Inicializace mzdového období

Inicializace každého mzdového období je nezbytná, aby bylo možné v něm začít zpracovávat mzdy, inicializace prvního existujícího mzdového období je navíc nezbytná, aby bylo možno zadávat data mzdových agend (mzdové listy, nemoc. dávky apod.).

Inicializaci prvního mzd. období je rovněž možno provést v rámci Průvodce nastavením mezd ovšem s tím, že se při ní neprovádí všechny činnosti, které je možné provést v rámci inicializace spuštěné zde v agendě mzdové uzávěrky.

Pokud v 1. kroku Průvodce mzdovou uzávěrkou vyberete akci Inicializace mzdového období, pak po stisku tlačítka Další následují další kroky průvodce:

Činnosti při otevírání

V tomto kroku zatrhnete, jaké akce si přejete při inicializaci provést:

Stav zatržení pro předchozí akce se pamatuje na uživatele a předvyplní se podle předchozího použití.

Inicializovat nové období

Tato volba je zatržena vždy a nelze ji odtrhnout, jelikož to nemá význam. U dosud neinicializovaného mzd. období je třeba jej inicializovat, aby bylo možno zvolit i některou z dalších voleb a u již inicializovaného mzd. období nelze již provedenou inicializaci zrušit a provést znovu. Jaké akce se v rámci inicializace mzdového období provedou, závisí na zatržení následujících voleb, viz dále.

Vygenerovat mzdové listy pro platné PP

Jedná se o jednu z možností, jak vytvořit mzdové listy pro dané mzdové období.

Je-li tato volba zatržena, pak se vygenerují:

  • chybějící mzdové listy dílčí nebo souhrnné pro platné pracovní poměry pro inicializované období (tj. období, které se stane aktivním, nebo které příp. už aktivním je (tj. bylo inicializováno již dříve, přičemž nyní se volba opakuje)

  • chybějící mzdové listy dílčí nebo souhrnné pro ukončený prac. poměr s ND v ochranné lhůtě

    Funkce generuje pouze chybějící ML pro inicializované období bez ohledu na to, jaké mzdové listy za jaká mzdová období jsou v agendě mzdových listů právě zobrazovány. Pokud ML v daném období už existuje, pak se znovu nijak nepřegenerovává!!!

    Tudíž se ani znovu nijak nepředvyplňují jeho položky a výpočtová schémata. Viz též Předvyplňování položek a VS pro PL a ML.

    Uzávěrka počítá pouze s nesmazanými prac. poměry, případné skryté prac. poměry ignoruje.

Dále zadáte následující položky (jsou k dispozici jen, je-li volba Vygenerovat mzdové listy pro platné PP zatržena) v Údajích pro mzdové listy:

Název Popis
Datum dokladů

Jedná se o datum, k němuž budou vytvořeny doklady mzdových listů dílčích, viz položka Datum v hlavičce dílčího ML, resp. položka Datum v hlavičce souhrnného ML.

Předvyplňuje se prvním dnem inicializovaného mzdového období.
Řady dokladů

Zkratka řady dokladů typu Mzdové listy dílčí a Mzdové listy souhrnné, ve kterých se vytvoří generované mzdové listy. Zadáte zkratku řady nebo vyberete z číselníku Řad dokladů.

Zde zadané řady se použijí v případě, že pro daného zaměstnance resp. pracovní poměr neexistují mzdové listy pro předchozí mzdové období (tj. jedná se např. o nový pracovní poměr apod.) příp. řady, v nichž jsou vystaveny, již nelze použít (např. jsou skryté). Pokud ML za předchozí období existují a lze je použít, pak se zde zadané řady použijí pouze v případě, že není nastaveno Přenášet hodnoty z předchozího ML, viz následující položka. V opačném případě se použijí řady podle předchozích mzdových listů.
Přenášet hodnoty z předchozího ML

Možnost nastavit, zda se při tvorbě chybějících mzdových listů mají přenášet hodnoty ze mzdových listů pro daného zaměstnance z předchozího mzdového období (pokud odpovídající mzdové listy v předchozím období existují). Je-li zatrženo, provede se přenos (kopie) hodnot z předchozího ML pro ty položky, které mají ve své definici zatrženu vlastnost Přenos. Viz též Předvyplňování položek a VS pro PL a ML.

Stav zatržení se pamatuje na uživatele a předvyplní se podle předchozího použití.

Jak bylo uvedeno výše, pokud ML v daném období už existuje, pak se znovu nijak nepřegenerovává!!! Tudíž se ani znovu nijak nepřenáší jeho položky z předchozích ML. Pokud jste tedy údaje z předchozích mzdových období zpětně změnili a potřebujete je znovu přenést do již existujících mzdových listů v inicializovaném období, musíte existující mzdové listy v inicializovaném období nejdříve smazat!

Jak bylo zmíněno v kap. Jak začít používat agendy skupiny Mzdy a personalistika, doklady mezd a personalistiky generované v rámci inicializace nevyžadují zadání firmy.

Pokud při generování chybějících mzdových listů systém narazí na nějaký problém, díky němuž nelze nějaký ML vygenerovat (není splněna nějaká podmínka apod.), pak pokračuje dál v generování ostatních ML a chyby zobrazí až na konci generování. Tj. zviditelní záložku s chybami, kde zobrazí seznam ML, které se nepodařilo vygenerovat a důvody. Nevygenerované ML nebrání inicializaci mzdového období - ta se dokončí a období je inicializováno.

Vygenerovat pracovní kalendáře

Jedná se o jednu z možností, jak vytvořit konkrétní pracovní kalendáře pro dané mzdové období, tj. jak vygenerovat konkrétní směny na jednotlivé dny pro všechny existující pracovní kalendáře nadefinované v agendě Pracovních kalendářů. Konkrétní směny se vygenerují s ohledem na roční kalendář, na svátky zadané v agendě Placené svátky a na vzor pracovního kalendáře (posloupnost druhů směn) zadaný v záložce Vzor pro generování. Vygenerované směny na konkrétní dny jsou pak pro daný pracovní kalendář k dispozici v jeho záložce Kalendář, kde je lze v případě potřeby ještě modifikovat.

Přenést neuzavřené nemocenské dávky

Je-li zatrženo, pak se u neuzavřených nemocenských dávek, u nichž to má smysl (tj. dávek, které nemají zadáno datum ukončení a zakládají absenci) vygenerují zápisy pro další mzdové období, tj. u neuzavřených nemocenských dávek se vytvoří nové řádky s absencí pro inicializované období.

Vytvořit nové nároky na dovolenou (a přenést případné zůstatky staré dovolené)

Jedná se o jednu z možností, jak vytvořit nároky na dovolenou pro jednotlivé prac. poměry zaměstnanců. Tato volba je k dispozici pouze, pokud se inicializuje první mzdové období roku, a je ve stavu zatrženo, přičemž uživatel má možnost zatržítko odtrhnout. Je-li zatrženo, pak se pro všechny prac. poměry, které budou v inicializovaném období platné a u nichž byl zadán nárok na dovolenou ve stávajícím kalendářním roce a je u něj zatrženo, že se má následující rok rovněž generovat, vygenerují nároky na dovolenou podle údajů nároků na dovolenou stávajícího roku, přičemž navíc se provede přenos zůstatků staré dovolené (s ohledem na to, zda a kolik dnů nevyčerpané dovolené lze u daného druhu dovolené přenášet do následujícího kal. roku). Kontroluje, zda pro daný prac. poměr již není odpovídající nárok vytvořen (z předchozího spuštění inicializace téhož mzd. období či zadán ručně). Pokud ano, pak se již nárok znovu nijak nevytváří (tudíž, pokud chcete jeho údaje změnit, musíte jej ručně opravit).

S výhodou využijete pro automatické vygenerování nároků na dovolené pro příští rok, s tím, že pokud byste nechtěli přenášet zůstatky, nastavíte si u příslušných dovolených na nulu položku Přenos zůstatku do dalšího roku max. dní.

Při automatické tvorbě nároků na dovolenou se některé položky předvyplňují podle aktuální definice příslušného druhu dovolených a některé podle aktuálních hodnot stejnojmenných položek z "kopírovaného" nároku, viz popis v záložce Detail agendy Dovolených. Tudíž je potřeba po provedení inicializace vygenerované nároky zkontrolovat, zda jejich údaje odpovídají aktuálním požadavkům v novém roce (nároky, krácení apod.).

Od 1.1.2021 došlo v oblasti nároků na dovolenou k legislativním změnám. Změny jsou zohledněny ve verzi ABRA Gen 21.0 a novějších.

Inicializací mzdového období leden 2021 systém automaticky začne pracovat s aktuálně platnou legislativou. Mohou nastat dvě situace:

  1. Zaměstnanec v roce 2020 vyčerpal veškerou dovolenou.
    V tomto případě se vytvoří pouze nový nárok Základní dovolená - na dovolenou v roce 2021, v hodinách.

  2. Zaměstnanci se přenáší nenulový zůstatek dovolené do roku 2021.
    V tomto případě se vytvoří dva nároky na dovolenou:

    • Druh dovolené = Řádná dovolená reprezentující nárok na starou dovolenou (resp. její nevyčerpanou část) podle předpisu platného v roce 2020 (podle starých pravidel).

    • Druh dovolené = Základní dovolená reprezentující nárok na novou dovolenou pro rok 2021, v hodinách, v novém pojetí.

Systém automaticky založí nový nárok v týdnech přepočtený na základě nároku z předchozího období. Například v případě nároku na 25 dní v roce 2020 systém vytvoří nárok na dovolenou v roce 2021 v délce 5 týdnů.

V případě, že jste již inicializovali období leden 2021 ve verzi 20.3 nebo starší, která novou funkcionalitu ještě nepodporovala, je zapotřebí před spočtením mezd za leden vygenerované nároky pro rok 2021 vymazat a období leden 2021 inicializovat znovu přičemž se nároky vygenerují znovu podle nových pravidel.

Více informací naleznete v kap. Návody - sekce Nároky a čerpání dovolené od roku 2021. PDF příručku si můžete stáhnout rovnou také zde.

Spočítat průměr na dovolenou (na náhrady)

Tato volba je k dispozici pouze při inicializaci prvního měsíce čtvrtletí, tj. při inicializaci ledna, dubna, července a října, a je ve stavu zatrženo, přičemž uživatel má možnost zatržítko odtrhnout.

Jedná se o jednu z možností vytvoření průměru resp. vyvolání výpočtu průměrů na náhrady pro dané mzdové období.

Je-li tato volba zatržena, pak se spočítají:

  • chybějící průměry na náhrady pro platné pracovní poměry pro inicializované období (tj. období, které se stane aktivním, nebo které příp. už aktivním je (tj. bylo inicializováno již dříve, přičemž nyní se volba opakuje)

    Uzávěrka počítá pouze s nesmazanými prac. poměry, případné skryté prac. poměry ignoruje.

Dále zadáte následující položky (jsou k dispozici jen, je-li volba Spočítat průměr na náhrady zatržena) v Údajích pro průměry:

Název Popis
Vymazat případné již existující vypočítané průměry pro generované období Tato volba je popsána u funkce Výpočet průměrů na dovolenou v agendě Pracovní poměry.
Do popisu vygenerovaných průměrů na náhrady vyplnit Text, který se doplní do položky Popis v agendě Průměry.

Pokud při výpočtu chybějících průměrů na náhrady systém narazí na nějaký problém, kvůli němuž nelze nějaký průměr spočítat (k pracovnímu poměru není přiřazeno výpočtové schéma pro průměr, není splněna nějaká podmínka apod.), pak pokračuje dál ve výpočtu ostatních průměrů a chyby zobrazí až na konci inicializace. Tj. zviditelní záložku s chybami, kde zobrazí seznam průměrů, které se nepodařilo spočítat a důvody. Nespočtené průměry nebrání inicializaci mzdového období - ta se dokončí a období je inicializováno.

Průměr nelze spočítat, pokud není k pracovnímu poměru (např. k Dohodě o provedení práce) přiřazeno výpočtové schéma pro průměr, které se zadává v agendě Druhy pracovních poměrů v subzáložce Výpočtová schémata, když má položka Třída hodnotu Průměr.

Kontrola

V tomto kroku zobrazí rekapitulaci činností, které má v rámci inicializace provést. Pokud chcete něco změnit, můžete se vrátit do předchozího kroku nebo inicializaci zrušit.

Výsledná informace

Po stisku Další se systém pokusí uzávěrku provést, tj. provést inicializaci mzdového období a úkony zvolené v prvním kroku. O výsledku provedené uzávěrky zobrazí závěrečné informace, které jsou standardně rozděleny do subzáložek dle svého významu:

Obsažené subzáložky: Shrnutí Chyby, které nastaly v průběhu uzávěrky

Shrnutí

Výsledná souhrnná informace, zda se podařilo požadované akce provést a s jakým výsledkem. Pokud nastaly nějaké překážky bránící v dokončení operace, program je oznámí a chyby zobrazí v subzáložce Chyby, které nastaly v průběhu uzávěrky.

Chyby, které nastaly v průběhu uzávěrky

Subzáložka je k dispozici pouze tehdy, pokud při zpracování uzávěrky dojde k nějaké chybě. Slouží k zobrazení seznamu chyb, který si uživatel může prohlížet, příp. vytisknout a podle něj postupně příčiny chyb odstraňovat.

Příklad chyb:

  • Nepodařilo se vygenerovat novému zaměstnanci mzdový list, protože řada mzdových listů nastavená v prvním kroku uzávěrky, je pro dané období zablokována blokacemi.