ABRA Quickstart

Nainštalujte systém ABRA Gen, postupujte pritom podľa pokynov inštalačného sprievodcu. Existujú nasledujúce typy inštalácie:

• Nová ostrá inštalácia s licenčným kľúčom - s možnosťou nahrania štartovacích dát
• Aktualizácia už existujúcej inštalácie
• Demoverzia s ukážkovými dátami - odporúčaná na prvé oboznámenie sa s produktom

Ďalej viď podrobný help. Kap.: Inštalácia

Systém spustite a prihláste sa do systému. Prvé spustenie môžete vyvolať priamo začiarknutím voľby "Spustiť ABRA Gen" v poslednom kroku sprievodcu inštaláciou alebo kedykoľvek neskôr bežným spôsobom. Ak prevádzkujete systém v prostredí ABRA on-line, kliknite na rdp Remote Desktop Protokol (RDP) - sieťový protokol, ktorý umožňuje užívateľovi ovládať vzdialený počítač prostredníctvom pripojenia k jeho desktopovému prostrediu. odkaz na vzdialenú plochu ABRA on-line, ktorý vám prišiel e-mailom.

Následne budete vyzvaní, aby ste sa prihlásili. Ponúkne sa prihlasovací dialóg:

V položke Meno užívateľa vyberte užívateľa z ponuky. Ponuku vyvoláte napr. aj stlačením kláves Alt+šípka dole. Po inštalácii systému sú pri prvom spustení predvyplnení užívatelia bez hesla, stačí teda stlačiť OK alebo Enter.

Príklad prihlásenia do systému ABRA Gen. ABRA vzhľad.

Jednotlivé časti okna a niektoré prvky v ňom zobrazené na uvedenom obrázku:

1. Lišta s nadpisom okna - Lišta s názvom programu a číslom verzie.
2. Prihlasovacie údaje
3. Funkčné tlačidlá - Pre potvrdenie, storno a zmenu hesla
4. Farebné rozlíšenie - Farebný piktogram umožňujúci rozlíšenie v prípade prevádzky viacerých spojení či viacerých systémov ABRA Gen.

Či sa na výber ponúka len užívateľ Supervisor alebo aj iní užívatelia, závisí od toho, akú inštaláciu ste zvolili:

• Nová ostrá inštalácia bez štartovacích dát - ponúka sa len Supervisor
• Nová ostrá inštalácia vrát. štartovacích dát - ponúka sa Supervisor a ďalší predvyplnený užívateľ
• Aktualizácia už existujúcej inštalácie - ponúkajú sa vaši konkrétni užívatelia
• Demoverzia s ukážkovými dátami - ponúka sa Supervisor i iní užívatelia, zvoľte podľa potreby

Keď spúšťate ABRA Gen prvý raz a zvolili ste inštaláciu s nahraním štartovacích dát, tak sa automaticky priamo spustí agenda Sprievodca nastavením systému. Slúži na to, aby ste si prešli a prípadne doplnili údaje, ktoré sú nevyhnutné na zahájenie prevádzky. Postupujte podľa jeho pokynov v jednotlivých krokoch. Tzn.:

• 1.krok - Zadanie firemných údajov - v položke "Lokálny názov firmy" vyplňte meno vašej firmy (napr. ABC s.r.o.), ďalej IČO a IČ DPH, adresu vašej firmy a začiarknite, či ste platiteľom DPH. Keď máte vyplnené, stlačte tlačidlo Ďalej v spodnej časti obrazovky. Zobrazí sa otázka, či sa majú uložiť údaje zadané na tejto záložke, odpovedzte Áno.
• 2.krok - Zadanie účtovného obdobia - Zadajte obdobie, od ktorého chcete viesť firemné agendy. "Nulté obdobie", ktoré je v rámci štartovacích dát už zadané, slúži na manuálne zadanie počiatočných stavov, zadanie neuhradených fakturačných dokladov z obdobia pred zahájením práce v systéme ABRA Gen atď. Zadané obdobie sa už nedá zmeniť, zadajte ho preto po dôkladnom uvážení.
• 3.krok - Doplnenie mena užívateľov - Pomocou tohto kroku sprievodcu si môžete pohodlne upraviť zoznam vašich užívateľov. V rámci štartovacích dát sú dodávané preddefinované záznamy typických užívateľov - užívateľských profesií. Ku každému záznamu užívateľa dodávanému v rámci štartovacích dát je rovno zadaná jeho užívateľská rola v agende Rolí s prednastavenými prístupovými právami tak, ako sa pre danú profesiu predpokladá. Nemusíte teda zoznam vašich užívateľov definovať od začiatku, zadávať k nim roly a prístupové práva, ale môžete využiť predpripravené záznamy, ku ktorým len doplníte potrebné údaje.
• 4.krok - Zadanie názvu banky a čísla účtu - Nakoniec zadajte názov banky a číslo vášho účtu a potvrďte pomocou Ďalej.
• 5.krok - Tu si môžete začiarknuť, že pri ďalšom spustení systému už nebudete chcieť tohto sprievodcu spúšťať (odporúčané, pokiaľ ste si všetko potrebné nastavili) a pomocou tlačidla Zavrieť môžete sprievodcu ukončiť.

Po zavretí sprievodcu sa pred vami zobrazí okno na spúšťanie agend (odkiaľ sa spúšťajú agendy, viď ďalej).

Ak ste zvolili pri inštalácii krok Demoverzia s ukážkovými dátami alebo Aktualizácia už existujúcej inštalácie alebo Nová ostrá inštalácia s licenčným kľúčom bez nahrania štartovacích dát, zobrazí sa vám po prihlásení tzv. okno pre spúšťanie agend (odkiaľ sa spúšťajú agendy, viď ďalej).

Na spúšťanie agend slúži okno na spúšťanie agend.

V ľavej časti sa nachádza hlavná ponuka (je možné rozbaliť resp. zbaliť kliknutím na ikony resp. ). Slúži na navigáciu medzi sekciami okna. V prostrednej časti okna je zobrazený obsah zodpovedajúci aktuálne zvolenej sekcii. V pravej časti okna je zobrazený panel aktualít. V sekcii ÚVOD nájdete ovládaciu plochu umožňujúcu rýchly prístup k najčastejšie používaným agendám a akciám. V sekcii AGENDY nájdete všetky agendy, ktoré je možné v systéme spúšťať, usporiadané do zložiek podľa modulov. Agendy, ktoré sú obsiahnuté v aktuálne zvolenej zložke (zobrazené v prostrednej časti okna), sú reprezentované dlaždicami a sú rozdelené do záložiek. Či sa má po spustení prednostne zobraziť sekcia ÚVOD alebo sekcia AGENDY, je možné nastaviť. (Viď sekcia NASTAVENIE.) V hornej časti okna je okrem panela hľadania tiež informácia o aktívnom spojení. Farba priradená spojeniu je indikovaná farebným piktogramom.

Príklad okna na spúšťanie agend.
Úvodná ovládacia plocha		Zoznam modulov a agend reprezentovaných dlaždicami

Jednotlivé časti okna:

Jednotlivé časti okna a niektoré prvky v ňom zobrazené na uvedenom obrázku:

• Hlavná ponuka menu
• Obsah zvolenej sekcie
• Panel pre rýchle (fulltextové) hľadanie
• Názov spojenia s farebným rozlíšením
• Info o verzii a aktualizácia programu
• Aktuality (zobrazovanie noviniek a správ)

V zložke AGENDY nájdete všetky agendy, ktoré je možné v systéme spúšťať, usporiadané podľa modulov (moduly tvoria jednotlivé zložky (adresáre) v paneli v ľavej časti okna). Každý modul má v sebe jednotlivé agendy (v pravej časti okna), reprezentované dlaždicami a rozdelené do záložiek:

Vybranú agendu spustíte napr. dvojitým kliknutím myšou na príslušnú dlaždicu. Ďalšiu agendu spustíte napr. pomocou tlačidla nad zoznamom otvorených agend. Ďalej viď podrobný help. Kap.: Možnosti otvorenia agendy

Agendy môžu byť dokladové, číselníkové príp. iného typu, napr. typu sprievodca. Podľa toho, akého sú typu, sa môže líšiť ich základný vzhľad. Väčšina agend však obsahuje dve a viac záložiek. Obsah aktuálnej záložky je zobrazený v pracovnej ploche hlavného okna aplikácie, zobrazenie inej záložky vyvoláte napr. kliknutím myšou na danú záložku.

Aby ste mohli začať v systéme pracovať (tzn. vystavovať doklady), musíte mať zrealizovanú základnú implementáciu systému. Tzn. zadané údaje o vašej firme a naplnené základné číselníky, ktoré budete potrebovať alebo ktoré sú pre vystavenie dokladov nutné.

• Ak si systém len skúšate a zvolili ste inštaláciu demonštračnej verzie, toto je už zrealizované v rámci demonštračných dát a môžete priamo skúsiť vystavovať doklady, zadať si firmu do adresára a pod.
• Ak začínate na ostro a zvolili ste inštaláciu so štartovacími dátami, väčšina je zrealizovaná v rámci štartovacích dát, stačí ich len doplniť podľa konkrétnych údajov. Slúži na to Sprievodca nastavením systému, viď vyššie.
• Ak máte inštaláciu bez dát (tzn. začínate a zvolili ste ostrú inštaláciu bez nahrania štartovacích dát), musíte najskôr uskutočniť základnú implementáciu systému, aby ste mohli pracovať!!! Tzn. zadanie údajov o firme a naplnenie základných číselníkov. Na to sa najviac hodí Sprievodca nastavením firmy.

Prácu s číselníkovými agendami si ukážeme najskôr na adresári firiem. (V informačnom systéme ABRA je väčšina agend skonštruovaná rovnako, líšia sa len údaje podľa jednotlivých typov, viď vyššie, pričom štýl práce je vo všetkých podobný. Vďaka tomu sa v systéme rýchlo zorientujete).

Otvoríte si agendu Adresár firiem (modul Adresár→záložka Adresár→agenda Adresár firiem). Agenda Adresár firiem vyzerá takto:

Pokiaľ nemáte nahrané demodáta a ak ste ešte žiadnu firmu nezadávali, je v adresári len jedna predvyplnená firma s názvom #Bez príslušnosti k firme.

V ľavej časti vidíte ikony spustených agend (v tomto prípade len jedna), uprostred zoznam doposiaľ vložených firiem (v tomto prípade len jedna), v hornej časti menu a toolbar a v pravej časti mnoho tlačidiel (jedna z možností spúšťania funkcií). Viac viď vyššie, Prac. plocha ABRA Gen. Popíšeme si funkčnosť niektorých vybraných funkcií tu v adresári (všeobecný význam vybraných funkcií resp. ich klávesových skratiek viď vyššie):

• Tlačidlo Tlač, Export (kl. skratka F5, Shift+F5) umožňuje vytlačiť zoznam podľa preddefinovaných zostáv, uložiť do súboru, poslať e-mailom či vyexportovať do súboru.
• Tlačidlom Nový (kl. skratka F2) pridáme novú firmu do adresára.
• Tlačidlom Opraviť (F4) opravujeme existujúce záznamy.
• Tlačidlom Skopírovať (F9) jednoducho kopírujeme záznamy v adresári. Túto funkciu využijete predovšetkým v agendách ako sú faktúry prijaté, vydané, objednávky prijaté, vydané a pod. a to tak, že už existujúci záznam skopírujete, zmeníte niektoré záznamy (firmu, rad dokladov,..) a uložíte.
• Tlačidlo Vymazať (F8) slúži na vymazanie záznamov.
• Tlačidlo Filtrovať (Alt+F11) použijeme v prípade, že potrebujeme hľadať firmy s obmedzením na určité hodnoty
• Tlačidlo Občerstviť (F11) zaktualizuje zoznam. Používa sa napr. pri práci viacerých užívateľov.

Vytvorenie novej firmy - Vytvoríme si novú firmu v adresári stlačením tlačidla Nový (F2). V prípade vytvorenia nového záznamu (alebo i opravovania už existujúceho záznamu) program preskočí zo záložky Zoznam do záložky Detail. Tu zadáme kód a názov firmy (kód sa predvypĺňa, spôsob predvypĺňania je možné zmeniť), IČO a IČ DPH a vyplníme požadované údaje na jednotlivých subzáložkách:

Záložka Ďalšie údaje slúži napr. na zadanie údajov, ktoré sa budú následne preberať a predvypĺňať na hlavičku jednotlivých dokladov, napr. faktúr, ak je do nich vybraná daná firma. "Trieda" slúži na zadanie dílerskej triedy k firme, zľava bude po nastavení uplatnená na dokladoch. Začiark. políčko "Sledovať kredit" použite v prípade, že chcete sledovať maximálnu možnú výšku pohľadávok, jej hodnotu vyplňte do kolónky kredit. Ďalej v tejto záložke nastavujete globálne nastavenie dĺžky splatnosti, výšky sankcie v prípade neuhradenia do splatnosti. Je možné priradiť k firme sklad, cenník, spôsob úhrady, www stránky, Kód krajiny, v ktorej je daná firma registrovaná k DPH a. i. Je tiež možné vyplniť, či a v ktorom registri je firma registrovaná. Pri začiarknutí voľby "Predvypĺňať typ zľavy" a nastavení konkrétnej zľavy (Dílerskej, Kusovej) sa bude pri vytváraní dokladov predvypĺňať na hlavičku vami zadané prednastavenie. V rámci prvého zoznámenia sa nimi nemusíme zaoberať, je ich možné doplniť kedykoľvek neskôr.

Po zanesení všetkých informácií firmu uložte stlačením tlačidla Uložiť. Program sa automaticky vráti na záložku Zoznam, kde je novo zadaná firma zobrazená. Kedykoľvek po uložení je možné zobraziť informácie o jednotlivých firmách kliknutím na záložkDetail.

Prácu s dokladovými agendami si ukážeme na vystavení faktúry vydanej. Otvoríte si agendu Faktúry vydané (modul Predaj→záložka Zálohy a faktúry→agenda Faktúry vydané).

Agenda Faktúry vydané je dokladová agenda. Systém je po inštalácii nastavený tak, že sa najprv otvorí záložka Začíname (viď vyššie). Tu si môžete prečítať popis tejto agendy a následne kliknutím na odkaz "Vystaviť novú faktúru" vystaviť priamo odtiaľ novú. (Iná možnosť je prepnúť sa na záložku Obmedzenie alebo priamo na záložku Zoznam a vyvolať funkciu Nový záznam (kl. skratka F2)).

Otvorí sa nová faktúra vydaná na subzáložke Hlavička, kde je nutné zadať hlavičkové údaje (mnoho je ich už predvyplnených). Všimnite si, že pri niektorých položkách je tlačidlo v závislosti od verzie systému a od nastavenia vzhľadu. Je to tlačidlo, na ktoré keď kliknete, môžete hodnotu položky vybrať pohodlne z ponuky. Hodnoty sa vyberajú buď z nejakej obmedzenej množiny hodnôt daných výrobcom (tzv. combobox), alebo z nejakého číselníka (tzv. číselníkovej položky). Demonštrujeme na položke Firma. Položka Firma je číselníková položka (hodnoty sa vyberajú z číselníka).

Po kliknutí na spomenuté tlačidlo sa otvorí číselník - v tomto prípade Adresár firiem. V číselníku vidíme i nami zadanú firmu:

Výber firmy z adresára

Ak zistíte, že firma, pre ktorú vystavujete faktúru, vo vašom adresári firiem zatiaľ nie je, jednoducho kliknite na tlačidlo Nový (uprostred dole) alebo stlačte F2 - tým sa dostanete do agendy Adresár firiem, kde si firmu zadáte podľa predchádzajúceho návodu. Po uložení novo zadanej firmy do adresára sa táto firma rovno objaví na hlavičke faktúry vydanej. Všimnite si, že niektoré položky, ako napr. dátum splatnosti, nastavenie zliav, spôsob úhrady a ďalšie na hlavičke faktúry sa menia a to podľa vami zadaného prednastavenia pre danú firmu na záložke Detail.

Na subzáložke Firma je možné skontrolovať základné údaje k vybranej firme, príp. zadať i konkrétnu osobu.

Subzáložka Obsah slúži na zadanie jednotlivých položiek faktúry (riadkov). Pridanie uskutočníme pomocou tlačidla Pridať alebo jednoducho šípkou dole po zadaní predchádzajúceho riadka. V riadku ako prvú položku najskôr zvolíme Typ riadka (ten o.i. ovplyvňuje, aké ďalšie položky sa budú v danom riadku zadávať). Možnosti pre faktúru vydanú:

• Riadok typu "0" – Do tohto riadka je možné len písať
• Riadok typu "1" – Do tohto riadka je možné zapísať text so sumou.
• Riadok typu "2" – Tento riadok slúži na zadanie textu s počtom a sumou.
• Riadok typu "3" – Tento riadok sa nazýva tiež skladový. V prípade tohto typu riadka musíme vybrať Sklad, z ktorého budeme vydávať, konkrétnu skladovú kartu, počet vydávaných položiek, jednotku (či ide o jednotlivé kusy alebo balenia). Ďalej je nutné zadať jednotkovú cenu, za ktorú chceme predať. Systém automaticky vypočíta celkovú cenu. Zadáme DPH, DPH index a stredisko. Je tiež možné zadať zákazku a obchodný prípad, projekt a ďalšie nepovinné položky. V hornej časti je možné upraviť zaokrúhľovanie.

Po zadaní riadkov môžeme faktúru uložiť.

Faktúra je jedným z dokladov, o ktorom sa účtuje a po uložení sa automaticky premietne do účtovníctva (ako sa zaúčtuje a aké účty sa použijú, závisí od zvolenej účtovnej predkontácie v hlavičke faktúry). Premietne sa buď priamo do účtovného denníka alebo zatiaľ len do účtovných žiadostí a to v závislosti od nastavenia pre daný rad dokladov (východiskové nastavenie je do žiadostí). Viď modul Účtovníctvo→záložka Účtovníctvo→agenda Účtovné žiadosti resp. Účtovný denník.

V agende účtovných žiadostí sa zhromažďujú požiadavky na zaúčtovanie do účtovného denníka. Je tu možné záznamy prekontrolovať (napr. účtovníkom/-čkou) pred definitívnym zaúčtovaním do denníka. V účtovných agendách je možné opravovať len údaje týkajúce sa samotného zaúčtovania (napr. účet), nie je možné opravovať údaje plynúce z účtovaného dokladu (tzn. napr. sumu). Pokiaľ takúto opravu potrebujete uskutočniť, je to potrebné urobiť priamo opravou zdrojového dokladu, tzn. napr. faktúry (vďaka tomu sa nemôže stať, že by si údaje na zdrojovom doklade a jeho účtovnom zápise nezodpovedali). Zdrojový doklad je možné zobraziť priamo z účtovných agend stlačením tlačidla "Zdrojový doklad" (F6). Po stlačení sa účtovná agenda prekryje agendou príslušného dokladu a zobrazí požadovaný doklad. Všimnite si malú šípku na ikone (vľavo v paneli otvorených agend), práve tá znázorňuje prekrývanie agend. Tento doklad podľa potreby upravíme a agendu zavrieme. Systém sa tak vráti do agendy účtovných žiadostí, kde môžeme pokračovať v práci, napr. označiť všetky položky a stlačiť "Zaúčtovať". Položky sa zaúčtujú do účtovného denníka.

Zaúčtovanie danej faktúry si je ale možné prehliadnuť priamo z agendy faktúr v záložke Zaúčtovanie. Prípadne je možné priamo odtiaľ vyvolať napr. agendu účtovných žiadostí stlačením tlačidla "Účtovníctvo" (F6) a vykonať prípadné úpravy v účtovných údajoch (napr. zmeniť účet) či zaúčtovať záznam do účtovníctva.

Základnú prácu so systémom ABRA Gen sme si vysvetlili, podrobnejšie informácie nájdete v ďalších kapitolách nápovedy.