Dodávané vzory (účtový rozvrh, předkontace a definice uzávěrky mezd)

Různé typy organizací (soukromé organizace - podnikatelé, neziskové organizace, aj.) mají různé vzory účtových osnov, z nichž musí vycházet při definici svého účtového rozvrhu. Danému vzoru osnovy potom musia zodpovedať aj účtovné predkontácie a mzdové definície, ktoré tiež s predkontáciami pracujú.

Součástí defaultně dodávaných inicializačích dat jsou průběžně aktualizované sady předdefinovaných vzorů osnov, předkontací, mzdových definic atd. pro vybrané typy organizací. V rámci Firemních nastavení je k dispozici položka pro volbu typu organizace, podle níž pak lze vybrat přílušný vzor a zmíněné údaje prvotně předvyplnit. Následně je lze dle vzorů průběžně aktualizovat.

Ďalej nájdete:

Dodávané vzory osnov, predkontácií a definícií uzávierky miezd pre rôzne typy organizácií sú uložené v pomocných tabuľkách vzorových osnov, vzorových analytických účtov pre DPH sadzby, vzorových predkontácií a vzorových definícií uzávierky miezd. Do týchto tabuliek sa nahrávajú z aktuálnych inicializačných dát vždy po inštalácii systému (či už novej inštalácie alebo update) v rámci vytvárania databázy. Užívateľ nemá do týchto vzorov prístup a nemôže ich meniť. Vzory slúžia na automatické naplnenie účtového rozvrhu, predkontácií a definícií uzávierky miezd po prvom výbere typu organizácie a ďalej na ručné doplnenie prípadných aktualizácií zo vzorov do existujúcich užívateľských dát.

Pri každom zázname v uvedených pomocných tabuľkách vzorov je uvedené, pre ktoré typy organizácií daný záznam platí (jeden vzorový záznam môže byť spoločný pre viacero typov organizácií).

V systému ABRA Gen nejsou u účtů, předkontací a definic uzávěrky mezd rozlišovány systémové a nesystémové záznamy (srovnejte např. s tiskovými sestavami), aby uživatel mohl používat rovnou účty, předkontace a mzdové definice dodávané výrobcem bez nutnosti tyto kopírovat apod. Z tohto prístupu však vyplýva určité obmedzenie v možnosti ich automatických aktualizácií. Ako bolo uvedené v kap. Obnova dát, po inštalácii systému je obnova účtového rozvrhu, predkontácií a mzdových definícií (z inicializačných dát, z demodát, zo zálohy ostrých dát apod.) riešená tak, aby bolo možné zabezpečiť, že pokiaľ už užívateľ má nejaké existujúce dáta v spomenutých agendách, tak jeho užívateľské zmeny nebudú dodávanými dátami nijako prepísané:

Tabuľky, v ktorých sa pamätajú užívateľský účtový rozvrh, predkontácie a užívateľské definície uzávierky miezd, majú nastavenú metódu pre zálohovanie a obnovu dát BackupReplace. Tým pádom pri zálohe sa užívateľovi zazálohujú jeho záznamy presne tak, ako ich mal nadefinované, a pri obnove dát sa presne tak obnovia.

Súčasne je zaistené, aby bolo možné do existujúcich dát jednoducho premietnuť aj prípadné zmeny uskutočnené v dodávaných vzoroch a aby si užívateľ mohol urobiť aktualizáciu svojho účtového rozvrhu, predkontácií resp. svojich definícií uzávierky miezd. Na to sú v príslušných agendách k dispozícii potrebné nástroje na porovnanie so vzormi a aktualizáciu, viď ďalej. Tyto nástroje využívají skutečnosti, že v pomocných tabulkách vždy existují aktuálně dodávané vzory.

Aktuálne dodávané vzory sa do pomocných tabuliek vzorov nahrávajú vždy pri obnove dát v rámci inštalácie novej verzie (update) z aktuálnych inicializačných dát.

Z výše uvedeného tudíž plyne:

Po instalaci prázdného systému bez výchozích dat a bez demodat nebude agenda účtového rozvrhu, předkontací a mzdových definic na počátku obsahovat žádné účty a definice, dokud nebude vybrán typ organizace. Po inštalácii s východiskovými dátami (demodátami alebo štartovacími dátami) je už typ organizácie v rámci daných dát zvolený a účtový rozvrh a ďalšie definície sú naplnené zo vzorov pre daný typ organizácie. V rámci demodat mohou ale tyto definice být již částečně zastaralé a je proto i zde vhodné i provést porovnání se vzory a aktualizaci.

Na obdobném principu jsou dodávány aktuální vzory účtů k DPH sazbám. Dále viz Aktualizace analytických účtů pro DPH sazby.

Zásady použité pro návrh defaultního účtových onov coby vzorů účtového rozvrhu:

Čísla účtov v defaultne navrhnutom účtovom rozvrhu ABRA Gen sú päťmiestne a majú tvar SSsAa s nasledujúcim významom:

  • SS - číslo účtové skupiny směrné účtové osnovy podle Vyhlášky č. 500/2002 Sb.,
  • s - číslo dorovnávající účtovou skupinu na syntetický účet *)
  • A - číslo námi navrženého analytického rozlišení první úrovně **)
  • a - číslo námi navrženého analytického rozlišení druhé úrovně **)

*) Podle § 46 Vyhlášky č. 500/2002 Sb. si účetní jednotka v rámci účtových skupin směrné účtové osnovy sama volí uspořádání i obsah syntetických účtů svého účtového rozvrhu. Náš návrh vychádzal zo snahy čo najviac sa priblížiť pôvodnej predpokladanej účtovej osnove stanovenej Opatrením MF al. i. 281/89 759/2001, ktorá vychádzala z trojmiestnych syntetických účtov.

**) Nami navrhované analytiky vychádzajú z potrieb rôznych agend ABRA Gen. Boli tvorené jednak preto, aby mohli byť k agendám doplnené základné predkontácie, a tiež preto, aby mohli byť vytvorené základné definície závierkových výkazov. Snažili sme sa tam, kde to bolo možné, dodržať pravidlo, že pri definícii analytického účtu použijeme najskôr rozlíšenie A, a až pokiaľ toto rozlíšenie nestačí, použijeme rozlíšenie a. Na miestach Aa, kde rozlíšení nepoužijeme, ponechávame 0. Toto pravidlo sme si stanovili preto, že pri definícii závierkových výkazov je možné skupiny účtov do riadkov definovať hromadne jedným číslom rovnakým pre všetky účty, ktoré majú zhodný začiatok. Objasníme na príkladoch:

Ak definujeme analytické účty takto:
26101 Peniaze na ceste do banky,
26100 Peniaze na ceste do pokladne,
tak v rozvahe musíme uviesť na riadok "C.IV. 1.Peniaze" definíciou "26100" a na riadok "C.IV. 2. Účty v bankách" definíciou "26101". To je samozrejme možné, ale v prípade akejkoľvek potreby rozšírenia analytík tohto účtu na to musíme myslieť, a zmeniť si príslušne definície výkazov - tzn. pridať opäť definíciu celého účtu na jeden alebo druhý riadok.

Ak definujeme analytické účty takto:
26110 Peniaze na ceste do banky,
26100 Peniaze na ceste do pokladne,
tak v rozvahe stačí uviesť na riadok "C.IV. 1.Peniaze" definíciou "2610" a na riadok "C.IV. 2. Účty v bankách" definíciou "2611". V prípade potreby rozšírenia analytík tohto účtu potom nemusíme upravovať definície výkazov, ale postačí vhodná voľba analytiky priamo pri definícii nového účtu v účtovom rozvrhu - tzn. pridáme analytické rozlíšenie iba na piatom mieste účtu, pričom ďalšie úpravy výkazov nie sú nutné.

Výrobcem defaultně dodávaný vzor si lze samozřejmě v agendě Účtový rozvrh libovolně upravit.

Nicméně mějte na paměti, že z dodávaného vzoru vychází i další dodávané definice a nastavení v systému, jako např. předdefinované účetní výkazy, účetní předkontace apod. a po provedených změnách v účtovém rozvrhu je třeba je zkontrolovat a příp. taktéž upravit.

Platí: 

Předkontace v systému ABRA Gen mají mnoho možností a lze je definovat různým způsobem. Je snaha, aby vzory předkontací dodávané výrobcem optimálně pokrývaly co nejširší spektrum obvyklých účetních případů a to v ideálním případě tak, aby jednotlivé doklady byly ve výsledku zcela předkontovány (a účetní již nemusel doplňovat takřka nic ručně). Nicméně je zjevné, že takto předem nadefinované vzory (bez znalosti konkrétních účtových rozvrhů a procesů u uživatele) mohou být v řadě případů pouze obecné (předvyplňující např. jen účtovou třídu či syntetické číslo účtu) a až při implementaci systému u uživatele je třeba je konkretizovat (tj. např. specifikovat konkrétní analytické účty pro jednotlivé účetní případy).

Nicméně tato "konkretizace" nemusí nutně znamenat, že se tyto konkrétní údaje musí zadávat napevno přímo v definici předkontace (definice předkontací totiž není uživatelsky jednoduchá záležitost). Cílem tudíž je, aby dodávané vzory byly postupně optimalizovány tak, aby si uměly potřebné analytické účty "vytáhnout" přednostně i z různých jiných míst systému, kde si je pak uživatel může pohodlně zadat dle svých potřeb (aniž by to musel řešit přímo v definici předkonace). Proto jsou na různých místech systému možnosti zadat účet tak, jako je tomu zde. Tam, kde dosud nejsou a kde by bylo výhodné je mít, je lze pořešit uživatelsky definovatelnými položkami, příp. mohou být dodány v některé z budoucích verzí.

Můžeme mít předkontaci pro fakturu přijatou nadefinovanou tak, že se pro dané účetní případy má konkrétní analytický účet čerpat přednostně např. z údajů zadaných u řad dokladů daného typu, není-li tam uveden, tak následně např. z údajů firmy, není-li ani tam uveden, tak odjinud (existuje řada dalších možností) a teprve až poté z pevně zadaného účtu v předkontaci.

Které místo v systému má mít přednost (např. zda účet u řady dokladů, u firmy, u DPH sazby, skladového typu atd.) samozřejmě závisí na konkrétních procesech u uživatele. Dodávané vzory jsou optimalizovány na základě zkušeností u uživatelů, ale pokud vašim potřebám nevyhovují, můžete si je samořejmě změnit či si jejich změnu objednat u konzultantů vašeho dodavatele.

Dále viz Možnosti, kam lze zadat analytický účet pro předkontace.