Importy dokladů - vazby mezi doklady

V této kapitole naleznete popis vazeb navzájem souvisejících dokladů (může se jednat o případ importu jednoho dokladu do jiného, vystavení dokladu podle jiného apod.):

Tj. k jednomu zdrojovému dokladu určitého typu může existovat pouze jeden následný doklad jiného typu a naopak. Tedy následný doklad může být svázán pouze s jediným zdrojovým daného typu.

Náčrt vazby - daňový zálohový list a pokladní příjem

Tedy např. k jednomu vydanému daňovému zálohovému listu lze vystavit pouze jednu platbu (v našem příkladě pokladní příjem). Každý pokladní příjem může být úhradou pouze jednoho daňového zálohového listu. Tedy nelze vystavit více pokladních příjmů k jednomu daňovému zálohovému listu a naopak.

Vazba 1:1 platí např. pro vztahy těchto dokladů:

Tj. k jednomu zdrojovému dokladu může existovat více cílových, ale každý z cílových může být svázán pouze s jediným zdrojovým. Typickým případem jsou inverzní doklady vystavované ke zdrojovým dokladům.

Náčrt vazby faktur vydaných a dobropisů vydaných

Tedy např. k jedné faktuře vydané může existovat n dobropisů, ale naopak 1 dobropis může být navázán pouze na 1 fakturu. Tedy nelze vystavit jeden dobropis k více fakturám.

Vazba 1:n platí např. pro vztahy těchto dokladů:

  • FV ↔ DV
  • FP ↔ DP
  • PP ↔ VP
  • PV ↔ VV
  • DL ↔ VR
  • FV ↔ upomínky (UP)
  • FV ↔ sankční faktury (PEN)
  • FP ↔ JSD
  • doklad, který je předpisem platby ↔ jeho platby
  • skladový doklad ↔ jeho polohovací doklady
  • apod.

Tyto vazby se pamatují mezi řádky dokladů. Tudíž např. pro fakturu vydanou platí, že k jednomu řádku faktury vydané může existovat n dobropisů (tedy n dobropisů vrací dotyčný řádek):

Náčrt vazby řádků FV a řádků dobropisů k této FV, barvou je naznačeno částečné vrácení řádků

Tj. k jednomu zdrojovému dokladu může existovat více cílových a současně každý z cílových může být svázán s více zdrojovými. Typickým případem je doklad importovaný do jiného dokladu.

Náčrt vazby dodacích listů a následných faktur

Tedy např. jeden dodací list může být naimportován do více faktur a naopak jedna faktura může mít do sebe naimportováno více dodacích listů. Nebo jedna objednávka přijatá může být naimportována do více dodacích listů a naopak jeden dodací může mít do sebe naimportováno více objednávek. Apod.

Vazba m:n platí např. pro vztahy těchto dokladů:

  • OP ↔ DL
  • DL ↔ FV
  • VR ↔ DV
  • ZLV ↔ FV
  • ZLP ↔ FP
  • PR ↔ VPR
  • doklady výdajů pořízení (FP, PV, OSV, JSD, ...) ↔ účely výdaje (POM, ZC, KOO, PR, ...)
  • apod.

Náčrt vazby řádků FV a řádků DL k nim, odstíny barev je naznačeno částečné importování řádků DL do jednotlivých faktur, tedy řádky A,B a C1(část řádku C) jsou importovány do FV1, řádky C2,D1 a E do FV2 a řádek F do FV3. Část řádku D označená D2 není zatím čerpána nikam.

Z výše uvedeného vyplývá následující skutečnost: Pokud k prodejnímu dokladu, do něhož je importován skladový doklad, vytváříme doklad inverzní, musí být současně vytvořen i inverzní doklad k dokladu skladovému. Pokud do prodejního dokladu je importováno skladových dokladů více a vytváříme k němu celému doklad inverzní, vytvoří se více dokladů inverzních k daným skladovým.

Celé objasníme na příkladech.

Příklad1: Mějme fakturu FV1 z předchozího obrázku. K FV1 vytváříme dobropis vydaný na celou fakturu. K FV1 tedy vznikne dobropis DV1, který obsahuje všechny řádky faktury A,B,C1, a současně vzniknou dvě vratky VR1 a VR2. Vratka VR1 bude k dodacímu listu DL1 a bude obsahovat řádek A. Vratka VR2 bude k dodacímu listu DL2 a bude obsahovat řádky B a C1. Vratky VR1 a VR2 budou importovanými doklady do DV1.

Příklad2: Dále k dodacímu listu DL2 z předchozího obrázku vystavíme novou samostatnou vratku. Vracet z DL2 lze jen to, co dosud vráceno nebylo, tedy řádky C2 a D (část D1 i D2). Samostatnou vratku (bez dobropisu) lze ale vystavit pouze k té části dodacího listu, která nebyla dosud importována do faktur, tedy jen k části řádku D označené D2. Vznikne vratka VR3. Vratka VR3 bude k dodacímu listu DL2 a bude obsahovat část řádku označenú D2. Vratka VR3 nebude importována do žádného dobropisu.

Příklad3: Dále provedeme vrácení zbylé části dodacího listu DL2 z předchozího obrázku, tedy řádky C2 a D1. Ty byly importovány do FV2, čili musíme vrácení provést vystavením dobropisu k FV2 (vratka(y) se vytvoří automaticky). Tedy k FV2 vytváříme dobropis vydaný na část faktury a to na řádky C2 a D1 importované z DL2. K FV2 tedy vznikne dobropis DV2, který obsahuje řádky C2 a D1 a současně vznikne jedna vratka VR4. Vratka VR4 bude k dodacímu listu DL2. Vratka VR4 bude importovaným dokladem do DV2.

Příklad4: Dále k faktuře FV2 z předchozího obrázku vystavíme další dobropis DV3 na 40% řádku E (řádky C2 a D1 již byly plně dobropisovány a dobropisovat je již nelze). K FV2 tedy vznikne dobropis DV3, který obsahuje část řádku E a současně vznikne jedna vratka VR5. Vratka VR5 bude k dodacímu listu DL3. Vratka bude importovaným dokladem do DV3.

Příklad5: Pokud bychom nyní chtěli zahrnout řádek D2 do další nové vystavované faktury, nebylo by to možné, jelikož již byl vrácen samostatnou vratkou. Dále, pokud bychom dobropis DV2 smazali, vratka VR4 by se osamostatnila. Na fakturu FV 2 bychom pak mohli vystavit nový dobropis, do něhož bychom mohli naimportovat vratky VR3 nebo VR4.

Většina agend, které podporují vzájemné importy dokladů, má k dispozici různé informace o vzájemných vazbách dokladů:

  • V rámci záložky Detail:
    • Subzáložka Obsah - položka Čerpáno - K dispozici u dokladů, které lze importovat do jiných následných dokladů (např. u Objednávek přijatých, Dodacích listů). Nese informaci o tom, zda daný řádek byl již čerpán do následného dokladu a v jakém množství.
    • Subzáložka Čerpáno do dokladů - K dispozici u dokladů, jejichž řádky lze importovat z jiných dokladů (např. u Objednávek přijatých, Dodacích listů atd.). Nese informaci o tom, do jakých dokladů byly naimportovány řádky daného dokladu.
    • Subzáložka Obsah - položka Importovaný doklad - K dispozici u dokladů, do kterých lze importovat řádky z jiných dokladů (např. u Dodacích listů, Faktur vydaných atd.). Nese informaci o tom, z jakého dokladu (resp. z jakých dokladů) byl daný řádek importován (čerpán).
    • Subzáložka Importované doklady - K dispozici u dokladů, do kterých lze importovat řádky z jiných dokladů (např. u Dodacích listů, Faktur vydaných atd.). Nese informaci o tom, z jakých všech dokladů byly do daného dokladu naimportovány nějaké řádky.
    • Subzáložka Výdaje pořízení/změny ceny resp. Související doklady - K dispozici u dokladů, do kterých lze čerpat částky z dokladů výdajů pořízení (např. u Pořízení majetku, Příjemek do skladu atd.). Nese informaci o tom, z jakých všech dokladů bylo čerpáno do daného dokladu. Tj. jaké všechny doklady souvisí s výdajem, který reprezentuje aktuální doklad. Viz též Záložka Výdaje pořízení/změny ceny resp. Související doklady - obecně.
    • Subzáložka Účely výdaje - K dispozici u dokladů, které mohou být dokladem výdajů pořízení, tj. lze z nich čerpat částky výdajů pořízení za nějakým účelem (např. u Faktur přijatých, Pokladních výdejů atd.). Nese informaci o tom, na jaké účely byl výdaj na aktuálním nákupním dokladu použit. Viz též Záložka Účely výdaje - obecně.
  • Na záložce X-vazby - Viz popis záložky v samostatné kapitole.