Procesná tvorba dokladov - všeobecne

Aby bola práca so systémom čo najefektívnejšia, je potrebné zaistiť rýchlu tvorbu dokladov, ktoré vznikajú počas spracovania nejakého procesu vo firme. Ako bolo popísané v kap. Importy dokladov všeobecne, v systéme je všeobecne možné vytvárať doklady naimportovaním iných už skôr vystavených. Obstaranie dokladu sa tak značne zjednoduší a urýchli, sú evidované vzájomné väzby dokladov atď. Zviazané doklady je možné prehliadať na špeciálnych subzáložkách, otvorením zodpovedajúcej agendy automaticky príslušne obmedzenej za súvisiace doklady alebo inak.

Ďalej je uvedené:

Možnosti naimportovania jedného dokladu do iného sú rôzne, no cieľom je, aby vo väčšine agend boli k dispozícii také nástroje, ktoré by užívateľovi umožnili čo najjednoduchšie a najrýchlejšie vystavenie následného dokladu či získanie informácií o súvislostiach. Preto je v systéme implementovaná možnosť tzv. procesnej tvorby dokladov. To o. i. umožňuje:

  • Vystavovať doklady aj z agend iných dokladov, s ktorými priamo súvisí (teda napr. je možné priamo v agende Objednávok prijatých vytvoriť Faktúru vydanú), a to vrátane možnosti vystavovať doklady na základe viacerých označených dokladov (napr. označiť viac objednávok a vystaviť na ne faktúru).
  • Vystavovať nový doklad z jeho agendy podľa iného dokladu.
  • Importovať viac označených dokladov do iných dokladov (napr. naraz viac dodacích listov do faktúry vydanej, nie iba postupne po jednom).
  • Zadávať väzby medzi dokladmi obojstranne (napr. väzbu medzi Faktúrou prijatou a Príjemkou je možné zadať ako z agendy Príjemiek, tak aj z agendy Faktúr prijatých).
  • Vystavovať následné doklady podľa vybraných aj pomocou otvoreného rozhrania.
  • Možnosť prehliadať v špeciálnej záložke X-väzby prehľadne zobrazené väzby medzi dokladmi a to ako pevné (napr. čerpanie objednávky do dodacieho listu), tak voľné, kedy došlo "len" k vystaveniu dokladu podľa iného (napr. dodací list podľa prevodky príjem).

Proces tvorby dokladov podľa iných v rámci procesnej tvorby dokladov je jednotný.

Procesná tvorba dokladov spočíva najmä v rýchlom vytvorení dokladu podľa nejakých zdrojových. Procesná tvorba dokladov môže byť vyvolaná z rôznych miest a rôznym spôsobom:

  • z agendy tvoreného dokladu vytvorením nového dokladu podľa iných typicky prostredníctvom funkcie Nový podľa... (príp. funkcie obdobnej, pričom niekedy môže ísť aj o samotnú funkciu Nový (pokiaľ ide o typ dokladu, ktorý sa vždy vytvára podľa iného, napr. prevodka príjem podľa prevodky výdaj))
  • z agendy tvoreného dokladu naimportovaním iných dokladov do editovaného typicky prostredníctvom funkcie Import v rámci editácie tvoreného dokladu (príp. funkcie obdobnej)
  • z agendy zdrojových dokladov priamou tvorbou nadväzného dokladu typicky prostredníctvom funkcie Vytvoriť (príp. funkcie obdobnej), príp. prostredníctvom funkcie Nový zo záložky X-väzby

  • príp. ešte iným špeciálnym spôsobom

    Či budú pre konkrétnu dvojicu dokladov k dispozícii všetky vyššie spomenuté možnosti alebo len niektoré z nich, závisí od charakteru daných dokladov (niektoré možnosti nemajú pre daný doklad zmysel) a ďalej od predpokladaného spôsobu použitia danej možnosti pre daný typ dokladov. Napr. pre bežne sa vyskytujúce dvojice dokladov ako je napr. dodací list - faktúra, sú k dispozícii všetky možnosti, pre iné, ako je napr. dvojica dodací list - vyskladnenie z pozícií sú k dispozícii len vybrané, pri ktorých sa predpokladá, že užívateľ týmto spôsobom bude doklady najčastejšie vytvárať. Doplnenie zvyšných by síce bolo možné, ale mohlo by byť kontraproduktívne (zbytočné zahlcovanie agend funkciami).

    Z vyššie uvedeného vyplýva, že pri danej funkcii sa nemusia vždy nutne ponúkať všetky možné kombinácie dokladov, hoci je daná kombinácia pre daný doklad zmysluplná. Napr. v agende DL sa nemusí pri funkcii Nový podľa... ponúkať voľba "podľa zálohového listu", hoci možnosť vytvoriť DL podľa ZLV existuje (ponúka sa vo funkcii Vytvoriť z agendy ZLV).

Vo všetkých prípadoch ide o naimportovanie resp. prevzatie vybraných údajov z vybraných dokladov zdrojových do tvoreného následného dokladu a príp. automatické otvorenie editácie nového vopred pripraveného dokladu. Či je možné vybrať jeden alebo viac zdrojových dokladov, aké údaje sa preberajú (či len vybrané hlavičkové údaje alebo len vybrané riadkové údaje príp. oboje) a či ide len o predvyplnenie daných hodnôt či o záznam toho, že došlo k čerpaniu jedného dokladu do druhého, závisí od typu dokladov (aký doklad a podľa akého je tvorený), či medzi nimi vzniká väzba pevná alebo voľná, či medzi nimi môže existovať väzba 1:1, 1:n, m:n atď.

V agende môže byť naraz aj viac možností tvorby následného dokladu podľa zdrojových. Objasníme na príklade:

Pri objednávkach prijatých je napr. možné k vybraným objednávkam vystaviť priamo faktúru vydanú či pokladničný príjem alebo len samostatný dodací list. Rovno je ale tiež možné z agendy objednávok prijatých vystaviť objednávku vydanú na objednané tovary (pokiaľ si ich napr. klient u vás objednal, ale vy ich nemáte na sklade). (K objednávke je tiež možné vystaviť priamo z agendy objednávok aj iné doklady ako napr. zálohový list, odoslanú poštu či zaznamenať nejakú aktivitu (prideliť úlohu zodpovednému obchodníkovi) - no tvorba týchto dokladov prebieha trochu odlišným spôsobom, ako je jednotný postup procesnej tvorby dokladov.)

Ktoré funkcie na tvorbu následných dokladov sú v danej agende k dispozícii, je uvedené v popise jednotlivých agend. Pre predstavu viď tiež Príklady použitia.

Importovacie manažéry

Aby bola procesná tvorba dokladov jednotná, tvorba následného dokladu podľa iného resp. s importom iných sa vnútorne realizuje pomocou tzv. "importovacieho manažéra (import manager)". V nasledujúcom texte len ľahko spomenieme jeho princíp, ktorý demonštruje jednotnosť použitia.

Princíp spočíva v tom, že importovací manažér zaistí na základe nejakých vybraných zdrojových dokladov a príp. nejakých ďalších dopĺňajúcich informácií a parametrov vytvorenie nejakého následného dokladu. Vstupom je jeden alebo viac dokladov (podľa podmienok danej agendy a miesta odkiaľ presne je procesná tvorba vyvolaná), ktoré sú podkladom pre výstup, čo je požadovaný novo vytváraný doklad. V každom mieste systému je dané, ktoré typy dokladov môžu byť týmto "vstupom", kontroluje sa ich počet (pretože napr. manager na vytvorenie PRV podľa PRP môže mať len jeden vstupný doklad), či sú potrebné nejaké ďalšie údaje a aké (parametre vstupu) a či musia byť povinne zadané. V takom prípade môže byť zobrazený Sprievodca tvorbou dokladu, prostredníctvom ktorého sa potrebné údaje zadajú (napr. riadky podľa možnosti dodania a pod.). Keď sú zadané vstupné doklady a povinné parametre (napr. rad a sklad pre vytvorenie PRV podľa PRP), je možné pokračovať vytvorením cieľového dokladu. Princíp objasňuje obrázok:

Zadanie vstupných dokladov (viď A), vyplnenie požadovaných parametrov programovo (viď B1) alebo prostredníctvom sprievodcu (wizarda) (viď B2), vytvorenie výstupu (viď C), ďalšia práca s vytvoreným výstupným dokladom...

Teda proces má všeobecne niekoľko fáz:

  • Výber zdrojových dokladov
  • Vstupné kontroly vybraných dokladov
  • Vyvolanie sprievodcu tvorbou dokladu
  • Editácia predpripraveného dokladu a prípadný návrat späť

Ich podrobnejší popis viď Procesná tvorba dokladov - Fázy a sprievodca tvorbou dokladu.

Aby bolo neskôr možné zobrazovať informáciu, ktoré doklady spolu nejako vzájomne súvisia, vytvárajú sa medzi nimi väzby. Môžu existovať dva typy väzieb:

  • tzv. tvrdá alebo pevná väzba
  • tzv. mäkká alebo voľná väzba (interne ju môžeme nazývať "soft" väzba)

Pevná väzba vzniká automaticky v prípadoch, keď sa napr. jeden doklad čerpá (importuje) do iného a je potrebné evidovať, či už bol vyčerpaný, je potrebné riešiť, koľko zostáva na čerpanie, je potrebné obmedziť opraviteľnosť takýchto dokladov alebo možnosť ich mazania a pod. Takéto väzby sa evidujú už v rámci definovanej štruktúry databázy a bývajú ošetrené tzv. referenčnou integritou v databáze (nie je možné zmazať záznam, na ktorý sa odkazuje nejaký iný záznam atď. - rieši samotná databáza).

Vystavenie faktúry vydanej (FV) a dodacieho listu (DL) podľa objednávky prijatej (OP) , tzn. čerpanie OP do DL resp. FV.

Ďalej existujú prípady, kedy sa eviduje, že jeden doklad (resp. jeho riadok) vznikol podľa iného a akého, ale je možné i zdrojový doklad či riadok ľubovoľne vymazať, v daný moment sa daná väzba rozpojí a automaticky dôjde k oprave aj na cieľovom doklade. Takým prípadom je napr. väzba POL a jeho zdrojových dokladov (viď napr Procesná tvorba dokladov - NV → POL).

Voľné väzby sú "nedôležité" väzby medzi dokladmi. Také väzby vznikajú napr. pri vzniku dokladu podľa vzoru iného dokladu, tzn. pri vytváraní obsahu dokladu podľa vzoru iného dokladu. Táto voľná väzba sa pritom pamätá všade tam, kde by bolo riešenie kontrolou tvrdej referenčnej integrity v databáze zbytočné.

Vystavenie dodacieho listu (DL) podľa Prevodky príjem (PRP).

Voľné väzby sa evidujú pomocou BO relácií (na jednej strane relácie sa eviduje zdrojový doklad, na druhej cieľový doklad).

Voľné väzby slúžia výhradne na zobrazovanie nejakých súvisiacich dokladov na záložke X-väzby. V našom prípade sa zobrazí toľko DL, koľko sa ich na základe konkrétnej PRP vytvorí. Neslúžia na kontrolu opakovaných kópií (je možné vytvoriť viacero dodacích listov (DL) podľa jednej prevodky príjem (PRP), tvorba je na užívateľovi) a na zabránenie mazaniu (je možné vymazať ako PRP, tak i DL). Súčasne s mazaním dokladu sa vymažú všetky s ním súvisiace mäkké väzby.

Ak dva doklady majú mať medzi sebou väzbu založenú na tom, že sú importované riadky z jedného do druhého, a užívateľ celkom NEZMYSELne vystavuje doklady jeden podľa druhého ale bez riadkov, nie je možné očakávať, že budú mať nejakú väzbu!

Ak by došlo k zmazaniu nejakého súvisiaceho dokladu, tak ten zo záložky väzieb (po občerstvení) zmizne, pričom ak bol naviazaný voľnou väzbou, vymaže sa aj táto voľná väzba. No v praxi sa pri určitom postupe môže stať, že sa voľné väzby rozídu (keďže nie sú strážené referenčnou integritou databázy).

Jeden užívateľ si pripravuje dodací list (DL) podľa prevodky príjem (PRP). Medzitým druhý užívateľ PRP zmaže. Prvý užívateľ uloží DL, spolu s tým sa uloží aj informácia o voľnej väzbe na PRP. Príslušná PRP ale už neexistuje.

Preto je zaistené skorigovanie tohto stavu. Ak takáto situácia nastane, systém pri zobrazení záložky X-väzby neplatné väzby nezobrazuje a užívateľovi oznámi, že existujú neplatné voľné väzby a zobrazí otázku, či si ich želá odstrániť, po kladnej odpovedi takéto väzby odstráni.

Ide o špeciálnu záložku určenú na prehľadné zobrazenie vzájomných (krížových) väzieb medzi dokladmi vrátane možnosti rovno nadväzujúce doklady aj vytvárať. Viď aj samostatná kap. Záložka X-väzby všeobecne.

Príklady ilustrujú len pár vybraných situácií, ale je zjavné, že možností, ako využívať procesnú tvorbu dokladov je omnoho viac, čím sa výrazne zvyšuje úroveň užívateľského komfortu.

Príklad 1: Užívateľ sa nachádza v zozname agendy objednávok prijatých. Označí si objednávky (napr. doteraz nedodané od jedného zákazníka) a chce ich hromadne vydodať a vyfakturovať. Vyvolá funkciu "Vytvoriť faktúru vydanú" a všetky označené objednávky naraz vybaví a vyfakturuje jedným dodacím listom a jednou faktúrou (samozrejme, ak je tovar na sklade a ak sú splnené iné podmienky). Výsledok tejto akcie je rovnaký, ako keby začal tvoriť novú faktúru vydanú v agende faktúr a postupne do nej importoval dané objednávky. Ide o príklad pevnej väzby medzi dokladmi, viď ďalej.

Príklad 2: Iná možnosť: Užívateľ chce vytvoriť novú faktúru vydanú podľa viacerých objednávok. V agende faktúr vydaných vyberie funkciu "Nový podľa objednávky vydanej". Otvorí sa sprievodca, ktorý umožní vybrať viac objednávok naraz pre zvolenú firmu a vystaviť faktúru. Ide o príklad pevnej väzby medzi dokladmi, viď ďalej.

Príklad 3: Iná možnosť: V editácii vystavovanej faktúry vydanej chce užívateľ do faktúry naimportovať viac objednávok naraz. Zvolí funkciu "Import objednávky prijatej" a pomocou otvoreného sprievodcu si ich v agende objednávok vyberie a naraz naimportuje do FV. Ide o príklad pevnej väzby medzi dokladmi, viď ďalej.

Príklad 4: Faktúru prijatú (napr. na nákup tovaru) je možné vytvoriť napr. aj podľa príjemky daného tovaru. Automaticky je vytvorená väzba medzi príjemkou a faktúrou. Doklady je vďaka tomu možné v účtovníctve automaticky párovať. Keďže tu ide navyše o evidentné stanovenie účelu výdaja, je väzba na príjemku (či viac príjemiek) viditeľná nielen v záložke X-väzby, ale väzba medzi dokladmi je zrejmá jednak aj zo záložky Účel výdaja danej faktúry a súčasne zo záložky Výdaje obstarania danej príjemky. (Samozrejme rovnaký výsledok dosiahneme, pokiaľ v rámci editácie novej faktúry netvorenej podľa príjemky v jej záložke Účel výdaja zadáme našu príjemku ako účel výdaja. Alebo naopak, pokiaľ v rámci editácie danej príjemky by sme v jej záložke Výdaje obstarania zadali našu faktúru ako výdaj obstarania. Ide o príklad voľnej väzby medzi dokladmi, viď ďalej.