Základní pojmy a co je třeba k provozu

Zde zmíníme několik základních pojmů:

Specifikace, co je dlouhodobý majetek, je dána platnými legislativními normami. Pro evidenci dlouhodobého majetku je určena agenda Dlouhodobý majetek.

Drobný hmotný i nehmotný majetek = majetek, o kterém účetní jednotka rozhodla, že není dlouhodobým majetkem. V takovém případě se při pořízení vyúčtuje:

  • Hmotný - do nákladů na účet 501 - spotřeba materiálu
  • Nehmotný - do nákladů na účet 518 - ostatní služby

Účetní jednotka určí, které druhy takto zúčtovaného drobného majetku bude dále sledovat až do jeho vyřazení v operativní evidenci a uvádět v příloze k účetní uzávěrce.

Pro evidenci drobného majetku je určena agenda Drobného majetku. Pokud tedy máte drobný majetek, o kterém úč. jednotka rozhodla, že není dlouhodobým majetkem, ale má být veden v operativní evidenci až do vyřazení, budete jej vést v agendě Drobného majetku.

Podklady pro text čerpány z časopisu Účetnictví 9/2001, Vladimír Hruška, str.6).

Dříve existoval i pojem Drobný dlouhodobý majetek(DDM). Jednalo se o:

  • Hmotný DDM - movité věci, případně soubory movitých věcí se samostatným technicko ekonomickým určením, jejichž doba použitelnosti byla delší než jeden rok a ocenění je do 40 000,- (včetně). (Např.: předměty z drahých kovů, věci z finančního pronájmu koupené nájemcem nebo bezúplatně převzaté a oceněné reprodukční pořizovací cenou, další věci určené účetní jednotkou)
  • Nehmotný DDM - nehmotné majetkové položky určené účetní jednotkou, pokud jejich doba použitelnosti je delší než jeden rok a ocenění jedné položky je do 60 000,- (včetně).

Drobný dlouhodobý majetek byl účtován na účty třídy nula, přičemž bylo plně v kompetenci účetní jednotky, jaký způsob odpisování drobného dlouhodobého majetku (DDM) zvolí. Nesměla být však narušena věcná a časová souvislost nákladů a výnosů (viz postupy účtování, účtová třída nula, dlouhodobý majetek, čl.IV, odst.3). Pro odpisy DDM platila zásada, že jejich účtování se provádělo na účet 551 - odpisy dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku. Takový majetek tedy byl zařazován do evidence a poté odepsán (obvykle jednorázově ve výši 100%). Pro evidenci drobného dlouhodobého majetku je určena rovněž agenda Dlouhodobý majetek.

Pojem Drobný dlouhodobý majetek byl od r. 2003 zrušen (vyhl. č.500/2002).

V systému ABRA Gen platí, že u karet s prvky není seznam prvků veden v nějaké samostatné agendě, ale je veden přímo v agendě Dlouhodobého majetku (vyvolává se v agendě karet v Detailu dané karty na subzáložce Prvky, kde se zobrazují vždy prvky k dané kartě). Umožňuje přidávat nové prvky , resp. některé jejich údaje opravovat nebo prvky souboru odebírat. Rozlišují se prvky oceněné a neoceněné. Oceněné mají vliv na celkovou cenu majetku a striktně se hlídá, aby součet oceněných prvků odpovídal celkové ceně majetku.

Z toho plyne, že karty bez prvků i s prvky jsou v jedné společné agendě. O tom, o jakou kartu se jedná a co pro ni tedy nadále bude platit, rozhoduje položka Typ karty:

Typ karty se zadává v subzáložce Kmenové údaje dané karty DM a měnit jej při opravě je možno jen v případě, že karta je teprve v pořízení anebo dosud nebyl zaúčtován žádný odpis.

Nemá žádné prvky.

V tomto případě je k dispozici subzáložka Prvky, kde lze ke kartě zadávat prvky a údaje o nich, ale neprovádí se žádné kontroly seznamu prvků a jejich cen oproti údajům o cenách uvedených u karty majetku a prvky mají význam čistě textově informační, lze je tedy libovolně přidávat, opravovat i ubírat bez vlivu na jakékoliv údaje na kartě. S cenami, odpisy atd. se na kartě pracuje stejně, jako by šlo o kartu jednoduchou, tedy žádné rozpady na prvky se neprovádí, zůstatkové ceny prvků se nesledují.

V tomto případě je k dispozici subzáložka Prvky, kde lze ke kartě zadávat prvky a údaje o nich, přičemž u jednotlivých prvků se sledují i jejich ceny a platí úzká vazba mezi prvky souboru a údaji na kartě samotné. Vstupní cena takového majetku je dána součtem vstupních cen jednotlivých prvků. Tedy nelze ji na kartě editovat, ale automaticky se počítá z prvků. Každá manipulace s oceněnými prvky má za následek vystavení patřičných dokladů a příslušné promítnutí do cen celého souboru:

  • Přidání nového prvku znamená přecenění - zvýšení ceny celého souboru, přičemž se generuje tzv. sekundární doklad Zařazení do evidence ve výši ceny nového prvku (samozřejmě jen tehdy, je-li karta již v evidenci). Generovaný doklad zařazení do evidence má zaznamenány prvky, kterých se zařazení týkalo a v jakých částkách (vstupních i zůstatkových, které jsou v tomto případě shodné).
  • Zvýšení ceny již evidovaného prvku znamená rovněž přecenění - zvýšení ceny celého souboru a je možno ji provést jen zadáním dokladu Změna ceny s daným prvkem.
  • Vyjmutí prvku ze souboru znamená přecenění - snížení ceny celého souboru přičemž se generuje doklad částečného příp. úplného Vyřazení. Pro tento doklad se provede vyřazení resp. vyrovnání oprávek podle odpovídajících vstupních a zůstatkových cen vyjímaných prvků. Generovaný doklad vyřazení má ve své subkolekci zaznamenány prvky, kterých se vyřazení týkalo a v jakých částkách (vstupních i zůstatkových).

Snížení ceny již evidovaného prvku jednoduše provést nelze, jelikož u souboru se doklad vyřazení generuje jedině na základě vyjmutí prvku.

Dokud je karta v pořízení, tak lze s prvky libovolně manipulovat, aniž by se generovaly jakékoliv doklady. Od okamžiku, kdy se soubor zařadí do evidence a vygeneruje se doklad ZM, pak už platí výše popsaná pravidla pro manipulaci s prvky.

Nezbytnou podmínkou pro provoz majetku je, aby byla tato část systému licencována. Pro typ licence Konkurenční platí, že majetek je licencován samostatně - viz Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti). Pro typ licence Pojmenovaní uživatele platí, že majetek je zahrnut v rámci licence uživatele pro Přístup do systému.