evidencia kooperácií. |
| O_Sklad | Základné prehľady a funkcie zo skladu. Väčšinou len výstupná funkcia. Prístup k skl. kartám apod. |
| Vedúci montáží | Evidencia montáží. |
|
Definícia číselníka rolí |
Roly podľa pracovných pozícií - Sú základné roly pre zaradenie užívateľov do pracovných pozícií. Roly používame tiež v procesoch ako hlavné roly danej pracovnej pozície. Tieto roly nesú kompletnú hierarchickú štruktúru firmy a systémové rozdelenie prístupových práv.
| Názov role | Nadradená rola | Skupiny rolí | Prístupové práva pre danú rolu |
|---|---|---|---|
| Riaditeľ |
|
||
| Obchodný riaditeľ | Riaditeľ |
|
|
| Obchod | Obchodný riaditeľ |
|
|
| Fakturant | Obchodný riaditeľ |
|
|
| Výrobný riaditeľ | Riaditeľ |
|
|
| Hlavný konštruktér | Výrobný riaditeľ |
|
|
| Konštrukcie | Výrobný riaditeľ |
|
|
| Hlavný technológ | Výrobný riaditeľ |
|
|
| Technológie | Výrobný riaditeľ |
|
|
| Vedúci výroby | Výrobný riaditeľ |
|
|
| Majster výroby | Vedúci výroby |
|
|
| Záznam výkonov | Vedúci výroby |
|
|
| Manažér akosti | Výrobný riaditeľ |
|
|
| Ekonóm | Riaditeľ |
|
|
| Hlavný účtovník | Ekonóm |
|
|
| Banka-Pokladňa | Ekonóm |
|
|
| Účtovník - sklad | Ekonóm |
|
|
| Účtovník - mzdy | Ekonóm |
|
|
| Logistik | Riaditeľ |
|
|
| Skladník | Logistik |
|
|
| Nákup | Logistik |
|
|
| Kooperácie | Logistik |
|
|
| Vedúci montáží | Riaditeľ |
|
|
| Vedúci mont. čaty č. 1 | Vedúci montáží |
|
|
| Vedúci mont. čaty č. 2 | Vedúci montáží |
|
|
| Vedúci mont. čaty č. 3 | Vedúci montáží |
|
Roly podľa mien - Tieto roly definujeme len pre účely procesov, aby sme mohli presne identifikovať osobu poverenú úlohou alebo časťou procesu. Ďalším účelom je definícia exkluzívnych skupín práv, predovšetkým pre vedúcich pracovníkov. V prípade zmeny pracovníkov by sa rola na meno nemala mazať! Môžu k nej byť pripojené nejaké nedokončené úlohy a procesy. Rola by sa mala preradiť novému pracovníkovi a premenovať. Pozor však na roly s exkluzívnymi právami napr. Margaréta je akcionár. Pri jej odchode na materskú nový najatý obchodný riaditeľ prevezme právomoci riaditeľa, nie však výhody akcionára.
| Názov role | Nadradená rola | Skupiny rolí | Prístupové práva pre danú rolu |
|---|---|---|---|
| Karol | Akcionár | ||
| Margaréta | Obchodný riaditeť, Akcionár | ||
| Martin | Obchodný riaditeľ | ||
| Roman | Obchodný riaditeľ | ||
| Juraj | Výrobný riaditeľ | ||
| Ladislav | Hlavný konštruktér | ||
| Svetlana | Hlavný konštruktér | ||
| Dávid | Hlavný konštruktér | ||
| Miloš | Hlavný technológ | ||
| Andrea | Hlavný technológ | ||
| Jakub | Vedúci výroby | ||
| Zuzana | Vedúci výroby | ||
| Peter | Ekonóm, Hlavný účtovník, Akcionár | ||
| Herbert | Hlavný účtovník | ||
| Ondrej | Logistik |
|
Pripojení rolí jednotlivým užívateľom |
Ako je zrejmé z nasledujúcej tabuľky, správca systému má pri zaradení nového pracovníka alebo nastavení zástupu pomerne jednoduchú prácu. Systém rolí nesie štruktúru alebo mená užívateľov a výsledkom je relatívne jednoduchá a prehľadná tabuľka.
| Užívateľ | Roly |
|---|---|
| Karol | Karol |
| Margaréta | Margaréta, Obchodný riaditeľ |
| Martin | Martin, Obchod |
| Roman | Roman, Obchod |
| Karolína | Fakturant |
| Juraj | Juraj, Výrobný riaditeľ |
| Ladislav | Ladislav, Hlavný konštruktér |
| Svetlana | Svetlana, Konštruktér |
| Dávid | Dávid, Konštruktér |
| Miloš | Miloš, Hlavný technológ |
| Andrea | Andrea, Technológ |
| Jozef | Vedúci výroby |
| Jakub | Jakub, Majster výroby |
| Zuzana | Zuzana, Majster výroby |
| Radka | Záznam výkonov |
| Eduard | Manažér akosti |
| Peter | Peter, Ekonóm, Akcionár |
| Herbert | Herbert, Hlavný účtovník |
| Helena | Banka-Pokladňa |
| Nela | Účtovník-Sklad |
| Robért | Účtovník-Mzdy |
| Ondrej | Ondrej, Logistik |
| Ľuboš | Skladník |
| Ondrej | Skladník |
| Irena | Nákup |
| Václav | Kooperácie |
| Ján | Vedúci montáží |
| Zdenko | Vedúci mont. čaty č. 1 |
| Pavol | Vedúci mont. čaty č. 2 |
| Mária | Vedúci mont. čaty č. 3 |
Zastupiteľnosť
Odovzdávanie rozhodovacích a schvaľovacích právomocí je možné uskutočniť zaradením do procesnej roly. Napríklad Margaréta bude na dovolenke a poverí týmito právomocami (rozdeľovánie ponúk, schvaľovanie dokladov a ďalšia účasť na procesoch a úlohách) Martina. Martin je jej podriadeným a musíme dávať pozor, aby nedostal prístup k niektorým súhrnným štatistikám obchodu. Tieto štatistiky si vedenie firmy starostlivo stráži. Navyše je Margaréta tiež akcionárom a má teda prístup k všetkým ukazovateľom spoločnosti. Túto úlohu jednoducho vyriešime. Martina zaradíme do roly Obchodný riaditeľ a tým mu dáme prístup k požadovaným procesným funkciám. Ostatné exkluzívne prístupy zostávajú len Margaréte. Sú totiž na rolu Margaréta a Martin k nim teda nebude mať prístup.
Odovzdávanie úloh konkrétnej osoby uskutočníme zaradením iného užívateľa do tejto roly. Pozor však na menné roly riadiacich pracovníkov, ktoré obsahujú exkluzívne prístupy k výkazom a ďalším dôležitým funkciám. V tomto príklade sa roly týchto osôb neúčastnia procesov. Pokiaľ by však napríklad obchodník Martin bol zároveň aj akcionárom, museli by sme jeho mennú rolu rozdeliť na dve Martin-Obchodník a Martin-Akcionár (každú pripojiť správnej skupine rolí s právami). Pozornosť by sme tiež museli venovať pripojeniu nadriadených rolí. Tzn. Martin-Obchodník by mal nadriadenú rolu Obchodný riaditeľ. Rola Martin-Akcionár by nemala žiadnu nadriadenú rolu.
V niektorých prípadoch naopak zámerne odovzdávame ako procesné pravomoci tak aj výkonné. To je prípad pozície fakturanta, ktorý je len jeden. V prípade neprítomnosti Karolíny, bude do roly fakturant zaradený niektorý z obchodníkov a bude vystavovať faktúry.
Všimnime si výhody rozdelenia na funkčnú a mennú rolu v zložitejšom príklade zástupu. Ako príklad si vyberieme Ladislava, ktorý je hlavným koštruktérom. Okrem toho však tiež pracuje na zákazkách ako ostatní konštruktéri. V prípade, že bude neprítomný kratšiu dobu, potrebuje odovzdať len procesné pravomoci hlavného konštruktéra, aby sa napríklad nezdržiavalo pridelenie zákazky konkrétnemu konštruktérovi, riešenie nezhôd pre konštrukciu atď. To vykonáme zaradením užívateľa Svetlana do roly hlavného konštruktéra. Avšak nezačnú sa jej zobrazovať zákazky, na ktorých Ladislav pracuje. Pri dlhšej neprítomnosti Ladislava opäť prenesieme procesné právomoci na Svetlanu, ale aby toho nemala priveľa, Ladislavove rozpracované zákazky (tie bohužiaľ nemôžu počkať do návratu Ladislava) odovzdáme Dávidovi. Tzn. Užívateľa Dávid pripojíme do roly Ladislav.
Legenda k značkám použitým ďalej v schémach procesov a úvodné predpoklady platné pre všetky príklady viď popis Využitie rolí v procesoch.
Pri tomto procese prechádza ponuka niekoľkými oddeleniami firmy, ktoré na nej pracujú. Dopyt od zákazníka príde najskôr na obchodné oddelenie. Obchodný riaditeľ určí obchodníka, ktorý dostane zákazku na starosť. V tomto príklade je to Roman. Po zostavení kompletnej špecifikácie na výrobok, odovzdáva Roman zákazku do konštrukcie. Hlavný konštruktér určí, že výkresovú dokumentáciu k zákazke spracuje Dávid. Po zostavení výkresovej dokumentácie odovzdá Dávid dokumentáciu do technológie. Hlavný technológ Miloš rozhodne, že zákazku spracuje sám, pripraví technologické postupy a doplní presné špecifikácie materiálov. Následne oddelenie nákupu a kooperácií zabezpečí ceny a možné termíny dodania jednotlivých materiálov od dodávateľov a dielov dodávaných z kooperácií. Následne dostáva dokumentáciu, respektíve dáta zákazky v informačnom systéme vedúci výroby. Ten spočíta kompletnú nákladovú cenu výrobku a možné termíny výroby. Vedúci montáží doplní do časového plánu zákazky možné termíny pre montáž. Tým je stanovený konečný termín dodania a obchodník Roman môže stanoviť predajnú cenu a odoslať ponuku zákazníkovi. Tým je ponukové konanie ukončené.
V praktickej prevádzke môžu niektoré z popisovaných procesov bežať aj paralelne. Na to je potom možné použiť viac dokladov aktivít začlenených do jedného procesu. Pre rozdelenie rolí to však nie je podstatné.
Na príklade konštruktéra Dávida si popíšeme, prečo je vhodná rola na meno a nie priame použitie užívateľa, ktoré sa zdá logicky jednoduchšie. Hlavným dôvodom je možnosť dodržania systému pri rôznych zmenách a neštandardných situáciách. Napríklad by sa mohlo stať, že by sa vedenie s Dávidom dohodlo, že kvôli zmene kapacitných požiadaviek konštrukcie a technológie, bude polovicu svojho úväzku pracovať na konštrukcii a polovicu na technológii. Potom jednoducho rozdelíme jeho mennú rolu na dvw, s pomenovaním Dávid-konštruktér a Dávid-technológ. Každú rolu potom podriadime príslušnému vedúcemu a samozrejme pripojíme Dávidovi. Hlavný konštruktér tak uvidí jeho konštruktérske úlohy a hlavný technológ technologické. Užívateľ nám musí zostať jeden a je ho možné takto rozdeliť. Rovnaký princíp je možné použiť, pokiaľ by napr. Dávid prešiel úplne z konštrukcie na technológiu, ale musel dokončiť všetky svoje konštruktérske úlohy.
V niektorých oddeleniach (napr. Nákup) by naopak bolo možné vypustiť roly pre oddelenie a nahradiť ich priamo mennými rolami príslušných pracovníkov. Tým by sme síce znížili počet rolí, ale pri výmene pracovníka by sme sa nevyhli nutnosti zásahu do systémovej štruktúry rolí a nastavení procesov. Napr. rola "Kooperácie" je nastavená ako východisková v procese ponúk. Pokiaľ by tam bola nastavená rola Václava, museli by sme pri výmene Václava meniť nastavenie východiskovej roly pre časť procesu na zaistenie kooperácií. Rovnako by sme museli meniť aj pripojenie skupiny rolí s právami pre kooperácie. Nebezpečné je, že by sme si to pri výmene Václava nemuseli všimnúť a mohli by sa nám hromadiť úlohy pre neprítomného Václava, čo by nejakú dobu mohlo zostať prehliadnuté.
Pri stavoch procesu, kde pozíciu zastáva len jeden pracovník, je tiež možné sledovať tieto jeho úlohy len pomocou zodpovedajúceho záznamu procesov. Potom by takéto roly pre procesy (napr. Vedúci výroby) nemuseli byť definované. Je však nutné dôsledne premyslieť možné kombinácie. Napríklad pri procese nemôže vidieť úlohy podriadených rolí apod.
V našom príklade väčšinu kalkulácií cien a termínov výroby vykonáva vedúci výroby Jozef. V prípade, že je preťažený (stáva sa to pomerne málo), odovzdáva niektoré kalkulácie na Zuzanu alebo Jakuba (Majstri výroby jemu podriadení). Potom na role Vedúci výroby vidí len svoje úlohy a na procese "Kalkulácia ceny" alebo na výpise rolí vrátane podriadených tiež úlohy Zuzany a Jakuba. Mal by tu teda fungovať podobný systém ako pri konštrukcii alebo technológii, kedy si vedúci svoje úlohy presúva na rolu so svojím menom. Avšak situácia, kedy odovzdá úlohu Zuzane alebo Jakubovi, je veľmi výnimočná. Vedúceho výroby by sme tak neustále nútili nastavovať z Roly Vedúci výroby rolu Jozef, pridávali by sme mu zbytočnú prácu. Používame teda pre tento stav len rolu Vedúci výroby.
Proces nadväzuje na predchádzajúce ponukové konanie. Zákazník potvrdil prijatú ponuku a zákazka vstupuje do procesu realizácie. Najskôr konštruktér Dávid, ktorý spracovával výkresovú dokumentáciu, doplní podrobnosti, ktoré neboli pri ponuke nutné. To isté vykoná Miloš na oddelení technológie. Potom nákup vystaví objednávky na materiál, ktorý nie je na sklade. Objednané sú tiež všetky potrebné kooperácie. V situácii, kedy je pripravená dokumentácia a zabezpečený materiál, môže začať samotná výroba. Po dokončení výroby v dielni dostáva zakázku oddelenie montáží. To vykoná inštaláciu a sprevádzkovanie výrobku v priestoroch zákazníka. Vo finálnej fáze montáže vykonáva manažér akosti kontrolu, merania, technické skúšky výrobku. Kontroluje tiež kompletnosť celej dokumentácie. Pri úspešnej montáži a skúškach vykoná fakturant Karolína fakturáciu. Hlavný účtovník overí správnosť zaúčtovania celej zákazky. Neskôr ekonóm zostaví výkazy zákazky a vyčísli jej ziskovosť.
V praktickej prevádzke môžu niektoré z popisovaných procesov bežať aj paralelne. Na to je potom možné použiť viac dokladov aktivít začlenených do jedného procesu. Pre rozdelenie rolí to však nie je podstatné.
Na tomto procese môžeme znázorniť optimálne použitie roly na meno a roly pre pracovnú pozíciu. Vo fáze výroby odovzdá zákazku vedúci výroby Zuzane, ktorá je majstrom výroby. Tzn. na doklad aktivity nastaví rolu riešiteľa Zuzana. O zákazku se od toho okamihu musí starať Zuzana a nikto iný. Naopak vo fáze montáže určí vedúci montáží, že zákazku bude realizovať montážna čata č. 2. Tú predstavuje rola "Vedúci montážnej čaty č. 2". Vedúcim čaty je Pavol. Úplne zámerne tu však nie je použitá rola na meno, ale rola pracovnej pozície, pretože zákazku má pridelenú čata č. 2 a nie Pavol, ako osoba. Pokiaľ by sa napríklad Pavol s Máriou vymenili ako vedúci čát 2 a 3, musí zákazka zostať stále pridelená čate č. 2, respektíve role jej vedúceho.
Vo výrobnom procese bola zistená nezhoda (chyba) na výrobku. Chybu zistil pracovník výroby, a pretože nemá prístup k informačnému systému, odovzdal ju svojmu majstrovi Jakubovi. Nezhodu môže zistiť a podobným spôsobom zadať ktokoľvek z firmy (napr. pri montáži apod.). Jakub nemá za úlohu nezhodu riešiť, ale vykonať jej zadanie do systému. Nastaví teda úlohu na jej vyriešenie pre manažéra akosti. Ten chybu analyzuje a zistí, že bola spôsobená chybným materiálom od dodávateľa. Preto odovzdá nezhodu na vyriešenie do nákupu. Nákup reklamuje materiál u dodávateľa a žiada finančnú kompenzáciu. Nákup s dodávateľom všetko vybaví s kladným výsledkom. Nezhodu odovzdá manažérovi akosti na kontrolu riešenia. Pri kontrole manažér akosti dohľadá viac podobných prípadov od rovnakého dodávateľa a rozhodne o nutnosti systémového opatrenia. Tým je vyradenie dodávateľa zo schválených dodávateľov. Odovzdá úlohu nákupu na vyradenie dodávateľa zo zoznamu schválených dodávateľov. Po jeho vyradení vráti nákup nezhodu manažérovi akosti na uzavretie.
Systém použitia rolí je obdobný ako pri predchádzajúcich procesoch tohto príkladu.