Inventury skladu

Tato kapitola obsahuje informace, které budete potřebovat k provedení inventur skladu (tj. jak inventuru provést, jak zadat výsledky atd.):

K inventarizaci skladů slouží agendy Hlavní inventární protokoly a Dílčí inventární protokoly. V nich se evidují protokoly, pomocí nichž se inventury provádí:

  • Hlavní inventární protokoly (HIP)
  • Dílčí inventární protokoly (DIP)

Hlavní inventární protokol (HIP) je záznam o procesu inventury, tj. jaký skladový sortiment z jakého skladu je či byl inventarizován, kdy a kým, jakým typem inventury (blokační, neblokační k datu, ..., viz dále) a s jakými výsledky. Ke každému HIP se vystavují podřízené Dílčí inventární protokoly (DIP), do nichž uživatelé provádějící inventuru pořizují sběr dat. Každý DIP se vždy váže k jednomu HIP, nemůže existovat samostatně. Naopak k jednomu HIP může existovat více DIPů. Každý DIP obsahuje položky inventarizované daným DIPem a může být přidělen konkrétnímu pracovníkovi, který za něj nese odpovědnost, čímž lze pohodlně rozdělit inventarizovaný sortiment na dílčí části, mezi víc pracovníků atd. Přitom existuje více možností, jak inventarizované položky přidávat (např. jen na HIPu s tím, že do DIPu bude možné vybrat jen část z nich, nebo naopak na DIPech, viz dále). Výsledky z DIPů se soustřeďují na nadřízeném HIPu. Vlastní ukončování inventury je možné provádět buď za celý hlavní protokol (ukončení HIP), nebo parciálně za vybrané položky (uzavírání řádků HIP).

V případě inventur polohovaných skladů dojde k ukončení inventury ve smyslu vygenerování dokladů INP/INM až v okamžiku ukončení HIP, při uzavírání řádků se generují pouze polohovací doklady.

Tento způsob provádění inventur má řadu výhod:

  • Možnost inventarizace menších částí skladu

    V praxi, v provozech s velkým obratem zboží je prakticky neúnosné zastavit kvůli inventuře expedici z celého skladu. Proto je zpravidla inventura prováděna po částech, tedy například zinventarizují se pouze vrtáky (nebo zboží konkrétní značky, zboží v konkrétním umístění...), a tím se omezí jen prodej tohoto úzkého sortimentu do doby, kdy je tato parciální inventura dokončena. Protokoly toto umožňují - lze inventarizovat sklad po částech postupně několika protokoly (položky nezařazené v protokolu nijak blokovány nejsou), lze ukončovat inventuru jen za část skladového sortimentu z daného protokolu (klidně ihned, jakmile je daná část sortimentu zinventarizována), čímž se minimalizuje doba blokování inventarizovaných položek a prodej může z větší části běžet bez narušení. 

  • Možnost "neblokování" inventarizovaného sortimentu

    Inventura pomocí protokolů umožňuje volitelně i režim, kdy nejsou zcela zablokovány ani položky inventarizované. Je to dáno zvoleným typem inventury, viz dále. V rámci takového režimu pak expedice tohoto zboží v průběhu sběru dat není blokována vůbec, potažmo jen na dobu nezbytně nutnou pro ukončení inventury a vystavení inventárních dokladů. Na inventarizovaných položkách je pouze znemožněno provádět příjmy a převody resp. mezipozicové převody. Tento režim samozřejmě vyžaduje provozní kázeň. Vzhledem k probíhající inventuře a současné expedici je nutno s inventarizovaným zbožím zacházet tak, aby to nenarušilo správnost výsledků inventury - např. při odběru ze skladu jej nahradit vytištěnou informací o odebrání zboží z daného místa, kterou pak pracovník inventarizačního týmu bude považovat za existující kus (takzvaným zástupným inventárním lístkem).

  • Variabilita zadávání výsledků inventury

    K dispozici je více různých metod zadávání výsledků. Inventura pomocí protokolů umožňuje zadávání výsledků (na hlavním, případně na dílčích protokolech) jak absolutně, tak také přírůstkově. K identifikaci zboží je možné používat čtečky (nasnímání/zadání kódu EAN, sériového čísla, šarže, kódu zboží, případně jeho názvu). V případě nejednoznačnosti identifikace systém nabídne seznam vyhovujících karet k výběru. 

  • Inventura sériových čísel a šarží

    Inventura pomocí protokolů umožňuje k položkám inventárního protokolu rovnou zadávat také sériová čísla/šarže. Uzavření inventury pak vygeneruje patřičné korekční pohyby sér. čísel/šarží v případě, že existuje nesoulad reálného stavu s evidenčním stavem. 

  • Inventarizace v různých jednotkách

    Při inventuře pomocí protokolů je možné zadávat zjištěná množství v různých skladových jednotkách. 

  • Usnadnění inventarizace více pracovníky

    Množinu inventarizovaných položek je možné rozdělit mezi několik pracovníků, pro každého vytvořit samostatný dílčí inventární protokol a do každého dílčího inventárního protokolu zařadit jen položky, které bude inventarizovat příslušný pracovník. 

  • Zachované doklady o výsledcích inventury

    K dispozici jsou pak kdykoli dohledatelné, přehledné výsledky inventur. Protokoly zůstávají v systému trvale uložené a po uzavření neměnné, s pevnou vazbou na hlavní protokol a hlavně na osobu provádějícího, a tudíž je možné v budoucnu kdykoli dohledat, jak byla která část skladu/sortimentu fyzicky inventarizována.

Kromě inventur prováděných pomocí protokolů existuje ještě "rychlá předávací inventura" neboli zrcadlo. Více viz Zrcadla - obecně.

V minulosti se k provádění inventur skladů v systému ABRA Gen používaly agendy Inventura resp. Poziční inventura. Jelikož způsob provádění inventur, který tyto agendy nabízely, byl uspokojivý jen pro firmy s menším skladem, ale firmám s většími sklady či nepřetržitým provozem nedostačoval, byl do systému ABRA Gen zaveden nový způsob provádění inventur (pomocí agend Hlavní inventární protokoly a Dílčí inventární protokoly), který původní systém v řadě ohledů značně vylepšil. Podrobnosti naleznete níže v sekci Inventura pomocí protokolů. Funkcionalita obsažená v původních agendách je v současné době novými agendami zcela pokryta a původní agendy proto byly ze systému odstraněny.

Inventury se liší podle toho, jaký sklad se inventarizuje. Podle toho se i liší inventarizované položky a doklady, které v rámci inventury vzniknou:

  • Nepolohovaný sklad => inventarizované položky jsou skladové karty.
    Pokud byl zjištěn rozdíl mezi skutečným a evidenčním množstvím skladových karet resp. šarží/sériových čísel, vzniknou doklady Inventární manka (INM)/Inventární přebytky (INP).

  • Polohovaný sklad => inventarizované položky jsou skladové pozice (resp. obsah skladové pozice).
    Pokud byl zjištěn rozdíl mezi skutečným obsahem pozice a evidencí, vzniknou rozdílové polohovací doklady Vyskladnění z pozic (VPZ)/Naskladnění do pozic (NPZ). Pokud byl navíc zjištěn rozdíl mezi celkovým skutečným a evidenčním množstvím skladových karet resp. šarží/sériových čísel, vzniknou ještě doklady Inventární manka (INM)/Inventární přebytky (INP).

    Důrazně nedoporučujeme v případě polohovaných skladů jednu pozici evidovat ve více dílčích inventárních protokolech, protože to následně může zkreslovat výsledky inventury.

Dále se inventury liší podle toho, jaký typ inventury byl zvolen, tj. jakým způsobem se budou inventarizované položky blokovat:

  • Blokační
  • Neblokační
  • Neblokační průběžná

Pro každý typ inventury je definováno tzv. Rozhodné datum inventury, což je datum, k němuž se načtou stavy skladu a ke kterému budou nakonec vytvořeny doklady na vyrovnání případných inventárních rozdílů. Jaké datum to bude, je závislé na typu inventury. Platí:

A) Inventura nepolohovaného skladu:

  • Blokační
    • Jakmile je zahájena inventura dle HIPu, do něhož je skladová karta vložena, karta se zablokuje a není na ní možné provádět žádné další skladové pohyby.

    • Rozhodné datum inventury se bere z hlavičky HIPu, po zahájení inventury jej není možné měnit. K tomuto datu vzniknou doklady INM/INP.

  • Neblokační k datu
    • Rozhodné datum inventury se bere z hlavičky HIPu, po zahájení inventury jej není možné měnit. K tomuto datu vzniknou doklady INM/INP.
    • Jakmile je zahájena inventura dle HIPu, do něhož je skladová karta vložena, karta se zablokuje a to k rozhodnému datu inventury, tj. není možné na ní provádět žádné pohyby před rozhodným datem inventury.

    • Skladový pohyb na danou kartu tedy vzniknout může, ale datum takového pohybu musí být rovno nebo vyšší, než je rozhodné datum inventury. Po uložení dokladu s takovým pohybem systém nabídne možnost vytisknout tzv. Zástupný inventární lístek, který bude uložen na dané místo skladu a bude inventarizujícího pracovníka informovat, že po rozhodném datu, k němuž má načten očekávaný stav inventarizované položky, byl s danou inventarizovanou položkou uskutečněn nějaký pohyb, který nemá být zahrnut do inventury. Tisk se může nabízet buď automaticky po uložení takového dokladu (v závislosti na nastavení parametru Tisknout potvrzení o odebrání inventarizovaného zboží), nebo jej lze vyvolat i dodatečně. Více viz Tisk inventárních lístků.

      Nechť rozhodné datum inventury je 1.1. Na skladové kartě nechť má být k tomuto datu 10 ks. Inventura je neblokační, tudíž lze uskutečnit pohyb s kartou. Např. nákupčí vystaví k 2.1. skladovou příjemku a přijme danou kartu na sklad v počtu 5 ks. K PR vytiskne zástupný lístek, kterým označí zboží, které bylo během průběhu dané inventur naskladněno. Inventarizující pracovník, který pak nalezne ve skladu např. celkem 13 ks tohoto zboží a 5 ks z toho bude označeno lístečkem, bude vědět, že se celkem nejedná o 3 ks přebytku  (oproti očekávanému stavu 10 ks), ale naopak, že 2 ks chybí (protože těch 5 ks nemůže započítávat).

  • Neblokační průběžná
    • Rozhodné datum inventury je datum vložení každé konkrétní skladové karty do inventury. To znamená, že vznikne minimálně tolik dokladů INM/INP, kolik bylo použito těchto datumů.
    • Inventura povoluje provádění skladových pohybů karet, které jsou zařazeny do zahájené inventury.
    • Datum takových pohybů musí být rovno nebo vyšší, než je rozhodné datum inventury. Skladový pohyb ke dni uzavření inventury nebo později tedy vzniknout může, je však třeba vytisknout Zástupný inventární lístek jako v předchozím případě.
    • Jakmile je vložena skladová karta do inventury, není možné na ní udělat pohyb před datem vložení skladové karty do inventury.
    • Skladový pohyb ke dni uzavření inventury nebo později vzniknout může, je však třeba vytisknout lísteček pro označení.

Všechny tři typy inventury mají následující společné vlastnosti:

  • Není nutné, aby uživatel zařadil do inventury celý sklad. Inventura se tedy bude provádět vždy pouze nad vybranými skladovými kartami, které budou do inventury vloženy.
  • Skladové pohyby s kartami, které nebudou zařazeny do inventury, nebudou nijak blokovány, i když budou z inventarizovaného skladu. Zda budou blokovány skladové karty do inventury zařazené, závisí na zvoleném typu inventury.
  • Pokud uživatel založí novou skladovou kartu až po spuštění inventury, nebude tato karta inventarizovaná, dokud ji uživatel do inventury nevloží sám.

B) Inventura polohovaného skladu:

  • Blokační
    • Jakmile je zahájena inventura dle HIPu, do něhož je vložena určitá skladová pozice, pozice se zablokuje a není na ní možné provádět žádné další pohyby polohovacích dokladů.
    • Rozhodné datum inventury se bere z hlavičky HIPu, po zahájení inventury jej není možné měnit. K tomuto datu vzniknou doklady VPZ/NPZ a INM/INP.
  • Neblokační k datu
    • Rozhodné datum inventury se bere z hlavičky HIPu, po zahájení inventury jej není možné měnit. K tomuto datu vzniknou doklady VPZ/NPZ a INM/INP.
    • Jakmile je zahájena inventura dle HIPu, do něhož je pozice vložena, pozice se zablokuje a to k rozhodnému datu inventury, tj. není možné na ní provádět žádné polohovací pohyby před rozhodným datem inventury.

Blokace na polohovaných skladech se ve všech případech týká pouze polohování, tj. v závislosti na typu inventury je po dobu jejího provádění omezeno vytváření dokladů VPZ/NPZ z/do inventarizovaných pozic. Tvorba samotných skladových dokladů (příjemky, dodací listy...) není inventurou polohovaného skladu nijak dotčena.

Dílčí karty zablokované inventurou jsou v seznamu karet zobrazovaném na různých místech v systému ABRA Gen graficky odlišeny (kurzívou nebo přeškrtnutím, podle toho, zda se jedná o neblokační nebo blokační inventuru. Viz dílčí karty - záložka Seznam. V rámci objektového/datového modelu se jedná o příznak StoreSubCards.InventoryStatus: 0 = není inventura, 1 = blokační inventura, 2 = neblokační inventura (k datu nebo průběžná).

V dalším textu jsou popsány následující kroky:

Nejdříve je třeba založit Hlavní inventární protokol (HIP) a vybrat soubor zboží, který má být inventarizován. HIP se zakládá pomocí Průvodce vytvořením hlavního inventárního protokolu, který pomůže založit správně nachystaný HIP. Pomocí tohoto průvodce zadáte hlavičkové údaje pro vytvoření nového HIPu (řada, období, datum vystavení HIP, ...), inventarizovaný sklad (tj. z jakého skladu budou inventarizované skl. karty) a Typ inventury. Dále vyberete inventarizované položky, které si přejete inventarizovat, a to buď rovnou v rámci průvodce, nebo později.

K vytvořenému HIPu si každý člen inventarizačního týmu (nebo jiná odpovědná osoba, záleží na organizaci vaší práce) založí jednotlivé dílčí inventární protokoly (DIPy) (funkcí Nový v agendě DIPů). Pro každého člena inv. týmu může být založeno libovolné množství takovýchto protokolů, např. pro pořádek odděleně podle značek výrobků, umístění zboží ve skladu apod. DIPy mohou být založeny buď ještě před zahájením inventury, nebo i poté. Inventarizované položky na DIP je možné přidat hned ještě před zahájením inventury nebo až později při inventuře (aby bylo možné skl. karty přidat i později, musí být na protokolech HIP/DIP správně nastaveny odpovídající příznaky, které toto umožňují, viz dále Možnosti přidávání inventarizovaných položek).

Možnosti přidávání inventarizovaných položek:

Existuje více možností, jak přidávat inventarizované položky (tj. skladové karty (v případě nepolohovaného skladu) nebo skladové pozice (v případě polohovaného skladu)):

Inventarizovanou položku (tj. skl. kartu resp. skl. pozici) nelze přidat:

Možnosti zahájení inventury:

Inventuru je možné zahájit buď automaticky rovnou při vytváření HIPu (je-li v průvodci vytvořením HIPu zatrženo Automaticky zahájit inventuru), nebo kdykoliv později (funkcí Zahájit) a nejdříve si v klidu připravit protokoly. Jako datum zahájení inventury je v obou případech nastaveno aktuální systémové datum. Zahájením inventury:

  • u inventury nepolohovaného skladu se spočítají stavy skladových karet zařazených v HIPu na inventarizovaném skladu k rozhodnému datu (stavy se čerpají z obsahu položky Počet na dílčích skladových kartách v okamžiku zahájení inventury, případné pohyby mezi zpětně zadaným rozhodným datem v minulosti a aktuálním stavem se odpočítají) a dle typu inventury se dané skladové karty příslušným způsobem zablokují.

  • u inventury polohovaného skladu se spočítají obsahy skladových pozic zařazených v HIPu k rozhodnému datu a dle typu inventury se dané sklad. pozice příslušným způsobem zablokují.

    Při vytváření HIP je možné zadat rozhodné datum inventury nacházející se v minulosti. Stavy se čerpají z obsahu položky Počet na dílčích skladových kartách v okamžiku zahájení inventury, případné pohyby mezi zpětně zadaným rozhodným datem v minulosti a aktuálním stavem se odpočítají. Skladové pohyby v intervalu mezi rozhodným datem a datem zahájení inventury nejsou důvodem, který by zahájení inventury bránil.

Po zahájení inventury je možné zadávat výsledky inventury, tj. nalezené stavy, viz dále Sběr dat. Do té doby je možné zadávat pouze inventarizované položky:

  • u inventury nepolohovaného skladu skladové karty (funkcí Přidat v liště navigátoru záložky Skladové karty HIPu), totéž na DIPu
  • u inventury polohovaného skladu skladové pozice funkcí Přidat v liště navigátoru záložky Pozice HIPu (s každou vloženou pozicí se do HIPu automaticky vloží i celý její obsah), na DIPu je možné zadávat pozice i jejich obsah

Sériová čísla a šarže je možné zadávat až po zahájení inventury. Pokud je na hlavičce DIPu zatržena volba Předvyplňovat ke skladovým kartám nenulové šarže/sér. čísla, předvyplní se seznam automaticky.

Inventuru nelze zahájit:

Ošetření duplicitní inventury téže inventarizované položky:

Platí, že jedna a tatáž inventarizovaná položka (skladová karta v případě nepolohovaného skladu nebo skladová pozice v případě polohovaného skladu) nesmí být inventarizována současně ve více HIPech na témže skladu.

Například:

  • Do zahájeného HIPu resp. jeho DIPu nelze přidat skl. kartu resp. skl. pozici, pokud je tato obsažena v již zahájeném, ale dosud neukončeném HIPu na témže skladu a inventura dané skl. položky v tomto HIPu zatím stále probíhá (tj. jedná se o neuzavřený řádek na záložce Skladové karty resp. neuzavřený řádek na záložce Pozice).
  • Nejde zahájit inventuru HIPu, pokud obsahuje inventarizovanou položku (skladovou kartu nebo pozici), která je obsažena v jiném již zahájeném, ale dosud neukončeném HIPu na tentýž sklad a inventura dané skl. položky v tomto HIPu zatím stále probíhá

Všechna místa, kde by mohlo k duplicitní inventuře dojít, jsou adekvátně ošetřena - aplikace ABRA Gen zabrání vzniku chybového stavu a zobrazí okno s informací, co se stalo (inventura nebyla zahájena, duplicitní položky se nevložily do protokolu apod.) doplněnou o seznam duplicitních položek.

Duplicitou se rozumí zařazení jedné položky do několika souběžně probíhajících inventur určitého skladu, tedy do několika různých HIPů. V rámci jednoho HIPu je možné zařadit položku do několika různých dílčích inventur (DIPů). Toto je stav, kterému systém nebrání, protože se může jednat o žádoucí chování. Jednu položku může inventarizovat několik pracovníků, každý z nich dohledá část zásob a zjištěná množství se sečtou (v rámci jedné inventury).

Po zahájení inventury, viz výše možnosti  (v agendě HIPů), mohou jednotliví pracovníci průběžně do "svých" DIPů zaznamenávat nalezené stavy zjištěné v jimi přidělené části skladu/sortimentu. Podporována je i práce se čtečkami. Tj. zpřístupní se položky:

Pokud nepoužíváte čtečky a nazadáváte zjištěné stavy přímo do systému, můžete využít dodávané tiskové sestavy, které naleznete v agendě Dílčí inventární protokoly (DIP). Doporučený postup:

  • V agendě Dílčí inventární protokoly (DIP) vytisknete sestavu nazvanou "Formulář dílčího inventárního protokolu - vyplnění zjištěných počtů", která místo evidenčních stavů obsahuje prázdné kolonky.
  • Pracovník provádějící inventuru do těchto kolonek vepíše (tužkou) skutečně nalezené počty.
  • Nad stejným protokolem a stejnou sestavou skladových karet vytisknete sestavu nazvanou "Formulář dílčího inventárního protokolu".

  • V dílčím inventárním protokolu použijete funkci Předvyplnit zjištěný počet, která u všech položek předvyplní sloupec Zjištěný počet evidenčním počtem. (Variantně můžete využít také možnost Předvyplňovat zjištěný počet podle počtu evidovaného na skladě ve vlastnostech dílčího inventárního protokolu.)

    Před použitím funkce Předvyplnit zjištěný počet je nutné do DIP přidat všechny inventarizované pozice, skladové karty a případně i šarže/sériová čísla těchto karet. Funkce do inventury nepřidává žádné položky, pouze u již přidaných položek doplňuje obsah sloupce Zjištěný počet.

  • Obsah obou vytištěných sestav vizuálně porovnáte. Pokud u některých položek zjistíte rozdíly (mezi evidenčním počtem a počtem zaznamenaným v tištěné sestavě získané od inventarizačního pracovníka), příslušnou hodnotu ve sloupci Zjištěný počet upravíte podle skutečnosti.
  • Postup zopakujete pro všechny Dílčí inventární protokoly.

Nasbírané údaje zadávané do DIPů se automaticky promítají do nadřízeného HIPu. Na HIPu nejsou k dispozici k editaci, vše je zadáváno přes DIPy.

Pokud pracovník narazí na zboží, které má být inventarizováno, ale nemá jej v protokolu DIP, může jej do svého DIPu přidat (je-li tato možnost povolena, viz výše Možnosti přidávání inventarizovaných položek), což se automaticky projeví i v protokolu hlavním. V dílčím protokolu může být jedno zboží uvedeno i vícekrát, podle toho, jak bylo např. nasnímáno čtečkou.

V případě, že bude načteno stejné zboží jako na předcházející položce, dojde k sečtení, v jiném případě k založení nového řádku.

Inventarizované položky, které nebyly dosud zařazeny do žádného DIPu, ale do HIPu byly zařazeny omylem (např. nejsou a ani nemají být v inventarizované části skladu), je možné vrátit "do provozu" (funkcí Vymazat v liště navigátoru záložky Skladové karty HIPu) ještě před ukončením inventury. (Karta byla do HIPu zařazena omylem nebo se předpokládalo, že se v dané části skladu vyskytuje, ale není tomu tak, a tudíž ji nikdo z pracovníků do žádného z DIPů zatím nepřidal, příp. byly-li seznamy skl. karet na DIPech připraveny předem, byla vymazána i z DIPu apod.)

Pokud je inventarizace přiděleného sortimentu či příslušné části skladu hotova, pak se DIP uzavře. Uzavřením se nalezené stavy automaticky přenesou do HIPu.

Od verze ABRA Gen 19.1 je možné při inventurách pomocí protokolů zadávat zjištěné počty v alternativních skladových jednotkách (pokud jsou ve vlastnostech skladové karty definovány). K případnému přepočtu na hlavní skladovou jednotku dochází automaticky. Konkrétní chování se liší v závislosti na tom, zda provádíme inventuru nepolohovaného nebo polohovaného skladu a také na tom, zda jsou inventarizovány skladové karty třídy jednoduchá nebo se šaržemi/sér. čísly.

Nepolohovaný sklad
Třída karty HIP - Skladové karty HIP - Šarže/sér. číslo DIP (sběr dat)
Jednoduchá

1 skladová karta = 1 řádek

Počet je uveden v hlavní skladové jednotce.

 -

1 skladová karta = n řádek (pro různé jednotky)

Počty jsou zadávány ve skutečných jednotkách, ve kterých jsou položky ve fázi sběru dat nalezeny.
Se šaržemi/sér. čísly

1 skladová karta = 1 řádek

Počet je uveden v hlavní skladové jednotce.

1 šarže/sér. číslo = 1 řádek

Počet je uveden v hlavní skladové jednotce. Rozlišení podle jednotek se provádí jen na úrovni DIP (při sběru dat).

1 šarže/sér. číslo = n řádek (pro různé jednotky)

Počty jsou zadávány ve skutečných jednotkách, ve kterých jsou položky ve fázi sběru dat nalezeny.

 

Polohovaný sklad
Třída karty HIP - Obsahy skladových pozic (skladové karty) HIP - Šarže/sér. číslo DIP (sběr dat)
Jednoduchá

1 skladová karta = n řádek (pro různé jednotky)

Počty jsou uváděny ve skutečných jednotkách, ve kterých byly do jednotlivých pozic naskladněny.

 -

1 skladová karta = n řádek (pro různé jednotky)

Počty jsou zadávány ve skutečných jednotkách, ve kterých jsou položky ve fázi sběru dat nalezeny.
Se šaržemi/sér. čísly

1 skladová karta = 1 řádek

Počet je uveden v hlavní skladové jednotce. Jedná se o kumulaci počtů na jednotlivých šaržích/sér. číslech, s případným přepočtem z alternativních jednotek.

1 šarže/sér. číslo = n řádek (pro různé jednotky)

Počet je uveden ve skutečných jednotkách, ve kterých byly jednotlivé šarže/sér. čísla do příslušné pozice naskladněny.

1 šarže/sér. číslo = n řádek (pro různé jednotky)

Počty jsou zadávány ve skutečných jednotkách, ve kterých jsou položky ve fázi sběru dat nalezeny.

Vlastní ukončení inventury je možné provést buď najednou za celý hlavní protokol (kompletní ukončení) nebo parciálně za vybrané inventarizované položky (řádky) HIPu.

Aby mohl být celý HIP ukončen, musí mít uzavřeny všechny řádky. Aby mohl být řádek HIPu s inventarizovanou položkou uzavřen, musí být uzavřeny všechny podřízené DIPy, na nichž se daná inventarizovaná položka vyskytuje. Stav uzavření určuje, do jaké míry je ještě možné provádět úpravy výsledků inventury.

Ukončování inventury sestává z několika kroků, které mají následující význam:

Krok znamená: "Byl dokončen sběr dat týkající se inventarizovaných položek (tj. skladových karet nebo obsahu skladových pozic) obsažených v daném DIPu ".

Nejdřív je tedy třeba uzavřít všechny DIPy, které inventarizují danou položku. Tj. DIPy, které obsahují danou inventarizovanou položku, tj. skladovou kartu (v případě nepolohovaného skladu) nebo skladovou pozici (v případě polohovaného skladu). V okamžiku uzavření DIPu se přenesou zadané výsledky inventury (zjištěné počty) do nadřízeného HIPu. Uzavřený DIP již nebude možné opravovat. Nicméně v případě potřeby je k dispozici možnost uzavření DIPu zrušit (pokud to ještě lze).

Možnosti, jak uzavřít DIP:

Takové DIPy budou označeny jako uzavřené (viz příznak Uzavřen na záložce Seznam DIPů)

Možnosti, jak zrušit uzavření DIPu:

Nelze provést, pokud jsou řádky s inventarizovanými položkami obsaženými v daném DIPu již uzavřeny na nadřízeném HIPu (viz příznak Uzavřen na záložce Skladové karty, resp. příznak Uzavřen na záložce Pozice). Bylo by třeba jejich uzavření nejdříve zrušit, viz dále.

Krok znamená: "Byla ukončena inventura dané inventarizované položky." Jeden řádek = jedna inventarizovaná položka (skladová karta nebo skladová pozice). Skladová karta resp. skladová pozice se odblokuje a je možné s ní opět pracovat. Dle potřeby se vygenerují příslušné doklady na zjištěné rozdíly. Viz dále.

Uzavřít řádek HIPu s danou položkou je možné až po uzavření všech DIPů obsahujících danou inventarizovanou položku.

Možnosti, jak uzavřít řádek HIPu:

Takové položky HIPu budou označeny jako uzavřené (viz příznak Uzavřen na záložce Skladové karty, resp. příznak Uzavřen na záložce Pozice).

Dle potřeby se vygenerují příslušné doklady na zjištěné rozdíly. Samotným uzavřením řádků (tj. pokud se nejedná o automatické uzavření řádku HIPu až v rámci ukončení celého HIPu (funkcí Ukončení inventury)) se generují následující doklady:

  • U inventury nepolohovaného skladu - doklady INM/INP. (Pokud byl zjištěn rozdíl mezi skutečným a evidenčním množstvím skladových karet resp. šarží/sériových čísel.). Datum vygenerovaných dokladů odpovídá Rozhodnému datu inventury.
  • U inventury polohovaného skladu - jen rozdílové polohovací doklady VPZ/NPZ. (Pokud byl zjištěn rozdíl mezi skutečným obsahem pozice a evidencí.)

    U inventury polohovaného skladu se doklady INM/INP generují až v rámci ukončení celého HIPu (funkcí Ukončení inventury).

Vygenerované doklady budou navázané na protokol HIP. Viz agenda Hlavní inventární protokoly→záložka X-vazby.

Uzavřením řádku se inventarizovaná položka odblokuje pro použití ve skladových dokladech (blokování viz výše v popisu Typu inventury). Poté již ale nebude možné na stejném HIPu (a podřízených  DIPech) takovou položku inventarizovat. V HIP i DIP bude takový řádek již needitovatelný a nebude ani možno danou uzavřenou inventarizovanou položku do téže inventury přidat podruhé.

Pokud je mezi uzavíranými řádky nějaký, který ještě nebyl zařazen do žádného DIPu, pak bude systém aktuální stav takových inventarizovaných položek automaticky považovat za nulový (předpokládá se, že pokud zatím nebyla v žádném DIPu a uzavírá se, pak zřejmě nebyla daná skl. karta při inventuře nalezena resp. nebylo nic nalezeno v dané pozici). Tj. vznikne inventární manko (INM), pohyby šarží/sér. čísel resp. polohovací doklad Vyskladnění z pozic (VPZ). Tedy obdobně, jakoby položka byla v DIPu a uživatel zadal nulové zjištěné počty (tj. pokud jde o nepolohovaný sklad, tak jakoby zadal nulový Zjištěný počet na záložce Skladové karty, a pokud jde o polohovaný sklad, tak jakoby zadal nulový Zjištěný počet u všech skl. karet zadaných v Obsahu pozice na DIPu nebo jakoby Obsah pozice ponechal prázdný).

Možnosti, jak zrušit uzavření řádku HIPu:

Zruší se příznak uzavření řádků a dále se vymažou doklady, které vznikly při uzavření řádků, viz výše.

Krok znamená: "Byla ukončena celá inventura". Dle potřeby se vygenerují příslušné doklady na zjištěné rozdíly. Viz dále.

Celý HIP je možno ukončit teprve, pokud jsou všechny řádky HIPu uzavřeny. (Samozřejmě, jak bylo řečeno výše, obě akce lze provést najednou, tj. vyvoláte-li ukončení HIPu a nejsou-li všechny řádky uzavřeny, systém nabídne, že provede rovnou i jejich uzavření.)

Možnosti, jak ukončit HIP:

Takové HIPy budou označeny jako ukončené (viz příznak Ukončen na záložce Seznam HIPů).

Dle potřeby se vygenerují příslušné doklady na zjištěné rozdíly:

Vygenerované doklady budou navázané na protokol HIP. Viz agenda Hlavní inventární protokoly→záložka X-vazby.

Mohou nastat případy, kdy při uzavření Hlavního inventárního protokolu nastane konflikt. Například je Rozhodné datum inventury menší, než datum poslední skladové uzávěrky.

V takovém případě je o tom uživatel informován oknem s chybou, viz obrázek níže.

Případ situace, kdy datum poslední uzávěrky skladu je novější než vytvářený doklad INM, který se vytváří k Rozhodnému datu inventury.

Řešením je nejprve zrušit zahájení inventury, následně zrušit problematickou uzávěrku a poté opět zahájit inventuru.

Možnosti, jak zrušit ukončení HIPu:

Zruší se příznak ukončení HIPu a pokud se jedná o inventuru polohovaného skladu, pak se vymažou doklady INM/INP (jelikož tyto vznikají až při ukončení HIPu, viz výše, tudíž zrušením ukončení se zase vymažou).

Tisk vygenerovaných dokladů

Na závěr se zobrazí informační hlášení, zda se inventuru podařilo úspěšně ukončit, včetně možnosti tisku inventárních dokladů (pokud byly při ukončování inventury nějaké vygenerovány). Pokud se vygeneruje několik dokladů stejného typu (například několik dokladů typu inventární manko nebo inventární přebytek při provádění neblokační průběžné inventury), vytisknou se všechny doklady tohoto typu hromadně v rámci jedné tiskové sestavy.

Ukázky dialogových oken s nabídkou tisku vygenerovaných inventárních dokladů při ukončení HIPu.

Vygenerované inventární doklady je možné vytisknout také kdykoli později z příslušných agend.

Pokud potřebujete provést opravu inventury, pak můžete provedené akce ukončení/uzavření postupně "stornovat", jak bylo řečeno výše. Tj. na HIPu zrušit ukončení, poté na řádcích HIPu zrušit uzavření, pak zrušit uzavření DIPu a poté na něm provést požadovanou opravu či vystavit jiný DIP. Při tomto stornování akcí ukončení/uzavření se odmažou doklady na inventární rozdíly INM/INP resp. VPZ/NPZ, které při dané akci vznikly. Po opravě a zopakování procesu uzavření/ukončení se znovu vygenerují.

Druhá možnost je, že opravíte rovnou vytvořený INM/INP resp. VPZ/NPZ. Opravy dokladů vygenerovaných inventurou jsou omezené, např. nelze na nich přidávat či mazat skladové karty. Pro opravy počtu platí:

  • inventura nepolohovaného skladu: Pokud je HIP ukončen, pak na dokladech INM/INP vygenerovaných uzavřením řádků počty nelze opravovat. Pokud zrušíte ukončení HIPu, pak bude možné počet opravit. Pokud počet opravíte, vznikne automaticky korekční DIP, který tuto zpětnou opravu podchycuje.

  • u inventury polohovaného skladu: Pokud je HIP ukončen, pak na dokladech INM/INP vygenerovaných ukončením HIPu počty nelze opravovat. Doklady VZP/NPZ jsou provedeny a opravovat je nelze vůbec. Pokud zrušíte ukončení HIPu, pak se doklady INM/INP vymažou (viz výše).

 

Používání procesního řízení na skladových dokladech se týká zejména inventur nepolohovaných skladů. Polohovaný sklad odvozuje pohyby od skladových pozic, a tedy od polohovacích dokladů (naskladnění do pozic a vyskladnění z pozic). Tyto doklady již mají určitou obdobu procesních stavů – mohou být neprovedeny nebo provedeny. Inventura na polohovaném skladu tedy není významně ovlivněna procesním stavem skladových dokladů, protože tyto se přímo do stavu na pozicích nepromítají.

Z hlediska inventury se na jednotlivé systémové procesní stavy nahlíží následovně:

  • Plánováno – doklad (množství na jeho řádcích) nemá na inventuru vliv.
  • V přípravě – příjmový doklad obsahuje množství, které ještě nebylo přijato, množství na výdejovém ještě nebylo vydáno, doklad V přípravě nemá tedy na inventuru vliv. Indikuje ale, že ke skladovým pohybům na dokladu uvedeným v budoucnu dojde. Proto byla přidána možnost kontroly existence takových dokladů k rozhodnému datu inventury – viz volba Kontrolovat existenci skladových dokladů ve stavu "V přípravě" při zahájení inventury.
  • Vyřízeno – doklady byly provedeny a jsou pro inventuru směrodatné.
  • Storno – doklad neobsahuje řádky a je ignorován.

V průvodci vytvořením hlavního inventárního protokolu lze zatrhnout volbu Kontrolovat existenci skladových dokladů ve stavu "V přípravě" při zahájení inventury. Při zatržení této volby (ve výchozím stavu je zatržená) se inventura chová následovně:

  • Po zadání hlavičky hlavního inventárního protokolu proběhne ověření, zda na vybraném skladu neexistují skladové doklady ve stavu V přípravě. Pokud ano, uživatel je na tuto skutečnost upozorněn, ale může pokračovat k výběru řádků hlavního inventárního protokolu.
  • Na nepolohovaném skladu jsou po výběru skladových karet a dokončení průvodce vyloučeny ze seznamu přidávaných skladových karet ty, ke kterým existují skladové pohyby v procesním stavu V přípravě. Uživatel je o vyloučených skladových kartách informován.
    • Při zahájení hlavního inventárního protokolu probíhá kontrola na všechny řádky protokolu. Pokud je nalezen řádek obsahující skladovou kartu, ke které existuje skladový pohyb ve stavu V přípravě, zahájení hlavního inventárního protokolu neproběhne.
    • Skladová karta, ke které existuje skladový pohyb ve stavu V přípravě, nebude do hlavního inventárního protokolu přidána ani po zahájení hlavního inventárního protokolu, pokud byl zahájen se zapnutou kontrolou na existenci skladových pohybů ve stavu V přípravě.
  • U polohovaného skladu se po výběru skladových pozic chování nezměnilo a do hlavního inventárního protokolu jsou přidány všechny vybrané skladové pozice (pokud tomu nebrání jiná skutečnost, například že se pozice nachází na jiném již zahájeném hlavním inventárním protokolu).

    Zahájení hlavního inventárního protokolu na polohovaném skladu je možné i v případě, je do hlavního inventárního protokolu zařazená skladová pozice obsahující skladovou kartu, která se vyskytuje na skladovém dokladu ve stavu V přípravě.

Níže uvedené změny souvisejí s tím, že pro inventuru jsou směrodatné jen doklady ve stavu Vyřízeno:

  • Pokud není procesní stav skladového dokladu Vyřízeno, nově lze na dokladu přidávat, mazat či měnit řádky s dílčí skladovou kartou, která je v inventuře. Změnit lze i datum takového dokladu.
  • Pokud je řádek skladového dokladu v blokační inventuře nebo v neblokační inventuře před rozhodným datem inventury, není možné měnit procesní stav skladového dokladu do či ze stavu Vyřízeno.
  • Rovněž zástupné inventární lístky se tiskne pouze pro doklady ve stavu Vyřízeno - podrobněji viz Které řádky vyžadují tisk zástupného inv. lístku.

Viz též instruktážní video na toto téma.

Ve verzi 21.1 byl změněn celkový vzhled systému, na některých místech došlo k úpravám uspořádání uživatelského rozhraní. Vzhled produktu zachycený na obrázku/ve videu se proto může od aktuální verze mírně lišit. Bez ohledu na vizuální rozdíly obrázky/videa stále relevantním způsobem osvětlují danou problematiku.Více viz Obrázky a videa v helpu.

Jak provádět inventury pomocí protokolů

Podívejte se na rychlý postup, jak na inventuru skladu.