Implementácia - všeobecný postup

1. Ostrá inštalácia a obnova zostáv definovaných v skúšobnej verzii.
2. Vykonanie inventúry a ocenenia zásob, inventúry pokladní a bankových účtov ku dňu prechodu!
3. Nastavenie ostrej inštalácie. Nastavujú sa najmä základné číselníky:

   Ak máte inštaláciu s nahratými štartovacími dátami (odporúčané), potom sú číselníky nevyhnutne potrebné na prevádzku už predvyplnené. Stačí ich teda skontrolovať, príp. niektoré údaje doplniť a môžete začať hneď pracovať. Na to s výhodou využijete Sprievodca nastavením systému, príp. Sprievodca nastavením firmy.

• Obdobie - pozor na správne zadanie obdobia! Obdobie nemožno dopĺňať spätne a ak budete chcieť sledovať saldokonto, mali by ste si ho zaviesť vrátane obdobia, ktoré predchádza tomu obdobiu, v ktorom prechod uskutočňujete, viď výklad v časti Dokončovacia fáza! Zadaniu obdobia venujte obzvláštnu pozornosť.

Pre databázový server firebird:

Pokiaľ máte inštaláciu s nahranými štartovacími dátami, je takéto "nulté" obdobie už predvyplnené.

• Strediská
• Rady dokladov
• Účtovný rozvrh
• Bankové účty vrátane počiatočných stavov
• Pokladne vrátane počiatočných stavov
• Adresár - aspoň pomocná firma na vystavovanie interných dokladov, viď ďalej
• Predkontácie
• DPH indexy a východiskové DPH indexy
• Spôsoby úhrady a dopravy
• Sklady, skladové karty, cenníky, ceny, počiatočný stav skladu

Od tohto okamihu môže klient vykonávať príjem a výdaj zo skladu, vystavovať faktúry, zadávať pokladničné doklady a bankové pohyby. Problémom v prechodnej fáze bude to, že bankové pohyby a pokladničné doklady, ktoré sa budú vzťahovať k dokladom vystaveným pred dátumom prechodu, nebude možné k týmto dokladom priraďovať, pretože zatiaľ nie sú zadané. Pozor na správne zaradenie faktúr z hľadiska obdobia DPH (viď popis vyššie)!

Novo zadané doklady do ABRA Gen už klient môže účtovať.

Klient ďalej intenzívne pracuje na uzávierke. Je veľmi dôležité, aby presne vedel, z akých položiek sa skladajú jednotlivé zostatky účtov. Kým klient nedokončí uzávierkové práce, trvá prechodná fáza.

1. Fáza sa začína dokončením uzávierky. Dokončenou uzávierkou sa rozumie, že klient má presne zdokumentované koncové stavy jednotlivých účtov.
2. Teraz prichádza prácnejšia časť, keď je potrebné do účtovného denníka ABRA Gen saldokontne zadať počiatky účtov a správne priradiť jednotlivé čiastkové záznamy. Postup týchto prác závisí od toho, či sa prechod vykonáva v priebehu hospodárskeho obdobia alebo na prelome hospodárskych období.
   • Prechod v priebehu hospodárskeho obdobia
   • Prechod na prelome hospodárskeho obdobia

Prechod v priebehu hospodárskeho obdobia

V agende "Obdobie" je potrebné mať nadefinované hospodárske obdobie, v ktorom vykonávame prechod, a ďalej obdobie jemu predchádzajúce (ďalej len "predchádzajúce obdobie" alebo "nulté obdobie").

Počiatky k obdobiu, v ktorom vykonávame prechod, totiž nebudeme zadávať v agende Počiatky účtov k obdobiu prechodu, ale zavedieme si ich pomocou interného dokladu k poslednému dňu predchádzajúceho obdobia a následnej uzávierky (interným dokladom teda zavedieme zostatky jednotlivých účtov, pri saldokontných účtoch aj položkovo). Dôvodom je to, že v praxi potrebujeme sledovať saldokonto a saldokontné položky v bežnom období párovať so zodpovedajúcimi z predchádzajúceho. Ak by sme počiatky účtov zadali iba v agende počiatkov, nemali by sme s čím párovať a saldokonto by zostávalo neopodstatnene nevyrovnané. Celý postup objasníme na nasledujúcom príklade (pre jeho úspešné vykonanie samozrejme predpokladáme, že máte hotové potrebné nastavenie na začatie práce so systémom a zadávanie dokladov, podľa bodu 3 Prechodné fázy).

Najprv teda vykonáme "nahodenie" počiatočných stavov účtov pre obdobie prechodu. Teda najskôr zadáme pomocou interného dokladu konečné zostatky účtov k poslednému dňu predchádzajúceho obdobia (teda v našom príklade k 31.12.2023). Stavy účtov vkladáme jednoriadkovo. Na stranu MD či D píšeme vždy číslo účtu, variabilné, ktorého počiatok zadávame, a na protistranu zadávame účet 395. Ak všetko spracujeme správne, zostatok na tomto účte 395 musí byť nula.

Ďalším krokom je vykonanie závierky účtovníctva predchádzajúceho obdobia (teda v našom príklade to bude uzávierka obdobia 2008). Výsledkom závierky musia byť správne počiatočné zostatky pre nasledujúce obdobie (v našom príklade pre obdobie 2009). Opísaná operácia nám umožní získavať korektné údaje o počiatočných stavoch obdobia 2009, čo je dôležité pri zostavovaní závierkových výkazov.

Teraz je potrebné zadať saldokontne konečné stavy účtov ku dňu prevodu (v príklade k 31.10.2024). Prvým krokom je storno počiatočných stavov k 1.1.2024. Vytvoríme v podstate rovnaký doklad, aký bol opísaný v predchádzajúcich odsekoch, ale s opačnými znamienkami. Na vytvorenie tohto dokladu môžeme využiť funkciu Kopírovať interný doklad. Na jednotlivých účtoch spárujeme položky tohto dokladu s položkami dokladu vytvoreného podľa predchádzajúceho odseku. Touto operáciou dosiahneme to, že sa účtovné záznamy stornujúce počiatky nebudú na saldokontných účtoch zobrazovať ako nespárované.

Druhým krokom je vlastné saldokontné zadanie zostatkov účtov ku dňu prechodu (t. j. k 31.10.2024). Položky zadávame zvláštnym interným dokladom. Ak je zostatok zadávaného účtu tvorený viacerými saldokontnými položkami, vkladáme ho čiastkovým zadaním týchto položiek. Ak zostatok zadávaného účtu netreba sledovať saldokontne, potom ho zadáme ako jedno číslo.

Pozor, keďže prechádzame v priebehu hospodárskeho obdobia, keď ešte nie je vykonaná závierka, zadávame aj zostatky nákladových a výnosových účtov! Na stranu MD či D píšeme vždy číslo účtu, variabilné, ktorého počiatok zadávame, a na protistranu zadávame účet 395. Ak všetko spracujeme správne, zostatok na tomto účte musí byť nula a predvaha zistená v ABRA Gen ku dňu prevodu musí zobrazovať rovnaké zostatky ako predchádzajúci účtovný systém.

Prechod na prelome hospodárskeho obdobia

Aj v tomto prípade je potrebné mať nadefinované hospodárske obdobie, ktoré bezprostredne predchádza obdobiu, ktoré budeme viesť v systéme ABRA Gen (ďalej len "predchádzajúce obdobie").

Počiatky k obdobiu, v ktorom vykonávame prechod, totiž nebudeme zadávať v agende Počiatky účtov k obdobiu prechodu, ale zavedieme si ich pomocou interného dokladu k poslednému dňu predchádzajúceho obdobia a následnej uzávierky (interným dokladom teda zavedieme zostatky jednotlivých účtov, pri saldokontných účtoch aj položkovo). Dôvodom je to, že v praxi potrebujeme sledovať saldokonto a saldokontné položky v bežnom období párovať so zodpovedajúcimi z predchádzajúceho obdobia. Ak by sme počiatky účtov zadali iba v agende počiatkov, nemali by sme k čomu párovať a saldokonto by zostávalo neopodstatnene nevyrovnané. Celý postup objasníme na nasledujúcom príklade (pre jeho úspešné vykonanie samozrejme predpokladáme, že máte hotové potrebné nastavenie na začatie práce so systémom a zadávanie dokladov, podľa bodu 3 Prechodnej fázy).

3. Zadanie neuhradených fakturačných dokladov z obdobia pred prechodnou fázou (tj. zo starého účtovného systému), ku ktorým bude nutné v ABRA Gen priraďovať platby. Zadávame ich do prvotných kníh s dátumom pred začiatkom prechodnej fázy. Máme dve možnosti, ako postupovať:
   1. Doklady zadávame do radu, ktorý sa neúčtuje

      Môžeme ich zadávať aj súhrnne či rôzne logicky zoskupené (najlepšie doplnené vysvetľujúcim popisom).

      Rovnako tak je nutné dozadať doklady, ktoré tieto fakturačné doklady čiastočne platia. Zadávame ich ako doklady ostatných príjmov, ostatných výdavkov, aby sme si neskresľovali zostatok pokladne, a tiež do radov, ktoré sa neúčtujú. Ak totiž bola uzávierka vykonaná dobre, musia mať už všetky tieto doklady svoj obraz v zostatkoch účtov. Uvedené doklady musia byť v agendách fakturácie preto, aby bolo možné pripájať budúce platby a aby bola fakturácia s účtovníctvom konzistentná a všetko maximálne prehľadné (na zadávanie týchto dokladov je možné primerane použiť aj OLE Automation - záleží však na konkrétnej situácii, v ABRA Gen nie je implementovaný žiadny štandard tohto prevodu).

   2. Doklady zadávame do radu, ktorý sa účtuje

      Účtovanie vykonávame tak, že na stranu MD či D píšeme vždy číslo účtu, variabilné, ktorého počiatok účtu zadávame, a na protistranu zadávame účet 395.

      Doklady môžeme podľa situácie zadávať aj súhrnne či rôzne logicky zoskupené (najlepšie doplnené vysvetľujúcim popisom).

      Ďalej je nutné (zhodne s variantom Ad a)) dozadať doklady, ktoré tieto fakturačné doklady čiastočne platia. Zadávame ich ako doklady ostatných príjmov, ostatných výdavkov, aby sme si neskresľovali zostatok pokladne, a tiež do radov, ktoré sa neúčtujú.

      Ak zvolíme tento variant "zadávania do radu, ktorý sa účtuje", je potrebné interné doklady, ktorými sme zadávali počiatky účtov (viď bod 2), adekvátne znížiť!

      Ak pracujeme správne, majú všetky fakturačné doklady obraz v zostatkoch účtov. Uvedené doklady musia byť v agendách fakturácie preto, aby bolo možné pripájať budúce platby a aby bola fakturácia s účtovníctvom konzistentná a všetko maximálne prehľadné (na zadávanie týchto dokladov je možné primerane použiť aj OLE Automation - záleží však na konkrétnej situácii, v ABRA Gen nie je implementovaný žiadny štandard tohto prevodu)

4. Priradenie pokladničných dokladov a bankových pohybov vystavených v prechodnom období k nevyrovnaným faktúram zadaným v bode 3.