Hromadné spracovanie faktúr a záloh

Tu nájdete:

Ide o katalógový doplnok informačného systému ABRA Gen. Slúži pre hromadné odosielanie faktúr. Umožňuje prejsť od ručného spracovania každej faktúry zvlášť k plne automatizovanému procesu. Faktúry je možné automaticky tlačiť na tlačiarni alebo exportovať do elektronického formátu (ISDOC alebo PDF) a následne automaticky odoslať e-mailom. Využijú všetky firmy, ktoré pravidelne vystavujú väčšie množstvo faktúr. Napríklad obchodné spoločnosti, poisťovne, dodávatelia energií, telekomunikačných a iných služieb atď.

Výhody:

  • minimalizácia času nutného na spracovanie faktúr
  • minimalizácia chybovosti
  • podpora zavádzania elektronickej fakturácie

Najprv sa nadefinuje postup spracovania dokladu; v optimálnom prípade obchodník faktúry doklad len pripravuje a ukladá v informačnom systéme. Následne pracovník zodpovedný za spracovania odchádzajúcich faktúr celého podniku spustí ich hromadné spracovanie, ktoré prebehne pri každej faktúre podľa nastaveného spôsobu komunikácie s konkrétnou firmou. Po inštalácii balíčka pribudne v agende Faktúr vydaných nová položka „stav spracovania". Obsluha si pomocou filtra zobrazí všetky doposiaľ nespracované faktúry a tlačidlom „Tlač / odoslať" spustí ich automatizované spracovanie. Následne dôjde k postupnému spracovaniu všetkých faktúr. Buď vytlačením faktúry s vytvorením záznamu v module Odoslaná pošta alebo exportom do elektronického formátu ISDOC či PDF s vytvorením záznamu v agende Odoslané e-maily. V systéme sa po spracovaní pri každej faktúre zapíše spôsob jej odoslania a faktúra je farebne odlíšená od nespracovaných dokladov.

Nevyhnutnou podmienkou prevádzky je, aby táto časť systému bola ABRA Gen nainštalovaná a licencovaná.

  • Inštalácia:
    • Tento doplnok sa inštaluje samostatne formou nahrania inštalačnej sady do už existujúceho systému ABRA Gen príslušnej verzie.
  • Licencovanie:
    • Táto časť systému je licencovaná samostatne, a to formou licencovania doplnku - viď Licencované doplnky. Po inštalácii je teda nutné vykonať aktiváciu zadaním príslušného aktivačného kľúča v agende Správa licencií.

Doplnok pre svoju funkciu vyžaduje mať tiež nainštalované resp. licencované:

  • modul E-maily a interné správy

Licencované celky systému ABRA Gen sa v čase menia. Teda je potrebné si tiež overiť, či je k nejakej časti ABRA Gen, s ktorou doplnok spolupracuje, či ktorú vyžaduje pre svoju prevádzku, aktuálne potrebná samostatná licencia, a pokiaľ áno a túto nevlastníte, tak si ju obstarať. Viď tiež licencované celky - Licencované moduly a vlastnosti.

Podrobnejší popis k inštalácii, aktivácii, nastaveniu a ovládaniu tohto doplnku je k dispozícii vo forme PDF príručky. Viď kap. PDF príručky - súhrnný zoznam, sekcia Rozšírenie a doplnky.

Pre nasadenie doplnku odporúčame asistenciu konzultanta, prípadne môžete tiež využiť PDF príručku tu.

Aplikácia komunikuje s ABRA Gen cez tzv. Otvorené rozhranie.

Aktuálna ponuka a dostupnosť katalógových doplnkov pre jednotlivé systémy ABRA Gen vám na vyžiadanie zdelí obchodník.