Předchůdci a následovníci firem

V adresáři existují dva druhy oprav v rámci funkce Oprava:

• Drobná oprava

  Jedná se o opravu údajů v položkách daného záznamu firmy. Při této opravě se netvoří žádný "nový" záznam firmy, tj. nevzniká následník a z firmy opravované drobnou opravou se nestává předchůdce.

  Tato oprava je vhodná pro překlepy apod. Pokud je firma již použita (např. na dokladech) a vy provedete drobnou opravu firmy, tak se vámi provedené změny projeví na všech dokladech vystavených na tuto firmu zpětně.

  Jestliže jste např. vystavili faktury na firmu "Šmelhaus", ale změníte její název správně na firmu "Schmelhaus", na všech vystavených dokladech se oprava projeví, tj. pokud si je znovu zobrazíte či vytisknete, bude název správně.

  Tedy drobnou opravu zvolíte tehdy, pokud nevadí, že se daná změna může projevit i např. na již vystavených dokladech na danou firmu nebo kdy je to naopak žádoucí.

  Do drobných oprav můžeme zařadit také například přidání provozovny, osoby, bankovního účtu, nebo změny těchto údajů. Dále to mohou být třeba drobné korekce adresy, kontaktních údajů a podobné opravy, které zásadním způsobem neovlivňují již vystavené doklady. Naopak mezi Drobné změny nelze považovat například změnu názvu firmy, IČ, DIČ a podobně, kterou potřebujeme evidovat od určitého datumu se zachováním původních údajů na již vystavených dokladech.

• Zásadní oprava

  Nejedná se o opravu údajů v položkách daného záznamu firmy, naopak údaje v položkách daného záznamu zůstanou nezměněny. Při této opravě se vytvoří "nový" záznam firmy s novým interním číslem. Do tohoto nového záznamu se převezmou původní údaje od opravované firmy a uloží provedené změny. Do původního záznamu se zaznamená odkaz na nový záznam. Tj. vznikne následník, který bude aktuálně dostupný v záložce Seznam v adresáři a z firmy opravované zásadní opravou se stane předchůdce, který ze záložky Seznam "zmizí", přestože není smazán.

  Jde o jiný režim než je klasické skrývání ve funkci mazání.

  Výsledkem je, že dosud vystavené doklady si zachovají odkaz na "původní" firmu, zatímco nově vystavované budou mít již odkaz na aktualizovanou firmu.

  Tato oprava je vhodná pro případy změny sídla, názvu firmy apod. Na údaje v dokladech, které byly dosud na danou firmu vystaveny se žádné změny nepromítnou, ale na nově vystavovaných dokladech již budou.

  Jestliže jste např. vystavili faktury na firmu "Liška Karel" a firma změnila název na "Liška Karel & spol.", tedy provedete zásadní opravu firmy v adresáři, na všech původně vystavených fakturách zůstane Liška Karel a na nové již bude Liška Karel & spol.

  Tedy zásadní opravu zvolíte tehdy, pokud není žádoucí, aby se provedené změny jakkoliv promítly na doklady vystavené na firmu v původním znění.

  Zásadní opravu může provést pouze uživatel, který na to má právo, viz právo Opravit zásadně.

Zde je uvedeno, jak předchůdci vznikají, co je následovník, jak je to s jejich provozovnami a jak se s nimi pracuje u různých typů akcí:

Kdy se firma stane předchůdcem, odkaz na následovníka

Každá firma evidovaná v adresáři si může pamatovat odkaz na jinou firmu, která ji aktuálně nahrazuje, tj. tzv. následovníka. Následovník je firma aktuálně dostupná v záložce Seznam v Adresáři firem. Pokud firma získá následovníka, (tj. je vyplněn odkaz na následovníka), pak se firma sama stává předchůdcem. Jakmile se firma stane předchůdcem, přestane být dostupná v záložce Seznam v Adresáři firem. Předchůdců k jednomu následovníkovi může být i více.

Schématický nákres vazeb předchůdců na následníka. Všichni předchůdci mají odkaz na následníka, tj. na aktuální firmu. Aktuální firma, tj. následník nemá odkaz na následníka vyplněn, ta se bude zobrazovat v záložce Seznam. Jinými slovy: aktuální firmy zobrazované v záložce Seznam v adresáři jsou ty, které nemají odkaz na následníka vyplněn.

Pro uživatele předchozího systému ABRA Gold: V ABRA Gold si každý následník pamatoval odkaz na svého předchůdce (tedy sekvenční řetězec historie), v ABRA Gen je forma jiná: všichni předchůdci (všechny zásadní opravy dané firmy) si pamatují odkaz na posledního aktuálního následníka (aktuální stav dané firmy).

Předchůdcem se firma ze záložky Seznam v Adresáři může stát:

• zásadní opravou
• sloučením pod jinou firmu

Předchůdci k aktuální firmě jsou dostupní na záložce Předchůdci. Zde je možné i předchůdce osamostatnit, tj. vymazat jí odkaz na následovníka a učinit z ní tak samostatnou firmu opět dostupnou na záložce Seznam.

Mezi následovníkem a jeho předchůdci existuje jednoznačná vazba, díky které pak následovník a jeho předchůdci vystupují jako jedna firma, následovník bude automaticky vystupovat na místech, kde by jinak byl jeho předchůdce (tj. např. tvorba nových záznamů), výpisy se budou automaticky pořizovat za následníka i předchůdce atd.

Identifikace odpovídající provozovny následovníka a předchůdců

Aby bylo možné identifikovat, která provozovna je která mezi následovníkem a jeho předchůdci, platí:

• u každé provozovny se pamatuje její interní identifikátor (OfficeUnique_ID)
• při zásadní opravě firmy se tento identifikátor kopíruje, tedy "nová" provozovna u zásadně opravené firmy a odpovídající "předcházející" provozovna u předchůdce mají tento identifikátor shodný
• nově založená provozovna obdrží nový unikátní identifikátor

• při ukládání firmy se kontroluje, zda je identifikátor provozovny vyplněný. Pokud není (zásadní oprava firmy byla provedena před zavedením tohoto identifikátoru), vyplní jej, přičemž současně zkontroluje, zda má firma předchůdce, pokusí se dohledat předky provozoven dané firmy a označit je stejným identifikátorem.

  Z výše popsaného je zjevné, že pokud předchůdce vznikl dodatečným sloučením pod jinou firmu a obě firmy již měly identifikátory svých provozoven před sloučením vyplněny, pak provozovny aktuální firmy a jejího předchůdce budou mít zmíněný identifikátor rozdílný, i když půjde o provozovny, které si v praxi odpovídají.

  Uvedený interní identifikátor lze využít např. v otevřeném rozhraní a skriptování. Při kopírování či importování dokladů vystavených na předchůdce firem se ke "kopírování" provozovny nijak nevyužívá. Viz popis Provozoven v záložce Firma.

Omezování, filtrování atd.

U podmínek v záložce Omezení, ve filtrování apod. platí, že při omezování za nějakou firmu je automaticky vyhodnocován aktuální poslední následník a všichni jeho předchůdci. Pokud je např. v záložce Omezení uložena definice omezení obsahující omezení za firmu, která byla později opravena zásadní opravou (tj. za předchůdce), pak systém provede omezení tak, jakoby byl v definici zadán poslední následník - tj. dohledá posledního (aktuálního) následníka a všechny jeho předchůdce a vypíše všechny záznamy za danou firmu tak, jak figuruje aktuálně v adresáři a všechny její předchůdce.

Příklad 1:
1) Vystavíme několik dokladů na firmu A1.
2) V čase T si zadefinujeme omezení za firmu A1 a tuto definici omezení uložíme.
3) V čase T+1 uděláme zásadní opravu firmy A1, vznikne firma A2, A1 se stane jejím předchůdcem.
4) V čase T+2 vystavíme několik dokladů na firmu A2.
5) V čase T+3 otevíráme agendu a vybíráme omezení z bodu 1). Pak budou ve výběru automaticky jsou zobrazeny všechny doklady vystavené na firmu A1 i A2.

Příklad 2: Mějme firmu ABC s.r.o. Poté se firma změní na akciovou společnost, takže je opravena zásadní opravou na ABC a.s. Mějme faktury vystavené na původní firmu ABC s.r.o. a na novou firmu ABC a.s. Poté nechť pořizujeme přehled fakturace za firmu ABC a.s. Do přehledu budou zahrnuty nejen faktury vystavené na ABC a.s. (tj. s odkazem přímo na firmu ABC a.s.), ale i faktury vystavené na ABC s.r.o. (tj. s odkazem na předchůdce).

Předvyplňování firmy na dokladech a jiných záznamech

Pro předvyplňování firmy na dokladech a jiných záznamech (např. při importování dokladů, při kopírování dokladů apod.) platí následující: v okamžiku, kdy se na tvořeném Business objektu nastavuje firma, se kontroluje, zda se jedná o firmu poslední v řadě, a pokud ne, automaticky se do Business objektu uloží místo požadované firmy ta poslední v řadě. Objasníme na příkladu:

Příklad 1: Mějme fakturu vystavenou na firmu ABC s.r.o. Poté se firma změní na akciovou společnost, takže je opravena zásadní opravou na ABC a.s. Poté nechť tvoříme kopii dané faktury. Do hlavičky se předvyplní automaticky firma ABC a.s.

Příklad 2: Mějme objednávku přijatou vystavenou na firmu ABC. Nyní firmu v adresáři zásadně opravíme na firmu ABCxx. Tvoříme fakturu, do níž importujeme danou objednávku a při importu zvolíme převzít hlavičkové údaje. Tedy do faktury se má převzít firma ABC, ale jelikož tato již není poslední v řadě svých následníků, doplní se do faktury automaticky rovnou její poslední následník-firma ABCxx.

Toto nastane např. při tvorbě:

• Všech dokladů, které mají položku Firma
• Řádků bankovních výpisů a vzájemných zápočtů a hlaviček vzájemného zápočtu
• Žádostí o platební příkazy (řádky platebních příkazů)
• Opakovaných plateb
• Výv.dokumentace a Požadavků
• Dokumentů
• Požadavků objednávek vydaných
• Dokladů maloobchodního prodeje
• Skladových karet
• Dodavatelů a Odběratelů na skladových kartách
• Zakázek, Obch.případů a Projektů
• atd.

Pozor, toto se netýká účetních žádostí/ záznamů v účetním deníku, jelikož u nich by toto bylo naopak nežádoucí.

Manipulace s předchůdci/následovníky firem při práci s ABRA schránkou

Do ABRA schránky se nemusí dostat vždy poslední platná "verze" firmy, ale některý ze starších předchůdců. To se může typicky stát při vložení firem do schránky podle dokladů (např. faktur), kdy na faktuře je uveden odkaz na firmu, která byla později zásadní opravou změněna. Proto pro práci s firmami v ABRA schránce platí:

• Při vkládání do schránky: Vloží se přesně daný záznam (ID dané firmy) (bez ohledu na to, zda to je poslední následník, tj. aktuálně platná firma, či nikoli).
• Při označování podle schránky:
  • V agendě Adresář firem - Vyzvednou se všechna ID ze schránky. Přidají se k nim všechna ID aktuálních firem pro firmy ve výběru (jinými slovy: pokud se firma ve výběru změnila zásadní opravou, přidá se k vybrané množině i ID této zásadně opravené firmy. Označení v adresáři firem se provede za tyto následníky (aktuálně platné firmy). (To je nutné, protože předchůdci nejsou v seznamu v adresáři zobrazeni.)

  • V jiných agendách (označení podle firmy) - Označení se provede pouze za konkrétní záznam (konkrétní ID) ve schránce (tedy zde se nedohledává následník a všichni jeho předchůdci).

    Pokud by tomu tak nebylo, docházelo by k "nepochopitelnému" chování v tomto případě: Pokud by uživatel označil např. faktury, do schránky vložil jejich firmy (přičemž některá z nich má následníka), potom označení ve fakturách smazal a provedl označení podle firem ve schránce, došel by k jiné množině faktur. Proto se také nedělá konverze na posledního platného následovníka rovnou při vložení do schránky, ale vkládá se přesně daný záznam, jinak by tento případ nebylo možné řešit.

• Při omezování za firmu (v záložce Omezení apod.): Pro záznamy ve schránce se nejprve dohledají jejich poslední následovníci (aktuálně platné firmy) a tyto se vloží do podmínky. Přičemž u podmínek platí, že se omezuje za posledního následovníka dané firmy a všechny jeho předchůdce, viz výše.

• Dodatečné sloučení firem

  Přestože systém při zadávání firem do adresáře upozorňuje na případné duplicity např. kontrolou shodných IČO apod., může se v praxi stát, že jedna a ta samá firma je zadána vícekrát (např. kontakt na ni je z jiných zdrojů, s nepřesným údaji apod.). To je ale nežádoucí - např. jen proto, že záznamy takové firmy vystupují samostatně např. při výběrech, obesílání apod. Pokud už ale jednotlivé záznamy takové firmy byly někde použity, např. byl na ně vystaven doklad, není možno je smazat. Pro takový případ jde v adresáři si firmy, které k sobě patří, sloučit pod jednu z nich. Pokud vybrané a označené firmy sloučíte pod jinou firmu (viz funkce Sloučit v záložce Seznam v Adresáři), stanou se z nich předchůdci a z firmy, pod níž byly sloučeny, se stane následník. Začne tedy mezi nimi existovat pevná vazba a všechny sloučené firmy začnou vystupovat jako jedna.

• Zrušení sloučení firem

  Sloučení firem, ať už vzniklo ručním sloučením nebo zásadní opravou, lze i zpětně zrušit. Pokud vybrané a označené předchůdce v záložce Předchůdci osamostatníte (viz funkce Osamostatnit v záložce Předchůdci v Adresáři), stanou se z nich samostatné firmy, tj. již nebudou vystupovat jako předchůdci. Původní vazba mezi následníkem a těmito předchůdci přestane existovat a všechny osamostatněné firmy začnou vystupovat každá zvlášť.