Hromadná fakturace - vystavování dokladů Faktury vydané a Dodací listy

Tato funkcionalita je dostupná pouze v rámci služby ABRA Gen předplatné.

Ve verzi 25.4 došlo k několika úpravám týkajících se možnosti hromadného vystavování dokladů, a to konkrétně k hromadnému vystavování dokladů Faktury vydané (FV) a Dodací listy (DL) podle vybraného nebo vybraných dokladů Objednávky přijaté.

Na rozdíl od dosavadní funkčnosti hromadného vystavování dokladů z agend nyní nemusíte řešit, jaké doklady označujete, aby bylo možné tuto novou hromadnou tvorbu dokladů vyvolat a provést. Můžete tedy označit jakoukoliv množinu objednávek, použít funkci Hromadná fakturace v agendě Objednávky přijaté a systém na pozadí vytvoří odpovídající množinu následných dokladů. Funkce se přitom řídí systémově definovanými pravidly.

V praxi to znamená, že systém automaticky seskupí vstupní doklady Objednávky přijaté podle shodných hlavičkových údajů a následně pro ně vytvoří výsledné doklady. Níže si uvedeme detailnější informace.

Vystavené doklady jsou primárně seskupovány podle Firmy a dle nastavení položky Seskupování hromadné fakturace v agendě Adresář firem dané firmy z dokladu Objednávka přijatá. Při výchozím nastavení Seskupování hromadné fakturace se doklady tvoří dle firmy, ale lze nastavit seskupování na úrovni jednotlivých poboček, případně lze nastavit možnost doklady neseskupovat vůbec. V takovém případě jsou pak doklady tvořeny 1:1.

Druhotné seskupení probíhá dle hlavičkových údajů. Zde jsou podmínky různé dle typu vystavovaného dokladu. Pro každou skupinu dokladů s vyhodnocenými shodnými položkami se vytvoří jeden doklad Faktura vydaná nebo Dodací list.

V tomto je klíčový rozdíl oproti dosavadní funkčnosti hromadného vystavování dokladů přes importního manažera. Pro ten je totiž nutná shodně nastavená Firma v hlavičkových údajích dokladu, případně se u více označených dokladů musel zvolit zdrojový doklad pro výběr hlavičkových údajů, aby mohl být vytvořen pouze jeden společný doklad.

Při hromadném vystavování dokladu Faktura vydaná záleží na tom, zda byl už dříve k objednávce vystaven Dodací list. Pokud již vystaven byl, pak vystavování dokladů probíhá s ohledem na tento existující doklad a řídí se to dle podmínek vystavování dokladu Dodací list. Pokud ještě doklad Dodací list vystaven nebyl, pak probíhá vystavení dokladů FV s ohledem na položky vyjmenované níže. Na základě těchto vystavených faktur jsou teprve hromadně vystaveny doklady DL.

Aby bylo možné řádky zdrojového dokladu čerpat do jednoho dokladu nového, musí být vybrané položky objednávek vyhodnoceny jako shodné. Tyto položky mají tedy vliv na další seskupování při tvorbě dokladů. Konkrétně se jedná o následující položky:

Zohlednění výše uvedených položek umožňuje pokrýt všechny základní případy a situace, které mohou v rámci nastavování hlavičkových údajů na dokladu nastat. V praxi ale pravděpodobně nebude tak časté, aby se pro jednu firmu tak výrazně lišily hlavičkové údaje vystavovaných dokladů.

Pokud vám nevyhovuje systémové nastavení seskupování vytvářených dokladů, je možné ovlivnit položky pro seskupování pomocí skriptingového háčku MassInvoicing_InputGrouping_Hook. Více informací viz sekce Uživatelské přizpůsobení pomocí skriptingu a parametru v Nexus.cfg.

Aby bylo možné řádky zdrojového dokladu čerpat do jednoho dokladu nového, musí být vybrané položky objednávek vyhodnoceny jako shodné. Tyto položky mají tedy vliv na další seskupování při tvorbě dokladů. Konkrétně se jedná o následující položky:

Při vystavování dokladu z označeného zdrojového dokladu nebo zdrojových dokladů je k dispozici dialogové okno pro nastavení údajů pro hromadnou fakturaci.

V dialogovém okně zadáte základní hodnoty pro předvyplnění vytvářeného dokladu. Dostupné položky se liší podle toho, jaký doklad je hromadnou fakturací vystavován.

Příklad dialogu pro předvyplnění údajů vytvářeného dokladu Faktura vydaná

K jednotlivým možnostem:

Název Popis
Datum dokladu

Datum dokladu, které se nastaví na nově vytvořeném dokladu resp. dokladech.
Datum plnění

Datum plnění, které se nastaví na nově vytvořeném dokladu resp. dokladech.

Tato položka není dostupná při vystavování dokladu Dodací list.
Řada faktur vydaných

Zkratka řady dokladů typu Faktury vydané. K označeným objednávkám bude vygenerován doklad Faktura vydaná v zadané řadě. Zadání řady je zde povinné.

Tato položka není dostupná při vystavování dokladu Dodací list.
Řada dodacích listů

Zkratka řady dokladů typu Dodací listy. K označeným objednávkám bude vygenerován doklad Dodací list v zadané řadě. Zadání řady je zde povinné.
Řada příjemek

Zkratka řady dokladů typu Příjemky na sklad. K označeným objednávkám bude vygenerován doklad Příjemka v zadané řadě. Zadání řady je zde povinné.

Tato položka není dostupná při vystavování dokladu Faktura vydaná, pokud mají všechny zdrojové doklady OP na skladových řádcích kladné množství. Při vystavování dokladu Dodací list není položka dostupná nikdy.
Veškeré slevy převést do řádkových slev

Slouží pro případ, kdy chce uživatel importovat více zdrojových dokladů s jinak nastavenými slevami do jednoho cílového dokladu, kdy samozřejmě nelze docílit stejného nastavení slev na cílovém dokladu jako na všech zdrojových. Podrobněji vč. příkladu viz Sloučení různých slev z více objednávek.

Tato položka není dostupná při vystavování dokladu Dodací list.
Importovat přílohy

Zatrhnete, pokud chcete k cílovému dokladu připojit stejné přílohy, jako má ve své záložce Přílohy zdrojový doklad.

Cílové doklady Faktury vydané nebo Dodací listy se zakládají pomocí standardního importního manažeru (dále IM), platí tedy základní pravidla popsaná v kapitole Procesní tvorba dokladů - OP → FV a Procesní tvorba dokladů - OP → DL.

Hromadná fakturace vždy používá IM s nastaveným parametrem Jen pokryté skladem s nastavenou volbou "Částečně i zcela pokryté skl. řádky". Tím je zajištěno případné snižování množství cílových skladových řádků na aktuální disponibilní množství skladu. V případě vytváření dokladů Faktury vydané je o tom uživateli po dokončení zobrazena informace v samostatném okně, v případě generování dokladů Dodací listy se informace uživateli nezobrazuje.

Pro generování dokladů Faktury vydané je dále na IM vždy nastaven parametr Importovat pouze zcela pokrytou obj. přijatou s nastavenou volbou “Respektovat nastavení na obj. přijaté”. Tím je zajištěno pro Objednávky přijaté s nastaveným příznakem Expedovat pouze celou objednávku přijatou, že se pomocí IM provede kontrola, že lze celou objednávku kompletně uspokojit skladem. Pokud to možné není, dojde automaticky na cílovém dokladu k odstranění všech řádků dané objednávky. Cílový doklad je tedy vytvořen pouze v případě, že obsahuje vyplněné řádky. Uživatel je o výsledku hromadného generování dokladů informován po dokončení akce.

Po uložení dokladu Faktura vydaná se k faktuře automaticky připojí jako platby také Zálohové listy vydané (ZLV) připojené ke zdrojovým objednávkám. ZLV se zúčtuje vždy jen na volné zaplacené částky. Stejně tak dochází ke zúčtování dokladů Daňové zálohové listy vydané (DZLV), pokud byly připojené ke zdrojovým objednávkám. Pro DZLV platí, že se zúčtovávají vždy dle skupin sazeb DPH na DZLV a vždy na částku odpovídající řádkům stejné sazby DPH na FV, a to tak, aby celková částka faktury nebyla záporná. Pokud by DZLV již částku FV přečerpal do minusu, import neproběhne.

Po kliknutí na funkční tlačítko Hromadná fakturace systém ověří práva cílových objektů (tedy FV, DL a PR). Pokud uživatel nemá na dané objekty právo, systém uživatele upozorní a akce nebude provedena.

Dále jsou kontrolovaná nastavená práva k funkcím v cílových agendách vystavovaných dokladů, a to funkce Opravit, Přidat a Spustit.

Funkční tlačítko lze skrýt, pokud vám vytváří duplicitu s používaným katalogovým doplňkem Hromadná fakturace. Více informací viz sekce Uživatelské přizpůsobení pomocí skriptingu a parametru v Nexus.cfg.

Jak bylo uvedeno dříve, do jednoho dokladu Faktura vydaná je možné importovat více zdrojových objednávek. Může se jednat o objednávky vystavené v cizí měně. Hromadné vystavování dokladů s ohledem na měnu nastavenou na zdrojové objednávce se liší podle toho, zda se hromadně vystavuje doklad Faktura vydaná nebo Dodací list. Uvedeme si na příkladu níže.

Máme vystavené doklady OP na jednu firmu, ale v různých měnách (např. EUR a USD), a použijeme funkci Hromadná fakturace pro vystavení FV a s tím současně také DL. Systém automaticky vytvoří 2 resp. 4 doklady (2x FV a 2 x DL) dle měny. Pokud ale nejdříve vystavíme DL, bude vystaven pouze jeden doklad DL. Když potom použijeme funkci Hromadná fakturace pro vystavení faktur, vznikne pouze jedna FV a měna bude použita z první OP v pořadí dle čísla dokladu.

Hromadnou fakturaci lze uživatelsky přizpůsobit následujícími způsoby:

  • Systémově nastavené podmínky pro seskupování nemusí vyhovovat všem zákazníkům a uživatelům systému ABRA Gen. Připravili jsme tedy k dispozici skriptingový háček MassInvoicing_InputGrouping_Hook. Tento háček umožňuje nastavit, že lze při tvorbě dokladů přihlížet k jiným položkám, než je nyní systémově nastaveno. Ať už jde například o seskupování dokladů podle způsobů dopravy (např. pro INTRASTAT), nebo naopak zrušení seskupování podle měny dokladu. Tímto háčkem je možné upravit systémovou definici seskupování nebo si přímo nadefinovat vlastní. Lze tím tedy ovlivnit celou funkcionalitu hromadné fakturace.

    Příklad použití skriptingového háčku naleznete v kapitole Příklady pokročilého skriptování.

  • Zákazníci, kteří používají katalogový doplněk Hromadná fakturace, mohou systémové funkční tlačítko Hromadná fakturace v agendě Objednávka přijatá skrýt. Skrytí lze provést pomocí speciálního parametru HideButtonsOfMassInvoicing=1 v Nexus.cfg v sekci Client. Tento parametr zabrání duplicitnímu zobrazení funkčního tlačítka se stejným názvem "Hromadná fakturace". Pokud parametr není v Nexus.cfg nastaven, je systémové funkční tlačítko Hromadná fakturace k dispozici.