Dokumenty - všeobecne
V tejto kap. nájdete popísané nasledujúce témy:

Ako bolo objasnené v kap. Naplánované úlohy a autoserver, systém ABRA Gen umožňuje automatické spúšťanie úloh rôzneho typu. Ide o úlohy, ktoré užívateľ potrebuje vykonávať v pravidelných intervaloch, no nechce na ich vykonávanie zbytočne myslieť alebo sa ním zdržiavať. Automaticky spúšťané úlohy sa evidujú v agende Naplánované úlohy a ich spustenie a realizáciu zabezpečuje tzv. automatizačný server. Naplánované úlohy a autoserver sa využívajú aj tu, v niektorých úlohách s dokumentmi, ako vyplýva z nasledujúceho popisu (pre niektoré úlohy s dokumentmi sú naplánované úlohy a autoserver dokonca nevyhnutné):
Systém ABRA Gen zabezpečuje evidenciu elektronických dokumentov alebo zdigitalizovaných papierových dokumentov, tzn. napr. dokumentov prevedených do digitálnej podoby skenovaním a ich ďalšie spracovanie. Ukladajú sa ako doklady do agendy Dokumentov. Každý záznam tu v svojom obsahu nesie nejaké dáta, ktoré predstavujú jeden či niekoľko uložených elektronických resp. zdigitalizovaných fyzických dokumentov rôzneho typu. Môže ísť napr. o uložené obrázky, textové dokumenty, výsledky elektronických exportov (elektronických dokladov, elektronických reportov odosielaných cez VREP, ...), prijaté elektronické doklady a. i.
Účel dokumentov - dokumenty evidované v agende Dokumentov je možné využiť na rôzne účely:
- jednak môžu mať len archívny účel (napr. uložená technická dokumentácia, fotodokumentácia, dopisy, objednávky, tabuľky, htm súbory ale i obrázky, animované súbory,... , ktoré sa typicky ďalej nijako nespracovávajú),
- alebo ide o dokumenty z firmy vydané, ktoré sú typicky určené na ďalšie spracovanie (napr. elektronické podpísanie a odoslanie do nejakého cieľového miesta (napr. elektronická faktúra odberateľovi)) a evidencie odoslaného dokumentu,
- či dokumenty do firmy prijaté, ktoré sú tiež typicky určené na ďalšie spracovanie (podľa obsahu uloženého dokumentu automaticky založiť zodpovedajúci doklad v systéme ABRA Gen (napr. faktúru prijatú)) - viď ďalej elektronická fakturácia.
Aby sa rozlíšilo, na aký účel dokument slúži, či a ako sa má spracovávať a zobrazovať, je každý dokument určitej kategórie. Kategória dokumentov špecifikuje, o aký typ dokumentu ide, určuje spôsob ich spracovania a definuje ovládač, ktorým sa bude dokument zobrazovať a spracovávať. (Ovládač napr. zabezpečuje elektronické podpísanie a odoslanie dokumentu). Takto evidované dokumenty je tiež môžné pripájať ako prílohy k iným záznamom systému ABRA Gen v ich záložke Prílohy.
Do v. 9.02 vrátane slúžila agenda Dokumenty iba na zadávanie tzv. OLE dokumentov a poskytovala len funkčnosť archivácie súborov a pripájania príloh k iným záznamom prostredníctvom záložky Prílohy. To sa od v. 9.03 zmenilo, viac viď v agende Dokumenty. Možnosť evidovania OLE dokumentov však zostala zachovaná v pôvodnej podobe (viď Často kladené otázky - Je možné vo v. 9.03 a vyšších zadávať "OLE dokumenty" tak, ako v predchádzajúcich verziách?).
Každý záznam v agende Dokumentov obsahuje súbor nejakého typu (a spolu s týmito dátami je uložený priamo v databáze systému ABRA Gen). Príp. obsahuje len odkaz (link) na súbor umiestnený inde na disku (táto možnosť platí iba pre kategóriu OLE dokumentov).
Dokumenty je možné zakladať rôznymi spôsobmi:
- ručným založením v rámci agendy Dokumenty (a to i metódou drag-and-drop), ručným založením z iných agend z ich záložky Prílohy a pod., z iných agend ako výsledok spracovania definovateľného exportu resp. definovateľného B2B exportu (ak je v rámci funkcie Export zvolená medzi možnosťami spracovania výsledku exportu voľba Vytvoriť dokument (viď popis funkcie Export a voľby Vytvoriť dokument u bežných def. exportov)),
- prostredníctvom DMS klienta (vyvolaného napr. z ISDOC readra v rámci otvorenia príloh doručených e-mailov do externého mailového klienta alebo súborov doručených iným spôsobom),
- automaticky ako výsledok automatického Spracovania doručených e-mailov (príloh e-mailov doručených do agendy Doručené e-maily podľa pravidiel spracovania doručenej e-mail.pošty) alebo automatického Spracovania front súborov (súborov z fronty súborov podľa pravidiel spracovania front súborov). Ďalej viď elektronická fakturácia.
Pre úplný zoznam viď aj Možnosti zadania nového dokumentu.
V treťom prípade sa o vygenerovanie dokumentu z prílohy e-mailu alebo z fronty súborov postará automatizačný server v rámci spustenia naplánovanej úlohy typu Spracovanie doručených e-mailov resp. Spracovanie front súborov, tzn. využíva sa automatické spúšťanie úloh spomenuté vyššie. Na iné spomenuté spôsoby založenia dokumentov nie sú naplánovaná úloha ani automatizačný server potrebné.
Dokumenty je možné spracovávať:
- vôbec
- jednotlivými užívateľmi ručne, poloautomaticky či automaticky (líši sa mierou interaktivity užívateľa pri danom spracovaní)
- autoserverom
V poslednom prípade sa o spracovanie dokumentu postará automatizačný server v rámci spustenia naplánovanej úlohy typu Spracovanie dokumentov, tzn. využíva sa automatické spúšťanie úloh spomenuté vyššie. Na ostatné spôsoby nie sú naplánovaná úloha ani automatizačný server potrebné. Ďalej viď Spracovanie dokumentov.
Príklady použitia:
Príklad 1: Užívateľ si chce k vystavenej faktúre pripojiť obchodnú korešpondenciu a zmluvy, na základe ktorých bola faktúra vystavená. Príslušné dokumenty si naskenuje (ak ich už nemá v elektronickej podobe) a uloží ako záznam(y) do agendy Dokumenty. Tento záznam potom na záložke Prílohy pripojí k danej faktúre. Vďaka tomu bude mať kedykoľvek neskôr i ktokoľvek iný prehľad o tom, aká dokumentácia sa k danej faktúre vzťahuje.
Príklad 2: Užívateľ dostáva od svojho dodávateľa faktúry elektronicky napr. e-mailom. Túto elektronickú faktúru si uloží ako záznam do agendy Dokumenty a ten tu následne nechá spracovať. Tým sa automaticky vytvorí adekvátna faktúra prijatá do agendy faktúr prijatých. Ak užívateľ využíva e-mailovú poštu priamo v systéme ABRA Gen, automatizačný server a naplánované úlohy a vhodne nastaví pravidlá spracovania doručenej e-mail. pošty, môže celá táto úloha prebehnúť úplne automaticky bez jeho zásahu (od stiahnutia e-mailovej pošty (naplánovaná úloha Príjem elektronických správ), cez založenie záznamu do agendy Dokumenty (naplánovaná úloha "Spracovanie doručených e-mailov") až po jeho spracovanie a vytvorenie faktúry prijatej (naplánovaná úloha "Spracovanie dokumentov")).
Príklad 3: Užívateľ posiela svojmu odberateľovi faktúry iba elektronicky. Po vystavení faktúry vydanej uskutoční definovateľný B2B export do ISDOC formátu, uloží si ho ako záznam do agendy Dokumenty a tu ho následne nechá spracovať. Tým prebehne elektronické podpísanie a súbor sa odošle na určenú e-mailovú adresu odberateľa. Ak užívateľ využíva odoslanú e-mailovú poštu priamo v systéme ABRA Gen, automatizačný server a naplánované úlohy, môže i táto úloha prebehnúť do určitej miery automaticky bez jeho zásahu (z vytvoreného exportu si založí záznam do agendy Dokumenty a ten sa už môže automaticky spracovať, tzn. podpísať a odovzdať na výstup (uloženie dokumentu do súboru alebo odovzdanie do agendy Odoslané e-maily (naplánovaná úloha "Spracovanie dokumentov") až po automatické odoslanie e-mailov (naplánovaná úloha Odoslanie pripravených elektronických správ)).
Vo v. 9.03 zatiaľ nie je k dispozícii podpora pre automatické spracovanie celej úlohy na výstupe (nie je zatiaľ podpora pre realizáciu B2B exportu pomocou naplánovaných úloh, dokument z exportu nie je možné vytvoriť úplne automaticky (užívateľ musí interaktívne zadať resp. potvrdiť nejaké údaje, napr. rad dokladov) a nie je možné automaticky vytvoriť záznam do agendy odoslaných e-mailov (užívateľ musí zadať e-mailovú adresu odberateľa ručne).
Výhody tohto riešenia pre tvorbu a evidenciu dokumentov
Za všetky uvedieme tie najpodstatnejšie:
- Prehľadná evidencia dokumentov - umožňuje ich mať roztriedené do rôznych radov dokladov a pod.
- Možnosti vyhľadávania v dokumentoch podľa množstva kritérií - je možné triediť, označovať a vyhľadávať podľa typov dokumentov a podľa všetkých hlavičkových údajov (dátum, firma, stredisko atď.)
- Väčšia bezpečnosť dát obsiahnutých v týchto dokumentoch - dokumenty sú uložené v databáze ABRA Gen, platia pre ne preto všetky výhody, ktoré poskytuje SQL server
- Prístupové práva - pre dokumenty uložené v databáze je možné využívať prepracovaný systém prístupových práv, ktorý ponúka ABRA Gen
- Jednoduché zobrazovanie obsahu dokumentu
- Veľmi jednoduché založenie dokumentov podľa súborov rôzneho typu, podpora i drag-and-drop metódy
Použitie agendy Dokumentov rozširuje veľmi podstatne možnosti systému ABRA Gen, pritom ich po stručnom oboznámení sa bezpečne zvládne aj užívateľ - laik.
Vo v. 9.03 zatiaľ nie je k dispozícii podpora pre plnohodnotný DMS systém.

Nezbytnou podmínkou pro provoz dokumentů je, aby byla tato část systému licencována. Agendy modulu Dokumenty a přílohy jsou licencovány v rámci jádra - viz Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti).
Ďalej je na prevádzku potrebné:
- Mať sprevádzkované Naplánované úlohy a autoserver, viď Čo je potrebné na prevádzku naplánovaných úloh a autoservera
- Mať sprevádzkovaný modul E-maily a interné správy, viď Čo je potrebné na prevádzku e-mailov a interných správ
Tieto vyššie uvedené podmienky sú samozrejme nutné iba vtedy, ak chce užívateľ príslušnú časť využívať. Ak mu napr. nechodia elektronické doklady e-mailom, ale len do nejakej fronty súborov, nebude potrebovať pravidlá spracovania doručenej e-mailovej pošty. Nemusí tiež využívať ani služby automatizačného servera, pokiaľ si vystačí len s ručným zakladaním nových dokumentov z doručených elektronických dokladov a pokiaľ si spracovanie evidovaných dokumentov bude robiť tiež ručne, zbytočne si tak však pridá prácu a ochudobní sa o možnosti automatizácie práce, ktoré systém ponúka.

Ako bolo uvedené v kap. Ako začať používať skupinu Dokumenty, vystavované záznamy o takto zadaných a evidovaných dokumentoch sú v ABRA Gen poňaté ako doklady, preto musia mať patričné náležitosti dokladov. Tzn. sú vystavované v nejakom rade dokladov zodpovedajúceho typu, sú zodpovedajúcim spôsobom číslované atď. Tieto údaje je možné neskôr, okrem iného, využívať na efektívne vyhľadávanie a prehľadnú evidenciu všetkých zadaných dokumentov.

V rámci dokumentov sú špeciálnym spôsobom riešené prístupové práva:
- Každý dokument je určitej kategórie dokumentov.
- Kategórie dokumentov sú jedným z chránených objektov, ale nastavuje sa pre ne len právo Spracovať na spracovanie dokumentov danej kategórie.
- Práva zobrazovania a použitia sa k nim nenastavujú, riešia sa nastavením oprávnení priamo na konkrétnom dokumente. Tzn. okrem práv k chráneným objektom a funkciám agendy Dokumenty, ktoré sa štandardne nastavujú v agende Roly resp. Skupiny rolí, je možné nastavovať oprávnenia užívateľov pre každý jednotlivý dokument prostredníctvom jeho záložky Účastníci. Ide o roly resp. užívateľov, ktorí budú mať oprávnenie "vidieť" či "upraviť" konkrétny dokument.
Aby nebolo nutné účastníkov vždy zadávať (ak užívateľ túto možnosť nechce využívať), platí: Ak nie sú zadaní žiadni účastníci, konkrétny dokument nebude žiadnym spôsobom viac obmedzený nad rámec štandardných prístupových práv (tzn. budú ho môcť zobrazovať príp. opravovať všetci užívatelia s právami k agende Dokumenty a k príslušným chráneným objektom (rad dokladov pre dokumenty, kategórie dokumentov, strediská).
Z vyššie uvedeného vyplýva, že ak sú na dokumente zadaní účastníci, ale užívateľ, ktorý ho vytvoril, medzi nimi nie je, tak po uložení a občerstvení agendy daný dokument už neuvidí!!!
Majme roly Obchodník1, Obchodník 2, Technik a Skladník. Užívatelia plnia roly nasledovne:
- Nejedlý = Obchodník1, Obchodník2
- Jedlý = Obchodník1, Obchodník2
- Rasák = Technik
- Sedlák = Skladník
Ďalej majme dokumenty podľa nasledujúcej tabuľky. V tabuľke je vidieť, ktoré dokumenty jednotliví užívatelia uvidia:
Dokument: | Prihlásený užívateľ: | |||||
---|---|---|---|---|---|---|
Č.: | Autor dok. | Účastníci | Nejedlý | Jedlý | Riasa | Semenný |
DOK-1 | Nejedlý | - |
![]() |
![]() |
![]() |
![]() |
DOK-2 | Nejedlý | Obchodník2 |
![]() |
![]() |
||
DOK-3 | Riasa | - |
![]() |
![]() |
![]() |
![]() |
DOK-4 | Riasa | Skladník |
![]() |
Ak používate na zakladanie či spracovanie dokumentov naplánované úlohy a autoserver, tak ďalej viď Naplánované úlohy versus prístupové práva.

Dokumenty umožňujú verzovanie. Vytváranie jednotlivých verzií dokumentu (tzv. revízií) funguje podobne ako v prípade iných dokladov, ktoré podporujú verzovanie, a bolo podrobne popísané v kap. Revízie dokladov (archivácia verzií dokladov) - všeobecne.
Dokumenty je možné ďalej zamykať proti nechceným úpravám od iných užívateľov. Zámok je určený predovšetkým na ošetrenie toho, aby dvaja užívatelia nemenili ten istý dokument súčasne. Má preto význam predovšetkým pre editáciu dokladu. (Užívateľ chce dokument upraviť, takže si ho najskôr zamkne (aby ho nemohol medzitým opravovať niekto iný), opraví ho, uloží a následne zámok uvoľní, aby ho prípadne mohli upravovať aj ostatní.) Zamknutie sa nevzťahuje iba na editáciu vyvolanú funkciou Oprava, ale aj na ďalšie akcie s dokumentom, ktoré by ho mohli zmeniť (napr. vytváranie nových revízií, aktivácia obsahu dokumentov a pod.). Ak je dokument uzamknutý, takéto akcie buď vôbec nie je možné uskutočniť, alebo sa zobrazí varovná správa.
Uzamknutie dokumentu je však možné prelomiť špeciálnym prístupovým právom Prelomiť uzamknutie dokumentu.
Zamykanie umožňuje ošetriť súbežný prístup k dokumentom a tým sa agenda Dokumenty (spolu s verzovaním) približuje komerčným DMS systémom.
Platí:
- užívateľ, ktorý dokument zamkol, môže vykonávať ďalšie úpravy daného dokumentu bez obmedzení
- užívateľ, ktorý dokument nezamkol, nemôže zamknutý dokument upravovať a pri aktivácii sa mu zobrazuje varovná správa. Môže ale zámok prelomiť (čím sa dokument odomkne), pokiaľ má na to prístupové právo.
Možnosti zamknutia dokumentu:
- ručne pomocou funkcie Zamknúť
- automaticky vyvolaním editácie nezamknutého dokumentu, ak má príslušná kategória dokumentu nastavený Spôsob zamykania = Automaticky
Na odomknutie slúži funkcia Odomknúť.