Hromadná fakturace - vystavování dokladů Faktúry vydané a Dodacie listy

Tato funkcionalita je dostupná pouze v rámci služby ABRA předplatné.

Ve verzi 25.4 došlo k několika úpravám týkajících se možnosti hromadného vystavování dokladů, a to konkrétně k hromadnému vystavování dokladů Faktúry vydané (FV) a Dodacie listy (DL) podle vybraného nebo vybraných dokladů Objednávky prijaté.

Podívejte se, jak hromadně vystavovat faktury vydané z objednávek přijatých.

Video je součástí celého kurzu Představení novinek verze 25.4 v ABRA Academy. Prihlásiť sa na tento bezplatný kurz a pozerať sa na všetky videá môžete tu.

Na rozdíl od dosavadní funkčnosti hromadného vystavování dokladů z agend nyní nemusíte řešit, jaké doklady označujete, aby bylo možné tuto novou hromadnou tvorbu dokladů vyvolat a provést. Můžete tedy označit jakoukoliv množinu objednávek, použít funkci Hromadná fakturace v agendě Objednávky prijaté a systém na pozadí vytvoří odpovídající množinu následných dokladů. Funkce se přitom řídí systémově definovanými pravidly.

V praxi to znamená, že systém automaticky seskupí vstupní doklady Objednávky prijaté podle shodných hlavičkových údajů a následně pro ně vytvoří výsledné doklady. Níže si uvedeme detailnější informace.

Vystavené doklady jsou primárně seskupovány podle Firmy a dle nastavení položky Seskupování hromadné fakturace v agendě Adresár firiem dané firmy z dokladu Objednávka prijatá. Při výchozím nastavení Seskupování hromadné fakturace se doklady tvoří dle firmy, ale lze nastavit seskupování na úrovni jednotlivých poboček, případně lze nastavit možnost doklady neseskupovat vůbec. V takovém případě jsou pak doklady tvořeny 1:1.

Druhotné seskupení probíhá dle hlavičkových údajů. Zde jsou podmínky různé dle typu vystavovaného dokladu. Pro každou skupinu dokladů s vyhodnocenými shodnými položkami se vytvoří jeden doklad Faktúra vydaná nebo Dodací list.

V tomto je klíčový rozdíl oproti dosavadní funkčnosti hromadného vystavování dokladů přes importního manažera. Pro ten je totiž nutná shodně nastavená Firma v hlavičkových údajích dokladu, případně se u více označených dokladů musel zvolit zdrojový doklad pro výběr hlavičkových údajů, aby mohl být vytvořen pouze jeden společný doklad.

Při hromadném vystavování dokladu Faktúra vydaná záleží na tom, zda byl už dříve k objednávce vystaven Dodací list. Pokud již vystaven byl, pak vystavování dokladů probíhá s ohledem na tento existující doklad a řídí se to dle podmínek vystavování dokladu Dodací list. Pokud ještě doklad Dodací list vystaven nebyl, pak probíhá vystavení dokladů FV s ohledem na položky vyjmenované níže. Na základě těchto vystavených faktur jsou teprve hromadně vystaveny doklady DL.

Aby bolo možné riadky zdrojového dokladu čerpať do jedného dokladu nového, musia byť vybrané položky objednávok vyhodnotené ako zhodné. Tieto položky majú teda vplyv na ďalšie zoskupovanie pri tvorbe dokladov. Konkrétne ide o nasledujúce položky:

Zohlednění výše uvedených položek umožňuje pokrýt všechny základní případy a situace, které mohou v rámci nastavování hlavičkových údajů na dokladu nastat. V praxi ale pravděpodobně nebude tak časté, aby se pro jednu firmu tak výrazně lišily hlavičkové údaje vystavovaných dokladů.

Pokud vám nevyhovuje systémové nastavení seskupování vytvářených dokladů, je možné ovlivnit položky pro seskupování pomocí skriptingového háčku MassInvoicing_InputGrouping_Hook. Více informací viz sekce Uživatelské přizpůsobení pomocí skriptingu a parametru v Nexus.cfg.

Aby bolo možné riadky zdrojového dokladu čerpať do jedného dokladu nového, musia byť vybrané položky objednávok vyhodnotené ako zhodné. Tieto položky majú teda vplyv na ďalšie zoskupovanie pri tvorbe dokladov. Konkrétne ide o nasledujúce položky:

Při vystavování dokladu z označeného zdrojového dokladu nebo zdrojových dokladů je k dispozici dialogové okno pro nastavení údajů pro hromadnou fakturaci.

V dialogovém okně zadáte základní hodnoty pro předvyplnění vytvářeného dokladu. Dostupné položky se liší podle toho, jaký doklad je hromadnou fakturací vystavován.

Příklad dialogu pro předvyplnění údajů vytvářeného dokladu Faktúra vydaná

K jednotlivým možnostiam:

Názov Popis
Dátum dokladu

Datum dokladu, které se nastaví na nově vytvořeném dokladu resp. dokladech.
Dátum plnenia

Datum plnění, které se nastaví na nově vytvořeném dokladu resp. dokladech.

Tato položka není dostupná při vystavování dokladu Dodací list.
Řada faktur vydaných

Zkratka řady dokladů typu Faktury vydané. K označeným objednávkám bude vygenerován doklad Faktúra vydaná v zadané řadě. Zadanie radu je tu povinné.

Tato položka není dostupná při vystavování dokladu Dodací list.
Řada dodacích listů

Zkratka řady dokladů typu Dodací listy. K označeným objednávkám bude vygenerován doklad Dodací list v zadané řadě. Zadanie radu je tu povinné.
Řada příjemek

Zkratka řady dokladů typu Příjemky na sklad. K označeným objednávkám bude vygenerován doklad Príjemka v zadané řadě. Zadanie radu je tu povinné.

Tato položka není dostupná při vystavování dokladu Faktúra vydaná, pokud mají všechny zdrojové doklady OP na skladových řádcích kladné množství. Při vystavování dokladu Dodací list není položka dostupná nikdy.
Všetky zľavy previesť do riadkových zliav

Slouží pro případ, kdy chce uživatel importovat více zdrojových dokladů s jinak nastavenými slevami do jednoho cílového dokladu, kdy samozřejmě nelze docílit stejného nastavení slev na cílovém dokladu jako na všech zdrojových. Podrobnejšie vr. príkladu viď Zlúčenie rôznych zliav z viacerých objednávok.

Tato položka není dostupná při vystavování dokladu Dodací list.
Importovať prílohy

Začiarknite, pokiaľ chcete k cieľovému dokladu pripojiť rovnaké prílohy, ako má v svojej záložke Prílohy zdrojový doklad.

Cílové doklady Faktúry vydané nebo Dodacie listy se zakládají pomocí standardního importního manažeru (dále IM), platí tedy základní pravidla popsaná v kapitole Procesní tvorba dokladů - OP → FV a Procesní tvorba dokladů - OP → DL.

Hromadná fakturace vždy používá IM s nastaveným parametrem Jen pokryté skladem s nastavenou volbou "Částečně i zcela pokryté skl. řádky". Tím je zajištěno případné snižování množství cílových skladových řádků na aktuální disponibilní množství skladu. V případě vytváření dokladů Faktúry vydané je o tom uživateli po dokončení zobrazena informace v samostatném okně, v případě generování dokladů Dodacie listy se informace uživateli nezobrazuje.

Pro generování dokladů Faktúry vydané je dále na IM vždy nastaven parametr Importovat pouze zcela pokrytou obj. přijatou s nastavenou volbou “Respektovat nastavení na obj. přijaté”. Tím je zajištěno pro Objednávky prijaté s nastaveným příznakem Expedovat pouze celou objednávku přijatou, že se pomocí IM provede kontrola, že lze celou objednávku kompletně uspokojit skladem. Pokud to možné není, dojde automaticky na cílovém dokladu k odstranění všech řádků dané objednávky. Cílový doklad je tedy vytvořen pouze v případě, že obsahuje vyplněné řádky. Uživatel je o výsledku hromadného generování dokladů informován po dokončení akce.

Po uložení dokladu Faktúra vydaná se k faktuře automaticky připojí jako platby také Zálohové listy vydané (ZLV) připojené ke zdrojovým objednávkám. ZLV se zúčtuje vždy jen na volné zaplacené částky. Stejně tak dochází ke zúčtování dokladů Daňové zálohové listy vydané (DZLV), pokud byly připojené ke zdrojovým objednávkám. Pro DZLV platí, že se zúčtovávají vždy dle skupin sazeb DPH na DZLV a vždy na částku odpovídající řádkům stejné sazby DPH na FV, a to tak, aby celková částka faktury nebyla záporná. Pokud by DZLV již částku FV přečerpal do minusu, import neproběhne.

Po kliknutí na funkční tlačítko Hromadná fakturace systém ověří práva cílových objektů (tedy FV, DL a PR). Pokud uživatel nemá na dané objekty právo, systém uživatele upozorní a akce nebude provedena.

Dále jsou kontrolovaná nastavená práva k funkcím v cílových agendách vystavovaných dokladů, a to funkce Opravit, Přidat a Spustit.

Funkční tlačítko lze skrýt, pokud vám vytváří duplicitu s používaným katalogovým doplňkem Hromadná fakturace. Více informací viz sekce Uživatelské přizpůsobení pomocí skriptingu a parametru v Nexus.cfg.

Jak bylo uvedeno dříve, do jednoho dokladu Faktúra vydaná je možné importovat více zdrojových objednávek. Může se jednat o objednávky vystavené v cizí měně. Hromadné vystavování dokladů s ohledem na měnu nastavenou na zdrojové objednávce se liší podle toho, zda se hromadně vystavuje doklad Faktúra vydaná nebo Dodací list. Uvedeme si na příkladu níže.

Máme vystavené doklady OP na jednu firmu, ale v různých měnách (např. EUR a USD), a použijeme funkci Hromadná fakturace pro vystavení FV a s tím současně také DL. Systém automaticky vytvoří 2 resp. 4 doklady (2x FV a 2 x DL) dle měny. Pokud ale nejdříve vystavíme DL, bude vystaven pouze jeden doklad DL. Když potom použijeme funkci Hromadná fakturace pro vystavení faktur, vznikne pouze jedna FV a měna bude použita z první OP v pořadí dle čísla dokladu.

Hromadnou fakturaci lze uživatelsky přizpůsobit následujícími způsoby:

  • Systémově nastavené podmínky pro seskupování nemusí vyhovovat všem zákazníkům a uživatelům systému ABRA Gen. Připravili jsme tedy k dispozici skriptingový háček MassInvoicing_InputGrouping_Hook. Tento háček umožňuje nastavit, že lze při tvorbě dokladů přihlížet k jiným položkám, než je nyní systémově nastaveno. Ať už jde například o seskupování dokladů podle způsobů dopravy (např. pro INTRASTAT), nebo naopak zrušení seskupování podle měny dokladu. Tímto háčkem je možné upravit systémovou definici seskupování nebo si přímo nadefinovat vlastní. Lze tím tedy ovlivnit celou funkcionalitu hromadné fakturace.

    Příklad použití skriptingového háčku naleznete v kapitole Příklady pokročilého skriptování.

  • Zákazníci, kteří používají katalogový doplněk Hromadná fakturace, mohou systémové funkční tlačítko Hromadná fakturace v agendě Objednávka prijatá skrýt. Skrytí lze provést pomocí speciálního parametru HideButtonsOfMassInvoicing=1 v Nexus.cfg v sekci Client. Tento parametr zabrání duplicitnímu zobrazení funkčního tlačítka se stejným názvem "Hromadná fakturace". Pokud parametr není v Nexus.cfg nastaven, je systémové funkční tlačítko Hromadná fakturace k dispozici.