Procesní tvorba dokladů - obecně

Aby byla práce se systémem co nejefektivnější, je třeba zajistit rychlou tvorbu dokladů, které vznikají v průběhu zpracování nějakého procesu ve firmě. Jak bylo popsáno v kap. Importy dokladů obecně, lze v systému obecně vytvářet doklady naimportováním jiných již dříve vystavených. Tím se pořízení dokladu značně zjednoduší a urychlí, jsou evidovány vzájemné vazby dokladů atd. Svázané doklady lze prohlížet ať už na speciálních subzáložkách či otevřením odpovídající agendy automaticky příslušně omezené za související doklady či jinak.

Dále je uvedeno:

Možnosti naimportování jednoho dokladu do jiného jsou různé, nicméně cílem je, aby ve většině agend byly k dispozici takové nástroje, které by uživateli umožnily co nejjednodušeji a nejrychleji vystavení následného dokladu či získání informací o souvislostech. Proto je v systému implementována možnost tzv. procesní tvorby dokladů. To mj. umožňuje:

  • Vystavovat doklady i z agend jiných dokladů, se kterými přímo souvisí (tedy např. lze přímo v agendě Objednávek přijatých vytvořit Fakturu vydanou), a to včetně možnosti vystavovat doklady na základě více označených dokladů (např. označit více objednávek a vystavit na ně fakturu).
  • Vystavovat nový doklad z jeho agendy podle jiného dokladu.
  • Importovat více označených dokladů do jiných dokladů (např. najednou více dodacích listů do faktury vydané, nikoli pouze postupně po jednom).
  • Zadávat vazby mezi doklady oboustranně (např. vazbu mezi Fakturou přijatou a Příjemkou lze zadat jak z agendy Příjemek, tak i z agendy Faktur přijatých).
  • Vystavovat následné doklady podle vybraných i přes otevřené rozhraní.
  • Možnost prohlížet ve speciální záložce X-vazby přehledně zobrazené vazby mezi doklady a to jak pevné (např. čerpání objednávky do dodacího listu), tak volné, kdy došlo "jen" k vystavení dokladu podle jiného (např. dodací list podle převodky příjem).

Proces tvorby dokladů podle jiných v rámci procesní tvorby dokladů je jednotný.

Procesní tvorba dokladů spočívá zejména v rychlém vytvoření dokladu podle nějakých zdrojových. Procesní tvorba dokladů může být vyvolána z různých míst a různým způsobem:

  • z agendy tvořeného dokladu vytvořením nového dokladu podle jiných typicky prostřednictvím funkce Nový podle... (příp. funkce obdobné, přičemž někdy může jít i o samotnou funkci Nový (pokud se jedná o typ dokladu, který se vždy vytváří podle jiného, např. převodka příjem podle převodky výdej))
  • z agendy tvořeného dokladu naimportováním jiných dokladů do editovaného typicky prostřednictvím funkce Import v rámci editace tvořeného dokladu (příp. funkce obdobné)
  • z agendy zdrojových dokladů přímou tvorbou návazného dokladu typicky prostřednictvím funkce Vytvořit (příp. funkce obdobné), příp. prostřednictvím funkce Nový ze záložky X-vazby

  • příp. ještě jiným speciálním způsobem

    Zda budou pro konkrétní dvojici dokladů k dispozici všechny výše zmíněné možnosti nebo jen některé z nich, závisí na charakteru daných dokladů (některé možnosti nemají pro daný doklad smysl) a dále na předpokládaném způsobu použití dané možnosti pro daný typ dokladů. Např. pro běžně se vyskytující dvojice dokladů jako je např. dodací list - faktura, jsou k dispozici všechny možnosti, pro jiné, jako je např. dvojice dodací list - vyskladnění z pozic jsou k dispozici jen vybrané, u nichž se předpokládá, že uživatel tímto způsobem bude doklady nejčastěji vytvářet. Doplnění zbylých by sice bylo možné, ale mohlo by být kontraproduktivní (zbytečné hlcení agend funkcemi).

    Z výše uvedeného plyne, že u dané funkce nemusí být nabízeny vždy nutně všechny možné kombinace dokladů, přestože je daná kombinace pro daný doklad smysluplná. Např. v agendě DL se nemusí u funkce Nový podle... nabízet volba "podle zálohového listu", přestože možnost vytvořit DL podle ZLV existuje (je nabízena ve funkci Vytvořit z agendy ZLV).

Ve všech případech jde o naimportování resp. převzetí vybraných údajů z vybraných dokladů zdrojových do tvořeného následného dokladu a příp. automatické otevření editace nového předem předpřipraveného dokladu. Zda je možno vybrat jeden či více zdrojových dokladů, jaké údaje se přebírají (zda jen vybrané hlavičkové údaje nebo jen vybrané řádkové údaje příp. obojí) a zda se jedná pouze o předvyplnění daných hodnot či o záznam toho, že došlo k čerpání jednoho dokladu do druhého, závisí na typu dokladů (jaký doklad a podle jakého je tvořen), zda mezi nimi vzniká vazba pevná nebo volná, zda mezi nimi může existovat vazba 1:1, 1:n, m:n atd.

V agendě může být najednou i více možností tvorby následného dokladu podle zdrojových. Objasníme na příkladu:

U objednávek přijatých je např. možno k vybraným objednávkám vystavit rovnou fakturu vydanou či pokladní příjem nebo jen samostatný dodací list. Rovnou lze ale i z agendy objednávek přijatých vystavit objednávku vydanou na objednané zboží (pokud si je např. klient u vás objednal, ale vy je nemáte skladem). (K objednávce lze rovněž vystavit rovnou z agendy objednávek i jiné doklady jako např. zálohový list, odeslanou poštu či zaznamenat nějakou aktivitu (přidělit úkol odpovědnému obchodníkovi) - nicméně tvorba těchto dokladů probíhá trochu odlišným způsobem, než je jednotný postup procesní tvorby dokladů.)

Jaké funkce pro tvorbu následných dokladů jsou v dané agendě k dispozici, je uvedeno v popisu jednotlivých agend. Pro představu viz též dále Příklady použití.

Importovací manažery

Aby byla procesní tvorba dokladů jednotná, je tvorba následného dokladu podle jiného resp. s importem jiných vnitřně realizována pomocí tzv. "importovacího manažera (import manager)". V následujícím textu jen lehce zmíníme jeho princip, který demonstruje jednotnost použití.

Princip spočívá v tom, že importovací manažer zajistí na základě nějakých vybraných zdrojových dokladů a příp. nějakých dalších doplňujících informací a parametrů vytvoření nějakého následného dokladu. Vstupem je jeden nebo více dokladů (podle podmínek dané agendy a místa odkud přesně je procesní tvorba vyvolána), které jsou podkladem pro výstup, což je požadovaný nově vytvářený doklad. V každém místě systému je dáno, jaké typy dokladů mohou být tímto "vstupem", je kontrolován jejich počet (protože např. manager pro vytvoření PRV podle PRP může mít pouze jediný vstupní doklad), zda jsou potřebné nějaké další údaje a jaké (parametry vstupu) a zda musí být povinně zadány. V takovém případě může být zobrazen Průvodce tvorbou dokladu, jehož prostřednictvím se potřebné údaje zadají (např. řádky podle možnosti dodání apod.). Jsou-li zadány vstupní doklady a povinné parametry (např. řada a sklad pro vytvoření PRV podle PRP), je možné pokračovat vytvořením cílového dokladu. Princip objasňuje obrázek:

Zadání vstupních dokladů (viz A), vyplnění požadovaných parametrů programově (viz B1) a nebo prostřednictvím průvodce (wizarda) (viz B2), vytvoření výstupu (viz C), další práce s vytvořeným výstupním dokladem...

Tedy proces má obecně několik fází:

  • Výběr zdrojových dokladů
  • Vstupní kontroly vybraných dokladů
  • Vyvolání průvodce tvorbou dokladu
  • Editace předpřipraveného dokladu a případný návrat zpět

Jejich podrobnější popis viz Procesní tvorba dokladů - Fáze a průvodce tvorbou dokladu.

Aby bylo možné později zobrazovat informaci, které doklady spolu nějak souvisí navzájem, vytváří se mezi nimi vazby. Mohou existovat dva případy vazeb:

  • tzv. tvrdá neboli pevná vazba
  • tzv. měkká neboli volná vazba (interně ji můžeme nazývat "soft" vazba)

Pevná vazba vzniká automaticky v případech, kdy např. jeden doklad je čerpán (importován) do jiného a je třeba evidovat, zda již byl vyčerpán, je třeba řešit, kolik zbývá k čerpání, je třeba omezit opravitelnost takových dokladů či možnost jejich mazání apod. Takové vazby jsou evidovány již v rámci definované struktury databáze a bývají ošetřeny tzv. referenční integritou v databázi (nelze smazat záznam, na který se odkazuje nějaký jiný záznam atd. - řeší samotná databáze).

Vystavení faktury vydané (FV) a dodacího listu (DL) podle objednávky přijaté (OP) , tj. čerpání OP do DL resp. FV.

Dále existují případy, kdy se eviduje, že jeden doklad (resp. jeho řádek) vznikl podle jiného a jakého, ale lze i zdrojový doklad či řádek libovolně vymazat, nicméně v daný moment se daná vazba rozpojí a automaticky dojde k opravě i na cílovém dokladu. Takovým případem je např. vazba POL a jeho zdrojových dokladů (viz např. Procesní tvorba dokladů - NV → POL).

Volné vazby jsou "nedůležité" vazby mezi doklady. Takové vazby vznikají např. při vzniku dokladu podle vzoru jiného dokladu, tj. při vytváření obsahu dokladu podle vzoru jiného dokladu. Tato volná vazba je pamatována všude tam, kde by bylo řešení kontrolou tvrdé referenční integrity v databázi zbytečné.

Vystavení dodacího listu (DL) podle Převodky příjem (PRP).

Volné vazby jsou evidovány pomocí BO relací (na jedné straně relace je evidován zdrojový doklad, na druhé cílový doklad).

Volné vazby slouží výhradně pro zobrazování nějak souvisejících dokladů na záložce X-vazby. V našem případě bude zobrazeno tolik DL, kolik jich je na základě konkrétní PRP vytvořeno. Neslouží ke kontrole opakovaných kopií (lze vytvořit více dodacích listů (DL) podle jedné převodky příjem (PRP), tvorba je na uživateli) a k zabránění mazání (lze vymazat jak PRP tak DL). Současně s mazáním dokladu se vymažou všechny s ním související měkké vazby.

Pokud dva doklady mají mezi sebou mít vazbu založenou na tom, že jsou importovány řádky z jednoho do druhého, a uživatel zcela NESMYSLně vystavuje doklady jeden podle druhého ale bez řádků, nelze očekávat, že budou mít nějakou vazbu!

Pokud by došlo ke smazání nějakého souvisejícího dokladu, pak tento ze záložky vazeb (po občerstvení) zmizí, přičemž pokud je navázán volnou vazbou, pak se vymaže i tato volná vazba. Nicméně se v praxi za určitého postupu může stát, že se volné vazby rozejdou (jelikož nejsou hlídány referenční integritou databáze).

Jeden uživatel si připravuje dodací list (DL) podle převodky příjem (PRP). Mezitím druhý uživatel PRP smaže. První uživatel uloží DL, spolu s tím se ukládá informace o volné vazbě na PRP. Příslušná PRP ale už neexistuje.

Proto je zajištěno zkorigování tohoto stavu. Pokud k takové situaci dojde, systém při zobrazení záložky X-vazby neplatné vazby nezobrazuje a uživateli oznámí, že existují neplatné volné vazby a jestli si je přeje odstranit, po kladné odpovědi takové vazby odstraní.

Jde o speciální záložku určenou pro přehledné zobrazení vzájemných (křížových) vazeb mezi doklady včetně možnosti rovnou návazné doklady i vytvářet. Dále viz samostatná kap. Záložka X-vazby obecně.

Příklady ilustrují jen pár vybraných situací, ale je zjevné, že možností, jak využívat procesní tvorbu dokladů je mnohem více, čímž se výrazně zvyšuje úroveň uživatelského komfortu.

Příklad 1: Uživatel se nachází v seznamu agendy objednávek přijatých. Označí si objednávky (např. dosud nedodané od jednoho zákazníka) a chce je hromadně vydodat a vyfakturovat. Vyvolá funkci "Vytvořit fakturu vydanou" a všechny označené objednávky najednou vyřídí a vyfakturuje jedním dodacím listem a jednou fakturou (samozřejmě, je-li zboží skladem a jsou-li splněny jiné podmínky). Výsledkem této akce je totéž, jako kdyby začal tvořit novou fakturu vydanou v agendě faktur a postupně do ní importoval dané objednávky. Jedná se o příklad pevné vazby mezi doklady, viz dále.

Příklad 2: Jiná možnost: Uživatel chce vytvořit novou fakturu vydanou podle více objednávek. V agendě faktur vydaných vybere funkci "Nový podle objednávky vydané". Otevře se průvodce, který umožní vybrat více objednávek najednou pro zvolenou firmu a vystavit fakturu. Jedná se o příklad pevné vazby mezi doklady, viz dále.

Příklad 3: Jiná možnost: V editaci vystavované faktury vydané chce uživatel do faktury naimportovat více objednávek najednou. Zvolí funkci "Import objednávky přijaté" a pomocí otevřeného průvodce si je v agendě objednávek vybere a najednou naimportuje do FV. Jedná se o příklad pevné vazby mezi doklady, viz dále.

Příklad 4: Fakturu přijatou (např. na nákup zboží) lze vytvořit např. i podle příjemky daného zboží. Automaticky je vytvořena vazba mezi příjemkou a fakturou. Doklady je díky tomu možné v účetnictví automaticky párovat. Jelikož zde jde navíc o evidentní stanovení účelu výdaje, je vazba na příjemku (či více příjemek) viditelná nejen v záložce X-vazby, ale vazba mezi doklady je patrná jednak i ze záložky Účel výdaje dané faktury a současně ze záložky Výdaje pořízení dané příjemky. (Samozřejmě téhož výsledku dosáhneme, pokud v rámci editace nové faktury netvořené podle příjemky v její záložce Účel výdaje zadáme naši příjemku jakožto účel výdaje. Nebo naopak, pokud v rámci editace dané příjemky bychom v její záložce Výdaje pořízení zadali naši fakturu jakožto výdaj pořízení. Jedná se o příklad volné vazby mezi doklady, viz dále.