Schvalování výdajů - obecně

V této kap. naleznete popis následujících témat:

Základní pojmy a proces schvalování výdajů

Schvalování výdajů slouží k vnitrofiremnímu řízení výdajů ve firmě co se týče budoucích výdajů (různé nákupy zboží, služeb, majetku aj.). Je-li zavedeno a ve firmě používáno, umožňuje vedení firmy mít plně pod kontrolou všechny budoucí nákupy.

Proces objasníme na příkladu:

Vedoucí oddělení zodpovědný mj. za výdaje svého oddělení, má přidělen nějaký pravidelný rámcový rozpočet na jednotlivá období. Aby však finanční ředitel měl pod kontrolou budoucí cashflow firmy v každém okamžiku, je zavedeno, že před každým plánovaným nákupem musí jednotliví vedoucí za svá oddělení vystavit požadavek na tento výdaj, který musí schválit finanční ředitel. Schválení požadavku je pro vedoucího signál, že lze daný nákup uskutečnit. Když potom k nákupu dojde a do systému ABRA Gen je zadáván konkrétní výdajový doklad, je tento doklad svázán s příslušným záznamem schváleného výdaje. Systém ABRA Gen (s ohledem na nastavení) nepovolí uložení výdajového dokladu, který by nebyl pokryt v dostatečné výši předem schváleným výdajem.

Požadavky na schválení se zadávají v agendě Požadavky na schválení výdajů (PSV). Jak bylo uvedeno v popisu Jak začít používat schvalování výdajů, vystavované požadavky na schválení výdajů jsou v ABRA Gen pojaty jako doklady, proto musí mít patřičné náležitosti dokladů. Tj. jsou vystavovány v nějaké řadě dokladů odpovídajícího typu, jsou odpovídajícím způsobem číslovány atd. Každý požadavek má mj. nastavenu periodicitu a může mít jeden či více řádků. Ke schvalování se využívá standardního procesu schvalování dokladů v ABRA Gen podle schvalovacího scénáře nastaveného pro daný typ dokladů. Je-li požadavek schválen, vytvoří se k němu s ohledem na jeho periodicitu odpovídající počet dokladů typu Schválený výdaj (SV) - na každý měsíc jeden. Tedy např. k jednorázovému požadavku vznikne jeden dokad SV, ke čtvrtletnímu požadavku vzniknou tři doklady SV. Doklad Schváleného výdaje si z Požadavku na schválení přebere hlavičkové a řádkové údaje. Tyto Schválené výdaje jsou evidovány v agendě Schválené výdaje. V agendě Schválené výdaje - řádky lze sledovat jednotlivé doklady SV po řádcích. Ze řádků se pak čerpá do řádků nákladových dokladů.

V agendách dokladů, kterých se schvalování výdajů může týkat (tj. faktury přijaté, pokladní výdeje, ostatní výdaje a interní doklady), je v detailu dokladu mj. k dispozici subzáložka Schvalování výdajů. Zde je ke každému řádku výdajového dokladu vidět, jakými řádky jakého dokladu typu Schválený výdaj byla daná částka na řádku nákupního dokladu schválena. Jeden řádek výdajového dokladu může být pokryt více řádky dokladu(ů) typu Schválený výdaj. A naopak jeden řádek Schváleného výdaje může být čerpán do více řádků výdajových dokladů (např. do jednoho či do více řádků jedné faktury přijaté či více faktur přijatých). Platí ale, že schválenou částku z řádku schváleného výdaje nelze přečerpat.

Ve firemních údajích v záložce Schvalování výdajů lze nastavit, jak se má systém zachovat při ukládání výdajového dokladu, pokud jeho řádky nejsou pokryty adekvátní částkou schválených výdajů.

Vedoucí oddělení ví, že v následujícím kvartálu bude opakovaně nakupovat určitou službu od subdodavatele v různých cenách, ale odhaduje, že celkově by nákup měl být cca 10000. Zadá si požadavek na schválení ve výši 10000. Může u něj zadat více řádků a upřesnit, co z 10000 je plánováno na ten který konkrétní nákup. Může jej ale zadat i jako jednořádkový v celkové částce 10000 a z tohoto řádku pak postupně čerpat při zadávání faktur přijatých za uskutečněné služby.

Zapnout podporu schvalování do verze 11.01 bylo možné speciálním parametrem v Nexus.cfg.

Pomocí nastavení v záložce Schvalování výdajů ve Firemních nastaveních lze ve vybraných agendách stanovit, jak se má systém zachovat při ukládání výdajového dokladu, pokud jeho řádky nejsou pokryty adekvátní částkou schválených výdajů.

Jelikož Požadavky na schválení výdajů jsou doklady, které podléhají schvalování dokladů, platí pro ně dále pravidla, uvedená v kap. Schvalování dokladů - obecně.

Typy dokladů, které schvalování výdajů podporují, viz popis záložky Schvalování výdajů.