Procesní tvorba dokladů - Příjemka (PR) → Faktura přijatá (FP)

Jedná se o jednu z možností tvorby faktury přijaté (FP). Odkud lze vyvolat tvorbu FP a jaké jsou další podmínky pro vytvoření nové FP, viz popis funkce Nový v záložce Seznam agendy Faktury přijaté. Co je procesní tvorba dokladů a její význam, viz kap. Procesní tvorba dokladů - obecně. Všeobecný postup viz kap. Procesní tvorba dokladů - Fáze a průvodce tvorbou dokladu.

Zde uvedeme konkrétní údaje k tvorbě dokladu Faktura přijatá podle dokladu Příjemka:

  • z agendy FP funkcí Nový podle PR
  • z agendy FP funkcí Import v rámci editace FP
  • z agendy PR funkcí Vytvořit
  • z agendy PR funkcí Nový ze záložky X-vazby
  • zadáním PR coby Výdaje pořízení v rámci editace FP nebo zadáním FP coby Účelu výdaje v rámci editace PR - zde ovšem jde pouze o zvláštní případ tvorby jednoho dokladu podle druhého - tímto způsobem se nenaimportují řádky, pouze čerpání s možností vytvoření párovací vazby

Zde je možnost obecně vybrat více zdrojových dokladů. Čili vystavit následnou FP podle více PR najednou. Zda se pro výběr zdrojových dokladů nabídne Průvodce výběrem dokladu nebo zda se vyberou jiným způsobem (označením přímo v záložce seznam), závisí na místě, odkud byla procesní tvorba vyvolána. Dále viz obecný popis fáze Výběr zdrojových dokladů.

Tip pro případ, kdy se pro výběr dokladů vyvolává Průvodce výběrem dokladů: Průvodce umožňuje dohledání a výběr požadovaného dokladu dle různých kritérií, ale v tomto případě nemá k dispozici i volbu "dle předvyplněných podmínek" (viz popis Průvodce) na základě informace o čerpatelnosti příjemky do faktury přijaté z hlediska počtu na řádcích atd., jelikož mezi fakturami přijatými a skladovými příjemkami nevzniká pevná vazba na základě čerpání počtu z řádků.

Nicméně mezi fakturami přijatými a skladovými příjemkami vzniká pevná vazba na základě čerpané částky a na skladové příjemce se pamatuje, jaká část z celkové její částky již byla vyčerpána do výdajů pořízení. Požadovaný doklad pak lze vybrat jen z dokladů, ze kterých ještě lze něco čerpat do výdajů pořízení, viz popis omezení v kap. Příjemky - záložka Omezení.

Výjimkou je vyvolání procesní tvorby funkcí Nový v záložce X-vazby příjemky, jelikož daná funkce se vztahuje pouze k jedné aktuální příjemce.

Žádné ze vstupních kontrol uvedených v rámci obecného popisu fáze Vstupní kontroly vybraných dokladů zde neprobíhají.

Doplňující údaje k obecnému popisu fáze Vyvolání průvodce tvorbou dokladu.

V prvním kroku zadáte základní hodnoty pro předvyplnění tvořené faktury přijaté:

Příklad dialogu pro předvyplnění údajů tvořené faktury přijaté

K jednotlivým možnostem:

Název Popis
Řada dokladů

Není k dispozici k editaci, pokud je procesní tvorba vyvolána z již rozeditovaného dokladu, v jehož hlavičce je již řada zadána. (Zde funkcí Import v detailu FP.)

Vyberete řadu dokladů. Zadání řady je zde povinné.
Omezení pro řádky (není tedy nutné si nechat naimportovat všechny řádky, které z daného odkladu importovat ještě lze, ale je možno si vybrat jen některé, přičemž pokud je zatrženo více podmínek současně, pak se z importovatelných řádků naimportují jen ty řádky, které splňují všechny podmínky současně):
Skupinování řádků

Ve faktuře přijaté se mohou vytvořit řádky podle řádků importovaných příjemek několika způsoby: každému řádku příjemky buď odpovídá jeden ve faktuře přijaté nebo se mohou řádky importovaných příjemek sloučit.

Možnosti:

  • Neseskupovat - Pak každému řádku příjemky odpovídá jeden ve faktuře přijaté. Do textu FP se z PR přebírá kód a název skladové karty.

    Tuto možnost zvolte, pokud chcete importovat PR do FP vystavované v režimu Přenesení daňové povinnosti a chcete předvyplnit i řádkové údaje potřebné pro tento režim. Více viz Režim Přenesení daňové povinnosti ("tuzemský reverse charge") - Import PR resp. OV do FP/PV.

  • Souhrnně - Pak se všechny řádky importovaných příjemek sloučí do jednoho řádku faktury. DPH sazba (v případě plátce DPH) se použije jedna společná. Tato možnost není vhodná, pokud na importovaných příjemkách máte skladové karty v různých DPH sazbách. V textu FP je uvedeno "Skladové karty".

  • Souhrnně za DPH sazby - Pak se sloučí dohromady řádky všech importovaných příjemek, které mají shodnou DPH sazbu, která se načte z údajů dané skladové karty. Do textu FP se předvyplňuje text s identifikací sazby DPH, např. "Skladové karty za sazbu 19%". Tj. FP bude mít tolik řádků, kolik se vyskytuje různých sazeb DPH na importovaných PR. Volba se nenabízí při nastavení neplátce DPH.

    Volbu je možné použít i pro doklady s jinou než lokální zemí. Na skladové kartě mohou být nadefinovány různé DPH sazby pro různé země. Která z nich se použije, záleží na:

    • zemi přiznání DPH dodavatele zadané v dialogu Typ obchodu na příjemce
    • není-li vyplněna, pak podle země odeslání uvedené tamtéž
    • není-li vyplněna ani ta, pak se použije sazba DPH pro lokální zemi.
  • Souhrnně za doklady - Pak každý řádek faktury bude odpovídat sloučeným řádkům jednotlivých importovaných příjemek. DPH sazba (v případě plátce DPH) se použije jedna společná. Tato možnost není vhodná, pokud se na jednotlivých importovaných příjemkách liší DPH sazby skladových karet. Do textu FP se předvyplňuje text s identifikací dokladu, např. "Skladové karty dokladu PR-1/07". Tj. FP bude mít tolik řádků, kolik se vyskytuje importovaných PR. Volba se nabízí jen v případě, že importujete více dokladů než jeden.
  • Souhrnně za DPH sazby a za doklady - Pak se z každé importované příjemky sloučí řádky se shodnou sazbou DPH a k takto sloučeným řádkům se vytvoří odpovídající počet řádků faktury. Do textu FP se předvyplňuje text s identifikací sazby DPH a dokladu, např. "Skladové karty dokladu PR-12/07 za sazbu 19%". Volba se nabízí jen v případě, že importujete více dokladů než jeden. Volba se nenabízí při nastavení neplátce DPH.

V případě importu jednotlivě se řádky importují v pořadí, v jakém byly na příjemce, v případě skupinování se neřadí.
Import vedlejších pořizovacích nákladů

Možnost zatrhnout, zda importovat také vedlejší pořizovací náklady zadané v záložce Vedlejší pořizovací náklady k jednotlivým importovaným řádkům a které druhy. Pro každý zvolený druh těchto nákladů se ve FP vytvoří samostatný řádek s částkou odpovídající pouze tomuto jednomu typu vedl. pořizovacího nákladu. Tzn., že na FP se vytvoří nejvýše 4 řádky vedl. pořizovacích nákladů. Objasníme na příkladu:

Příklad: Mějme příjemku s následujícími částkami a vedlejšími poř. náklady:

Řádek příjemky Celk.cena Doprava Ostatní
řádek1 100 75 5
řádek2 100 80 7
řádek3 90 3

Pokud je zatržen import Dopravy a ostatních nákladů a pokud naimportujeme všechny tři řádky příjemky, ve faktuře se automaticky vytvoří 2 další řádky dodatečných nákladů v celkové částce 155Kč (=75+80) a 15Kč (15Kč (=5+7+3)). Pokud naimportujeme např. jen první a třetí řádek, ve faktuře se automaticky vytvoří řádek dodatečných nákladů v částce 75Kč a 8Kč (=5+3). DPH se předvyplní 0%. Středisko, zakázka, obchodní případ a projekt se na tyto automaticky tvořené řádky předvyplní podle posledního řádku příjemky.

Pokud tato volba není zatržena nebo pokud je zatržena a současně není vybrán alespoň jeden druh vedlejších pořizovacích nákladů, žádné vedlejší pořizovací náklady se do FP nenaimportují.

Může dojít k rozdílným lokálním částkám dokladů, pokud jsou vedlejší pořizovací náklady zadány v jiné měně, než je nastavena měna dokladu. Kvůli zaokrouhlení při výpočtech proto může vzniknout rozdíl v lokálních částkách dokladů a tím i v částkách čerpání.
Datum přepočtu měny

Pokud je mezi importovanými doklady a cílovým dokladem nutný přepočet mezi měnami (např. vybrané zdrojové doklady jsou v různých měnách), je zde možnost zadat, k jakému datu se má vzít kurz pro přepočet cen do měny cílového dokladu. (Měna cílového dokladu je buď na něm zadaná, nebo může být i převzata z jednoho z importovaných dokladů v rámci převzetí hlavičkových údajů). Pokud nebude datum zadáno, použije se kurz k datu vystavení cílového dokladu.
Ruční výběr řádků

Řádky, které se mají ze zdrojových dokladů použít, lze vybrat i ručně stiskem tlačítka Řádky. Zde se otevře agenda Skladové pohyby s tzv. červeným omezením, a to zde za všechny řádky vybraných příjemek, podle nichž zde vytváříme fakturu přijatou.

Toto červené omezení můžete v záložce Omezení standardně zrušit (vyčistit) a získat záznamy podle libovolného jiného omezení, nebo zcela bez omezení (a mít pak k dispozici seznam všech existujících pohybů ze skladových dokladů), nicméně do editovaného dokladu se z nich naimportují maximálně ty, co pochází z právě importovaných příjemek.
Typ výdaje

Zatržítko:

Je-li zatržítko zatrženo, je k dispozici:

  • číselníková položka, do níž zadáte nebo vyberete z číselníku typ výdaje pro předvyplnění do položky Typ v. v obsahu Faktury přijaté na importované řádky. Povinná položka.
Vytvořit párovací vazbu Možnost zatrhnout, že se po importu má vytvořit párovací vazba mezi importovanými doklady a cílovým dokladem. Viz záložka Ruční párování.
Importovat přílohy Zatrhnete, pokud chcete k cílovému dokladu připojit stejné přílohy, jako má ve své záložce Přílohy zdrojový doklad.
Režim přenesení daňové povinnosti (Přiznat daň při pořízení)

Zatrhnete, pokud má být vytvářená faktura vystavena v Režimu Přenesení daňové povinnosti (tuzemský reverse charge). Není k dispozici k editaci, pokud je procesní tvorba vyvolána z již rozeditovaného dokladu, jelikož se předpokládá, že v jeho hlavičce je již údaj zadán požadovaným způsobem. (Zde funkcí Import v detailu FP.) Dále není k dispozici při vytváření FP z PR s Typem obchodu 2. (Není potřeba, v takovém případě se režim reverse charge předpokládá vždy automaticky.)

Pokud se zatrhne, bude v hlavičce FP zatržen příznak Režim přenesení daňové povinnosti (Přiznat daň při pořízení). V případě typu obchodu 1 se pak do řádků předvyplní položky Typ plnění a Vykaz.množství - více viz Import PR resp. OV do FP/PV v popisu daného režimu.
Převzetí hlavičkových údajů

Jedná se o možnost převzít důležité hlavičkové údaje z jednoho ze zdrojových dokladů. Takovými údaji může být např. firma, provozovna, druh dopravy apod. Vztahuje se i na převzetí hodnot hlavičkovýchuživatelsky definovatelných položek. Aby však mohly být převzaty, musí být splněny podmínky pro jejich přenos, viz obecný popis import hodnot uživatelsky definovatelných položek.

Při vytváření faktury přijaté funkcí Vytvořit z agendy Příjemky nebo funkcí Nový podle příjemky z agendy Faktury přijaté nebo funkcí Import příjemky z agendy Faktury přijaté v případě, že FP nemá dosud zadané žádné řádky, se v hlavičce faktury přijaté vždy do položky Způsob zadání předvyplní "bez daně + DPH → s daní". Tak se zabrání případným haléřovým rozdílům, které by mohly vzniknout v subzáložce Účely výdaje.

Možnost převzetí hlavičkových údajů se vůbec nenabízí, pokud již v dokladu nějaký řádek byl zadán, jelikož by mohlo dojít k nekompatibilitě údajů převzatých s údaji původními, za kterých byl(y) vytvořeny již existující řádky (např. nekompatibilní typ obchodu, měna apod.).

Tedy případ, kdy je procesní tvorba vyvolána z již rozeditovaného dokladu. (Zde funkcí Import v detailu FP.)

Totéž platí v případě, že sice aktuálně žádný řádek neexistuje, ale byl v rámci dané editace zadán a poté smazán. Pokud přesto chcete, aby se nabídla možnost převzetí rozdílných hlavičkových údajů, pak editaci ukončete a proveďte celou akci znovu.

Pokud se možnost převzetí hlavičkových údajů nabízí, pak můžete zatrhnout, zda chcete hlavičkové údaje převzít a je-li zdrojových dokladů víc, tak i z kterého dokladu:

  • Není-li zatrženo, žádné hlavičkové údaje se ze zdrojových dokladů přebírat nebudou a ve vytvářeném dokladu budou doplněny jen ty, které se předvyplňují z jiných důvodů (např. nastavení předvyplňování platné pro celou firmu, viz Firemní údaje→záložka Obecné→subzáložka Předvyplnění).
  • Je-li zatrženo a je-li současně vybráno více zdrojových dokladů, pak je dostupné tlačítko Doklad, po jehož stisku vyberete jeden z nich, z něhož se pak do vytvářeného dokladu vybrané hlavičkové údaje převezmou. Zde se otevře agenda Příjemek s tzv. červeným omezením, a to zde za všechny vybrané příjemky, podle nichž tvoříme fakturu přijatou. Je-li zdrojový doklad jen jeden, pak tlačítko Doklad dostupné není, a příslušný doklad je rovnou vybrán.

Pokud se jedná o případ importu do rozeditovaného dokladu, zobrazí se dále rozdílné hlavičkové údaje, které se budou přebírat.

Import řádkových uživatelsky definovatelných položek viz dále Pravidla pro čerpání - importovatelné řádky.

Pokud je odlišnost v měně, tj. liší se měna z importovaného dokladu od měny cílového editovaného dokladu, (tj. měna nebyla převzata nebo se její převzetí již nenabízí, jelikož již byl zadán v editovaném dokladu řádek), pak se podle aktuálního kurzovního lístku odpovídajícím způsobem přepočtou i případné importované ceny v obsahu dokladu.
Neuzavírat nově otevřenou agendu Je-li zatrženo, po uložení cílového dokladu zůstane příslušná agenda (v tomto případě Faktury přijaté) otevřená. Výchozí nastavení je možné ovlivnit parametrem Výchozí hodnota pro položku Neuzavírat nově otevřenou agendu při tvorbě nového dokladu. Zatrhávací pole je k dispozici pouze v případě vyvolání okna průvodce funkcí Vytvořit (nikoli Nový ani Import).

Zadaná nastavení lze uložit pro další použití pomocí zatržítka ve spodní části okna průvodce: Uložit nastavení

Další postup zadání nového dokladu je již standardní. Žádné další kontroly neprobíhají.

Vybrané řádky faktury vydané jsou předvyplněny podle údajů z příjemek, příp. podle údajů z předchozích kroků. Předvyplněné údaje tvořeného dokladu však můžete dodatečně změnit či doplnit. Další postup je standardní jako u jiných dokladů, proto viz dále obecný popis fáze Editace předpřipraveného dokladu a případný návrat zpět.

 

Dále je zde uvedeno:

  • Mezi PR a FP vzniká pevná vazba. Viz záložka X-vazby PR a X-vazby FP.
  • Doklady lze importovat i částečně (tj. jen některé jejich řádky nebo jen část některého řádku, viz kap. Importy dokladů - vazby mezi doklady). Zde se jedná současně o čerpání výdaje pořízení. I ten lze čerpat částečně.
  • Importovat zde lze řádky libovolně opakovaně, čili všechny řádky zdrojového dokladu jsou v tomto případě Importovatelné libovolněkrát (bez ohledu na to, zda již byly použity pro import do jiné FP). Nicméně je hlídané přečerpání výdaje pořízení. Viz popis záložek Výdaje pořízení, resp. Účel výdaje.

  • Tedy, pokud importujete příjemku, která již byla čerpána částečně do jiné faktury nebo jiného dokladu výdaje pořízení, naimportují se z ní všechny její řádky (nesleduje se u nich stav čerpání do jiné FP), ale do částky účelu výdaje se naimportuje jen zbývající dosud nečerpaná část.

    Při tom se samozřejmě příslušně zohledňují i případné vratky příjemek. Cena pro předvyplnění na FP se stanovuje poměrně podle množství, které nebylo vráceno. (Důvodem je to, že cena na VPR je vždy v lokální měně, kdežto na FP může být i v jiné měně a není přesná do té doby, než se provede skladová uzávěrka.)

    Mějme příjemku PR-1 na 3 ks zboží v ceně 1000 USD/ks v kurzu 1 USD za 30 CZK. Částka v lokální měně je tedy celkem 90.000 CZK. Pak k PR-1 vytvořme vratku příjemky VPR-1 v měně CZK (což nelze změnit), kterou vrátíme 1 ks zboží za 30.000 CZK v lokální měně. Pokud teď k dané PR-1 tvoříme FP, předvyplní se zbývající nevrácené 2 ks zboží a cena 2000 USD.

  • Pokud importujete do faktury přijaté, tj. dokladu výdaje pořízení (nákupního dokladu), v rámci jedné editace víckrát tutéž příjemku, tj. stejný doklad účelu výdaje, čerpaná částka v subzáložce Účely výdaje FP se zvýší o částky z nově naimportovaných řádků příjemky. Objasníme na příkladu:

    Mějme příjemku PR-1 se dvěma řádky: první obsahuje zboží za 4000 CZK, druhý materiál za 5000 CZK. Vytvoříme fakturu přijatou FP-1 podle příjemky PR-1 tak, že vybereme pouze import prvního řádku. V subzáložce Účely výdaje FP-1 je zobrazena PR-1 s čerpanou částkou 4000 CZK. FP-1 neuložíme a znovu naimportujeme příjemku PR-1, tentokrát jen druhý řádek. V subzáložce Účely výdaje FP-1 se do položky Čerpaná částka do PR-1 přičte k původní částce 4000 CZK ještě 5000 CZK z druhého importu, tj. čerpaná částka je nyní 9000 CZK.

    Pokud bychom při druhém importu PR-1 z našeho příkladu naimportovali první i druhý řádek, tj. 4000 + 5000 = 9000 CZK, v subzáložce Účely výdaje FP-1 by se do položky Čerpaná částka do PR-1 přičetlo k původní částce 4000 CZK ještě 9000 CZK z druhého importu, tj. čerpaná částka by byla 13000 CZK. Při uložení FP-1 by nás systém upozornil, že do PR-1 chceme čerpat víc, než je povoleno, a nedovolil by doklad uložit, dokud bychom čerpání do PR-1 nesnížili na maximálně 9000 CZK.

  • Pokud smažete všechny řádky naimportované do faktury přijaté, tj. dokladu výdaje pořízení (nákupního dokladu), z jedné příjemky, příjemka se nesmaže ze subzáložky Účely výdaje FP a ani čerpaná částka v subzáložce Účely výdaje FP z této příjemky se nijak nesníží o částky ze smazaných řádků. V takovém případě je třeba vymazat příjemku (doklad účelu výdaje) ze subzáložky Účely výdaje FP pomocí funkce Vymazat.
  • Hodnoty řádkovýchuživatelsky definovatelných položek se ze zdrojových dokladů do cílového dokladu importují automaticky, pokud tyto položky splňují podmínky pro vzájemný import, viz obecný popis import hodnot uživatelsky definovatelných položek. Pokud je přebírat nechcete, upravte definici daných položek.

Při importu PR do FP nelze volit režim čerpání s opravou nebo bez opravy importovaného dokladu. (Jako je tomu např. u importu DL do FV, kdy lze volit režim čerpání "S opravou DL"/"Bez opravy DL"). U importu příjemek jde vždy pouze o režim čerpání bez opravy, tedy jakákoli změna počtu v naimportovaném řádku nijak nezmění původní příjemku.