Procesní tvorba dokladů - Vratka dodacího listu (VR) → Dobropis faktury vydané (DV)

• z agendy DV funkcí Nový→Nový podle existujících vratek
• z agendy DV v rámci editace DV funkcí Import→Vratky dodacích listů ke zdrojovým fakturám vydaným
• z agendy DV v rámci editace DV funkcí Import→Vratky dodacích listů k vybraným fakturám vydaným

Zde je možnost vybrat zdrojový doklad.

V dialogovém okně se nabídne seznam vratek, které lze do editovaného dobropisu aktuálně importovat, protože mají vazbu na příslušné doklady, viz též výše. V seznamu je uveden původ vratky, tj. číslo dokladu Dodací list, k němuž byla vratka vystavena:

Příklad seznamu vratek nabídnutých k importu do editovaného dobropisu

Pokud není nabídnutý seznam prázdný, pak můžete jednu vratku vybrat. Pokud je nabídnutý seznam prázdný, pak neexistuje žádná vratka, kterou by bylo možné v daný okamžik importovat a v importu vratky nelze pokračovat. Pozor, nabízené vratky nemusí být čerpatelné, protože už mohly být vyčerpány do jiných dobropis či vrácení příjmů. V takovém případě se po vybrání dané vratky do řádků DV nenaimportuje nic, podrobněji viz dále.

Nabízení vratek k importu - Jaké vratky se v daný okamžik nabízí:

Podmínky, které musí být splněny (všechny současně), aby se VR k importu nabídly:

• vratka byla vystavena k jednomu z dokladů Dodací list čerpaných do nějaké z aktuálně dobropisovaných faktur (faktur lze dobropisovat víc naráz v případě hromadných DV)
• vratka nemá nastaven příznak Vyřízeno

Které nabídnuté vratky jsou v daný okamžik do daného dobropisu opravdu importovatelné/čerpatelné:

Pokud vratka vznikla automaticky spolu s dobropisem, který stále existuje, pak je do dobropisu vyčerpána celá a není ji možné dále čerpat, tedy importovat do tvořeného dobropisu. V zobrazeném seznamu vratek ale mohou existovat samostatné vratky (bez dobropisů). Ty vznikly buď vytvořením samostatné vratky k některému z dodacích listů čerpaných do faktury, anebo vznikly spolu s dobropisem k dané faktuře, který byl později smazán. A z těch za určitých okolností čerpat lze.

Tj. podmínky, které musí být splněny, aby se z vybrané vratky do dobropisu něco naimportovalo (v opačném případě se řádek nenaimportuje vůbec, příp. se naimportuje s nulovým množstvím):

• na faktuře ještě zbývá něco k dobropisování, tj. celá ještě nebyla dobropisována. Pokud je již je celá vydobropisována, pak se sice nabídnou vratky vystavené k DL importovaným do dané FV, ale nic se z nich do DV nenaimportuje.

• vratka obsahuje alespoň jeden řádek čerpaný z těchto DL do právě dobropisované faktury (DL mohl být totiž čerpán do více faktur, tudíž i vratka k němu může obsahovat jen řádky čerpané do jiné faktury, než je ta právě dobropisovaná)

• z tohoto řádku lze do editovaného dobropisu k dané faktuře aktuálně čerpat. Řádek vratky lze do editovaného dobropisu aktuálně čerpat tehdy:

  • pokud nebyl dosud zcela vyčerpán do jiného dobropisu resp. vrácení příjmů

  • a pokud editovaný dobropis aktuálně neobsahuje žádný řádek k řádku faktury, který by byl současně na dané vratce (jelikož dobropis nemůže obsahovat současně dva nebo více řádků, které pocházejí z jednoho původního řádku faktury).

    Tato podmínka se testuje pro všechny typy řádků případně obsažených na VR, tj. i pro řádky typu 0,1. Kdy se na VR mohou vyskytovat i řádky typu 0,1, viz popis Typu řádku na VR.

    Mějme DL, na němž jsou řádky typu 0,1,2 a 3. K němu mějme samostatnou VR (bez vazby na dobropis) na částečný počet z DL, na kterém nechť jsou též řádky typu 0,1,2 a 3. Dále k DL mějme FV, na níž jsou rovněž všechny řádky typu 0,1,2 a 3 a vystavujeme dobropis. Do DV nechť se předvyplní z FV všechny typy řádků. Pokud chceme naimportovat množství z naší VR, musíme tyto předvyplněné řádky nejdříve odmazat (jelikož pochází z týchž řádků FV) a to všechny, tedy i řádky typu 0 a 1. (Dále viz, které řádky se z vratky importují.) Jinak se VR k importu nabízet nebude.

Jednotlivé podmínky objasníme postupně na dalších příkladech:

Ze vstupních kontrol uvedených v rámci obecného popisu fáze Vstupní kontroly vybraných dokladů zde přichází v úvahu následující:

• Kontrola čerpatelnosti vybraných dokladů - Tj. zda na zdrojových dokladech existuje alespoň jeden řádek, který byl vyhodnocen jako importovatelný. Ovšem s tím, že zde se doklad, který by nebyl vyhodnocen jako čerpatelný, ani nenabídne k výběru, viz Podmínky, které musí být splněny, aby se nabízela nějaká VR k importu.

  Pozor, nejedná se o shodné omezení jako je omezení za čerpatelné doklady, viz kap. Vratky dodacích listů - záložka Omezení, jelikož zde musí být splněno více podmínek.

Při vytváření DV podle VR se nevyvolává průvodce tvorbou dokladu, pouze se provede následující krok:

Řádky dobropisu faktury vydané jsou předvyplněny podle údajů z vratky dodacích listů. Hlavičkové údaje se z vratky nepřebírají, jsou předvyplněny ze zdrojové faktury (jde o inverzní doklad). Předvyplněné údaje tvořeného dokladu však můžete dodatečně změnit či doplnit. Další postup je standardní jako u jiných dokladů, proto viz dále obecný popis fáze Editace předpřipraveného dokladu a případný návrat zpět.

Při importu platí pro počty a částky následující pravidla:

• Mezi VR a DV vzniká pevná vazba. Viz záložka X-vazby VR a X-vazby DV.
• Doklady lze importovat i částečně (tj. jen některé jejich řádky nebo jen část některého řádku, viz kap. Importy dokladů - vazby mezi doklady)
• Pokud importujete vratku, naimportují se z ní pochopitelně jen ty řádky, které mají pro daný dobropis smysl, viz výše Podmínky, které musí být splněny, aby se nabízela nějaká VR k importu.

  Pro počty na vratkách a dobropisech musí být splněno:

  • vrátit vratkami (všemi vratkami k danému DL) lze maximálně tolik, kolik bylo na řádku vystaveného dodacího listu
  • dobropisovat na dobropisu lze maximálně tolik, kolik bylo na faktuře (jelikož dobropis je sám inverzním dokladem k faktuře a nelze vrátit více, než je na prvotním dokladu).
  • z vratek se importuje maximálně zbývající dosud nečerpaná část, tj. dosud nevyčerpané řádky s počty, které z nich ještě lze čerpat.

  Zda předvyplněné počty budete moci překročit, či nikoli, záleží jednak na tom, zda čerpáte vratku s opravou či bez opravy vratky, viz dále a pak samozřejmě na tom, kolik lze ještě dobropisovat a kolik z dodacího listu ještě lze vracet. Čerpání "S opravou VR"/"Bez opravy VR" viz dále, popis předvyplňování a oprav počtu viz položka Počet na DV a položka Počet na VR.

• Importovat lze vždy jen Importovatelné řádky:

  • Typ 3-skladový a Typ 2-text s počtem a částkou → U těchto řádků se sleduje, kolik z nich již bylo vyčerpáno (viz položka Čerpáno v subzáložce Obsah importovaného dokladu). Řádek je vyhodnocen jako importovatelný tehdy, pokud na něm zbývá nějaký počet dosud nečerpaný do následných dokladů. Přitom musí jít o řádky patřící k dobropisovatelným řádkům dané faktury, viz Podmínky, které musí být splněny, aby se nabízela nějaká VR k importu.
  • Typ 1-text s částkou a Typ 0-text → Pro řádky typu 0 - text a 1- text s částkou platí, že se z VR nikdy neimportují.

  Kdy se na VR mohou vyskytovat i řádky typu 0,1, viz popis Typu řádku na VR.

Tedy, pokud importujete vratku dodacího listu, která již byla čerpána částečně do jiného dobropisu nebo vrácení příjmu, naimportuje se z ní jen zbývající dosud nečerpaná část, tj. dosud nevyčerpané řádky typu 2 a 3 s počty, které ještě lze čerpat a současně, které ještě lze dobropisovat. Pokud předvyplněný počet snížíte, bude se jednat o částečný import. Zda tyto počty budete moci překročit či nikoli, záleží na tom, zda čerpáte vratku s opravou či bez opravy vratky (tj. zda jste zvolili režim čerpání s opravou nebo bez opravy, viz dále).

Pokud jste z dané vratky do daného dobropisu čerpali pouze částečné množství a nyní do ní chcete dočerpat zbytek, můžete tak učinit přímo zvýšením čerpaného počtu v záložce Obsah daného dobropisu. Počet lze samozřejmě zvyšovat jen v omezené míře a to s ohledem na počet, který ještě lze dobropisovat a počet, který ještě lze z vratky čerpat.

• Doklad nebo jeho část lze do téhož dokladu importovat opakovaně, ale samozřejmě jedině tehdy, pokud se daná VR znovu k importu nabízí.(Viz podmínky nabízení aktuálně importovatelných VR).

  Jak je to s možností znovu naimportovat případné vymazané řádky v rámci téže editace, viz popis u funkce Vymazat v navigátoru v záložce Obsah DV.

• Importované doklady lze odpojitv záložce Importované doklady (a tím smazat všechny z nich importované řádky, např. pro případ omylem naimportovaného dokladu) nebo lze importované řádky smazat ručně (po jednom nebo i hromadně označené).

  Jak je to po odpojení resp. vymazání řádků s případným současným vymazáním řádků také z VR, viz popis u funkce Vymazat v navigátoru v záložce Obsah DV.

• Hodnoty řádkových uživatelsky definovatelných položek se ze zdrojových dokladů do cílového dokladu importují automaticky, pokud tyto položky splňují podmínky pro vzájemný import, viz obecný popis import hodnot uživatelsky definovatelných položek. Pokud je přebírat nechcete, upravte definici daných položek.

Pokud importujete vratky (VR), můžete si zvolit, zda budete chtít tyto vratky současně i opravovat, či nikoli. Tzn., zda případné změny v řádcích naimportovaných z daných vratek budou chápány jako oprava těchto vratek či nikoli. Podle toho se liší následné chování systému.

Můžete volit ze dvou režimů:

• Čerpání z VR "Bez opravy VR" - Tj. čerpání z řádku VR bez opravy tohoto řádku. V tomto případě platí:

  • Do dobropisu můžete importovat (čerpat) maximálně jen takové množství, které lze dobropisovat a které zbývá k čerpání na dané vratce, tj. ještě nebylo importováno do žádného jiného dobropisu či vrácení příjmu.
  • Pokud zadáte menší množství, než je k dispozici k čerpání na vratce, pak půjde o částečný import, tj. do dobropisu čerpáte pouze část z dané vratky.

  • Vlastní obsah vratky se v tomto případě částečným importem (tedy po změně počtu zadáním menšího množství v řádku dobropisu importovaného z vratky) nijak nezmění!

    Řádky s kartami se šaržemi/sér.čísly částečně čerpat nelze, lze čerpat pouze celý počet, viz Použití šarží/sér. čísel na dokladech.

• Čerpání z VR "S opravou VR" - Tj. čerpání z řádku VR s opravou tohoto řádku. V tomto případě záleží na tom, zda daný řádek VR lze do editovaného dokladu naimportovat celý (tj. zda již byl předtím částečně importován (čerpán) do jiného dobropisu faktury vydané (DV) či vrácení pokladního příjmu (VP) či nikoli a zda množství na řádku importovaném z vratky je menší nebo rovno množství, které lze ještě dobropisovat), zda byl oceněn skladovou uzávěrkou a zda má uživatel právo opravovat VR:

  • Řádek VR lze naimportovat celý (tj. dosud nebyl částečně čerpán a množství na řádku importovaném z vratky je menší nebo rovno množství, které lze ještě dobropisovat), ani nebyl oceněn skladovou uzávěrkou a uživatel má právo opravovat VR - Pak režim čerpání tohoto řádku "S opravou VR" možný je a program jej nastaví. Pak změnou naimportovaného množství na dobropisu rovnou automaticky opravujete i množství na vratce. Tj. pokud na DV změníte množství předvyplněné z naimportovaného řádku VR, bude tato změna chápána jako oprava daného řádku VR.

    Tedy, pokud množství snížíte, nepůjde o částečné čerpání řádku VR (jako v režimu "Bez opravy"), ale o jeho opravu na menší množství. A naopak můžete množství zvýšit, zvýší se i na importované vratce. Měnit předvyplněné množství na dobropisu, potažmo na vratce však nejde zcela libovolně:

    • vždy musí platit, že na dobropisu bude maximálně tolik, kolik ještě lze dobropisovat z dobropisované faktury a současně na vratce může být maximálně tolik, kolik lze ještě vracet z dodacího listu, ke kterému je tato vratka vystavena (jedná se o ten dodací list, který je částečně nebo zcela importován do dobropisované faktury...)

    Vlastní obsah vratky se tedy po uložení dobropisu odpovídajícím způsobem změní!!!

  • Řádek VR nelze naimportovat celý (tj. již byl částečně čerpán nebo množství na importované vratce je větší než množství, které lze ještě dobropisovat) nebo byl oceněn skladovou uzávěrkou nebo uživatel nemá právo opravovat VR - Pak režim čerpání tohoto řádku "S opravou VR" možný není. Program na tuto skutečnost upozorní a nastaví režim "Bez opravy VR", viz výše.

  Pokud je v editovaném dokladu i řádek předvyplněný z dobropisované faktury (nikoli naimportovaný z VR), pak na tento bude v každém případě generována nová vratka. Tedy nově přidané řádky se nepřidávají na případnou importovanou vratku, ani když ji importujete v režimu čerpání s opravou VR.

  Informace o režimu čerpání daného řádku vratky je v takovém případě u každého řádku uvedena v položce "Způsob importu" v záložce Obsah dobropisu vydaného.

  Obdobná pravidla jako pro počty platí i pro částky.

Režimy objasníme na příkladech:

Celé zrekapitulujeme na závěrečném příkladu.