Jak vystavit doklad podle jiného

V systému ABRA Gen je možné navzájem importovat doklady, které spolu souvisí. Při vystavování nových dokladů můžete využít jejich návaznosti na případné předchozí doklady, pokud již takové existují a přebírat z nich údaje tj. využít vzájemných importů mezi doklady. Např. fakturu vydanou můžete vystavit na základě již existujícího dokladu nedaňového zálohového listu (ZL), předchozích objednávek přijatých či dodacích listů, podle příjemek příp. do ní naimportovat (zúčtovat) daňový zálohový list apod. Tím si jednak výrazně ušetříte čas zadáváním týchž údajů znovu (řada údajů se do nového dokladu předvyplní) a druhak budete pak moc sledovat, jak byl doklad "čerpán" (např. kolik z objednávky přijaté již bylo dodáno a fakturováno a jakými doklady).

Vytvoření nového dokladu podle jiného již existujícího

K dispozici jsou typicky 3 možnosti, jak doklad vystavit "podle jiného" (říkejme mu zdrojový doklad):

1. Vystavit nový doklad podle jiného v rámci funkce Nový v agendě vystavovaného dokladu. Podívejte se např. v agendě Faktury vydané na nabídku u funkce Nový:

   

   Novou fakturu vydanou můžete vystavit podle celé řady zdrojových dokladů.

   
   

2. Vystavit nový doklad podle jiného pomocí funkce Vytvořit v agendě zdrojového dokladu. Podívejte se např. v agendě Objednávky přijaté na nabídku u funkce Vytvořit:

   

   Můžete označit i více objednávek a ke všem označeným najednou vytvořit novou fakturu vydanou.

    

3. Vystavit nový doklad prázdný bez vazby na jiný doklad a až v průběhu editace pomocí funkce Import předchozí doklad/doklady naimportovat. Podívejte se v detailu editovaného dokladu, např. faktury vydané, na nabídku u funkce Import:

   
   

   Importovat můžete i do dokladu, který již nějaké řádky má.

 

Jednotlivé možnosti vystavení nového dokladu se liší v podstatě pouze tím, zda do něj importujete nějaký/nějaké doklad/doklady hned na počátku tvorby nového dokladu či nikoli a který z nich se použije pro předvyplnění hlavičkových údajů.

Vystavení dokladu podle jiného si nyní předvedeme:

Mějme vystavenu objednávku přijatou. Objednávka je potvrzena, takže ji můžeme vyexpedovat a vyfakturovat (což lze udělat postupně nebo i najednou v jednom kroku). Vytvoříme tedy fakturu vydanou podle dané objednávky přijaté, dodací list se vytvoří automaticky spolu s fakturou.

Otevřeme agendu Faktury vydané. Viz modul Prodej → záložka Zálohy a faktury→ agenda Faktury vydané. Zobrazíme si nabídku podfunkcí u funkce Nový... a vybereme Podle objednávky přijaté:

Nabídku podfunkcí vyvoláme například kliknutím na šipku u tlačítka Nový.

Otevře se průvodce výběrem dokladu, kde danou objednávku vydanou dohledáme. K dispozici je více možností jak doklad vyhledat:

Zde je vidět konkrétní příklad jedné ze dvou nejčastěji používaných metod: Vyhledání dokladu podle jeho identifikace – celého názvu nebo jen části.

Zde je konkrétní příklad druhé ze dvou nejčastěji používaných metod: Vyhledání dokladu podle libovolných hodnot, přičemž se rovnou nabízí nejčastější omezení pro tento případ a to jen "čerpatelné" doklady (objednávky přijaté , které ještě nebyly zcela vyfakturovány). K této podmínce můžeme v dalším kroku přidat i jiné podmínky, například jen "Potvrzené objednávky přijaté". V dalším kroku se pak zobrazí seznam dokladů vyhovujících podmínkám, z nichž vybereme naši objednávku přijatou. (Bylo by možné jich označit a vybrat i víc najednou.) Pokud vás zajímá detailní popis všech možností, jak doklad vyhledat, můžete se vše dozvědět v kapitole nápovědy Průvodce výběrem dokladu resp. Průvodce výběrem záznamu.

 

Dále se nám nabídne možnost do faktury převzít hlavičkové údaje z vybrané objednávky přijaté. Příp. můžeme zatrhnout, jaké další údaje chceme ze zdrojového dokladu převzít. Můžeme také vybírat i jeho jednotlivé řádky:

Při vytváření faktury použijeme hlavičkové údaje z vybrané objednávky vydané. Zatrhneme příp. další položky, např. si vybereme jen řádky zcela pokryté skladem. Poté stiskneme Dokončit.

Zobrazí se rozeditovaná faktura vydaná s údaji předvyplněnými podle objednávky. Např. firma, měna, ... Rovněž v řádcích budou předvyplněny ty řádky, které jsme si nechali naimportovat z objednávky. Předvyplněnou fakturu upravíme podle potřeby a uložíme.

Předvyplněná Hlavička a Obsah vystavované faktury. Ve sloupci "Importovaný doklad" se zobrazuje Bez čísla/Číslo objednávky. "Bez čísla" znamená, že k danému řádku objednávky přijaté zatím neexistuje dodací list. Dodací list se v tomto případě vytvoří automaticky při uložení faktury a dostane konkrétní číslo. Do té doby se zde zobrazuje "Bez čísla".

 

Po uložení se údaj Bez čísla změní na konkrétní číslo vystaveného DL:

 

Doklady naimportované do naší vystavené faktury si můžeme prohlédnout i v rámci záložky X-vazby:

 

Pokud se chcete dozvědět více o vzájemných importech dokladů a jejich pravidlech, běžte do kap. procesní tvorba dokladů. Také se můžete podívat na popis jednotlivých funkcí, kterými lze vzájemné importy jednoho dokladu do druhého vyvolat. (Viz funkce Nový resp. Vytvořit v záložkách Seznam, funkce Import v záložkách Detail, příp. viz též záložka X-vazby v jednotlivých agendách, pokud je daná funkce/záložka v dané agendě k dispozici.).