Evidencia pošty - všeobecne

Pojmy použité ďalej v texte:

• Spracovateľ pošty - osoba zodpovedná za spracovanie pošty, ktorá prijíma došlé zásielky od poskytovateľa pošty, eviduje ich a distribuuje adresátom (ďalším zamestnancom vo firme), prijíma od ostatných zásielky odosielanej pošty, eviduje ich a pripravuje na odoslanie, tlačí potrebné výkazy. Môže ísť napr. o recepčnú či ľubovoľnú inú osobu (či viac osôb) vo firme. Nie je dôležité, kto a čo presne robí, tento pojem zavádzame len na odlíšenie od bežného odosielateľa odoslanej pošty.
• Odosielateľ - Ktokoľvek zvnútra firmy, kto odosiela zásielku.

Nevyhnutnou podmienkou pre prevádzku evidencie pošty je, aby bola táto časť systému licencovaná. Pre typ licencie Konkurenčný platí, že evidencia pošty je licencovaná samostatne - viď Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti). Pre typ licencie Pomenovaní používatelia platí, že evidencia pošty je zahrnutá v rámci licencie používateľa pre Prístup do systému.

Došlé zásielky sa zaznamenávajú v agende Prijatá pošta, evidencia odoslaných zásielok sa vedie v agende Odoslaná pošta. Ako bolo uvedené v kap. Ako začať - Evidencia pošty:, vystavované záznamy o odoslanej a došlej pošte sú v ABRA Gen pojaté ako doklady, preto musia mať náležité náležitosti dokladov. Tj. sú vystavované v nejakom rade dokladov zodpovedajúceho typu, sú zodpovedajúcim spôsobom číslované atď. Tieto údaje možno neskôr, okrem iného, využívať na efektívne vyhľadávanie a prehľadnú evidenciu o realizovanej pošte.

Ďalej sú ako doklady pojaté záznamy uzávierky pošty v agende Uzávierky pošty, viď ďalej Uzatváranie odoslanej pošty, evidencia fyzického odoslania.

Aby bolo možné sledovať, ktoré zásielky už boli spracované a fyzicky odoslané a kedy, je k dispozícii možnosť vybrané záznamy odoslanej pošty uzatvárať a po skutočnom fyzickom odoslaní následne nastavovať ako odoslané k zadanému dátumu. Pri uzavretí vzniká jeden či viac dokladov uzávierky pošty (osobitne pre jednotlivých poštových poskytovateľov na uzatváraných záznamoch). Ide o pomocné doklady, ktoré slúžia na evidenciu, kedy a kto uzávierku vykonal a ktoré záznamy odoslanej pošty boli týmito dokladmi uzavreté.

Doklady uzávierky pošty možno ďalej nastaviť ako odoslané a možno zadať dátum fyzického odoslania. To by ste mali vykonať vtedy, ak skutočne došlo k ich fyzickému odoslaniu.

Kým nie sú doklady uzávierky pošty nastavené ako odoslané, možno ich ešte upravovať. Tj. zahrnúť do nich ďalšiu odoslanú zásielku či naopak nejakú odpojiť. To využijete typicky vtedy, ak sa počas procesu spracovania dennej pošty (roztriedenie, kontrola podľa vytlačených výkazov) objaví ďalšia odoslaná zásielka, ktorú by ste ešte chceli zahrnúť, či naopak keď sa počas spracovania zistilo, že niektorú zo zahrnutých zásielok odoslať fyzicky nejde, pretože ju odosielateľ pošty fyzicky zatiaľ neodovzdal spracovateľovi pošty a pod.

Odoslané doklady uzávierky pošty by sa však už nemali opravovať. To je dôležité najmä v prípade úverovaného poštovného, pretože ste na základe odoslaných zásielok zrejme zostavili poštové výkazy, ktoré už mohli byť odovzdané na pošte. Preto následná zmena podkladov, z ktorých boli výkazy zostavené, by nemusela byť žiaduca. Avšak používateľ, ktorý na to má pridelené špeciálne prístupové právo Opravovať odoslané doklady uzávierky pošty, ich opraviť môže. Opravami sa myslí nielen zmena údajov na doklade uzávierky, ale aj pripájanie a odpájanie dokladov odoslanej pošty, ktoré sú do daného uzávierkového dokladu zahrnuté.

Samotné doklady odoslanej pošty opravovať možno (nie je na to nutné spomínané špeciálne prístupové právo), ale ak boli zahrnuté do dokladu uzávierky pošty (bez ohľadu na stav jeho odoslania), potom možno opravovať len niektoré položky. Položky ako Podacie číslo, hmotnosť, cena zásielky, poštovné, platené v hotovosti sa musia dať zmeniť (hoci ide o položky na zostavovaných výkazoch) kvôli spätnej editácii situácie, keď pošta neuzná napr. hmotnosť a pod. Ak také položky opravujete, potom je potrebné si výkazy zostaviť znova.

Nastaviť príznak odoslania možno aj hromadne. To využijete vtedy, ak si síce pre prehľad vykonávate denné uzávierky pošty, ale na poštu chodíte napr. obdeň. Pre zostavované výkazy pre úverované poštovné je potom rozhodujúci práve uvedený dátum fyzického odoslania.

Príznak odoslania možno aj spätne zrušiť. To je nutné pre prípady, keď síce zásielky mali byť fyzicky v daný deň odoslané, ale z nejakého dôvodu k tomu nedošlo (napr. na pošte už bolo zatvorené).

Pri záznamoch prijatej pošty je k dispozícii položka na zadanie stavu, v akom sa prijatá zásielka nachádza. Vyberá sa z číselníka Typy stavov prijatej pošty tak, ako si ho nadefinoval používateľ, a má len informatívny význam. Zmena stavu prijatej pošty sa nijako neeviduje a rieši sa obyčajnou opravou záznamu prijatej pošty.

Pri záznamoch odoslanej pošty sa položka stav ako taká nevyskytuje. Avšak v nadväznosti na predchádzajúci výklad Uzatváranie odoslanej pošty, evidencia fyzického odoslania môže odoslaná pošta nadobúdať jeden z nasledujúcich stavov:

• Neuzavreté - po zadaní zásielky
• Uzavreté, ale neodoslané - tj. odoslaná pošta je zahrnutá v nejakej uzávierke pošty, ale táto ešte nebola nastavená ako odoslaná
• Uzavreté a odoslané - tj. odoslaná pošta je zahrnutá v nejakej uzávierke pošty a táto už bola nastavená ako odoslaná.

  Dôsledky jednotlivých stavov viď Uzatváranie odoslanej pošty, evidencia fyzického odoslania.

V ďalšom texte uvedieme príklady, ako môže vo firme prebiehať tvorba, evidencia a spracovanie poštových zásielok a ako pri tom možno využívať agendy modulu Evidencia pošty:. Ide len o niekoľko ilustračných príkladov. Kombinácií postupov pri spracovaní pošty je však v praxi celý rad a záleží len na vás, aký používate alebo sa rozhodnete používať.

Príklady tvorby fyzickej zásielky vrát. záznamov v evidencii pošty:

1. Odosielateľ pripraví zásielku a odovzdá ju fyzicky na spracovanie Spracovateľovi pošty. Ak je zásielka otvorená a obsahom zásielky je napr. vytlačený doklad s adresou, nemusí nič ďalšie k zásielke prikladať. V opačnom prípade priloží identifikáciu adresáta evidovaného v systéme alebo identifikáciu dokladu. Spracovateľ zapíše nový záznam do agendy Odoslaná pošta, prípadne tento záznam vytvorí na základe zdrojového dokladu (medzi zdrojovým dokladom a budúcim záznamom v odoslanej pošte sa vytvorí väzba), doplní a skontroluje údaje o firme, adrese a pod.
2. Odosielateľ pripraví zásielku a opatrí ju adresou. Zároveň vytvorí záznam v agende Odoslaná pošta, doplní a skontroluje údaje o firme, adrese a pod. Ak je predmetom zásielky zdrojový doklad, zviaže záznam v agende Odoslaná pošta so zdrojovým dokladom, aby bolo evidované, kedy a ako bol daný doklad odoslaný. Väzbu medzi dokladom a záznamom v evidencii pošty vytvorí najrýchlejšie tak, že záznam pošty vytvorí priamo z agendy zdrojového dokladu. Zásielku môže označiť pre lepšiu následnú orientáciu číslom dokladu Odoslaná pošta (napr. na obálku) a odovzdá ju na spracovanie Spracovateľovi pošty.
3. Odosielateľ potrebuje odoslať viac listov rovnakej kategórie a nechce evidovať jednotlivé zásielky v agende Odoslaná pošta. Potom môže vytvoriť hromadný záznam, na ktorom firma a adresa nie sú dôležité (použije napr. fiktívnu firmu "Bez príslušnosti k firme") a v položke Množstvo len uvedie počet zásielok. Odosielateľ môže po dohode aj tieto zásielky len vytvoriť fyzicky a odovzdať ich spracovateľovi pošty, ktorý záznam pre hromadnú zásielku v evidencii pošty zadá sám.
4. Odosielateľ potrebuje odoslať zásielku na dobierku. Potom môže rovno vytlačiť poštovú dobierkovú poukážku súčasne s dokladom (viď možnosti tlačí dokladov so zloženkou/dobierkou). To isté môže vykonať aj neskôr až z agendy Odoslaná pošta (samozrejme len vtedy, ak je záznam pošty spojený so zodpovedajúcim zdrojovým dokladom).

Príklad ďalšieho spracovania - predpokladajme, že firma využíva úverované poštovné cez Slovenskú poštu, ale v prípade potreby môže odoslať zásielky aj mimo úverovaného poštovného s platbou v hotovosti, prípadne odoslať zásielku cez iného poštového poskytovateľa (napr. nejakú expresnú zásielkovú službu):

• Predpokladajme, že zásielky sú fyzicky pripravené u Spracovateľa pošty, záznamy o nich sú zadané v agende Odoslaná pošta. Ak k niektorým fyzickým zásielkam záznamy v agende Odoslaná pošta má vystavovať priamo spracovateľ, potom tak urobí.
• Spracovateľ pošty v stanovený čas uzavrie poštu, napr. raz za deň, čím sa vygeneruje jeden či viac dokladov uzávierky pošty, do ktorých sú uzavreté záznamy pošty zahrnuté.
• Vytlačí si najskôr len na kontrolu výkazy požadované poštovým poskytovateľom (napr. pre Slovenskú poštu podacie hárky pre doporučené zásielky, balíky, dobierky a pod. a Výplatný zúčtovací lístok).
• Zásielky si roztriedi podľa obsahu, zoradí fyzicky podľa výkazov a pritom vykoná ich kontrolu oproti výkazom. Pri kontrole môžu byť nájdené chyby (napr. chybne zadaná adresa, chybne uvedené poštovné a pod.), príp. môžu niektoré zásielky fyzicky chýbať či naopak prečnievať:
  • Ak sa vyskytnú chyby na zadaných záznamoch pošty, potom ich podľa potreby opraví.
  • Ak niektoré zásielky fyzicky chýbajú a nemožno ich získať (napr. niekto z pracovníkov firmy zadal záznam pošty, ale neodovzdal fyzickú zásielku a už nie je prítomný), potom spracovateľ pošty uzávierkový doklad opraví, tj. dané záznamy pošty od uzávierkového dokladu odpojí (budú zahrnuté až do následnej uzávierky a odoslané neskôr).
  • Ak niektoré zásielky prečnievajú (napr. niekto z pracovníkov firmy mu odovzdal zásielku na odoslanie, ale zabudol vytvoriť adekvátny záznam v agende Odoslaná pošta alebo nová zásielka na odoslanie vznikla až v priebehu uzatvárania dennej pošty), má spracovateľ pošty ešte možnosť ich doplniť a do uzávierkového dokladu dodatočne zahrnúť.
• Ak došlo k zmenám, vytlačí si aktuálne výkazy pre poštu.
• Uzávierkové doklady nastaví ako odoslané a zadá dátum odoslania.
• Zabezpečí fyzické odoslanie zásielok (napr. odnesie ich na poštu).
• Po návrate z pošty záznamy v agende Odoslaná pošta uvedené vo výkazoch doplní jednotlivo alebo hromadne o tieto čísla zásielok, prípadne opraví cenu poštovného, ak pošta tieto ceny na výkazoch zmenila.
• Ak sa objavia ďalšie nové požiadavky na odoslanie pošty v ten istý deň, a to:
  • ešte pred odovzdaním výkazov na pošte, má spracovateľ pošty možnosť:
    • ešte odoslanie zrušiť, doplniť uzávierku a celý proces zopakovať
  • už po odovzdaní výkazov na pošte, má spracovateľ pošty možnosť:
    • vytvoriť za daný deň ďalšiu novú uzávierku a celý proces vykonať ešte raz (ak poštový poskytovateľ umožňuje viac denných uzávierok)
    • alebo tieto záznamy označiť ako zaplatené v hotovosti (tieto zásielky budú zaplatené na pošte v hotovosti a nebudú súčasťou výkazov pre úverované poštovné)

Pri vystavovaní nových dokladov môžete využiť ich nadväznosti na prípadné predchádzajúce doklady, pokiaľ už také existujú, a preberať z nich údaje. Pri záznamoch pošty prichádza táto možnosť do úvahy pre záznamy odoslanej pošty, ktoré možno vystavovať podľa došlej pošty, pokiaľ taká existuje, alebo naopak. Odoslanú poštu možno ďalej vystavovať podľa iných dokladov v systéme. Tým si značne ušetríte prácu a čas strávený inak zadávaním tých istých údajov znova.

Možnosti vzájomných importov dokladov všeobecne v rámci ABRA Gen boli uvedené v kap. Importy (čerpania) dokladov v rámci ABRA Gen všeobecne spolu so základnými pravidlami, ktoré pre import dokladov platia. Popis vlastného vystavenia dokladu podľa iného je potom uvedený v popise jednotlivých agend, pri ktorých je táto možnosť k dispozícii.