Průvodce výběrem dokladu resp. Průvodce výběrem záznamu

Umožňuje z nějaké cílové agendy vybrat nějaký konkrétní doklad resp. záznam a to ve většině případů několika způsoby. Průvodce může být vyvolán z různých míst programu, většinou v situacích, kdy chceme provést vazbu stávajícího dokladu na nějaký jiný doklad (např. k faktuře vydané připojit vybraný doklad jako její platbu, provést nové zúčtování zálohového listu do vybraného dokladu, k dokladu připojit přílohu apod.), ale i v případech, kdy nejde přímo o doklad jako takový, ale o libovolný jiný záznam (např. jde o dohledání karty majetku, na niž se odkazují majetkové doklady apod.).

Obsahuje všechny společné prvky průvodce.

Jednotlivé kroky tohoto průvodce:

V 1. kroku můžete zvolit, podle čeho chcete daný doklad (resp. obecně záznam) vybírat. K dispozici mohou být následující volby (některé nemusí být v daném místě programu smysluplné, a proto nemusí být k dispozici):


Příklad 1: Import objednávky přijaté (OP) do faktury vydané (FV)


Příklad 2: Import daňového zálohového listu (DZL) do faktury vydané (FV)

OP i DZL budou vyhledány dle libovolných hodnot, přičemž ve 2. kroku průvodce se předvyplní omezení za čerpatelný doklad (tj. v případě OP se k výběru nabídnou pouze čerpatelné objednávky přijaté a v případě DZL pouze zúčtovatelné daňové zálohové listy).

Zda se po vyvolání průvodce nabízí tento první krok nebo již rovnou některý z následujících, závisí na tom, z jakého místa programu byl průvodce vyvolán.

První volba je hledání dle čísla dokladu. Následující tři volby znamenají výběr dle nějakých omezujících podmínek a liší se v zásadě jen tím, jaké všechny kroky průvodce následují, než se zobrazí vyhovující doklady k výběru. Pokud zvolíte některou z nich, může se v závislosti na místě programu (jen tam, kde to má smysl) zobrazit v pravé části sekce Předvyplnit podmínky.

K předvyplnění se ve formě zatržítek nabízí omezení, která by mohla být v daný moment smysluplná s ohledem na místo programu a okolnosti, za kterých byl tento průvodce vyvolán. Typicky za:

  • čerpatelnost dokladu - tj. Čerpatelný doklad/Jen zúčtovatelné či jiné adekvátní omezení podle toho, jaké je v dané agendě k dispozici - Zatrhnete-li, ve 2. kroku průvodce se předvyplní příslušný omezující prvek a ve 3. kroku průvodce se nabídnou k výběru pouze doklady, které ještě lze čerpat.
  • za Firmu - Toto zatržítko je k dispozici pouze, pokud je průvodce výběrem dokladu vyvolán po spuštění funkce Import, protože při tvorbě nového dokladu podle vzorového dokladu (funkce Nový podle) se firma automaticky přebere ze vzorového dokladu a není tudíž potřeba za firmu ve 2. kroku průvodce omezovat. Zatrhnete-li, ve 2. kroku průvodce se předvyplní omezení za Firmu tak, že se ve 3. kroku průvodce nabídnou k výběru pouze doklady, které mají v hlavičce dokladu uvedenu stejnou firmu jako je firma v hlavičce dokladu, do kterého se importuje.
  • za Měnu příp. další podobné položky - funguje obdobně jako předchozí omezení za firmu.
  • v případě dokladů OSV a OSP se nabídne možnost, zda Je možné provést zaplacení daného dokladu. V případě zatržení budou vybrány ty doklady, které nejsou platbou jiného dokladu nebo mají nastavený příznak Elektronická platba. Tato podmínka se uplatňuje např. u vzájemného zápočtu v rámci funkce v Platba pro dphledání předpisu platby, který je daným řádkem dokladu vzájemného zápočtu placen.
  • apod.

Objasníme na příkladech:

Příklad 1: Omezení s předvyplněnými podmínkami při výběru Zálohového listu ke zúčtování do faktury

Mějme zálohové listy jako předpisy pro platby předem. Zálohy po jejich zaplacení je třeba zúčtovat. Pokud tedy chceme provést zúčtování zálohového listu např. do faktury a pomocí průvodce výběrem dokladu budeme chtít vyhledat daný zálohový list, bude průvodce obsahovat i možnost výběru "Dle předvyplněných podmínek". Jako předvyplněná podmínka se budou defaultně nabízet "Jen zúčtovatelné" zálohové listy, tedy zálohové listy, na které existuje nějaká platba a dosud nebyly zcela zúčtovány (viz popis položky Jen zúčtovatelné v záložce Omezení dané agendy).

Příklad 2: Omezení s předvyplněnými podmínkami při importu objednávky do faktury

Mějme objednávky přijaté, z nichž některé již byly zcela vyexpedovány (vyčerpány do dodacích listů, příp. potažmo rovnou do faktur) a některé ještě nikoli. Vystavujeme novou fakturu vydanou a importujeme do ní rovnou objednávku přijatou, kterou tímto chceme vyexpedovat a rovnou vyfakturovat. Importovat lze pochopitelně pouze dosud zcela nevyčerpanou objednávku přijatou, tudíž by bylo zbytečné v průvodci pro výběr objednávky nabízet k výběru i objednávky již zcela vyčerpané. Tudíž průvodce bude obsahovat i možnost výběru "Dle předvyplněných podmínek" a logicky očekávaným předvyplněným omezením zde bude omezení za "Jen čerpatelné" objednávky přijaté (viz popis položky Čerpatelný doklad v záložce Omezení dané agendy). Dále, pokud vystavujeme fakturu na konkrétní firmu odlišnou od firmy nastavené pro předvyplňování ve Firemních nastaveních, nabízí se v rámci omezení s předvyplněnými podmínkami jen nevyčerpané objednávky vystavené rovněž na tuto firmu.

Příklad 3: Omezení s předvyplněnými podmínkami při importu dodacího listu do faktury

Mějme dodací listy, z nichž některé již byly zcela fakturovány (vyčerpány do faktur) a některé ještě nikoli. Vystavujeme novou fakturu vydanou a importujeme do ní dodací list. Importovat lze pochopitelně pouze dosud zcela nevyčerpaný dodací list, tudíž by bylo zbytečné v průvodci pro výběr dodacího listu nabízet k výběru i dodací listy již vyčerpané. Tudíž průvodce bude obsahovat i možnost výběru "Dle předvyplněných podmínek" a logicky očekávaným předvyplněným omezením zde bude omezení za "Jen čerpatelné" dodací listy (viz popis položky Čerpatelný doklad v záložce Omezení dané agendy).

Pokud nechcete omezovat za některou z předvyplněných podmínek, pak ji jednoduše odtrhněte. Pokud chcete zadat úplně jiné omezení, pak zvolte si volbu "Vyhledat podle libovolných hodnot" příp. "Otevřít agendu" a nastavte si libovolně vlastní omezení. Zatržené podmínky se předvyplní do omezení do dalších kroků průvodce. Zvolené zatržení omezujících podmínek k předvyplnění se pamatuje na uživatele.

Pokud byste potřebovali seznam nabízených podmínek upravit, můžete tak učinit pomocí skriptování a háčku SetSelectionWizardParams_Hook. Viz příklad Úprava předyplňovaných podmínek v průvodci výběrem dokladu.

Dále je zde zatrhávací pole Předvolba. Pokud je zatrženo, je při příštím vyvolání průvodce v daném místě programu vynechán jeho 1. krok a automaticky se nabízí rovnou 2. krok s možností výběru naposledy použitou. Pokud poté budete chtít opět první krok nabízet, stačí se pomocí tlačítka Zpět v průvodci vrátit do 1. kroku a zatržení položky Předvolba zrušit.

Podle toho, kterou z následujících možností zvolíte, se liší další kroky průvodce:

Jedná se o dohledání dokladu dle jeho čísla. V tomto případě má průvodce tyto kroky:

V tomto případě bude doklad vybírán podle čísla dokladu. Tj. v druhém kroku průvodce vyberete jeden ze způsobů zadání identifikace dokladu:

  • Podle jednotlivých složek čísla - Pak zadáváte požadovanou řadu dokladů, pořadové číslo dokladu v dané řadě a období, přičemž u řady a období se jedná o číselníkové položky, takže je buď můžete zadat přímo z klávesnice, anebo je můžete vybrat z číselníku řad dokladů resp. období.

  • Podle celého čísla - Označení dokladu zadáte celé najednou v textové podobě jako řetězec znaků, např. FV-25/2008, a to ve formátu D-N/Y, kde D je kód dokladové řady, N pořadové číslo dokladu a Y je označení období. Přičemž pro vyhledávání platí:

    • Všechny znaky zleva před první pomlčkou (-) jsou chápány jako označení řady dokladu.
    • Všechny znaky mezi první pomlčkou (-) a lomítkem (/) jsou brány jako číslo dokladu.

    • Zbývající znaky vpravo za lomítkem (/) se považují za označení období.

      Tento způsob vyhledávání tedy není možné použít, pokud zadaný kód dokladové řady nebo označení období obsahuje znaky pomlčka (-) nebo lomítko (/), případně když pořadové číslo dokladu není celé číslo.

Zvolený způsob zadání identifikace dokladu se pamatuje na uživatele.

Pokud není nalezen doklad zadaného čísla, program danou skutečnost oznámí. V opačném případě je nalezený doklad vybrán a průvodce výběrem dokladu je ukončen.

Jedná se o jednu z variant dohledání dokladu dle omezujících podmínek. V tomto případě má průvodce tyto kroky:

Zde můžete zadat omezení pro hledané doklady. Některé podmínky mohou být předvyplněny podle toho, jak bylo nastaveno v 1. kroku průvodce v sekci Předvyplnit podmínky.

Zadávání kritérií pro výběr je obdobné zadávání kritérií pro omezení (výběr) v knihách v záložce Omezení. Obecně platná pravidla pro záložky Omezení byla uvedena dříve (tj. účel záložky, způsob nastavení omezení, používání definic omezení, ovládání seznamu omezovacích prvků a popis jejich typů, popis funkcí v záložce omezení, využití tzv. divokých znaků (wildcards) atd.). Prvky, které jsou pro výběr k dispozici, jsou obdobné jako prvky v záložce Omezení dané dokladové agendy. Pokud některý prvek vyžaduje podrobnější popis, je tento uveden v kap. Záložka Omezení dané agendy. Rovněž je zde k dispozici prvek pro volbu Třídění dohledaných záznamů.

Pokud není nalezen žádný doklad vyhovující zadanému omezení, program danou skutečnost oznámí. V opačném případě zobrazí seznam vyhovujících dokladů. Seznam vyhovujících dokladů je zobrazen ve formě needitovatelného seznamu. K dispozici jsou obdobné položky jako v záložce Seznam příslušné dokladové agendy, dohledané doklady jsou seřazeny podle třídění zvoleného v předchozím kroku. (Defaultně podle čísla dokladu, tj. v pořadí: zkratka řady, zkratka období, číslo dokladu). Na některých místech programu (jen je-li to smysluplné) je k dispozici možnost vybrat i více dokladů najednou, tj. požadované doklady lze označit a jsou-li nějaké označeny, pak se vyberou označené.

Pokud si potřebujete zobrazit podrobnější informace o daných dokladech, můžete si vyvolat přímo odtud jejich agendu. K dispozici je funkční tlačítko Do agendy..., pomocí kterého můžete otevřít agendu zobrazených dokladů. Funkce vyvolá agendu daných dokladů a otevře ji "přes" agendu, odkud byl vyvolán průvodce výběrem dokladu. Zde jsou k dispozici všechny funkce dané dokladové agendy. Takto odtud vyvolaná dokladová agenda se otevře rovnou s přednastaveným omezením, tzv. červeným omezením, a to přesně za ty doklady dohledané a zobrazené v průvodci před vyvoláním tlačítka "Do agendy", přestože v momentě otevření agendy tlačítkem Do agendy... už nemusí danému omezení vyhovovat. (V tomto případě se totiž neprovádí znovu SQL dotaz do databáze dle podmínek omezení, ale omezuje se za ID dohledaných a zobrazených dokladů). Objasníme na příkladu:

Pracujme v síťovém provozu. Nechť uživatel A vyvolá v agendě Faktury přijaté funkci Nový→Podle zálohového listu. Zavolá se průvodce Výběr dokladu - Zálohové listy přijaté, v němž uživatel A vybere možnost "Vyhledat podle libovolných hodnot", v sekci Předvyplnit podmínky ponechá zatrženu podmínku "Jen zúčtovatelné" a v dalším kroku průvodce již žádné další omezení nezadává. Provede se SQL dotaz do databáze za tuto podmínku a vyberou se zálohové listy splňující podmínku zúčtovatelné. Nechť je jich 8: ZLP-1 až ZLP-8 (a nechť mají ID=1 až ID=8).

Mezitím nechť uživatel B zúčtuje ZLP-1 do faktury přijaté. Tzn., že ZLP-1 přestal vyhovovat podmínce zúčtovatelné, protože již byl zúčtován. Přesto, pokud uživatel A v daný moment pokračuje ve své práci a stiskne tlačítko "Do agendy", omezí se za ID=1 až ID=8 oněch osmi zálohových listů, které měl v předchozím výběru, tj. otevře se mu agenda Zálohové listy přijaté, která v záložce Seznam bude obsahovat právě oněch 8 zálohových listů přijatých. Pokud by ale uživatel A znovu vyvolal volbu průvodce "Vyhledat podle libovolných hodnot" s podmínkou "Jen zúčtovatelné", zobrazilo by se mu již jen 7 vyhovujících zálohových listů.

Toto červené omezení však můžete v záložce Omezení takto vyvolané agendy standardně zrušit (vyčistit) a získat záznamy podle libovolného jiného omezení, nebo zcela bez omezení (a mít pak k dispozici seznam všech existujících dokladů daného typu apod.).

V takto vyvolané agendě je ve spodní části k dispozici lišta s tlačítky OK a Storno, pomocí kterých můžete doklad vybrat nebo výběr zrušit. Po stisku tlačítka OK (nebo Enter), je vybrán aktuální doklad a program se vrátí do agendy, odkud byl průvodce vyvolán. Po stisku Storno (nebo Esc) je výběr dokladu zrušen, tj. program se vrátí rovněž do agendy, odkud byl průvodce vyvolán, ale žádný doklad vybrán není.

Po stisku tlačítka Dokončit v předchozím kroku průvodce, případně po výběru dokladu z vyvolané dokladové agendy, je vybrán aktuální doklad (na němž stál kurzor) nebo označené doklady a průvodce výběrem dokladu je ukončen.

Jedná se o jednu z variant dohledání dokladu dle omezujících podmínek. V tomto případě má průvodce tyto kroky:

V tomto kroku potvrdíte požadavek na otevření příslušné dokladové agendy.

Po stisku tlačítka Dokončit v předchozím kroku, program vyvolá agendu daných dokladů a otevře ji "přes" agendu, odkud byl vyvolán průvodce výběrem dokladu. Zde jsou k dispozici všechny funkce dané dokladové agendy.

Takto odtud vyvolaná dokladová agenda se může otevřít s nějakým omezením a to podle toho, byla-li v 1. kroku průvodce v sekci Předvyplnit podmínky nějaká podmínka zatržena:

  • Byla-li zatržena - tak se agenda otevře s tzv. červeným omezením podle předvyplněných podmínek, tj. vyberou a zobrazí se záznamy, které vyhovují podmínkám ze sekce Předvyplnit podmínky
  • Nebyla-li zatržena - tak se agenda otevře stejně, jako by byla otevřena samostatně z okna pro spouštění agend, tj. s tzv. výchozím omezením pro daného uživatele. Pokud nemá uživatel zadané "výchozí omezení", agenda se otevře bez omezení a zobrazí se v ní všechny záznamy.

Toto předvyplněné omezení však můžete v záložce Omezení vyvolané agendy standardně zrušit (vyčistit) a získat záznamy podle libovolného jiného omezení, nebo zcela bez omezení (a mít pak k dispozici seznam všech existujících dokladů daného typu apod.).

V takto vyvolané agendě je ve spodní části k dispozici lišta s tlačítky OK a Storno, pomocí kterých můžete doklad vybrat nebo výběr zrušit. Po stisku tlačítka OK (nebo Enter), je vybrán aktuální doklad a program se vrátí do agendy, odkud byl průvodce vyvolán. Po stisku Storno (nebo Esc) je výběr dokladu zrušen, tj. program se vrátí rovněž do agendy, odkud byl průvodce vyvolán, ale žádný doklad vybrán není.

Na některých místech programu (jen je-li to smysluplné) je k dispozici možnost vybrat i více dokladů najednou, tj. požadované doklady lze označit a jsou-li nějaké označeny, pak se vyberou označené.

Jedná se o jednu z variant dohledání dokladu dle omezujících podmínek.

Tato volba je k dispozici pouze v některých místech programu a to tehdy, pokud přichází v úvahu výběr dokladu z omezené skupiny dokladů vyhovujících nějakému omezení, které je v daný moment logicky očekávané. Tj. není k dispozici tam, kde se ani v předchozích volbách nenabízí žádné Podmínky pro předvyplnění.

Tato možnost je obdobou "Výběru dle libovolných hodnot" s tím, že není nabízen krok pro nastavení omezení a použijí se jen omezující podmínky, nastavené v 1. kroku průvodce v sekci Předvyplnit podmínky (uživatel již nemá možnost omezení dále upravovat). Pokud v 1. kroku žádné podmínky nastaveny nebyly, pak se vyberou a zobrazí všechny doklady dané agendy bez omezení.