Interný messaging, e-mailová komunikácia a naplánované úlohy

Systém ABRA Gen zajišťuje vnitřní systém předávání zpráv, tzv. interní messaging. Ten zahrnuje tyto možnosti:

  • Interní vzkazy (tzv. ABRA vzkazy)
  • Elektronická pošta

Interní vzkazy mohou být adresované jednotlivým uživatelům systému, skupinám uživatelů (rolím a skupinám rolí), všem nebo i na vnější e-mailové adresy. Odoslané e-maily môžu byť adresované na vonkajšie e-mailové adresy.

Jak bylo objasněno v kap. Naplánované úlohy a autoserver, systém ABRA Gen umožňuje automatické spouštění úloh různého typu. Ide o úlohy, ktoré užívateľ potrebuje vykonávať v pravidelných intervaloch, no nechce na ich vykonávanie zbytočne myslieť alebo sa ním zdržiavať. Automaticky spúšťané úlohy sa evidujú v agende Naplánované úlohy a ich spustenie a realizáciu zabezpečuje tzv. automatizačný server. Naplánované úlohy a autoserver se využívají i některých úlohách interního messagingu a pro některé úlohy interního messagingu jsou naplánované úlohy a autoserver dokonce nezbytné.

Možnou námitkou proti používání interního messagingu v systému ABRA Gen může být, že odesílání a doručování e-mailů přímo v systému ABRA Gen supluje e-mailového klienta a klasickou elektronickou poštu. Do istej miery to tak je, ale len s veľmi obmedzenou funkčnosťou. Výhodou je však napr. možnosť posielania správ bez závislosti na okolitom prostredí. Všichni uživatelé nemusí mít e-mailovou schránku. Dále pak výhody systému ABRA Gen (např. využití rolí jako adresátů, linky na doklady apod.) a plné integrace do systému. Toto všetko navyše nevylučuje možnosť posielať správy i na vonkajšie e-mailové adresy. Oboje je možné kombinovať. Ďalšou výhodou je, že dáta správ je možné zdielať (takže v prípade adresovania viacerým užívateľom nie je nutné obsah správy a prílohy rozkopírovávať pre všetkých adresátov, ale stačí ich mať uložené len raz). Ďalej je možné sledovať stav doručenia/prečítania spravy a prečítané správy riadene mazať.

Interní vzkazy lze využít:

  • na zasielanie rýchlych ručne zadávaných správ medzi užívateľmi navzájom (napr. "o 17:00 prebehne update firemného systému ABRA Gen" a pod.).
  • na automatické odosielanie správ, ak nastane nejaká sledovaná udalosť (napr. "bola zaplatená sledovaná faktúra").
  • na odosielanie správ v rámci vykonania nejakej automaticky spúšťanej naplánovanej úlohy, ktorá má nastavené, že sa má po dokončení úlohy odoslať správa zadaným adresátom (napr. "úloha skončila s chybou...").

So spôsobom využitia správ korešpondujú možnosti vytvorenia novej správy. V druhom a treťom prípade sa o vygenerovanie správy postará automatizačný server v rámci spustenia naplánovanej úlohy príslušného typu (v druhom prípade typu Automatické správy, v treťom prípade ľubovoľného iného typu), tzn. využíva sa automatické spúšťanie úloh, ktoré bolo spomenuté vyššie. Na odosielanie ručne zadávaných správ naplánovaná úloha ani automatizačný server nie sú potrebné. Zadané správy sa po svojom vytvorení ihneď "odosielajú" (vytvorenie správy a jej odoslanie adresátovi je možné chápať ako jedno a to isté).

ABRA správy je možné evidovať, čítať a písáť v agende Správy. Definície automatických správ je však možné zadávať predovšetkým priamo zo sledovaných agend, ktorých sa to týka, pomocou funkcie Autom. správy a Spievodcu tvorbou definície automatickej správy. Ak je užívateľovi doručená ABRA správa, tak sa mu v ktoromkoľvek okamihu za chodu ABRA Gen zobrazí informácia, že má k dispozícii novú správu (napr. formou zobrazenia bubliny) s možnosťou priamo si otvoriť agendu na prácu so správami, ktorá umožní správu zobraziť, prípadne na ňu nejakým spôsobom reagovať. Podrobnejšie viď ďalej Interný messaging - ABRA správy a automatické generovanie správ.

Možnosti použitia interného messagingu vrát. schematického nákresu viď príklady v kap. Naplánované úlohy a autoserver.

Tato funkce je určena především pro evidenci e-mailové komunikace na vybraném e-mailovém účtu (typicky nepůjde o soukromý účet uživatele, ale třeba o obecný účet organizace, např. obchod@firma.cz, kam jsou směřovány obchodní poptávky, servisní požadavky, elektronické faktury apod.). Pak lze sledovat kdy, kdo a co zaslal na daný účet přímo v rámci ABRA Gen, lze přidělovat řešitele - uživatele ABRA Gen, lze provádět vazby na další objekty systému ABRA Gen apod. Doručené e-maily je možné rôznym spôsobom spracovávať, viď ďalej. Elektronickú poštu priamo v systéme ABRA je možné evidovať, sťahovať, čítať a písať v agendách Odoslané e-maily a Doručené e-maily.

Odeslané e-maily v modulu E-maily a interní vzkazy jsou využívány:

  • na zaslanie ručne zadávaných e-mailov buď priamo v agende Odoslané e-maily alebo z iných častí systému, ak užívateľ na zaslanie e-mailu zvolí možnosť poslať e-mail Agendou Odoslané e-maily (viď napr. funkcia E-mail z tlačových zostáv, odoslanie e-mailu cez agendu odoslané e-maily v rámci spracovania dokumentov a pod.) alebo ak sa v rámci požadovanej akcie v inej časti systému vytvára záznam do agendy Odoslané e-maily (napr. uskutočnením kampane typu E-mail, v rámci zasielania notifikácií a pod.)
  • pro zasílání ABRA vzkazů na externí e-mailové adresy (adresát typu 4 (e-mail)).
  • pro zasílání zpráv v rámci provedení nějaké automaticky spouštěné naplánované úlohy, která má nastaveno, že se má po dokončení úlohy odeslat zpráva zadaným adresátům na externí e-mailové adresy (adresát typu 4 (e-mail)).

    So spôsobom využitia odoslaných e-mailov korešpondujú možnosti vytvorenia nového odoslaného e-mailu. V druhom prípade zabezpečí vygenerovanie e-mailu systém ABRA Gen automaticky, ale automatizačný server ani naplánovaná úloha na to nie sú potrebné. V treťom prípade sa o vygenerovanie e-mailu postará automatizačný server v rámci spustenia naplánovanej úlohy ľubovoľného typu, tzn. využíva sa automatické spúšťanie úloh, ktoré bolo spomenuté vyššie.

    Narozdiel od ABRA správ (viď vyššie) sa vytvorené e-maily neodosielajú vždy automaticky ihneď po svojom vzniku a samotné odoslanie vytvoreného e-mailu je samostatná úloha.

  • automaticky ihned po vytvoření e-mailu - platí pouze pro e-maily vygenerované pro zaslání ručně vzniklých ABRA vzkazů na externí e-mailové adresy (adresát typu 4 (e-mail)) nebo pro případ, že je tak v daném místě programu explicitně nastaveno (viz např. položka Odeslat e-mail okamžitě po vytvoření v definici notifikace).

    Pre odosielanie správ na externé e-mailové adresy platí: e-maily vytvorené na základe automaticky vzniknutých správ program neodosiela automaticky okamžite po ich vytvorení. Budú v stave "Na odoslanie" a je potrebné zabezpečiť ich odoslanie z agendy Odoslané e-maily iným spôsobom (ručne alebo automaticky pomocou naplánovanej úlohy na to určenej typu Odoslanie pripravených elektronických správ). Ak ale používate automatizačný server a odosielanie správ po dokončení naplánovaných úloh, predpokladá sa, že budete mať nastavenú aj túto naplánovanú úlohu.

  • ručne funkciou Odoslať v agende Odoslané e-maily
  • automaticky pomocí naplánované úlohy typu Odeslání připravených elektronických zpráv - v tomto případě se o odeslání e-mailů postará automatizační server v rámci spuštění naplánované úlohy, tedy je využíváno automatické spouštění úloh zmíněné výše. Na odosielanie správ v prvom prípade a na ručné odosielanie nie sú naplánovaná úloha ani automatizačný server potrebné.

Pokud má uživatel privilegium Obcházet práva k objektům, může k odeslání e-mailové zprávy použít libovolný e-mailový účet vytvořený v agendě E-mailové účty.

Doručené e-maily v modulu E-maily a interní vzkazy jsou využívány pro příjem e-mailů adresovaných na e-mailové účty evidované v systému ABRA Gen.

V druhom prípade sa o stiahnutie pošty postará automatizačný server v rámci spustenia naplánovanej úlohy príslušného typu, tzn. využíva sa automatické spúšťanie úloh, ktoré bolo spomenuté vyššie. Na ručné sťahovanie pošty nie sú naplánovaná úloha ani automatizačný server potrebné.

Doručené e-maily sa môžu ďalej spracovávať. Napr. z príloh e-mailov je možné vytvárať záznamy do agendy Dokumenty (ručne alebo aj automaticky pomocou naplánovanej úlohy príslušného typu) a pod. Podrobnejšie viď ďalej Spracovanie doručených e-mailov.

Súčasťou správy (ako ABRA správy, tak odoslaného e-mailu) môžu byť tiež prílohy obsahujúce ľubovoľný súbor, napr. vytlačený report, obrázok a pod. Přílohy jsou k dispozici na subzáložce Přílohy odeslaného e-mailu resp. subzáložce Přílohy vzkazu a mohou být dvou typů:

  • Dokument - Odkaz na nejaký dokument z agendy Dokumenty. Pri samotnom odosielaní sa potom z daného dokumentu prevezmú všetky súbory v ňom obsiahnuté (viď zoznam súborov obsiahnutých v danom dokumente) a pripoja sa ako prílohy k odosielanému e-mailu (myslí sa už k fyzicky odosielanému e-mailu).

  • Súbor - V tomto prípade je prílohou nejaký súbor(y) z disku uložený do databázy ABRA Gen v rámci uloženia záznamu odoslaného e-mailu resp. správy a tieto súbory sa pripoja ako prílohy k odosielanému e-mailu (myslí sa už k fyzicky odosielanému e-mailu).

V rámci jedného záznamu odoslaného e-mailu resp. správy môžu byť naraz definované prílohy oboch typov. Rozdíl mezi oběma typy příloh je v objemu uložených dat. Projeví se zejména při hromadném generování záznamů s podobným obsahem, typicky např. v rámci provedení kampaně typu E-mail, kdy může vznikat obrovské množství záznamů typu Odeslaný e-mail, se stejnou přílohou či maximálně s několika variantami stejných příloh (např. kampaň s nabídkou nového produktu s přiloženým ceníkem buď pro koncového uživatele nebo pro obchodního partnera, podle toho, kdo je zrovna osloveným adresátem.). V takom prípade nie je praktické pre každý e-mail súbor s touto prílohou ukladať do databázy v rámci odoslaného e-mailu, ale naopak je výhodné "skladovať" ho ako prílohu v Dokumentoch (čiže mať uložený v databáze iba raz) a tento dokument medzi všetkými týmito e-mailami zdieľať.

Preto je tu možnosť zvoliť typ prílohy už priamo v definícii Typu kampane, pričom je možné zadávať i podmienky použitia tejto prílohy a tým realizovať podmienené pripájanie rôznych variantov príloh k jednotlivým adresátom. Viď tiež Kampane - všeobecne - Realizácia kampane.

Súčasťou ABRA správy môžu byť navyše i tzv. odkazy (napr. na ľubovoľný doklad v systéme ABRA Gen). Využitie a ovládanie viď Špeciálne odkazy na ABRA doklady, objekty agend systému ABRA, www adresy a naplánované úlohy.

Doručené a odoslané a-maily sa zaznamenávajú v agende Doručené e-maily a Odoslané e-maily. Ako bolo uvedené v kap. Ako začať používať skupinu E-maily a interné správy, vystavované záznamy o odoslanej a doručenej elektronickej pošte sú v ABRA Gen poňaté ako doklady, takže musia mať príslušné náležitosti dokladov. Tzn. sú vystavované v nejakom rade dokladov zodpovedajúceho typu, sú zodpovedajúcim spôsobom číslované atď. Tieto údaje je možné neskôr okrem iného využívať na efektívne vyhľadávanie a prehľadnú evidenciu elektronickej pošty..

Doručené a odoslané správy sa evidujú v agende Správy. Tieto záznamy nie sú poňaté ako doklady.

Nezbytnou podmínkou pro provoz je, aby byla tato část systému licencována. Agendy modulu E-maily a interné správy sú licencované samostatne - viď Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti).

Ak nie je licencovaný modul E-maily a interné správy, nie je k dispozícii podpora súvisiacich agend ani v iných moduloch (napr. nie je možné používať funkciu Autom. správy).

Ďalej je na prevádzku potrebné:

Tieto vyššie uvedené podmienky sú samozrejme nutné iba vtedy, ak chce užívateľ príslušnú časť modulu E-maily a interné správy využívať. Ak si napr. nechce definovať vlastné užívateľské kontrolné body a vystačí si s dodávanými alebo ak vôbec nechce využívať automaticky generované správy, tak skriptovanie nepotrebuje. Nemusí tiež využívať ani služby automatizačného servera, ak si vystačí len s ručne posielanými správami a ak si aj odosielanie a sťahovanie e-mailov bude robiť ručne, aj keď si tým zbytočne pridá prácu navyše a ochudobní sa o možnosti automatizácie práce, ktoré systém ponúka.

Ďalej viď Čo je potrebné na používanie generovania automatických správ.

Tiež je potrebné mať oprávnenie na použitie poštových účtov, viď ďalej Poštové účty verzus prístupové práva.

E-mailové účty a Účty odchodiskového servera SMTP sú jedným z chránených objektov. Platí: E-maily je možné posielať a sťahovať len z tých účtov, ku ktorým je prístupové právo. To je dané:

Ďalej tento užívateľ musí mať dostatočné prístupové práva k radom dokladov a k stredisku, ktoré sú zadané v definícii daného e-mailového účtu, keďže ide tiež o chránené objekty. (Aby bolo možné generovať záznamy odoslaných a doručených e-mailov cez daný e-mailový účet.

Účty, ku ktorým užívateľ nemá právo, sa buď vôbec nebudú ponúkať na spracovanie (prípad ručného sťahovania) alebo sa pre ne daná akcia nevykoná (prípad ručného i automatického odosielania a automatického sťahovania pošty).

Viď tiež Často kladené otázky, otázka Naplánovaná úloha sa nespustí alebo skončí chybou.

Z vyššie uvedeného plynie: Aby bolo možné generovať odoslané a doručené e-maily cez daný účet, musí byť použitý taký e-mailový účet z agendy E-mailové účty, ku ktorému má užívateľ právo.

Ďalej viď príklad v popise Naplánované úlohy verzus prístupové práva.