Základní pojmy, proces a doklady gastrovýroby

Gastrovýroba je skupina agend řešících v rámci skladového hospodářství ekonomického systému ABRA Gen odpis (vyskladnění) surovin příp. polotovarů použitých na výrobu vlastních výrobků gastronomického provozu podle zadaných norem gastrovýroby příp. i bez norem a následné naskladnění těchto hotových výrobků.

Obecně pojmem výrobek označujeme něco, co se vyrábí ze svých surovin příp. polotovarů. Tento výrobek může být finálním výrobkem nebo může být polotovarem pro jiný finální výrobek. Surovinou je obecně něco, co se nevyrábí, ale typicky nakupuje od dodavatele. Polotovar je něco, co je mezi tím: buď se vyrábí vlastní výrobou v rámci výroby finálního výrobku nebo i samostatně (na sklad) - pak je pro nás výrobkem, nebo se nakupuje od dodavatele - pak je pro nás surovinou. Samozřejmě mohou existovat případy, kdy ve výrobě používáme polotovar, který běžně nakupujeme (jako ostatní suroviny), ale občas jej i sami vyrobíme či naopak. To naznačuje i následující obrázek:

Žlutě jsou vyznačeny položky, které jsou svým charakterem výrobky (finální výrobek, výrobek-polotovar), zeleně pak položky, které jsou svým charakterem suroviny

Gastrovýroba systému ABRA Gen umožňuje všechny možné kombinace mezi tím, viz dále.

Výkonnou agendou modulu Gastrovýroba, kde se shromažďují požadavky na to, co se má vyrobit a kde se současně výroba realizuje, je agenda Výrobní listy. Výrobní list gastrovýroby (budeme jej označovat též VLG) představuje souhrn informací o výrobě gastronomických výrobků (finálních výrobků) a funkcí potřebných pro provedení výroby. Obsahuje seznam vyráběných položek a seznam komponent (surovin/polotovarů) potřebných pro jejich výrobu. Dále obsahuje funkce, které umožňují rozpad výrobků na suroviny/polotovary a vygenerují příslušné výrobní skladové doklady. Výrobní listy mohou nabývat tří stavů:

• Příprava (kdy se především modeluje, co se má vyrábět a jak),
• Výdej surovin (kdy se provede expedice surovin či nevyráběných polotovarů ze skladů, příp. se provedou převody mezi sklady)
• Dokončeno (kdy se přijmou hotové výrobky a výroba je tím považována za uzavřenou)

Pro položky vyráběné opakovaně ze stejných či velmi podobných komponent je výhodné si nadefinovat normu. Norma gastrovýroby je soupis komponent potřebných pro výrobu výrobku. Tento výrobek může být finálním výrobkem nebo polotovarem, který má vstupovat do jiného výrobku (na libovolně vnořené úrovni). Komponentami jsou opět výchozí suroviny nebo jiné polotovary (ať už vyráběné či nevyráběné). Normy se evidují v agendě Normy gastrovýroby. Norma je vždy vázána na konkrétní skladovou kartu. Normy lze v systému ABRA Gen definovat pouze pro skladové karty, které mají zatržený příznak Výrobek.

Ve stavu Příprava se zadávají výrobky určené k výrobě. Lze přidávat nové, měnit zadané, provádět záměny výrobků (viz výklad položky Skladová karta v záložce Obsah), lze okamžitě dále pracovat se surovinami (provádět náhrady (záměny), měnit počty, jednotky,...), přičemž se provádějí kalkulace cen výrobku (v této fázi význam orientační nákladové ceny). Podrobný postup, podle kterého se kalkulace cen provádí a kdy se provádí, viz Kalkulace cen.

To, co má být produktem výrobního listu coby "finální výrobky", se zadává do jeho záložky Obsah. Typicky to budou sklad. karty - výrobky, pro které existují nadefinované normy. Nicméně lze jako "finální výrobek" zadat i skladovou kartu - výrobek, který nemá normu, anebo i skladovou kartu, která vůbec není výrobkem a představuje nakupovanou surovinu. To může být v některých případech výhodné. Takto lze totiž jednorázově vyrábět výrobky, u kterých nemá význam ukládat normu, protože se opakovaná výroba nepředpokládá, a dále to umožňuje "dostat" jednoduše z výrobního listu suroviny, které mají být dodány spolu s finálními výrobky importem např. na fakturu vydanou. Viz příklad v popisu položky Skladová karta v Obsahu výrobního listu.

U každé položky zadané v Obsahu výrobního listu lze dále nastavit (pomocí příznaku Vyrábět), zda se v daný okamžik v rámci daného Výrobního listu má vyrábět (ze svých surovin/polotovarů) či nemá (pak se použije "vcelku", tj. jakoby se vyrobí sama ze sebe), a to bez ohledu na to, zda jde o výrobek s normou či bez ní nebo o surovinu. To je opět výhodné, jelikož tak lze např. jednorázově vyrobit položku, která se jindy nevyrábí, a naopak.

Vztah mezi finálními výrobky a komponentami, z nichž se tyto výrobky skládají, je vyjádřen graficky pomocí hierarchického stromu. Tento strom je k dispozici jak v normách, tak ve výrobních listech. Lze zde prohlížet, na jaké suroviny/polotovary se rozpadají finální výrobky, jak se dále rozpadají tyto polotovary atd. Tyto "rozpady" zde lze upravovat (pomocí tlačítek Rozpad+, Rozpad-). Pokud se položka rozpadá na své suroviny/polotovary, znamená to, že z nich bude v rámci daného VLG vyrábět. A naopak, pokud se nerozpadá na své suroviny/polotovary (resp. rozpadá se "sama na sebe"), znamená to, že se v rámci daného VLG vyrábět ze svých surovin nebude a vstupuje jako celek (vyrábí se "sama ze sebe"). Suroviny/polotovary lze přidávat či měnit a upravovat tak, zda a z čeho se jednotlivé výrobky či jejich polotovary v daném VLG budou vyrábět. Dále lze sledovat zkalkulované nákladové ceny, zásoby na skladech, lze měnit počty, zadávat náhrady (např. místo surovin, které nejsou skladem, ale lze je nahradit jinými) atd. Použité suroviny lze sledovat pomocí stromu jak z pohledu výrobků, tak inverzně z pohledu surovin (subzáložka Výskyt surovin). Hodnota položky Vyrábět resp. nastavení rozpadů a dostupnost norem také ovlivňuje, jak bude daná položka ve stromu VLG zobrazována. Podrobný popis stromu viz Specifické ovládací prvky a vlastnosti Gastrovýroby.

Na VLG se mj. dále zadává, do jakého skladu se mají přijmout hotové výrobky a odkud se mají vydat suroviny. Podrobně viz Práce se sklady v Gastrovýrobě.

Do stavu Příprava se lze vrátit i zpětně ze stavu Výdej surovin nebo Dokončeno. Viz dále Návrat do předchozího stavu.

Je-li výrobní list připraven, lze jej převést do stavu Výdej surovin. Možnosti, jak vyvolat přechod do stavu Výdej surovin:

• buď rovnou při uložení VLG (zvolíte-li tuto možnost ze zobrazené nabídky),
• nebo i kdykoli později pomocí funkcí v záložce Seznam výrobních listů.
• Výdej surovin proběhne také automaticky na pozadí v případě převodu VLG rovnou z přípravy do stavu Dokončeno.

Přitom vzniknou doklady VMV Výdej materiálu do výroby, které vyskladní požadované suroviny resp. nevyráběné polotovary (skladové karty) potřebné na provedení dané gastrovýroby. Pro jeden výrobní list se vytváří jeden doklad VMV.

Převod surovin - Pokud je používán provozní (příruční) sklad (viz Práce se sklady v Gastrovýrobě), může dojít v rámci přechodu do stavu Výdej surovin i k převodu surovin, kdy vzniknou doklady Převodky - výdeje (PRV) a Převodky - příjmy (PRP), které potřebné suroviny převedou do tohoto provozního skladu. Možnosti vyvolání převodu surovin:

• je proveden buď automaticky v rámci výdeje surovin, tj. přechodu VLG do stavu Výdej materiálu - v tom případě se pro jeden výrobní list vytváří jeden doklad PRV a PRP

• nebo jej lze provést ručně funkcí Převést - v tom případě může být jeden doklad PRV a PRP vytvořen pro více výrobních listů.

  PRP/PRV vygenerované ručním převodem surovin nemají vazbu na VLG, podle nichž vznikly. (Jelikož při tomto převodu může dojít ke sloučení týchž surovin z více VLG do jednoho řádku PRV/PRP a vazba není jednoznačná.) Tudíž se nezobrazují ani v hlavičce VLG jakožto Související skladové doklady, ani v záložce X-vazby.

Do stavu Výdej surovin se lze vrátit i zpětně ze stavu Dokončeno. Viz dále Návrat do předchozího stavu.

Pokud došlo k provedení gastrovýroby, lze VLG převést do stavu Dokončeno. Možnosti, jak vyvolat přechod do stavu Dokončeno:

• buď rovnou v rámci uložení VLG (zvolíte-li tuto možnost ze zobrazené nabídky),
• nebo i kdykoli později pomocí funkcí v záložce Seznam výrobních listů.

Pokud má uživatel právo Měnit vyrobené množství, pak se zobrazí dialogové okno Nastavení skutečně vyrobeného počtu, ve kterém je možné nastavit skutečně vyrobený počet v položce Vyrobeno. Přitom vzniknou doklady Příjem hotových výrobků (PHV) , které naskladní hotové finální výrobky (skladové karty ze záložky Obsah VLG, viz výše). Pro jeden výrobní list se vytváří jeden doklad PHV.

Při generování dokladů PHV platí:

• Vynechávají řádky výrobků s nulovými počty. Takové se mohou ve VLG vyskytnout (např. pokud se VLG běžně kopírují jeden z druhého, ale občas se některý z výrobků vyrobit nemá).
• Jaké ceny se použijí do PHV do položek J.cena, viz Kalkulace cen - Ceny pro skladové doklady.

Jak bylo zmíněno výše, do předchozích stavů se lze vrátit i zpětně. V tom případě se vymaže obsah (řádky) skladových dokladů vygenerovaných k danému VLG v rámci přechodu do stavu Výdej surovin resp. Dokončeno, čímž se stornují provedené skladové pohyby. Nemažou se celé skladové doklady, ale jen jejich řádky. A to proto, aby se zbytečně při každém přechodu mezi stavy negenerovalo nové číslo dokladu a nevznikaly mezery v řadách dokladů (v gastrovýrobě se návraty do přípravy a změny v obsahu používají běžně). Odkazy na dříve vytvořené doklady se pamatují a lze je prohlížet např. na záložce X-vazby. Nicméně jelikož mají aktuální obsah prázdný, v hlavičce VLG se jako Související skladové doklady dočasně nezobrazují. Při opakovaném přechodu dále do stavu Výdej nebo Dokončení se použijí ty samé už existující doklady.

Návrat do předchozího stavu není možný, pokud řádky zmíněných dokladů nelze smazat (jelikož jsou např. uzavřeny sklad. uzávěrkou apod.).

Nesmažou se případné doklady PRP/PRV na převod surovin, které vznikly ručním převodem funkcí Převést, jelikož ty nemají vazbu na daný VLG, viz Převod surovin výše.

Záleží na typu vašeho provozu a na vás, zda budete výrobní listy vystavovat předem a podle nich pak budete vyrábět, či zda tomu bude naopak (VLG vystavíte dodatečně na vyrobené a vydané výrobky, abyste si srovnali stavy skladů (výdej surovin, příjem výrobků atd.)). Gastrovýroba má také úzkou vazbu na Restaurační prodej. Pokud jej používáte, mohou výrobní listy vznikat i dodatečně podle vystavených bonů při uzávěrce bonů. Viz též možnosti vzniku VLG.

Při vystavování nových dokladů můžete využít jejich návaznosti na případné předchozí doklady, pokud již takové existují, a přebírat z nich údaje, tj. využít vzájemných importů mezi doklady. Výrobní list můžete vystavit na základě již existující objednávky přijaté či dodacího listu. Tím si značně ušetříte práci a čas strávený jinak zadáváním týchž údajů znovu.

Vystavit výrobní listy podle jiných dokladů lze nejen z agendy Výrobní listy, ale i přímo z agend příslušných zdrojových dokladů. Viz též procesní tvorba dokladů.

Dále lze výrobní listy vystavovat z modulu Restaurační prodej speciální agendou Uzávěrka bonů, která plní obsah výrobního listu gastronomickými výrobky namarkovanými na účtenkách z restaurační kasy.