Polohované sklady - obecně

Pomocí pojmu "Polohovaný sklad" budeme označovat sklad, kde chceme přesně sledovat, na jakých skladových pozicích zboží leží. Skladové pozice mohou být například sektory skladu, jednotlivé regály apod. Každá taková skladová pozice má svoje jednoznačné označení určující konkrétní polohu ve skladu (toto označení budeme nazývat adresa skladové pozice) a má svoje pevné parametry – rozměry (š-v-h) a nosnost (maximální povolenou zátěž). Pozice lze také hodnotit z hlediska dostupnosti . (Dostupnost je např. vzdálenost od místa příjmu / výdeje zboží, nutnost použít techniku pro přístup do vysokých pater apod.).

Zda se má v rámci daného skladu pracovat se skladovými pozicemi, se nastavuje v údajích jednotlivých skladů v agendě Sklady. Skladové pozice se zadávají v agendě Skladové pozice. Lze využít automatického generování adres pozic podle definic zadaných v agendě Definice adres sklad. pozic. Pozice může mít tzv. volné použití (pro libovolné zboží), může mít definováno preferované zboží, které se sem má přednostně ukládat nebo dokonce může být pozice striktně fixována (vyhrazena) pouze pro určité konkrétní zboží nebo určitý sortiment zboží. Kromě toho může být pozice také "mimo provoz", například z důvodu technické překážky při přístupu apod. Tyto údaje se zadávají v údajích každé skladové pozice a zohledňují se při následné nabídce pozic k naskladnění či vyskladnění. Preference skladové pozice pro nějaké zboží lze zajistit v agendě Preference skladových pozic. Prohlížení obsahu skladových pozic je možné buď v agendě Skladové pozice v záložce Obsah nebo v agendě Obsahy skladových pozic.

Systém udržuje seznam všech pozic na daném skladě a eviduje, jaké zboží se na které pozici nachází (druh zboží, počet jednotek). Aby to bylo možné, platí:

• Vedle existujících skladových dokladů pro příjem a výdej zboží se za účelem polohování vytvářejí polohovací doklady pro naskladnění zboží do konkrétních pozic a vyskladnění zboží z konkrétních pozic, které tedy určují konkrétní pozice a jsou pro skladníka podkladem pro skutečné fyzické naskladnění / vyskladnění zboží.
• Ke každému dokladu pro příjem zboží do daného skladu (Příjemky apod.) je třeba vytvořit ještě odpovídající doklad Naskladnění do pozic (NPZ).
• Ke každému dokladu pro výdej zboží z daného skladu (Dodací listy apod.) je třeba vytvořit ještě odpovídající doklad Vyskladnění z pozic (VPZ).
• Na dokladech NPZ/VPZ se eviduje, do jakých konkrétních pozic v rámci daného skladu má být zboží naskladněno resp. z jakých pozic má být vyskladněno.

• Aby v době mezi vystavením dokladu a fyzickým přesunem zboží nedošlo ke kolizím (přijaté zboží skladník zatím do pozice fyzicky nedovezl, a přitom jiný skladník již jej chce z dané pozice vyskladnit, jelikož se mezitím prodalo), realizuje se evidence zboží v pozicích ve dvou krocích: V prvním kroku se při vystavení dokladu vytváří rezervace volného prostoru v pozici (pro naskladnění) resp. rezervace zboží v pozici (pro výdej). V druhém kroku se pomocí funkce Provést potvrdí, že byl tento skladový pohyb reálně proveden, čímž se rezervace zruší a zaktualizuje se údaj o aktuálním reálném množství v dané pozici.

• Tedy vystavením dokladu NPZ/VPZ pro skladové pozice použité v daném dokladu platí:
  • Vystavením dokladu NPZ se zvýší položka Očekávaný počet. Tato položka ovlivňuje položky Volný objem a Volná hmotnost, který je ještě v daných pozicích k dispozici.
  • Vystavením dokladu VPZ se zvýší položka Rezervovaný počet.
• Doklad NPZ/VPZ dostane skladník, který podle něj zboží reálně naskladní resp. vyskladní. Jakmile toto reálně udělá, potvrdí, že to udělal (pomocí speciální funkce Provést u daného NPZ/VPZ dokladu). V tu chvíli se v systému zaznamenají reálné změny množství v pozicích následovně:
  • Použitím funkce Provést u dokladu NPZ se sníží položka Očekávaný počet a zvýší se položka Počet zaznamenávající reálné množství v pozici.
  • Použitím funkce Provést u dokladu VPZ se sníží položka Rezervovaný početa sníží se položka Počet.
• Na dokladu se nastaví příznak Provedeno na Ano. Takto potvrzený doklad již není možno opravovat ani mazat.
• Při naskladnění se umísťování zboží do konkrétních pozic dá provádět jak ručně tak především automaticky se zohledněním parametrů zboží a parametrů pozice podle různých strategií (se zohledněním požadavku na dostupnost zboží, na preference skladových pozic, na obsazenost pozice co nejmenším počtem různého zboží apod.). Při vyskladnění lze optimalizovat výběr pozic, ze kterých se zboží bude expedovat, tak, aby proces vyskladnění byl co nejefektivnější rovněž podle různých strategií.

• Polohovací doklady NPZ/VPZ mohou vznikat spolu se skladovými buď ihned po jejich uložení nebo mohou vznikat až dodatečně vystavením podle skladového dokladu, nebo mohou vznikat i samostatně a až následně mohou být se skladovými doklady propojeny naimportováním do skladového dokladu.

  Záleží tedy na worklow ve skladech uživatele. Buď skladníci dostanou předem pdoklady, podle kterých provedou přesné naskladnění/vyskladnění zboží do/z pozic. Přípustná je ale i možnost opačná, tedy že skladníci nemají v ruce polohovací doklad, podle něhož provedou naskladnění a vyskladnění, ale že nejprve fyzicky zboží naskladní do pozic resp. vyskladní z pozic (např. podle svého uvážení) a teprve následně vzniknou odpovídající doklady, kde bude zadáno, kam bylo zboží uloženo, resp. odkud bylo odebráno.

  V agendách skladových dokladů je k dispozici omezení pro snazší dohledání dosud zcela nenapolohovaných dokladů. Naopak v agendách polohovacích dokladů je k dispozici omezení pro dohledání dokladů bez dokladu skladového.

• Polohovací doklady NPZ/VPZ tedy mají vazbu na nějaký doklad skladový, pak říkáme, že "polohují" daný skladový doklad, neboli, že daný skladový doklad je jimi "napolohován", přičemž jeden skladový doklad může být napolohován více polohovacími doklady (např. pokud dodávku vyřizuje paralelně více skladníků najednou). Je třeba též zmínit, že jeden řádek původního skladového dokladu se může rozpadnout na více řádek polohovacího dokladu, jak naznačuje následující schématický obrázek příjemky (PR) a naskladnění do pozic (NPZ), a to ze dvou možných důvodů:

   Polohovatelné řádky jsou takové řádky skladových dokladů, které jsou vystaveny na polohovaný sklad a jsou typu 3-skladový.

  • totéž zboží se uloží do více než jedné pozice (např. proto, že se celé množství do jedné pozice nevejde)
  • evidují se šarže nebo sériová čísla, u kterých musí být informace o pozici, kde je zboží uloženo, známa ke každému sériovému číslu/šarži zvlášť

  

  Schéma uskladnění 3 druhů zboží z příjemky (PR) celkem do 4 regálů, kdy zboží A jde do dvou regálů 1 a 2, zboží B do regálu 3 a část zboží C se ještě umístí do regálu 3 a zbytek do regálu 4. V tomto případě tedy bude NPZ doklad obsahovat 5 řádků.

  Celkově ale vždy platí, že celkové množství za všechny polohovací doklady připojené k jednomu skladovému dokladu je shodné s množstvím na daném skladovém dokladu.

  Skladový doklad, který obsahuje karty se šaržemi/sér. čísly, je možné polohovat pouze tehdy, jsou-li šarže/sér. čísla zcela zadána.

  Jestliže je ve firemních údajích, záložka Parametry, kategorie Sklad položka Povolit nevyplnění sériových čísel nebo šarží na neprovedených dokladech polohování skladů nastavena na Povolit, pak platí následující: Na všech skladových dokladech a dokladech polohování skladů je povoleno nevyplnit sériová čísla nebo šarže na řádcích.

  Nevyplnění položek je možné jen na dosud neprovedených dokladech. Při provedení je vyplnění položek vždy zkontrolováno, a pokud položky vyplněny nejsou, není možné doklady provést.

  Pro řádky dokladů, které nemají položky vyplněny, nedochází k žádným změnám ve skladových pozicích (rezervace, očekávaný počet i vlastní změna pozice). Změny na pozicích se provádějí až v okamžiku, kdy jsou sériová čísla nebo šarže ne řádcích dokladů doplněny.

  V závislosti na použité polohovací strategii se upraví a předvyplní řádky polohovacího dokladu..

• Pro optimalizaci uložení zboží ve skladu lze provádět vnitroskladové přesuny mezi skladovými pozicemi, jejichž cílem může být například uvolnění určité pozice, slouží doklady Přesun mezi pozicemi. Tyto doklady se vystavují ručně bez vazby na nějaký skladový doklad.
  

Objasníme na příkladech:

Dále je k dispozici systém vychystávání zboží pro expedici podle přijaté objednávky s cílem minimalizovat čas na odbavení klienta, který si do skladu přijede vyzvednout zboží dle objednávky. Tj. možnost přípravy (resp. přesunu) objednaného zboží do speciálních tzv. vychystávacích pozic určených pro dočasné uskladnění zboží pouze pro danou dodávku na základě tzv. vychystávacího listu. Příklad a pobrobnější popis viz dále Vychystávání.

Jak bylo zmíněno výše v popisu Základní pojmy, polohovací doklady mají typicky vazbu na nějaký doklad skladový, který je jimi "napolohován". Pro jednotlivé příjmy a výdeje z konkrétních pozic skladu vznikají samostatné polohovací doklady: Naskladnění do pozic (NPZ), Vyskladnění z pozic (VPZ) a Přesun mezi pozicemi (PPZ). Tyto doklady jsou pouze záznamem o tom, jaké zboží bylo do jakých pozic uloženo a nebo z jakých pozic vyjmuto, neúčtuje se o nich a nejsou na nich žádné ceny.

Pro všechny tři typy dokladů platí následující: Vystavení dokladu se považuje za předpis pro provedení přesunu zboží, který je předán skladníkovi a na jehož základě skladník přesun zboží provádí. Jakmile skladník operaci dokončí a zboží fyzicky je na cílovém místě, provede se na dokladu potvrzení o tom, že byl doklad Proveden (speciální funkcí Provést (lze ji vyvolat ručně nebo i automaticky ihned po uložení dokladu, viz dále)). V tu chvíli se zaznačí v systému reálné změny množství v pozicích. Potvrzený doklad již není možno opravovat ani mazat.

Aby v době mezi vystavením dokladu a fyzickým přesunem zboží nedošlo ke kolizím (typicky při kombinacích příjmu a výdeje, kdy se např. provede příjem zboží v počítači, ale skladník jej zatím do pozice fyzicky nedovezl a mezitím se uskuteční prodej daného zboží dle počítače v pozici naskladněného, jiný skladník si pro něj přijede, ale ono tam zatím není), realizuje se evidence zboží v pozicích dvou krokově. V prvním kroku při vystavení dokladu se vytváří rezervace volného prostoru v pozici (pro naskladnění) resp. rezervace zboží v pozici (pro výdej). V druhém kroku, kdy se potvrdí, že byl pohyb dle daného dokladu proveden, se tato rezervace zruší a zboží se připíše ke zboží v dané pozici reálně uloženému resp. se z ní odepíše.

Může se stát, že v jednodušších a menších provozech nebudou chtít uživatelé pracovat s polohovacími doklady nadvakrát (vystavení dokladu, potvrzení provedení dokladu), ale v rámci zjednodušení budou chtít udělat potvrzení o jeho provedení okamžitě po vytvoření dokladu. Proto je možno ve firemním parametru Způsob nastavení polohovacích dokladů pro běžné polohovací doklady stanovit, kdy se má provedení provádět. Toto nastavení se netýká dokladů vzniklých ukončením inventury.

Rekapitulace možností provedení dokladu:

• Jedná-li se o doklad vzniklý ukončením inventury polohovaného skladu - automaticky ihned po jeho uložení (bez dotazu) a bez ohledu na stav nastavení parametru Způsob nastavení polohovacích dokladů.

• Nejedná-li se o doklad vzniklý ukončením inventury polohovaného skladu - s ohledem na nastavení polohovaných skladů:

  • automaticky ihned po jeho uložení (bez dotazu) - Využití typicky v malém skladě, který obsluhuje jeden skladník. Jednodušší jednokrokový postup.
  • volitelně po uložení - V tomto případě je v rozeditovaném dokladu nad tlačítkem Uložit k dispozici zatržítko Provést, které uživatel může či nemusí zatrhnout (zatržení se pamatuje na uživatele a agendu) a okamžik provedení si tak může řídit jednotlivě případ od případu.
  • ručně - Vyvoláním funkce Provedení v záložce Seznam polohovacích dokladů. Doporučeno pro velké sklady a větší počet skladníků. Postup je pracnější (ve dvou krocích), nicméně zajišťuje, že se nestane, že by "mezitím", než je pohyb skutečně zrealizován, někdo jiný pozici fyzicky zaplnil.

Proces vystavení a provedení polohovacích dokladů a jejich vliv na Obsah skladových pozic podrobněji:

• Pro Naskladnění do pozic platí:
  Vystavením dokladu Naskladnění do pozic se v Obsahu odpovídajících cílových pozic o naskladňované množství zvýší položka Očekávaný počet. Očekávaný počet ovlivňuje položky Volný objem a volná hmotnost. Tedy pro zjišťování, co dalšího se do pozice ještě vejde, se bere, jako by tam očekávané přijímané zboží již bylo.

  Provedením tohoto dokladu se o dané množství zvýší položka Počet zaznamenávající reálné množství v pozici, sníží se zpět položka Očekávaný počet a doklad se nastaví do stavu Provedeno, tj. nastaví příznak Provedeno na Ano.

  Provedení lze i zrušit, pokud to ještě lze. Funkce Zrušit provedení se pokusí zboží z pozic zpět odečíst. To se nemusí vždy podařit – musí být splněno, že množství naskladněné provedením tohoto dokladu v pozici ještě je a je volné (není vázáno žádnou rezervací) a také, že jsou přítomny konkrétní sériová čísla/šarže, pokud v daném dokladu byly zadány karty se šaržemi/sér. čísly. Pokud pro všechny řádky je tato podmínka splněna, sníží se zpět položka Počet, zvýší se zpět položka Očekávaný počet a nastaví se příznak Provedeno zpět na Ne.
   

• Pro Vyskladnění z pozic platí:
  Vystavením dokladu Vyskladnění z pozic se v Obsahu odpovídajících zdrojových pozic o vyskladňované množství zvýší položka Rezervovaný počet. Při vystavování dalších vyskladňovacích nebo převodních polohovacích dokladů se z této pozice nabízí pouze volné množství, tedy rozdíl Počet – Rezervovaný počet. Tedy pro zjišťování, co dalšího ještě lze z pozice vyskladnit, se bere, jako by tam rezervované vydávané zboží již nebylo.

  Provedením tohoto dokladu se o dané množství sníží položka Počet zaznamenávající reálné množství v pozici, sníží se zpět položka Rezervovaný počet a doklad se nastaví do stavu Provedeno, tj. nastaví příznak Provedeno na Ano.

  Provedení lze i zrušit, pokud to ještě lze. Funkce Zrušit provedení se pokusí zboží do pozic zpět naskladnit. Zvýší se zpět položka Počet, zvýší se zpět položka Rezervovaný počet a nastaví se příznak Provedeno zpět na Ne.

• Pro Přesun mezi pozicemi platí:
  Vystavením dokladu Přesun mezi pozicemi se v Obsahu odpovídajících zdrojových pozic o přesunované množství zvýší položka Rezervovaný počet a v cílových pozicích se o přesunované množství zvýší položka Očekávaný počet. Provedením dokladu se obě množství sníží zpět a o dané množství se koriguje položka Počet. Zrušením provedení je tomu naopak.

Stěžejním okamžikem při tvorbě polohovacího dokladu je zvolení a zadání vhodných skladových pozic. To lze provést ručně či automaticky na základě doporučení programu a závisí na tom, jak u vás provoz polohovaného skladu probíhá v praxi. Problematika kolem tvorby řádků polohovacích dokladů a vyhodnocování a nabídek vhodných pozic je rozsáhlá, a proto je popsána v samostatné kap. Polohované sklady - Zadávání pozic.

Při polohování (zadávání pozic do řádků dokladů, při nabídkách doporučených pozic apod.) se provádí kontrola, zda je v pozici potřebný prostor a volná nosnost na uskladnění.

Kontrola, zda je v pozici volný prostor pro napolohování skladového dokladu na příjem zboží do skladu se provádí porovnáním volného prostoru v pozici a objemu zboží. V pozici se sleduje, jaký je volný objem a volná hmotnost (vyčísluje se podle údajů pozice a podle údajů zboží v pozici). Objem a hmotnost zboží se určuje z položek Objem a Hmotnost uvedených na jednotce skladové karty a to na jednotce, v níž je zboží v pozici uloženo, resp. v níž je naskladňováno. Tato kontrola se využívá při nabídkách doporučených pozic pro naskladnění. Překročení volného objemu a hmotnosti (resp. prostoru a nosnosti dané pozice) se dále kontroluje v průběhu vytváření polohovacích dokladů při ukládání řádků polohovacích dokladů, při jeho provedení apod. Nicméně kontrola se provádí jen formou upozornění, konečné rozhodnutí je ponecháno na uživateli.

Dále se kontroluje, zda se zboží rozměrově do pozice vejde. Pokud nějaký z rozměrů (výška, šířka, hloubka), které jsou opět uvedeny u jednotky skladové karty, bude přesahovat největší rozměr pozice, pak se zboží do pozice nevejde. Tato kontrola se využívá při nabídkách doporučených pozic pro naskladnění.

V průběhu evidence zboží v pozici může dojít ke změně v údajích jednotky skladové karty nebo tato jednotka může být úplně odstraněna. Na evidenci polohovaného skladu mají dopady změny v následujících údajích jednotky skladové karty:

• Zkratka
• Vztah k 1
• Objem
• Hmotnost

Pokud se změní Vztah k 1, pak další naskladněná zásoba v této jednotce bude evidována na samostatném řádku v evidenci obsahu skladové pozice.

Pokud se změní Objem nebo Hmotnost, pak automaticky nedochází k přepočtení volného objemu a volné hmotnosti u skladových pozic. (Kdy dochází automaticky k jejich přepočtení, viz popis uvedených položek). V pozici se nerozlišuje, jaké zboží bylo naskladněno s původními hodnotami rozměrů a hmotnosti a jaké s aktuálními. Při naskladňování a vyskladňování z pozice se používají aktuální hodnoty o objemu a hmotnosti sklad. karty a zapamatované hodnoty o volném objemu a hmotnosti sklad. karty. Nicméně, aby uživatel měl možnost korekce volného prostoru a nosnosti pozice po změnách v údajích skladových karet, platí, že pokud uživatel skladovou pozici opraví a uloží (ať už opraví jakékoli údaje v ní), dojde u této pozice současně i k přepočtení volného prostoru a hmotnosti podle aktuálních hodnot Objem a Hmotnost skladových karet v ní uložených. Aby toto bylo možné provést i hromadně, je v rámci Hromadné opravy k dispozici volba "aktualizace hmotnosti a objemu".

Nezbytnou podmínkou pro provoz polohování je, aby byl licencován modul Skladové hospodářství - viz Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti).