Procesní řízení - obecně

V této kapitole naleznete popis následujících témat:

Procesní řízení je obecná funkcionalita systému ABRA Gen, která je k dispozici pro několik skupin business objektů (zejména dokladů) definovaných dodavatelem. Uživatel může u podporovaných skupin nastavit (pro každou skupinu zvlášť), zda se má v příslušné oblasti funkcionalita procesního řízení používat nebo ne. V současné době jsou podporovány následující skupiny business objektů:

Úkoly se od ostatních skupin v určitých ohledech liší:

Skupinou se rozumí množina typů dokladů (případně obecně business objektů). Jak je patrné z uvedeného výčtu, skupina může zahrnovat jeden nebo více typů.

Procesní řízení slouží k definování životního cyklu příslušného objektu od přípravy po jeho vyřízení. Umožňuje nastavit procesní stavy podle jejich způsobu zpracování, rolí uživatelů, kteří s nimi pracují a práv, která jsou jim přidělena.

Každému procesnímu stavu odpovídá jeden konkrétní systémový stav. Jednotlivé systémové stavy (jejichž nabídka se může pro různé skupiny objektů lišit) mohou a nemusí být spojeny s určitou související funkcionalitou.

  • Systémové procesní stavy dostupné pro skladové doklady ovlivňují výši stavu skladu a umožňují tak lepší plánování a sledování stavu skladu a řízení jeho chodu.

  • Systémové procesní stavy dostupné pro objednávky (vydané i přijaté) nemají v současné době na chování systému žádný vliv (objednávky nacházející se ve stavu odvozeném z jediného systémového procesního stavu Neurčeno se chovají stejně, jako kdyby se procesní řízení nepoužívalo).

    Procesní řízení se nicméně přesto může využívat ke zvýšení přehlednosti evidence objednávek, případně jako doplňkový nástroj řízení přístupových práv (nastavováním zodpovědných osob a zodpovědných rolí je možné ovlivňovat možnost editace objednávek nacházejících se v různých procesních stavech).

  • Systémové procesní stavy dostupné pro Požadavky na objednávky vydané ovlivňují následující:
    • zda lze z požadavku nacházejícího se v určitém procesním stavu vytvořit doklad typu Objednávka vydaná
    • co se s požadavkem stane, pokud se z něj Objednávka vydaná vytvoří
    • zda je požadavek zohledňován při generování nových požadavků pomocí Průvodce tvorbou požadavků objednávek vydaných

  • Systémové procesní stavy dostupné pro úkoly mají rovněž převážně evidenční charakter, se dvěma drobnými výjimkami:

ABRA Gen využívá v rámci funkcionality procesního řízení různé procesní stavy a přechody mezi nimi.

Procesní stavy se definují ve stejnojmenné agendě. Každý uživatelem definovaný procesní stav je přiřazen k jednomu z několika systémových procesních stavů. Nabídka systémových procesních stavů je pro jednotlivé skupiny typů dokladů různá a různý je také jejich případný dopad na fungování systému.

V rámci zavádění procesního řízení se kromě definice procesních stavů nastaví také přechody mezi těmito stavy, tj. pro každý stav jsou definovány návazné stavy, do kterých je možné z daného stavu přejít. Přechody mezi stavy je možné definovat nejen pro jednotlivé typy dokladů, ale také pro konkrétní řady.

Přechody jsou chráněné objekty, možnost přepnutí mezi konkrétními procesními stavy dokladu je tedy možné podmínit obsazením uživatele do určité role, případně členstvím ve skupině rolí.

Pro každý přechod mezi procesními stavy je také možné definovat zodpovědnou roli a zodpovědnou osobu, které budou smět editovat doklad po změně na cílový stav daného přechodu.

Systémový procesní stav určuje, jakým způsobem se obsah dokladu v daném procesním stavu promítá do stavu na skladu a do skladových procesů.

Pro skladové doklady rozeznává systém ABRA Gen čtyři systémové procesní stavy. Každý uživatelský procesní stav je založen na jednom z nich.

  • Plánováno - Počty a ceny na řádcích dokladu se v systému ABRA Gen nikde neprojeví. I když plánovaný doklad obsahuje veškeré náležitosti, na stav skladu, inventury, ocenění, skladové uzávěrky, respektive jakékoli skladové procesy nemá žádný vliv a také nevytváří rezervace. Dá se využít například k přípravě a plánování, k signalizaci budoucí potřeby na něm uvedených karet a množství nebo (po změně z vyššího procesního stavu) k dočasnému pozastavení zpracování a odložení platnosti dokladu na okamžik, který nastane někdy v budoucnu.

  • V přípravě - Dopad na stav skladu (množství karet obsažených na řádcích dokladu) záleží na tom, zda se jedná o doklad příjmový nebo výdejový.

    • Příjmové doklady: Množství na nich uvedené se nepočítá do celkového množství na skladě – doklad ještě nebyl vyřízen a tedy není ještě platný, ale na dílčích skladových kartách je již množství uvedeno jako Množství v příjmu. Příjemka ve stavu V přípravě například odpovídá již dovezenému zboží, které ještě nebylo přijato na sklad. Množství není součástí inventury a skladové uzávěrky, ale již "se o něm ví". Inventury na existenci takového dokladu upozorní a případně vyřadí kartu, která je na takovém dokladu, z inventury. Ocenění skladových pohybů i uzávěrka skladu k datu tento doklad vynechá. Uzávěrka skladu za období se neprovede, pokud na takový doklad narazí, tedy pokud bude existovat doklad s datem v uzavíraném období, nesmí být ve stavu v přípravě.
    • Výdejové doklady: Protože ještě nebyly vyřízeny, množství na řádcích těchto dokladů se počítá do celkového množství na skladě. Uvádí se jako Množství ve výdeji a snižuje Dostupné množství na skladu. Inventury upozorní nebo vyřadí karty na takových dokladech. Ocenění skladových pohybů se pro řádky na takovém dokladu provede (na rozdíl od dokladů příjmových), ale uzávěrka skladu k datu jej vynechá a uzávěrka za období se neprovede, stejně jako u příjmových dokladů.

  • Vyřízeno - Doklad ve stavu Vyřízeno se chová stejně, jako doklad bez zapnutého procesního řízení - tj. veškerý obsah dokladu je ve skladových procesech zohledňován.

    Pokud nejsou nadefinovány žádné přechody mezi procesními stavy, ABRA Gen ukládané doklady automaticky přepíná do stavu Vyřízeno, takže systém funguje stejně, jako by byl parametr Používat procesní řízení na skladových dokladech nastaven na hodnotu Ne. Toho lze využít například pro nastavení procesního řízení jen na některých řadách skladových dokladů.

    Při přepnutí skladového dokladu do procesního stavu Vyřízeno může volitelně dojít k automatické změně data dokladu. Více viz popis parametru Při používání procesního řízení na skladových dokladech povolit datum účtování a datum dokladu zadat mimo období dokladu.

  • Storno - Při změně stavu dokladu na Storno se vymažou všechny řádky dokladu a tím doklad z funkčního hlediska přestane existovat. Doklad je tímto stavem také automaticky odúčtován. Zůstává mu hlavička, ale do procesů na skladu nezasáhne, dokud do něj nebudou znovu vloženy řádky a změněn stav. Doklady ve stavu Storno mohou mít význam například pro evidenci výsledků obchodní činnosti.

Procesní řízení je podporováno na všech typech skladových dokladů, konkrétně Příjemka, Vratka příjemky, Dodací list, Vratka (dodacího listu), Převodka výdej, Převodka příjem, Záměna výdej, Záměna příjem, Přeměna výdej, Přeměna příjem, Inventární přebytek, Inventární manko, Výdej materiálu do výroby, Vrácení materiálu z výroby a Příjem hotových výrobků.

Na párových skladových dokladech Převodka výdej a Převodka příjem, Záměna výdej a Záměna příjem, Přeměna výdej a Přeměna příjem je zajištěno ověřování správnosti nastavení procesních stavů. Při ukládání probíhá kontrola, že stav na následném dokladu je vždy stejný nebo v pořadí vyšší než na dokladu výchozím.

Kontrola je aktivní pokud je nastaven firemní parametr “Používat procesní řízení na skladových dokladech” na hodnotu Ano. Dále musí být splněno, že pro daný typ dokladu existuje přechod mezi procesními stavy bez nastavení na řadu dokladu, nebo (pokud neexistuje žádný přechod procesního stavu bez řady dokladů) existuje přechod mezi procesním stavy s nastavenou odpovídající řadou dokladu jako je na kontrolovaném dokladu.

V současné době je k dispozici jediný systémový procesní stav:

  • Neurčeno - Doklad ve stavu Neurčeno se chová stejně, jako doklad bez zapnutého procesního řízení. Rozšíření funkcionality je plánováno do budoucích verzí systému.

    Pokud je firemní parametr Používat procesní řízení na požadavcích na objednávky vydané nastaven na hodnotu Ano a současně není pro objednávky vydané nadefinován žádný přechod mezi procesními stavy, všechny doklady v této agendě se budou při vytvoření automaticky přepínat do výchozího systémového stavu Neurčeno a v tomto stavu zůstanou po celou dobu svého životního cyklu.

V současné době je k dispozici jediný systémový procesní stav:

  • Neurčeno - Doklad ve stavu Neurčeno se chová stejně, jako doklad bez zapnutého procesního řízení . Rozšíření funkcionality je plánováno do budoucích verzí systému.

    Přestože je pro Objednávky přijaté k dispozici pouze jeden systémový procesní stav, je možné k němu nadefinovat několik uživatelských stavů, kterými budou doklady v rámci procesního řízení procházet. Všechny uživatelské stavy budou založeny na systémovém stavu Neurčeno. Např. V přípravě (systémový stav Neurčeno), Schváleno (systémový stav Neurčeno), Potvrzeno (systémový stav Neurčeno), K expedici (systémový stav Neurčeno), U dopravce (systémový stav Neurčeno) a Dodáno (systémový stav Neurčeno). Uživatelské procesní stavy se definují v agendě Procesní stavy.

Pokud je firemní parametr Používat procesní řízení na objednávkách přijatých nastaven na hodnotu Ano a současně není pro objednávky přijaté nadefinován žádný přechod mezi procesními stavy, všechny doklady v této agendě se budou při vytvoření automaticky přepínat do výchozího systémového stavu Neurčeno a v tomto stavu zůstanou po celou dobu svého životního cyklu.

V současné době je k dispozici pět různých systémových procesních stavů.

Množinu aktivně využívaných stavů a jejich konkrétní význam si můžete určit sami v rámci nastavení přechodů mezi procesními stavy, které budou odpovídat konkrétním procesům ve vaší organizaci.

  • V přípravě - stav typicky slouží k plánování a přípravě požadavků. Požadavky nacházející se v tomto stavu se v ostatních částech systému nijak nezohledňují.

  • Odesláno - stav typicky slouží k označení požadavků předaných nákupčímu, který rozhodne o jejich schválení nebo zamítnutí. Také požadavky nacházející se v tomto stavu se v ostatních částech systému nijak nezohledňují.

  • Potvrzeno - typicky se jedná o požadavky schválené nákupčím. Požadavky nacházející se ve stavu Potvrzeno jsou zohledňovány při použití agendy Průvodce tvorbou požadavků objednávek vydaných (na množství obsažené v potvrzených požadavcích je pohlíženo jako na již objednané a nejsou na něj vytvářeny další požadavky).

    Z požadavků ve stavu Potvrzeno se generují Objednávky vydané. Podmínkou pro úspěšné vygenerování objednávky z požadavku je existence přechodu mezi procesními stavy z uživatelského stavu Potvrzeno na uživatelský stav Vyřízeno.

    Pokud je parametr Používat procesní řízení na požadavcích na objednávky vydané v agendě Firemní údaje nastaven na hodnotu Ano a současně není pro Požadavky na objednávky vydané nadefinován žádný přechod mezi procesními stavy, všechny požadavky se budou při vytvoření automaticky přepínat do výchozího systémového stavu Neurčeno a v tomto stavu zůstanou po celou dobu svého životního cyklu.

  • Vyřízeno - do tohoto stavu se požadavky přepínají automaticky v okamžiku, kdy je z nich vytvořena Objednávka vydaná. Přepnout požadavek do tohoto stavu ručně (funkcí Změna stavu) není možné.

    Pokud se požadavek nachází ve stavu Vyřízeno, většina položek není dostupná k editaci.

    Pokud je parametr Používat procesní řízení na požadavcích na objednávky vydané v agendě Firemní údaje nastaven na hodnotu Ne, po vytvoření objednávky se příslušný požadavek odstraní (místo přepnutí do stavu Vyřízeno).

  • Storno - stav slouží ke stornování požadavku.

V současné době jsou k dispozici čtyři různé procesní stavy:

  • Plánováno - vychází z něj standardně dodávaný stav s kódem Fronta.
  • V přípravě - vychází z něj standardně dodávaný stav s kódem V procesu.
  • Vyřízeno - vychází z něj standardně dodávaný stav s kódem Hotovo.
  • Storno - vychází z něj standardně dodávaný stav s kódem Smazáno.

Procesní stavy mají vliv na chování systému při mazání úkolů:

Procesní stavy ovlivňují také rychlé filtrování úkolů:

Základní varianta:

Představme si sklad, kde skladník vydává zákazníkům zboží, které již zaplatili na pokladně. V okamžiku, kdy zákazník zaplatí, vznikne v ABRA Gen dodací list, který se skladníkovi zobrazí ve stavu K vydání (stav K vydání je založen na systémovém stavu V přípravě). V tomto stavu již je zboží pomyslně zablokováno pro zákazníka, nemůže být tedy vydáno jinému zákazníkovi. Skladník si tento dodací list vytiskne a přepne do stavu Vydáváno (další varianta systémového stavu V přípravě), aby ho nezačal omylem vyřizovat kolega. S listem vyrazí mezi regály a posbírá všechny položky. Pak s nimi zamíří k výdejnímu místu, kde čeká zákazník se zaplacenou účtenkou nebo fakturou. Zákazníkovi předá zboží a nechá si podepsat dodací list. V ABRA Gen pak přepne tento dodací list do stavu Vyřízeno. Tím se zboží odepíše ze skladu.

Rozšířená varianta (s využitím zodpovědných rolí a osob):

Ve výše uvedeném případě (základní varianta) ostatní skladníci na základě vzájemné dohody vědí, že nemají začít vychystávat zboží na dodacím listu, který najdou ve stavu Vydáváno, protože už na něm pracuje někdo jiný. Pokud chceme ostatním skladníkům v zasahování do rozpracovaného dodacího listu zabránit a navíc chceme mít přehled, kdo na čem pracuje, nastavíme na přechodu ze stavu K vydání do stavu Vydáváno zapsání právě přihlášeného uživatele jako zodpovědné osoby a jako zodpovědnou roli přiřadíme Vedoucí skladu. Na seznamu dodacích listů pak bude okamžitě vidět, který dodací list si který skladník vzal na starost a ostatní skladníci nebudou mít úpravy těchto dodacích listů povoleny.

Nastavením zodpovědné osoby na dokladu je možné předem rozvrhnout, který člen týmu skladníků bude zodpovědný za vyskladnění konkrétní zakázky – dodacího listu. Dodací listy budou vznikat se zodpovědnou rolí Vedoucí skladu. Po vytvoření dodacího listu nastaví vedoucí skladu na dokladech ve stavu K vydání konkrétního skladníka jako zodpovědnou osobu. Na přechodu ze stavu K vydání na stav Vydáváno bude nastaveno přenášení zodpovědné role a zodpovědné osoby. Po celou dobu zpracování tohoto dokladu tak bude moci s dokladem nakládat pouze určený skladník a samozřejmě vedoucí skladu.

Základní varianta:

Ve stejném skladu jako v předchozím příkladu je zavedena kontrola kvality na příjmu. Skladník se dozví, že daný den má dorazit zboží, protože obchodník, který zboží objednal, předem vytvořil příjemku s dnešním datem a nastavil ji na stav Plánováno. Tato příjemka se sice ještě nepromítá do stavu skladu, ale už funguje jako informace pro skladníka, kolik místa má pro dnešní zásilku na skladu připravit. Když zboží přivezou, skladník jej přepočítá a případně upraví příjemku podle skutečně převzatých skladových položek a jejich skutečného množství. Příjemku pak nastaví na stav Ke kontrole (další stav založený na systémovém stavu V přípravě). Kontrolor kvality uvidí, že má ve skladu zásilku ke zkontrolování, provede kontrolu a změní stav příjemky na Vyřízeno. Dokud je zboží s příjemkou ve stavu Ke kontrole, není ještě k dispozici pro výrobu nebo prodej, ale už se o něm ví a dá se s ním plánovat. V okamžiku přepnutí na stav Vyřízeno je zboží naskladněno a je plně dostupné.

Rozšířená varianta (s využitím zodpovědných rolí a osob):

Na rozdíl od předchozího příkladu s dodacími listy nám zde nebude záležet na tom, který skladník bude doklad zpracovávat. Na přechodu příjemky do stavu Plánováno je nastavena jako zodpovědná role Skladník a zodpovědná osoba Přenosil. Po přepnutí do stavu Plánováno s tímto dokladem může pracovat jen uživatel s rolí Skladník, nebo zodpovědná osoba Přenosil, který je vedoucí skladu. Na přechodu ze stavu Plánováno do stavu Ke kontrole je nastavena zodpovědná role Kontrolor a zodpovědná osoba opět Přenosil. Jakmile skladník přepne příjemku do stavu Ke kontrole, nemůže už do ní zasáhnout. Pracovat s ní teď smí pouze uživatel v roli Kontrolor a opět vedoucí skladu Přenosil.

Obchodní oddělení potřebuje, aby skladníci každý měsíc počítali s pravidelnou dodávkou zboží pro výrobu. Proto je vytvořena jedna roční objednávka a k ní dvanáct příjemek vždy k prvnímu dni v měsíci. Tyto příjemky se nastaví na stav Plánováno. Skladníkům se každý měsíc objeví plánovací příjemka, kterou zpracují podle postupu uvedeného v předchozím příkladu.

Ve firmě existují dvě skupiny uživatelů. První skupina ručně vytváří požadavky na nákup. Druhá skupina z těchto požadavků vytváří objednávky vydané. Z důvodu transparentnosti a řešení případných sporných situací je zapotřebí zachovat historii veškerých zadávaných požadavků, aby je bylo možné zpětně dohledat.

Nastavení:

Způsob použití:

  • Zadavatel požadavku (člen první skupiny) vytvoří požadavek, na kterém se automaticky nastaví stav Potvrzeno.
  • Nákupčí (člen druhé skupiny) z tohoto požadavku vytvoří objednávku, požadavek se automaticky přepne do stavu Vyřízeno a přestane být editovatelný.

Nastavení:

Způsob použití:

  • Nově zakládané požadavky vznikají jako plánovací, automaticky se na nich nastavuje stav V přípravě.
  • Po dokončení zadavatel změní stav V přípravě na stav Odesláno.

  • Nákupčí požadavky ve stavu Odesláno posuzuje, zda je přijme ke zpracování (přepne je do stavu Potvrzeno) nebo zamítne (vrátí do stavu V přípravě, přepne do stavu Storno nebo smaže).

    Prostřednictvím nastavení rolí v rámci definice přechodu na stav Potvrzeno je možné zařídit, aby zadavatel požadavků po změně stavu nemohl požadavky editovat (nákupčí bude mít jinou roli než zadavatel požadavků). Nákupčí tak bude mít jistotu, že mu již potvrzené požadavky nákupčí bez jeho vědomí zpětně neopravuje.

  • Z přijatých požadavků nákupčí vytváří objednávky, které se automaticky přepínají do stavu Vyřízeno.

  • Komponenty potřebné k provozu procesního řízení jsou k dispozici v rámci každé instalace.

    • Procesní řízení na skladových dokladech je nedílnou součástí modulu Skladové hospodářství, který z hlediska instalovatelných součástí patří do povinně instalovaného jádra.
    • Procesní řízení na objednávkách přijatých je nedílnou součástí modulu Prodej, který z hlediska instalovatelných součástí patří do povinně instalovaného jádra.
    • Procesní řízení na objednávkách vydaných a na požadavcích na objednávky vydané je nedílnou součástí modulu Nákup, který z hlediska instalovatelných součástí patří do povinně instalovaného jádra.
    • Procesní řízení na úkolech je nedílnou součástí povinně instalovaného jádra.

  • Stejně tak procesní řízení není zapotřebí ani samostatně licencovat, funkcionalitu mají k dispozici všichni uživatelé příslušného licencovaného celku (Skladové hospodářství, Prodej, Nákup, Úkoly) - viz Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti).

Pro nejsnazší a nejrychlejší přípravu k používání procesního řízení na skladových dokladech je možné v průvodci pro generování přechodů vybrat v horní části formuláře všechny nabídnuté řady skladových dokladů a tlačítkem Předvyplnit dle vzoru a následným výběrem Základního nebo Rozšířeného řízení naplnit seznam generovaných přechodů. Po stisku tlačítka Dokončit proběhne vygenerování připravených přechodů. Pak stačí již jen nastavit parametr Používat procesní řízení na skladových dokladech v agendě Firemní údaje na Ano.

Stejná možnost je k dispozici také pro procesní řízení na požadavcích na objednávky vydané.

Pro skladové řízení na objednávkách (přijatých i vydaných) je definován jediný systémový stav (Neurčeno) a tak nemůže existovat ani žádný vzor přechodů mezi stavy. Pokud se při definici procesního stavu zvolí SkupinaObjednávky přijaté nebo Objednávky vydané, tlačítko Předvyplnit dle vzoru bude neaktivní. Procesní stavy i přechody mezi nimi je nutné nadefinovat ručně.

Úkoly přechody mezi procesními stavy nepodporují - nepoužívají se a není možné je definovat. Měnit hodnotu položky Stav je v rámci editace úkolů možné zcela bez omezení.

Před zahájením používání procesního řízení je vhodné postupovat systematicky:

  • navrhnout samotné procesy (scénáře oběhu dokladů v rámci organizace)
  • nadefinovat budoucí využívané procesní stavy na jednotlivých třídách nebo i řadách dokladů
  • nadefinovat přechody mezi těmito stavy, včetně práv jednotlivých rolí uživatelů na přepínání mezi stavy a na editaci dokladů v daných stavech

ABRA Gen umožňuje postupné zavádění procesního řízení i návrat k práci bez procesního řízení, nicméně ucelená a dobře rozmyšlená logická struktura procesního řízení je pro implementaci vždy výhodou.

V této agendě je k dispozici skupina parametrů, kterými je možné zapnout procesní řízení pro jednotlivé skupiny dokladů - naleznete je na záložce Parametry v kategorii Procesní řízení:

Pro všechny skupiny, na kterých chcete procesní řízení používat, nastavte příslušný parametr na hodnotu Ano.

Pro skladové doklady je v agendě Firemní údaje k dispozici ještě parametr ovlivňující, zda se při přepnutí do stavu Vyřízeno změní datum dokladu:

Ve webové aplikaci Úkoly je možné nastavovat procesní stavy automaticky (bez zapínání parametrem).

Po změně hodnot těchto parametrů může být nutné aplikaci ABRA Gen restartovat.

Pokud je procesní řízení zapnuto některým z parametů v agendě Firemní údaje, ale pro danou skupinu dokladů nejsou nadefinovány žádné přechody mezi stavy v agendě Přechody mezi procesními stavy, nebo není definován přechod pro první stav (tj. z nezadaného výchozího stavu do nějakého dalšího stavu), systém ABRA Gen začne procesní řízení používat, ale s omezením funkčnosti. Více viz Důsledky neúplného nastavení.

V této agendě se evidují stavy, které se budou v procesním řízení pro jednotlivé skupiny dokladů využívat.

V systému ABRA Gen je pro každou skupinu dokladů nadefinováno několik výchozích systémových stavů, které si je možné představit jako určité vzory, které jsou předlohou pro všechny procesní stavy definované v této agendě (každý záznam v této agendě je založen na jednom systémovém stavu). Chování dokladů nacházejících se v příslušném procesním stavu závisí na tom, z jakého je tento stav odvozen vzoru (systémového stavu).

Při prvním spuštění není tato agenda prázdná, ale pro každý systémový stav v rámci každé skupiny dokladů obsahuje výrobcem dodaný výchozí stav, který je od vzorového systémového stavu odvozen a má stejný název jako stav systémový. Tj.

  • pro skladové doklady je v této agendě k dispozici výchozí procesní stav nazvaný Plánováno odvozený od systémového stavu Plánováno, výchozí stav V přípravě odvozený od systémového stavu V přípravě, výchozí stav Vyřízeno odvozený od systémového stavu Vyřízeno a výchozí stav Storno odvozený od systémového stavu Storno
  • pro objednávky (přijaté i vydané) je k dispozici jediný výchozí procesní stav Neurčeno odvozený od systémového stavu Neurčeno
  • pro Požadavky na objednávky vydané je k dispozici výchozí procesní stav V přípravě odvozený od systémového stavu V přípravě, výchozí stav Odesláno odvozený od systémového stavu Odesláno, výchozí stav Potvrzeno odvozený od systémového stavu Potvrzeno, výchozí stav Vyřízeno odvozený od systémového stavu Vyřízeno a výchozí stav Storno odvozený od systémového stavu Storno
  • pro úkoly je k dispozici výchozí procesní stav nazvaný Fronta odvozený od systémového stavu Plánováno, výchozí stav V procesu odvozený od systémového stavu V přípravě, výchozí stav Hotovo odvozený od systémového stavu Vyřízeno a výchozí stav Smazáno odvozený od systémového stavu Storno

Výchozí stavy dodávané výrobcem není možné odstranit (ani není možné změnit jejich systémový stav). Tím je zajištěno, že v systému vždy zůstane alespoň jeden procesní stav každého typu.

V agendě Procesní stavy je možné změnit kódy (názvy) výchozích stavů, jakož i přidat vlastní uživatelské stavy.

Funkčním tlačítkem Nový přidáme nový procesní stav.

Na záložce Detail vyplníme následující údaje:

  • Skupina - položka určuje, jaké skupiny dokladů se bude definovaný procesní stav týkat. Na výběr jsou Skladové doklady, Objednávky přijaté, Objednávky vydané, Požadavek na objednávky vydané a Úkoly.

    V budoucích verzích systému mohou být doplněny další skupiny.

    Po uložení záznamu již není možné skupinu dodatečně změnit.

  • Systémový stav - systémový procesní stav, ze kterého bude zadávaný uživatelský stav vycházet.

    Po uložení záznamu již není možné systémový stav dodatečně změnit.

  • Popis systémových stavů - doplňující informace ke zvolené skupině systémových stavů; údaj pouze pro čtení.
  • Kód stavu - uživatelský název stavu.
  • Popis - nepovinná poznámka, která se zobrazí v dialogu při přechodu mezi stavy, pokud bude daný stav nadefinován jako cílový stav po přechodu.

  • Pořadí - pokud je z určitého stavu možné přejít do několika různých cílových stavů, můžeme zde nastavit pořadí, v jakém se v dialogovém okně při změně stavu budou nabízet. Při ponechání výchozí hodnoty 0 jsou uživatelské stavy v nabídce řazeny podle pořadí systémového stavu, ze kterého vycházejí.

    U stavů odvozených ze systémového stavu Storno pro skupinu Úkoly hodnota položky Pořadí určuje, který stav se bude používat jako "koš" při mazání úkolů. Více viz popis funkcionality Smazání úkolu.

  • Barva - zapnuté procesní řízení pro určitou skupinu dokladů způsobí, že se na záložce Seznam v dokladových agendách spadajících do dané skupiny ve výchozím nastavení zobrazí sloupec Stav, ve kterém se vypisuje kód stavu.

    Pro zlepšení orientace v seznamu dokladů je tento kód stavu (textový řetězec) navíc zvýrazněný barevným pozadím. Každý systémový stav má výrobcem určenou přednastavenou barvu, kterou je možné nahradit libovolnou vlastní barvou, zejména v případě, že si k jednomu systémovému stavu vytvoříte několik vlastních procesních stavů a potřebujete je od sebe barevně odlišit.

Založení nového procesního stavu K vydání, který vychází ze systémového stavu V přípravě.

Stejným způsobem postupně založíme všechny stavy, které budeme potřebovat. V rámci definice samotných stavů nerozlišujeme, pro které typy dokladů v rámci skupiny se budou používat – jednotlivé typy nebo řady dokladů mohou využívat všechny nebo jen některé z definovaných stavů, dle nastavení v agendě Přechody mezi procesními stavy.

Zde se nastavují výchozí stavy dokladů po uložení a povolené změny mezi jednotlivými stavy dokladu. Též je zde možné nastavit role a osoby oprávněné nakládat s doklady v jednotlivých stavech.

Přechody lze definovat dvojím způsobem:

  • ručně

  • automaticky (funkcí Generovat)

    Automatické generování je k dispozici pouze pro definování přechodů mezi procesními stavy skladových dokladů a požadavků na objednávky vydané.

Oba způsoby lze kombinovat, lze tedy například vygenerovat pro všechny typy skladových dokladů základní přechody mezi základními dvěma stavy (vycházejícími ze systémových stavů V přípravě a Vyřízeno) a pak pro některé řady ručně doplnit další přechody, pokud pro ně chceme používat strukturovanější proces.

Funkčním tlačítkem Nový přidáme nový přechod mezi procesními stavy.

Na záložce Detail vyplníme následující údaje:

  • Třída - vybereme jeden nebo více typů dokladů, které budou používat tento přechod
  • Z uživatelského stavu - vybereme z nadefinovaných stavů ten, který bude pro tento přechod počáteční. Pokud necháme políčko prázdné, znamená to, že doklad bude bezprostředně po vytvoření uložen v uživatelském stavu, který vybereme níže u položky Na uživatelský stav
  • Na uživatelský stav - vybereme z nadefinovaných stavů ten, do kterého se doklad přepne po přechodu

Na záložce Řady můžeme zadat, pro které řady dokladů bude tento přechod povolen. Vybírat lze pouze z řad, jejichž typ dokladu je shodný s typem dokladu zvoleným na záložce Detail (položka Třída). Pokud nevybereme žádnou řadu, bude tento přechod platný pro všechny řady v rámci daného typu dokladu.

V rámci editace přechodu mezi procesními stavy se je možné dostat do situace, kdy jsou na záložce Řady obsaženy řady, které patří k jiným typům dokladů.

Vytvoříme definici přechodu mezi procesními stavy platnou pro Příjemky. Na záložce Řady vybereme řady PR Příjemka a PRV Příjemka na sklad - výroba. Záznam uložíme.

Dodatečně si uvědomíme, že jsme nechtěli definovat přechod pro Příjemky, ale pro Převodky - výdeje. Vytvořený přechod otevřeme pro editaci F4 a na záložce Detail změníme třídu Příjemky na třídu Převodky - výdeje. Na záložce Řady zůstanou i po uložení původně vložené řady PR a PRV, přestože se nejedná o řady dokladů typu Převodky - výdeje. Můžeme je smazat (pro přehlednost bychom to měli udělat), nicméně pokud to neuděláme, budou se ignorovat a na průběh procesního řízení nebudou mít žádný vliv.

Nastavení zodpovědné role a zodpovědné osoby ke popsáno níže v samostatné sekci.

Stiskem funkčního tlačítka Uložit vytvořený uživatelský procesní stav uložíme.

Generování výchozí sady přechodů mezi procesními stavy je v současné době k dispozici pouze pro:

  • skladové doklady
  • Požadavky na objednávky vydané

Funkční tlačítko Generovat na záložce Seznam nebo Detail vyvolá dialogové okno Průvodce generováním nových přechodů mezi procesními stavy.

Průvodce generováním nových přechodů mezi procesními stavy.

Z číselníkové položky Skupina je sice možné vybrat různé skupiny dokladů, nicméně praktický význam mají pouze volby Skladový doklad a Požadavek na objednávku vydanou, pro které je generování implementováno. Ostatní skupiny jsou připraveny pro použití v budoucích verzích systému.

Vedle popisku Pro třídy klikneme na tlačítko a ze seznamu vybereme jeden nebo více typů dokladů. Ve střední části formuláře můžeme zadat výchozí (Ze stavu) a cílový (Na stav) stavy pro daný přechod. V dolní části okna je k dispozici lišta navigátoru:

VložitPřidatVymazatPředvyplnit dle vzoru

Navigátor v dialogovém okně

Navigátor v této záložce obsahuje tlačítka:

  • Pro pohyb kurzoru po řádcích (na začátek, předchozí řádek, další řádek, na konec) dokladu, změně jejich pořadí a hledání hodnoty v seznamu.
  • Vložit - Pro vložení nového řádku před aktuální řádek (na němž stojí kurzor). Pozor, údaje do nového řádku nelze zadávat, pokud v položce Pro třídy není vybrána alespoň jedna třída.
  • Přidat - Pro přidání nového řádku na konec.
  • Vymazat - Pro vymazání aktuálního řádku, resp. označených, pokud je nějaký označen. Pozor, není k dispozici, pokud v položce Pro třídy není vybrána alespoň jedna třída.

  • Předvyplnit dle vzoru - umožňuje přidat předdefinovanou sadu přechodů pro základní a rozšířené procesní řízení. Po jeho stisku si můžeme vybrat ze dvou vzorů, označených jako Základní a Rozšířený.

    • Základní

      Pro skladové doklady platí: využijí se pouze stavy V přípravě a Vyřízeno, nadefinují se přechody mezi nimi a nastaví se výchozí stav V přípravě pro nově vytvářené doklady.

      Pro Požadavky na objednávky vydané platí: využijí se pouze stavy Potvrzeno a Vyřízeno, nadefinují přechody mezi nimi a nastaví se výchozí stav Potvrzeno pro nově vytvořený doklad.

    • Rozšířený - využijí se všechny dostupné systémové stavy a nadefinují se smysluplné přechody mezi nimi.

    Oba způsoby je možné kombinovat (předvyplnit základní sadu přechodů dle vzoru a následně některé předvyplněné přechody odstranit nebo naopak další ručně doplnit).

Ve spodní části okna průvodce je k dispozici ještě ovládací prvek Omezit pouze na řady, který umožňuje omezit generované přechody jen na konkrétní řady dokladů. Tato volba umožňuje vybrat konkrétní řadu nebo řady dokladů, pro které se budou nové přechody generovat a nastavit tak procesní řízení individuálně pro jednotlivé řady. Tlačítko Dokončit (dokud je neaktivní, má nápis Dále) spustí generování požadovaných přechodů.

Za určitých okolností se může se stát, že třídy (typy dokladů) vybrané v horní části formuláře a řady dokladů vybrané v dolní části formuláře spolu navzájem nekorespondují. Vybrané řady dokladů, ke kterým není vybrána odpovídající třída (typ dokladů), se pro účely generování ignorují. Pokud k některé z vybraných tříd není k dispozici žádná řada dokladů, vygenerují se přechody pro vybranou třídu (typ dokladů) bez ohledu na řady. Vysvětlíme na příkladě.

V okně průvodce si uživatel nastaví, že chce generovat přechody pro třídy Příjemka a Vratka příjemek. Kliknutím na tlačítko vedle popisku Omezit pouze na řady se otevře číselník řad dokladů, programově omezený na řady příslušící k typům dokladů Příjemka a Vratka příjemek. Uživatel si vybere řady dokladů PR a PRV (příjemky) a VPR (vratky příjemek). Ještě před generováním přechodů však své rozhodnutí přehodnotí a původně nastavené omezení na třídy Příjemka a Vratka příjemek změní na Příjemka a Dodací list. Seznam dříve vybraných řad však již nijak neupravuje. Po kliknutí na tlačítko OK se stane následující:

  • příjemky: vygenerují se přechody platné pro vybrané řady PR a PRV
  • dodací listy: vygenerují se přechody platné bez omezení na řady - žádné řady DL nebyly vybrány
  • vratky příjemek: nevygeneruje se nic (ani přechody platné pro řadu VPR), protože nebyla vybrána třída Vratka příjemek

Zodpovědná role, resp. zodpovědná osoba je subjekt, který má právo opravovat doklad (ve chvíli, kdy je role resp. osoba na daném dokladu nastavená jako zodpovědná).

V sekcích Zodpovědná role a Zodpovědná osoba můžeme nastavit, kdo bude mít právo upravovat doklad po přepnutí do cílového stavu vybraného v kolonce Na uživatelský stav a jak bude probíhat nastavování role a osoby při přechodu mezi stavy.

Pokud v cílovém stavu nebude žádná role ani osoba na dokladu zadána, bude editace dokladu omezena pouze právy nastavenými v agendě Role, resp. Skupiny rolí.

Jednotlivé možnosti a volby jsou popsány v kapitole Přechody mezi procesními stavy - záložka Detail:

Na každém dokladu může být uvedena nejvýše jedna zodpovědná role a nejvýše jedna zodpovědná osoba. Jednotlivé předvolby (zatrhávací pole a číselníková položka pro ruční přednastavení zodpovědné role/osoby) představují různé mechanismy, jak zodpovědnou roli/osobu vybrat a zapsat na doklad. Priorita předvoleb odpovídá jejich umístění ve formuláři, jsou seřazeny od nejvyšší priority k nejnižší, tedy:

  1. Je-li zatržena volba Povolit změnu zodpovědné role / Povolit změnu zodpovědné osoby a uživatel provádějící změnu stavu tuto možnost využije, takto ručně nastavená role / osoba má nejvyšší prioritu.

  2. Pokud není role nebo osoba nastavená ručně při provádění změny stavu, kontroluje se nastavení volby Přenášet zadanou zodpovědnou roli při změně stavu / Přenášet zadanou zodpovědnou osobu při změně stavu (přenášet se může i prázdná hodnota).

    Přenosem se rozumí zachování zodpovědné role nebo osoby při změně stavu.

  3. Pouze pro zodpovědnou osobu: Vyplnit aktuálně přihlášeným uživatelem (vylučuje nastavení předvyplněné osoby v rámci následujícího bodu).
  4. Nejnižší prioritu má předvyplněná Zodpovědná role po přechodu / Zodpovědná osoba po přechodu (nastavená ve vlastnostech přechodu).

Pokud je v definici přechodu zatržená volba Povolit změnu zodpovědné role nebo Povolit změnu zodpovědné osoby, je provedení příslušné změny umožněno uživateli, který je na dokladu v daném stavu zodpovědnou osobou (případně je obsazen do role, která je na dokladu v daném stavu zodpovědnou rolí). Toto platí i v případě, že má uživatel v agendě Role pro konkrétní agendu u práva Při opravě umožnit změnu zodpovědné role a osoby nastavenou hodnotu Zakázáno nebo Bez určení. (Jinými slovy, nastavení vlastnosti přechodu má prioritu před nastavením v agendě Role.)

Přestože se přiřazení zodpovědné role a zodpovědné osoby k dokladu nastavuje téměř identickým způsobem, principy fungování zodpovědné role a zodpovědné osoby jsou odlišné.

  • Pokud je dokladu přiřazena jen zodpovědná role (a nikoli zodpovědná osoba), smí jej opravovat pouze uživatel obsazený do dané role.
  • Pokud je na dokladu uvedena jen zodpovědná osoba (a nikoli zodpovědná role), opravu může provést libovolný uživatel, který má k dispozici patřičná práva (z agend Role a Skupiny rolí). Uvedení zodpovědné osoby na dokladu pouze rozšiřuje okruh osob oprávněných k práci s daným dokladem (o tuto jednu osobu), ale množinu osob s oprávněním získaným jinými způsoby nijak neomezuje.
  • Pokud je dokladu přiřazena zodpovědná role i zodpovědná osoba (která tuto roli nemá), mohou doklad opravovat uživatelé obsazení do dané (zodpovědné) role a navíc ještě zodpovědná osoba. Pokud bychom chtěli povolit opravy dokladu jen a pouze zodpovědné osobě, bylo by zapotřebí přiřadit k dokladu zodpovědnou roli, kterou nikdo nemá, nebo – správněji – tuto osobu obsadit do individuální role a omezení práv realizovat uvedením této role jako zodpovědné role na příslušném dokladu.

Při vytváření přechodů mezi procesními stavy pomocí průvodce není možné zároveň nastavovat zodpovědné role či osoby oprávněné editovat doklad po provedené změně stavu (průvodce tuto možnost nenabízí). Zodpovědné role / zodpovědné osoby je nicméně možné doplnit k již vytvořeným přechodům pomocí funkčního tlačítka Opravit na záložce Seznam nebo Detail.

K hromadnému doplnění zodpovědných rolí nebo zodpovědných osob, případně jejich přiřazení k více stavům zároveň je možné použít funkci Rozšířená hromadná oprava.

Možnost změnit zodpovědnou roli nebo zodpovědnou osobu při změně stavu se řídí nastavením na přechodu pouze v případě, že uživatel nemá přiděleno právo provádět tyto změny na některé ze svých rolí.

V agendě Role (případně Skupiny rolí) na záložce Práva k funkcím ve skupině Skladové doklady je u jednotlivých typů dokladů možné nastavit právo (Procesní řízení) Při opravě umožnit změnu zodpovědné role a osoby, ve výchozím stavu nastavené na hodnotu Bez určení. V agendě Role je též možno přiřadit uživateli privilegium Obcházet práva k objektům, které také umožní přiřazovat role bez ohledu na nastavení na přechodu mezi stavy. Toto privilegium je však třeba používat s rozmyslem, není to standardní nástroj procesního řízení.

Protože přechody mezi procesními stavy jsou chráněnými objekty, lze nastavit pro konkrétní role uživatele právo na jejich použití. To lze využít například pro to, aby přepnutí příjemky ze stavu Ke kontrole do stavu Vyřízeno v našem Příkladu 3 mohl provést jen uživatel s rolí Kontrolor. Smysl má též ošetřit přepínání v opačném směru, než je obvyklý proces – pokud je například doklad Vyřízen, neměl by se za normálních okolností přepínat na nižší stav - právo tedy nepřidělíme řadovým skladníkům, ale pouze uživateli obsazeného do role Vedoucí skladu.

V agendě Role na záložce Práva k objektům je skupina Přechody mezi procesními stavy. Po rozkliknutí této skupiny se zobrazí všechny přechody, které jsou v systému definovány.

Mějme roli používanou pro skladníky na příjmu (Skladník - příjem). Uživatelům obsazeným do této role chceme povolit pouze přepnutí příjemky ze stavu Plánováno do stavu Ke kontrole (z Příkladu 3).

Nejprve označíme celou skupinu Přechody mezi procesními stavy, klikneme na ni pravým tlačítkem myši a vybereme Zakázat. Tím se roli Skladník zakážou všechny přechody mezi stavy na všech dokladech. Následně vybereme přechod Příjemka: Plánováno –> Ke kontrole a v lokální nabídce vyvolané stiskem pravého tlačítka myši na tomto přechodu vybereme možnost Povolit.

Pokud by se měl skladník zapojit do procesu expedice (viz Příklad 1), obsadili bychom ho ještě do role Skladník - expedice, které bychom povolili jiné přechody, konkrétně Dodací list: K vydání → Vydáváno a Dodací list: Vydáváno → Vyřízeno.

Přístup k dokladům z jednotlivých agend a nakládání s nimi se obecně nastavuje v agendě Role (nebo Skupiny rolí). U skladových dokladů nalezneme dvojici speciálních práv týkajících se procesního řízení, která umožňují obejít nastavení v definicích přechodů, resp. zodpovědné role a osoby nastavené na jednotlivých dokladech.

Můžeme tu tedy nastavit roli Vedoucí skladu tak, aby měla přístup ke všem dodacím listům, bez ohledu na to, jakou mají přiřazenou zodpovědnou roli nebo osobu, a aby na nich mohl vedoucí skladu měnit zodpovědné role a osoby a tím přidělovat práci skladníkům. V agendě Role na záložce Seznam vybereme roli Vedoucí skladu a na záložce Práva k funkcím ve skupině Skladové doklady zvolíme Dodací listy. Nastavíme (Procesní řízení) Při opravě umožnit změnu zodpovědné role a osoby i (Procesní řízení) Opravovat doklad mimo zodpovědnost na hodnotu Povolit.

Pokud bychom právo (Procesní řízení) Při opravě umožnit změnu zodpovědné role či osoby ponechali nastavené jako Bez určení, případně změnili na Zakázat, ruční změnu při přechodu mezi stavy bude možné provést jen při zapnutí povolení na definici přechodu mezi stavy.

Pokud je procesní řízení zapnuto některým z parametů v agendě Firemní údaje, ale pro danou skupinu dokladů nejsou nadefinovány žádné přechody mezi stavy v agendě Přechody mezi procesními stavy, nebo není definován přechod pro první stav (tj. z nezadaného výchozího stavu do nějakého dalšího stavu), systém ABRA Gen začne procesní řízení používat, ale s omezením funkčnosti.

Omezení funkčnosti v případě jen částečného nastavení procesního řízení:

Skladové doklady

Při uložení se doklad automaticky přepne do stavu Vyřízeno. Systém se chová (z hlediska platnosti dokladu a práce s množstevními údaji na jeho řádcích) prakticky stejně, jako by procesní řízení nebylo zapnuto.

Změna se ale projeví v agendách skladových dokladů a skladových karet:

  • na záložce Seznam je v systémové definici místo sloupce Množství zahrnut sloupec Dostupné množství (pokud však nejsou definovány přechody mezi procesními stavy a všechny doklady jsou ve stavu Vyřízeno, hodnoty ve sloupci Množství a ve sloupci Dostupné množství budou shodné)
  • součástí systémové definice jsou také sloupce Množství ve výdeji a Množství v příjmu, které ale budou vždy uvádět nulové množství (sloupce mají význam a obsahují smysluplné hodnoty jen při existenci dokladů nacházejících se v systémovém stavu V přípravě)
  • na témže místě se objeví nový sloupec Stav, který ale bude u všech dokladů uvádět hodnotu Vyřízeno

Objednávky přijaté, Objednávky vydané

Při uložení se doklad automaticky přepne do stavu Neurčeno. Systém se chová stejně, jako by procesní řízení nebylo zapnuto.

Požadavky na objednávky vydané

Při uložení se doklad automaticky přepne do stavu Potvrzeno. Systém se chová stejně, jako by procesní řízení nebylo zapnuto.

Úkoly

Chování se neřídí žádným parametrem, nastavování procesních stavů je vždy k dispozici. Při uložení se nastaví procesní stav, který uživatel zvolí. Na nově zakládaných úkolech se předvyplňuje procesní stav s nejnižším Pořadím.

Po aktivaci procesního řízení, tj.:

se v agendách skladových dokladů (případně v agendě Požadavky na objednávky vydané) na záložce Seznam objeví nové funkční tlačítko Změna stavu, které vyvolá dialogové okno Změna stavu sloužící ke změně stavu aktuálního záznamu ze záložky Seznam.

Změna stavu skladového dokladu (příjemky). Doklad se nachází ve stavu K vydání, ze kterého může přejít do stavu Vyřízeno (standardní proces). Uživatel jej nicméně může místo toho vrátit do stavu Plánováno, případně stornovat. . Jaké stavy se zde nabízí, závisí na nastavení procesního řízení a na oprávnění uživatele. Viz popis v položce Změnit stav na.

Význam jednotlivých položek v dialogovém okně:

Název Popis
Doklad

Typ dokladu a jeho DisplayName (řada dokladu, pořadové číslo a období).
Aktuální stav

Aktuální procesní stav (před změnou).
Změnit stav na

Požadovaný nový procesní stav. V závislosti na nastavení přechodů mezi procesními stavy pro daný typ dokladu a případně řadu může být možné z jednoho aktuálního stavu přejít do několika jiných. Nabízejí se všechny definované alternativy (přechody z jednoho stavu do druhého), ke kterým má přihlášený uživatel oprávnění, seřazené podle nadefinovaného pořadí procesních stavů.

Pokud se žádná možnost nenabízí, je to buď tím, že v agendě Přechody mezi procesními stavy pro daný typ dokladu není definován žádný přechod z jeho aktuálního stavu (do nějakého jiného stavu) a už tedy není, kam přejít, anebo tím, že uživatel nemá k takovému stavu oprávnění.

Situace, kdy je doklad aktuálně ve stavu Storno, následující stav, do něhož má Storno přejít, je např. stav Ke kontrole, ale aktuální uživatel nemám k takovému přechodu oprávnění. Tudíž jej nemůže provést a tudíž se mu ani nenabízí.
Role

Zodpovědná role a zodpovědná osoba, které se na dokladu nastaví bezprostředně po změně stavu.

V závislosti na vlastnostech zvoleného přechodu mezi stavy mohou být obě položky předvyplněny výchozími hodnotami.
Osoba

Na záložce Seznam je možné označit více záznamů a změnit jejich stav hromadně. Podmínkou je, že se všechny označené záznamy musejí nacházet ve stejném výchozím stavu (a shodný musí být také požadovaný cílový stav, v dialogu se dá nastavit jenom jeden).

Hromadná změna stavu trojice skladových dokladů s přenosem zodpovědných rolí a osob. Pokud jsou na jednotlivých dokladech před změnou stavu rozdílné zodpovědné role nebo osoby, zůstanou takto nastaveny i po změně. Podmínkou je nastavení vlastností Přenášet zadanou zodpovědnou roli při změně stavu a Přenášet zadanou zodpovědnou osobu při změně stavu ve vlastnostech přechodu (v tomto případě přechodu ze stavu Vyřízeno do stavu K vydání.

K přepínání procesních stavů je možné využít také skriptování nebo Web API. Viz FAQ Je možné vyvolat změnu procesního stavu skladového dokladu z externí aplikace?