Jak nastavit vlastní strukturu variabilního symbolu

V tomto návodu si ukážeme, jak lze nastavit vlastní strukturu variabilního symbolu (dále jen VS) a jak ji začít používat od určitého období.

Tento návod je vhodný pro uživatele, kteří plánují přechod z běžného generování VS na vlastní struktury. Návod je rozdělen do několika částí.

Jakou strukturu VS potřebujeme a od kdy ji budeme používat

V prvním části tohoto návodu se zamyslíme na tím, jakou skutečně potřebujeme strukturu variabilních symbolů a zda ji potřebujeme používat napříč všemi doklady, kde se VS generuje, nebo jen na konkrétní řady dokladů.

Tento návod ukazuje příklad, kdy jsme se rozhodli pro následující:

• Vytvoříme vlastní strukturu VS pro řadu dokladů faktur vydaných. VS bude obsahovat dvě čísla z roku období, kdy byl doklad vystaven, a dále pak bude obsahovat číslo dokladu.
• Vytvoříme vlastní strukturu VS pro řadu dokladů zálohových listů vydaných - VS bude obsahovat dvě čísla z roku období, dvě čísla z měsíce, kdy byl doklad vystaven, a dále pak bude obsahovat číslo dokladu.

Měnit struktury VS není vhodné v průběhu období, protože by mohlo dojít například k možným duplicitám, nesrovnalostem v účetnictví a podobně. Proto nastavíme, aby se původní VS generoval do konce období. Toto nastavení provedeme později v tomto návodu.

Definice vlastní struktury VS

Otvoríme agendu Nastavenie štruktúr variabilných symbolov. Zde klikneme na tlačítko Nový pro vytvoření nového záznamu. Vyplníme Kód a Název podle potřeby. Do pole Maska zadáme "3FFPPPPPPP".

Číslo 3 na začátku před obdobím je konstanta pro odlišení jednotlivých řad dokladů. Mohli bychom použít libovolné číslo od 0 až 9. "FF" jsou poslední dvě čísla z období ( aktuálně v našem případě 25). Počet "P" určuje kolik znaků si přejeme z čísla dokladu přebírat.

Dále máme zatrženou volbu "Vynulovat číselnou řadu na začátku nového období", aby došlo k automatickému vynulování a od nového období se generovaly VS opět od nuly. Záznam uložíme.

Klikneme na záložku Rady dokladov, kde vybereme, pro kterou řadu dokladů bude tato struktura VS platit. V našem případě vybereme FV - faktury vydané.

Podobně připravíme strukturu pro zálohové listy vydané. Tam bychom chtěli kromě roku i měsíc z data dokladu a následně pořadové číslo dokladu. Do Masky tedy zadáme "5FFMMPPPPP", kde číslo na začátku opět prezentuje konstantu, "MM" představuje měsíc z data dokladu.

Po uložení záznamu přidáme opět řadu dokladů, pro kterou potřebujeme vlastní strukturu VS generovat.

Řad dokladů můžeme přidat více než jednu, která je uvedena v tomto návodu.

Nastavení výchozí struktury VS

Systém umí přepínat mezi původním (výchozím) nastavením generování VS nebo novým, kde si vytváříme struktury sami. Výše jsme definovali vlastní strukturu pro dvě řady dokladů. Je ovšem potřeba specifikovat, jaký VS se má generovat pro ostatní řady dokladů. Pokud by nebyla nastavena výchozí struktura, kterou budou požívat všechny nepřiřazené řady dokladů, a následně bychom systém přepnuli do nového režimu generování VS, nebylo by možné vystavovat doklady v řadách dokladů, které nejsou přiřazeny. Systém by hlásil chybu, že řada dokladů nemá přiřazenou strukturu a ani výchozí struktura není nastavena.

Proto ještě předtím, než provedeme změnu nastavení v agendě Firemné údaje, vytvoříme v agendě Nastavenie štruktúr variabilných symbolov výchozí strukturu pro ostatní řady dokladů. Tu můžeme nastavit jen jako pořadové číslo dokladu, například "NNNNNNNN". Zatrhneme volbu "Výchozí struktura variabilních symbolů".

Tím máme ošetřeno, že i nepřiřazené řady dokladů mají danou strukturu pro generování VS, a po přepnutí způsobu generování VS nedojde k chybě při vystavování dokladů. Ujistit se, že výchozí strukturu máme nastavenou správně, můžeme ještě na záložce Seznam ve sloupci Výchozí struktura variabilních symbolů.

Nastavení v agendě Firemné údaje.

Nové struktury VS se nezačnou generovat ihned po vytvoření záznamů v agendě Nastavenie štruktúr variabilných symbolov. Je potřeba spuštění generování povolit a také nastavit, že se původní VS mají generovat do konce aktuálního období.

Nejprve nastavíme, aby se původní generování VS zachovalo do konce aktuálního období, což je v našem případě rok 2025.

Otevřeme agendu Firemné údaje na záložce Predvyplnenie a zde ve volbě "Generovat variabilní symboly dle původního způsobu do konce období" zvolíme potřebné období.

Nastavení uložíme a restartujeme klienta ABRA Gen.

Po restartu opět otevřeme agendu Firemné údaje a záložku Parametre a vybereme kategorii Systémová konfigurace. Zde najdeme parametr s názvem "Způsob generování variabilního symbolu na výstupních dokladech" a nastavíme ho na hodnotu "Nový způsob podle číselníku Nastavenie štruktúr variabilných symbolov".

Tím, že jsme v předchozím kroku nastavili, že se původní generování VS zachová do konce období 2025, máme jistotu, že nově připravené struktury VS uplatní až od nového období.