Jak promazávat velké množství záznamů (příloh) v agendě Odoslané e-maily

Velký počet odeslaných e-mailů s přílohami v agendě Odoslané e-maily může mít za následek zvětšení velikosti databáze v řádu GB a tím zpomalovat dobu trvání zálohování. Při velké velikosti příloh je proto vhodné zvážit promazání historických e-mailů nebo vynulování velikosti příloh.

Do systému ABRA Gen byla doplněna možnost provedení odstranění emailů nebo vynulování velikosti příloh za zvolené omezení (stáří dokladů, e-mailový účet, řada dokladu, uživatel, který zápis vytvořil, a obsah předmětu e-mailu) pomocí naplánované úlohy automatizačního serveru.

Před konfigurací naplánované úlohy typu “Promazání záznamů z agendy Odeslané e-maily“ je ale nejprve vhodné ověřit, jestli je odstranění záznamů odeslaných e-mailů vhodné řešit a jaké e-maily zabírají v databázi více místa.

1. Zjištění velikosti příloh v agendě Odoslané e-maily

Pro zjištění celkové velikosti příloh v agendě Odoslané e-maily a zjištění, pro jaké e-mailové účty a řady dokladů je největší velikost příloh, vznikla nová funkce, která se spouští z agendy Firemné údaje, záložka Technické nástroje - Analýza velikosti příloh v agendě Odoslané e-maily.

Výsledkem zjištění je otevřen ve webovém prohlížeči formou vizualizace a tabulek a obsahuje následující informace:

• celková velikost příloh

• celková velikost příloh dle roku data dokladu

• celková velikost příloh dle e-mailové účtu

• celková velikost příloh dle řady dokladu

• celkový počet záznamů dle jednotlivých roků a e-mailových účtů TOP 10

• případně celková velikost příloh dle vybrané délky prefixu předmětu e-mailu

Všechny údaje jsou zobrazeny jak formou vizualizace, tak i tabulkou se zjištěnými počty viz obrázek.

Všechny údaje jsou zobrazeny formou vizualizace i tabulkou se zjištěnou velikostí příloh v Bytech.

2. Naplánovaná úloha typu “Promazání záznamů z agendy Odoslané e-maily”

Spuštění promazávání doporučujeme nastavit na neprodukční dobu, obvykle v nočních hodinách. Pro případ mazání velkého množství záznamů, jejichž mazání by mohlo trvat až několik hodin, je v úloze obsažena možnost stanovit maximální dobu jejího trvání.

Úlohu tedy nastavíme např. na spouštění jednou denně do 2:00 s maximální dobou odmazávání na 180min.

Nastavíme, jestli mají být mazány doklady nebo pouze vynulována velikost příloh e-mailů (obě varianty se týkají pouze záznamů odeslaných e-mailů, ne datových zpráv), jak staré záznamy mají být mazány a pro jaké e-mailové účty a řady dokladů, případně od jakých uživatelů nebo s jakým obsahem předmětů e-mailů.

Tímto máme úlohu nastavenu a systém nám bude pravidelně spouštět promazávání starých e-mailů nebo příloh.

Odstranění záznamů na žádné z databázových platforem nevede k okamžitému odpovídajícímu snížení velikosti databáze. Důvodem je vznik fragmentace datových stránek odmazáváním jen některých záznamů. Představit si celý problém fragmentace při odebírání záznamů z tabulek si lze zjednodušeně vysvětlit na příkladu odebírání karet pacientů z fyzické kartotéky, kdy i přes částečné vyprázdnění karet pacientů z šuplíku s pacienty začínající na písmeno A nelze tento šuplík celý zrušit dokud v něm zbývají ještě nějaké záznamy.

Na databázi Firebird dojde k částečnému zmenšení velikosti databáze. Pokud se vyprázdní celá databázová stránka tak se může zmenšit trochu velikost celé databáze, ale toto zmenšení je minimální a také neodpovídá uvolněnému místu dle odstraněných záznamů.

3. Dosažení zmenšení zálohy databáze po odstranění záznamů

Finálního dosažení zmenšení velikosti zálohy databáze dosáhneme provedením údržby databáze.

Na databázi Firebird je tento proces zajištěn provedením zálohy a následné obnovy ze zálohy.

Př. snížení počtu stránek po obnově o 253080, což odpovídá zmenšení databáze o 3,8GB (253080 * 16kB / 1024 / 1024 = GB)

Před obnovou Data pages: 1378536, average fill: 68% po obnově Data pages: 1125456, average fill: 84%