Procesní tvorba dokladů - Fáze procesní tvorby a průvodce tvorbou dokladu

V kap. Procesní tvorba dokladů - obecně bylo objasněno, co je procesní tvorba dokladů a její význam. Procesní tvorba dokladů je v systému realizována jednotně pro různé typy dokladů pomocí tzv. importovacího managera, jehož princip byl rovněž v dané kapitole objasněn. Konkrétní podoba procesní tvorby následného dokladu se může lišit především v zadávaných informacích během importu, případně v tom, že mohou být vynechány některé fáze procesní tvorby následného dokladu podle typu dokladů a podle toho, odkud a za jakých podmínek byla vyvolána.

Proces má obecně několik fází:

Možnost vybrat jeden nebo více dokladů (podle smysluplnosti v daném místě programu). Výběr zdrojového dokladu se realizuje:

  • buď pomocí Průvodce výběrem dokladů (případ funkcí Nový podle..., Import), který se otevře po vyvolání zmíněných funkcí a pomocí kterého vyberete požadovaný doklad k importu, příp. označíte a vyberete více dokladů najednou (pokud je tato možnost v daném případě smysluplná)
  • nebo rovnou vyvoláním funkce procesní tvorby dokladů nad daným dokladem v záložce Detail či nad daným dokladem, příp. nad označenými doklady přímo ze záložky Seznam anebo z X-vazby z agendy zdrojového dokladu (případ funkcí typu Vytvořit návazný doklad)

Jedná se o různé kontroly, zda je vůbec kombinace vybraných zdrojových dokladů smysluplná apod. Pokud žádné takové kontroly v daném místě nejsou potřebné, je tento krok přeskočen.

Tento krok se provádí pouze tehdy, pokud je vybráno více vstupních dokladů a pokud se jedná o doklady, na nichž se zadává v hlavičkách položka Typ obchodu a nebylo by žádoucí, aby měly tuto položku rozdílnou. Kontrola typu obchodu se neprovádí, pokud ani zdrojové doklady ani vytvářený doklad neevidují položku Typ obchodu (např.převodky vydej a příjem). Pokud typ obchodu eviduje jeden z nich (tj. buď zdrojové doklady nebo následný), pak systém pokusí typ obchodu automaticky "odvodit" z položky Země a Tuzemsko/Vývoz.

Program zkontroluje shodnost typu obchodu u vybraných dokladů. Pokud shodný není, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn a není možno pokračovat.

Tento krok se provádí pouze tehdy, pokud je vybráno více vstupních dokladů. V tomto kroku se zkontroluje shodnost firmy v hlavičce vybraných dokladů. Pokud shodná není, uživatel je na tuto skutečnost upozorněn a je nabídnuta možnost nepokračovat.

Kontrola bere ohled i na případné zásadní opravy a slučování firem, viz předchůdci a následovníci firem.

Tento krok se provádí pouze tehdy, pokud je vybráno více vstupních dokladů. V tomto kroku se zkontroluje shodnost zadání těchto hlavičkových slev na zdrojových dokladech:Dealerské slevy, Kusové slevy, Slevy za finanční objem a Dodatečné slevy firmy v hlavičce vybraných dokladů. Pokud shodné není, uživatel je na tuto skutečnost upozorněn a je nabídnuta možnost nepokračovat. Jak je tomu s přebíráním nastavení u slevy řádkové, viz Aktualizace a zmražení slev na dokladech.

Tento krok se provádí pouze tehdy, pokud se jedná o vzájemné importy dokladů, kde se eviduje již vyčerpané množství na řádcích, tj. neprovádí se u dokladů, mezi nimiž je pouze volná vazba. Pokud na některém z vybraných vstupních dokladů již z řádků není co čerpat do vystavovaného dokladu (doklady byly již vyčerpány do jiných dokladů), uživatel je na tuto skutečnost upozorněn a nelze pokračovat. Kdy je řádek vyhodnocen jako importovatelný, je popsáno v rámci jednotlivých průvodců, jelikož se to může u jednotlivých případů lišit.

Dále se mohou provádět i jiné vstupní kontroly, pokud takové jsou, pak budou popsány přímo v dané kapitole procesní tvorby pro danou dvojici dokladů.

Speciální průvodce. Je vyvolán tehdy, pokud je v rámci procesní tvorby dokladů k tvořenému dokladu potřeba zadat nějaké doplňující informace potřebné k jeho vytvoření. Konkrétní podoba průvodce, tj. počet kroků a zadávané položky, závisí na daném místu programu.

Tento krok může být i přeskočen, pokud není třeba nějaké takové údaje zadávat, závisí na dané agendě.

1. krok - Vyplnění základních hodnot

Krok pro zadání nejzákladnějších hodnot nezbytných pro vytvářený cílový doklad.

Při tvorbě Převodky příjem podle převodky výdej je tento průvodce vyvolán a zadají se jeho prostřednictvím údaje jako je sklad, do něhož se má převádět, řada tvořeného dokladu apod.

a zvláštní případ tvoří zúčtování DZL:

2. krok - Dokončení

Po stisku tlačítka Dokončit se ještě provedou závěrečné kontroly. Pokud žádné takové kontroly v daném místě nejsou potřebné, je tento krok přeskočen.

Tento krok se provádí pouze tehdy, pokud se jedná o doklady, na nichž se zadává v hlavičkách položka Typ obchodu a pokud by už na výstupním dokladu mohl být Typ obchodu zadán.

Tedy případ, kdy je procesní tvorba vyvolána z již rozeditovaného dokladu.

Přitom se přihlíží k tomu, zda je z předchozího kroku nastaveno převzetí rozdílných hlavičkových údajů z nějakého vstupního dokladu a jakých. (Jelikož jejich převzetím se případná neshoda může eliminovat). Kontrola typu obchodu se neprovádí, pokud ani zdrojové doklady ani vytvářený doklad neevidují položku Typ obchodu (např.převodky vydej a příjem). Pokud typ obchodu eviduje jeden z nich (tj. buď zdrojové doklady nebo následný), pak systém pokusí typ obchodu automaticky "odvodit" z položky Země a Tuzemsko/Vývoz.

Při importu DL do OP se kontroluje typ obchodu na OP proti DL - tedy jestli je země na DL lokální země (tj. tuzemský obchod) nebo země na DL je členem EU (odpovídá typu obchodu 2 - země EU) nebo země na DL není členem EU (odpovídá typu obchodu 3 - mimo EU).

Program zkontroluje shodnost typu obchodu vybraných dokladů a vytvářeného dokladu. Pokud shodný není, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn a není možno pokračovat.

Tento krok se provádí pouze tehdy, pokud by na výstupním dokladu mohla být firma již zadána.

Tedy případ, kdy je procesní tvorba vyvolána z již rozeditovaného dokladu. (Např. funkcí Import v detailu DL).

Přitom se přihlíží k tomu, zda je z předchozího kroku nastaveno převzetí rozdílných hlavičkových údajů z nějakého vstupního dokladu a jakých. (Jelikož jejich převzetím se případná neshoda může eliminovat).

V tomto kroku se zkontroluje shodnost firmy vybraných dokladů a vytvářeného dokladu. Pokud shodná není, uživatel je na tuto skutečnost upozorněn a je nabídnuta možnost nepokračovat.

Proces tvorby dokladu ve většině případů pokračuje editací předpřipraveného dokladu, který bude předpřipraven podle údajů zadaných a zvolených v předchozích krocích. Záleží na tom, odkud byla procesní tvorba následného dokladu vyvolána:

  • z agendy tvořeného dokladu ale ne z editace daného dokladu - pak se otevře automaticky editace nového předpřipraveného dokladu
  • z agendy tvořeného dokladu a to z editace daného dokladu - pak se systém jen vrátí zpět do editace dokladu, kde budou promítnuty výsledky předchozích kroků

  • z agendy zdrojových dokladů (tj. z jiné agendy než z agendy vytvářeného dokladu) - pak se otevře automaticky agenda vytvářeného dokladu "přes" agendu zdrojového dokladu rovnou s rozeditovaným předpřipraveným dokladem, tj. rovnou přejde do zadání nového dokladu

    Chování aplikace v tomto případě záleží na zatržení volby Neuzavírat nově otevřenou agendu v dialogovém okně průvodce.

    • Není -li volba zatržena, je agenda vytvářeného dokladu vyvolána ve speciálním režimu zadání nového záznamu, bez standardních záložek (Seznam, Omezení atd.) a umožňuje pouze přidání nového editovaného dokladu. Po uložení vytvářeného dokladu se agenda zavře a systém se vrátí zpět do agendy, odkud byla tvorba následného dokladu vyvolána.
    • Je-li volba zatržena, je agenda vytvářeného dokladu otevřena zcela standardním způsobem, včetně všech záložek. Po uložení vytvářeného dokladu zůstane agenda otevřená. (Při stornování vytváření nového dokladu se nicméně agenda zavře.)

    Viz také parametr Výchozí hodnota pro položku Neuzavírat nově otevřenou agendu při tvorbě nového dokladu.

Jedná se o podobnou situaci, jako když používáte Zástupce typu "Jeden nový".

Předpřipravený doklad může uživatel ještě dle potřeby upravit a může jej uložit nebo případně vše stornovat.

V některých případech může v rámci procesní tvorby vzniknout i více cílových dokladů najednou. Pak se tvořený doklad neotevře předpřipravený v režimu editace, ale cílové doklady se rovnou uloží. Viz např.:

V závislosti na nastavení parametru Provádět kontrolu čerpaného dokladu při ukládání čerpajícího dokladu se mohou při ukládání vytvářeného dokladu provádět různé kontroly čerpaného dokladu a uložení vytvářeného dokladu může být podmíněno potvrzením kontrolního dotazu (že zjištěný nesoulad nevadí).