ABRA Quickstart

Nainstalujte systém ABRA Gen, přitom se řiďte pokyny instalačního průvodce. Existují následující typy instalace:

• Nová ostrá instalace s licenčním klíčem - s možností nahrání startovacích dat
• Aktualizace již existující instalace
• Demoverze s ukázkovými daty - doporučeno pro první seznámení s produktem

Dále viz podrobný help. Kap.: Instalace

Systém spusťte a přihlaste se do systému. První spuštění můžete vyvolat rovnou zatržením volby "Spustit ABRA Gen" v posledním kroku průvodce instalací nebo kdykoliv později běžným způsobem. Pokud provozujete systém v prostředí ABRA on-line, klikněte na rdp Remote Desktop Protokol (RDP) - síťový protokol, který umožňuje uživateli ovládat vzdálený počítač prostřednictvím připojení k jeho desktopovému prostředí. odkaz na vzdálenou plochu ABRA on-line, který vám přišel e-mailem.

Poté budete vyzváni k přihlášení. Nabídne se přihlašovací dialog:

V položce Jméno uživatele vyberte uživatele z nabídky. Nabídku vyvoláte např. i stiskem kláves Alt+šipka dolů. Po instalaci systému při prvním spuštění jsou předvyplnění uživatelé bez hesla, stačí tedy stisknout OK nebo Enter.

Příklad přihlášení do systému ABRA Gen. ABRA vzhled.

Jednotlivé části okna a některé prvky v něm zobrazené na uvedeném obrázku:

1. Lišta s nadpisem okna - Lišta s názvem programu a číslem verze.
2. Přihlašovací údaje
3. Funkční tlačítka - Pro potvrzení, storno a změnu hesla
4. Barevné rozlišení - Barevný piktogram umožňující rozlišení v případě provozu více spojení či více systémů ABRA Gen.

Zda se k výběru nabízí pouze uživatel Supervisor nebo i jiní uživatelé, závisí na tom, jakou instalaci jste zvolili

• Nová ostrá instalace bez startovacích dat - nabízí se pouze Supervisor
• Nová ostrá instalace vč. startovacích dat - nabízí se Supervisor a další předvyplněný uživatel
• Aktualizace již existující instalace - nabízí se vaši konkrétní uživatelé
• Demoverze s ukázkovými daty - nabízí se Supervisor i jiní uživatelé, zvolte dle libosti

Pokud spouštíte ABRA Gen poprvé a zvolili jste instalaci s nahráním startovacích dat, pak se automaticky rovnou spustí agenda Průvodce nastavením systému. Slouží k tomu, abyste si prošli a případně doplnili údaje nezbytné k zahájení provozu. Postupujte dle jeho pokynů v jednotlivých krocích. Tj.:

• 1.krok - Zadání firemních údajů - v položce "Lokální název firmy" vyplňte jméno vaší firmy (např. ABC s.r.o.), dále IČO a DIČ, adresu vaší firmy a zatrhněte, jste-li plátce DPH. Máte-li vyplněno, stiskněte tlačítko Dále ve spodní části obrazovky. Zobrazí se dotaz, zda uložit údaje zadané na této záložce, odpovězte Ano.
• 2.krok - Zadání účetního období - Zadejte období, od kterého chcete vést firemní agendy. "Nulté období", které je v rámci startovacích dat již zadáno, slouží k manuálnímu zadání počátečních stavů, zadání neuhrazených fakturačních dokladů z období před zahájením práce v systému ABRA Gen atd. Zadané období se již nedá změnit, zadejte ho tedy po důsledném uvážení.
• 3.krok - Doplnění jména uživatelů - Pomocí tohoto kroku průvodce si můžete pohodlně upravit seznam vašich uživatelů. V rámci startovacích dat jsou dodávány předdefinované záznamy typických uživatelů - uživatelských profesí. Ke každému záznamu uživatele dodávanému v rámci startovacích dat je rovnou zadána jeho uživatelská role v agendě Rolí s přednastavenými přístupovými právy tak, jak se pro danou profesi předpokládá. Nemusíte tedy seznam vašich uživatelů definovat od začátku, zadávat k nim role a přístupová práva, ale můžete využít předpřipravených záznamů, k nimž jen doplníte potřebné údaje.
• 4.krok - Zadání názvu banky a čísla účtu - Nakonec zadejte název banky a číslo vašeho účtu a potvrďte Dále.
• 5.krok - Zde si můžete zatrhnout, pokud už při příštím spuštění nebudete chtít tohoto průvodce spouštět (doporučeno, pokud jste si potřebné nastavili) a pomocí tlačítka Zavřít můžete průvodce ukončit.

Po zavření průvodce se před vámi zobrazí okno pro spouštění agend (odkud se spouštějí agendy, viz dále).

Pokud jste zvolili při instalaci krok Demoverze s ukázkovými daty nebo Aktualizace již existující instalace nebo Nová ostrá instalace s licenčním klíčem bez nahrání startovacích dat, zobrazí se vám po přihlášení tzv. okno pro spouštění agend (odkud se spouštějí agendy, viz dále).

Pro spouštění agend slouží okno pro spouštění agend.

V levé části se nachází hlavní nabídka (lze rozbalit resp. sbalit kliknutím na ikony resp. ). Slouží na navigaci mezi sekcemi okna. V prostřední části okna je zobrazen obsah odpovídající aktuálně zvolené sekci. V pravé části okna je zobrazen panel aktualit. V sekci ÚVOD naleznete ovládací plochu umožňující rychlý přístup k nejčastěji používaným agendám a akcím. V sekci AGENDY naleznete všechny agendy, které lze v systému spouštět, uspořádané do složek dle modulů. Agendy, které jsou obsaženy v aktuálně zvolené složce (zobrazeny v prostřední části okna), jsou reprezentované dlaždicemi a jsou rozdělené do záložek. Zda se má po spuštění přednostně zobrazit sekce ÚVOD nebo sekce AGENDY, lze nastavit. (Viz sekce NASTAVENÍ.) V horní části okna je kromě panelu hledání také informace o aktivním spojení. Barva přiřazená spojení je indikována barevným piktogramem.

Příklad okna pro spouštění agend.
Úvodní ovládací plocha		Seznam modulů a agend reprezentovaných dlaždicemi

Jednotlivé části okna:

Jednotlivé části okna a některé prvky v něm zobrazené na uvedeném obrázku:

• Hlavní nabídka menu
• Obsah zvolené sekce
• Panel pro rychlé (fulltextové) hledání
• Název spojení s barevným rozlišením
• Info o verzi a aktualizace programu
• Aktuality (zobrazování novinek a zpráv)

Ve složce AGENDY naleznete všechny agendy, které lze v systému spouštět, uspořádané do složek dle modulů (moduly tvoří jednotlivé složky (adresáře) v panelu v levé části okna). Každý modul má v sobě jednotlivé agendy (v pravé části okna), reprezentované dlaždicemi a rozdělené do záložek.

Vybranou agendu spustíte např. dvojitým kliknutím myší na příslušnou dlaždici. Další agendu spustíte např. pomocí tlačítka nad seznamem otevřených agend. Dále viz podrobný help. Kap.: Možnosti otevření agendy

Agendy mohou být dokladové, číselníkové příp. jiného typu, např. typu průvodce. Podle toho, jakého jsou typu, se může lišit jejich základní vzhled. Většina agend však obsahuje dvě a více záložek. Obsah aktuální záložky je zobrazen v pracovní ploše hlavního okna aplikace, zobrazení jiné záložky vyvoláte např. kliknutím myší na danou záložku.

Abyste mohli začít v systému pracovat (tj. vystavovat doklady), musíte mít provedenu základní implementaci systému. Tj. zadané údaje o vaší firmě a naplněné základní číselníky, které budete potřebovat nebo které jsou pro vystavení dokladů nutné.

• Pokud si systém jen zkoušíte a zvolili jste instalaci demonstrační verze, je toto již provedeno v rámci demonstračních dat a můžete rovnou zkusit vystavovat doklady, zadat si firmu do adresáře apod.
• Pokud začínáte na ostro a zvolili jste instalaci se startovacími daty, je většina provedena v rámci startovacích dat, stačí je jen doplnit dle konkrétních údajů. K tomu slouží Průvodce nastavením systému, viz výše.
• Pokud máte instalaci bez dat (tj. začínáte a zvolili jste ostrou instalaci bez nahrání startovacích dat), pak musíte nejdříve provést základní implementaci systému, abyste mohli pracovat!!! Tj. zadání údajů o firmě a naplnění základních číselníků. K tomu nejlépe použijte Průvodce nastavením firmy.

Práci s číselníkovými agendami si demonstrujeme nejdříve na adresáři firem. (V informačním systému ABRA je většina agend stejně konstruována, liší se pouze údaje podle jednotlivých typů, viz výše, přičemž styl práce je ve všech obdobný. Díky tomu se v systému rychle zorientujete).

Otevřete si agendu Adresář firem (modul Adresář→záložka Adresář→agenda Adresář firem). Agenda Adresář firem vypadá takto:

Pokud nemáte nahraná demodata a pokud jste ještě žádnou firmu nezadávali, je v adresáři pouze jedna předvyplněná firma s názvem #Bez příslušnosti k firmě.

V levé části vidíme ikony spuštěných agend (v tomto případě jen jedna), uprostřed seznam dosud vložených firem (v tomto případě jen jedna), v horní části menu a toolbar a v pravé části mnoho tlačítek (jedna z možností spouštění funkcí). Více viz výše, Prac. plocha ABRA Gen. Popíšeme si funkčnost některých vybraných funkcí zde v adresáři (obecný význam vybraných funkcí resp. jejich klávesových zkratek viz výše):

• Tlačítko Tisk, Export (kl. zkratka F5, Shift+F5) umožňuje vytisknout seznam podle předdefinovaných sestav, uložit do souboru, poslat e-mailem či vyexportovat do souboru.
• Tlačítkem Nový (kl. zkratka F2) přidáme novou firmu do adresáře.
• Tlačítkem Opravit (F4) opravujeme stávající záznamy.
• Tlačítkem Zkopírovat (F9) jednoduše kopírujeme záznamy v adresáři. Tuto funkci využijete především v agendách jako jsou faktury přijaté, vydané, objednávky přijaté, vydané apod. a to tak, že již existující záznam zkopírujete, změníte některé záznamy (firmu, řadu dokladů,..) a uložíte.
• Tlačítko Vymazat (F8) slouží k vymazání záznamů.
• Tlačítko Filtrovat (Alt+F11) použijeme v případě, že potřebujeme hledat firmy s omezením na určité hodnoty
• Tlačítko Občerstvit (F11) zaktualizuje seznam. Používá se např. při práci více uživatelů.

Vytvoření nové firmy - Vytvoříme si novou firmu v adresáři stisknutím tlačítka Nový (F2). V případě vytvoření nového záznamu (nebo i opravování stávajícího záznamu) program přeskočí ze záložky Seznam do záložky Detail. Zde zadáme kód a název firmy (kód se předvyplňuje, způsob předvyplňování lze změnit), IČO a DIČ a vyplníme požadované údaje na jednotlivých subzáložkách:

Záložka Další údaje slouží např. k zadání údajů, které budou následně přebírány a předvyplněny na hlavičku jednotlivých dokladů jako např. faktur, pokud je do nich vybrána daná firma. "Třída" slouží pro zadání dealerské třídy k firmě, sleva bude po nastavení uplatněna na dokladech. Zatržítko "Sledovat kredit" použijte v případě, že chcete hlídat maximální možnou výši pohledávek, jejíž hodnotu vyplňte do kolonky kredit. Dále v této záložce nastavujete globální nastavení délky splatnosti, výše sankce v případě neuhrazení do splatnosti. Je možné přiřadit k firmě sklad, ceník, způsob úhrady, www stránky, Kód země, v níž je daná firma registrována k DPH aj. Lze také vyplnit, zda a ve kterém je firma registrována rejstříku. Při zaškrtnutí volby "Předvyplňovat typ slevy" a nastavení konkrétní slevy (Dealerské, Kusové) se bude při vytváření dokladů předvyplňovat na hlavičku Vámi zadané přednastavení. Pro první seznámení se jimi nemusíme zabývat, lze je doplnit kdykoliv později.

Po zanesení všech informací firmu uložte stisknutím tlačítka Uložit. Program se automaticky vrátí na záložku Seznam, kde je nově zadaná firma zobrazena. Kdykoliv po uložení je možné zobrazit informace o jednotlivých firmách kliknutím na záložku Detail.

Práci s dokladovými agendami si demonstrujeme na vystavení faktury vydané. Otevřete si agendu Faktury vydané (modul Prodej→záložka Zálohy a faktury→agenda Faktury vydané).

Agenda Faktury vydané je dokladová agenda. Systém je po instalaci nastaven tak, že se nejdříve otevře záložka Začínáme (viz výše). Zde si můžete přečíst popis této agendy a pak kliknutím na odkaz "Vystavit novou fakturu" vystavit rovnou odtud novou. (Jiná možnost je přepnout se na záložku Omezení nebo rovnou na záložku Seznam a vyvolat funkci Nový záznam (kl. zkratka F2)).

Otevře se nová faktura vydaná na subzáložce Hlavička, kde je nutné zadat hlavičkové údaje (řada je již předvyplněných). Všimněte si, že u některých položek je tlačítko v závislosti na verzi systému a na nastavení vzhledu. Je to tlačítko, na které když kliknete, můžete hodnotu položky vybrat pohodlně z nabídky. Hodnoty se vybírají buď z nějaké omezené množiny hodnot daných výrobcem (tzv. combobox), nebo z nějakého číselníku (tzv. číselníkové položky). Demonstrujeme na položce Firma. Položka Firma je číselníková položka (hodnoty se vybírají z číselníku).

Po kliknutí na zmíněné tlačítko se otevře číselník - v tomto případě Adresář firem. V číselníku vidíme i námi zadanou firmu:

Výběr firmy z adresáře

Pokud zjistíte, že firma, pro kterou vystavujete fakturu, ve vašem adresáři firem zatím není, jednoduše kliknete na tlačítko Nový (uprostřed dole) nebo stisknete F2 - tím se dostanete do agendy Adresář firem, kde si firmu zadáte dle předchozího návodu. Po uložení nově zadané firmy do adresáře se tato firma rovnou objeví na hlavičce faktury vydané. Všimněte si, že některé položky, jako např. datum splatnosti, nastavení slev, způsob úhrady a další na hlavičce faktury se mění a to podle vámi zadaného přednastavení pro danou firmu na záložce Detail.

Na subzáložce Firma je možno zkontrolovat základní údaje k vybrané firmě, příp. zadat i konkrétní osobu.

Subzáložka Obsah slouží k zadání jednotlivých položek faktury (řádků). Přidání provedeme pomocí tlačítka Přidat nebo jednoduše šipkou dolů po zadání předchozího řádku. V řádku jako první položku nejdříve zvolíme Typ řádku (ten mj. ovlivňuje, jaké další položky se budou v daném řádku zadávat). Možnosti u faktury vydané:

• Řádek typu "0" – Do tohoto řádku lze pouze psát
• Řádek typu "1" – Do tohoto řádku lze zapsat text s částkou.
• Řádek typu "2" – Tento řádek slouží pro zadání textu s počtem a částkou.
• Řádek typu "3" – Tento řádek se nazývá také skladový. U tohoto typu řádku musíme vybrat Sklad, ze kterého budeme vydávat, konkrétní skladovou kartu, počet vydávaných položek, jednotku (zda se jedná o jednotlivé kusy, či balení). Dále je nutno zadat jednotkovou cenu, za kterou chceme prodat. Systém automaticky spočítá celkovou cenu. Zadáme DPH, DPH index a středisko. Je také možné zadat zakázku a obchodní případ, projekt a další nepovinné položky. V horní části je možné upravit zaokrouhlování.

Po zadání řádků můžeme fakturu uložit.

Faktura je jedním z dokladů, o němž se účtuje a po uložení se automaticky promítne do účetnictví (jak se zaúčtuje a jaké účty se použijí, závisí na zvolené účetní předkontaci v hlavičce faktury). Promítne se buď rovnou do účetního deníku nebo zatím jen do účetních žádostí a to dle nastavení pro danou řadu dokladů (výchozí nastavení je do žádostí). Viz modul Účetnictví→záložka Účetnictví→agenda Účetní žádosti resp. Účetní deník.

V agendě účetních žádostí se shromažďují požadavky na zaúčtování do účetního deníku. Je zde možno si záznamy překontrolovat (např. účetním) před definitivním zaúčtováním do deníku. V účetních agendách je možné opravovat pouze údaje týkající se samotného zaúčtování (např. účet), není možné opravovat údaje plynoucí z účtovaného dokladu (tj. např. částku). Pokud takovou opravu potřebujeme provést, musíme tak učinit přímo opravou zdrojového dokladu, tj. např. faktury (díky tomu se nemůže stát, že by si údaje na zdrojovém dokladu a jeho účetním zápisu neodpovídaly). Zdrojový doklad můžeme zobrazit přímo z účetních agend stiskem tlačítka "Zdrojový doklad" (F6). Po stisku se účetní agenda překryje agendou příslušného dokladu a zobrazí požadovaný doklad. Všimněte si malé šipky na ikoně (vlevo v panelu otevřených agend), ta znázorňuje překrývání agend. Tento doklad dle potřeby upravíme a agendu zavřeme. Systém se tak vrátí do agendy účetních žádostí, kde můžeme pokračovat v práci, např. označit všechny položky a stisknout "Zaúčtovat". Položky se zaúčtují do účetního deníku.

Zaúčtování dané faktury si ale lze prohlédnout přímo z agendy faktur v záložce Zaúčtování. Případně lze rovnou odtud vyvolat např. agendu účetních žádostí stiskem tlačítka "Účetnictví" (F6) a provést případné úpravy v účetních údajích (např. změnit účet) či zaúčtovat záznam do účetnictví.

Základní práci se systémem ABRA Gen jsme si vysvětlili, podrobnější informace naleznete v dalších kapitolách nápovědy.