Vecný obsah, ako začať - Servis

Tu nájdete teóriu týkajúcu sa modulu: Servis

V této kapitole se seznámíme se základními pojmy a procesem servisu a dalšími informacemi nezbytnými pro pochopení modulu a práci s ním.

Ďalej je uvedené:

S-zakázka - V servisních firmách se běžně pracuje s pojmem (servisní) zakázka. Pretože v systéme ABRA Gen sa pojem zákazka používa už pre niečo iné (ekvivalent obchodného prípadu a projektu, viď kap. Členenie dát za zákazky, obch. prípady a projekty), budeme kvôli rozlíšeniu v ďalšom texte v module Servis používať pojem "s-zákazka" a budeme ním myslieť servisnú zákazku (v poňatí tohto modulu ekvivalent záznamu v agende servisných listov – viď ďalej).

Základ modulu je stavaný tak, aby bol použiteľný pre ľubovoľný typ servisnej organizácie. Jednotlivé špecifické varianty napr. Autoservis / Servis elektroniky a pod. budú riešené ako inštalačné sady dopĺňaúce ďalšie špecifické užívateľské položky a súvisiacu funkčnosť prostredníctvom skriptov a ďalších definícií.

Zjednodušená bloková schéma modulu Servis:

 

Kľúčovým číselníkom modulu je číselník Typov servisných prípadov. V ňom sa definujú typy, ktoré vymedzujú spoločné vlastnosti budúcich evidovaných servisných prípadov. Typ servisného prípadu určuje predovšetkým spôsob, akým sa bude na s-zákazke zadávať predmet servisu. Môže to byť:

Podľa toho sa serv. predmet môže zadávať len textovo, alebo výberom z číselníka servisovaných predmetov, alebo výberom z číselníka sériových čísel, alebo len zo skladových kariet s identifikáciou kusu sér./výr. číslom zadaným z číselníka alebo textovo. Z toho plynie, že je možné servisovať aj predmety, ktoré ste nepredali a ktoré nemáte (a ani nechcete mať) v sklad. evidencii, rovnako tak i predmety, ktoré v sklad. evidencii máte:

  • Ak chcete servisovať len predmety, ktoré ste nepredali a ktoré nemáte (a ani nechcete mať) v sklad. evidencii - zvolíte zadanie len textovo alebo z číselníka servisovaných predmetov, kde sa budú evidovať bez väzby na sklad. kartu.
  • Ak chcete servisovať predmety, ktoré máte v sklad. evidencii - zvolíte zadanie odkazom na sklad. kartu, príp. na konkrétne sér. čísla, pokiaľ vám postačia údaje k nim evidované v sklad. evidencii a číselník servisovaných predmetov nemusíte vôbec používať. Ak si k nim chcete evidovať ešte ďalšie údaje, zvolíte číselník servisovaných predmetov, kde sa budú evidovať s väzbou na sklad. kartu.

Typ servisného prípadu na sebe tiež určuje niektoré preddefinované údaje, ako sú rady dokladov, pozície položiek v skladovom menu, východiskové sklady, či sa majú servisované predmety s väzbou na sklad. kartu prijímať na sklad atď. Číselník umožňuje predovšetkým jednoduché prispôsobenie modulu pre rôzne implementácie, pretože k typu servisu sa môžu viazať aj rôzne vstupné variantné formuláre (ktoré môžu byť pre rôzne servisné prípady odlišné a to často i zásadným spôsobom) a podľa potreby môže tiež odlišovať rôzne procesy ďalšieho spracovania (riešené napr. individuálne skriptovaním a pod.).

Typov servisných prípadov môže byť definované ľubovoľné množstvo, ale každý typ má špecifikovaný iba jeden spôsob zadania servisovaného predmetu (tzn. v jednom type servisného prípadu nie je možné kombinovať niekoľko spôsobov zadávania servisovaných predmetov). V jednej firme môže byť viacero typov (i keď neservisuje viacero vecí) – napr. typ Autoservis pracujúci s číselníkom vozidiel a zároveň typ Reklamácie pracujúci so skladovou kartou a sériovým číslom. Zároveň však platí, že vo väčšine ostatných číselníkových agend modulu sa potom eviduje, k akému typu servisného prípadu daný číselníkový záznam patrí, a väčšinou ho nie je možné použiť k inému. K tomu je potrebné pri implementácii prihliadnuť (či je výhodnejšie mať niekoľko servisných prípadov, a k nim niekoľko číselníkových záznamov, alebo naopak). Definujte preto typy servisných prípadov s uvážením.

Ďalej je uvedené:

Základným dokumentom evidujúcim s-zákazku je Servisný list (SL) evidovaný v agende Servisné listy. Servisný list zaznamenáva predmet servisu, identifikáciu klienta, stav predmetu, chyby popísané klientom, Identifikácie záručnej/pozáručnej opravy opravy, odhad ceny, žiadané servisné operácie, ktoré sa majú vykonať, obrázky (napr. fotky poškodenia vozidla) a neskôr informácie o odovzdaní predmetu späť. Nový SL je možné zadať z agendy Servisné listy, ale optimálna pre príjem servisu je agenda Servisný dispečing.

Spôsob zadania predmetu servisu závisí od definície príslušného typu servisného prípadu, viď Predmety servisu a Typ servisného prípadu vyššie. Pri príjme položky do opravy je teda v agende dispečingu možné:

  • nájdenie existujúcej karty predmetu servisu alebo zadanie novej
  • variantne - vyhľadanie skladovej položky/sér.čísla (pre nový predmet)
  • variantne – vyhľadanie predajného dokladu, ktorým bolo dodané - len ak ide o servisovaný predmet s väzbou na skladovú kartu (viď vyššie Predmety servisu a Typ servisného prípadu) - viď subzáložky Predajný doklad, Nákupný doklad
  • rýchle zobrazenie predchádzajúcich opráv (predchádzajúcich SL)
  • kontrola, že pre daný predmet servisu neexistuje už iný doteraz neuzavretý servisný list

Identifikácia chyby: Chyby a servisné operácie je možné popisovať ako textovo, tak variantne výberom dopredu pripravených položiek zo zodpovedajúcich číselníkov (číselník Servisné chyby, číselník Servisné operácie, pričom číselník operácií podporuje evidenciu odlišných variantov pre rôzne modely servisovaných predmetov). Chyby a serv. operácie medzi sebou môžu byť previazané, takže zadanie chyby z číselníka do servisného listu môže automaticky implikovať zoznam servisných operácií vedúcich k oprave chyby.

Každá servisná operácia definovaná v číselníku, resp. zadaná na montážnom liste obsahuje kolekciu riadkov - položiek servisnej operácie, ktoré môžu byť typu:

  1. Práca - zadávaná len textovo alebo odkazom na sklad. kartu
  2. Materiál - zadávaný odkazom na sklad. kartu
  3. Zariadenie - zadávané odkazom na rolu (nepersonálnu)
  4. Text so sumou - k dispozícii len na ručné zadanie v montážnom liste

Obsahuje teda zoznam všetkého potrebného na vykonanie servisnej operácie (nutné servisné operácie a potrebné diely). Obsahuje i predbežné ceny, zadané ručne alebo vyhľadané v hlavnom cenníku (ak ide o položku s odkazom na skl. kartu) a sadzby DPH. Tieto údaje sa potom použijú na zostavenie predbežnej ceny na servisnom liste (ak ide o prípad, keď sa na SL chyba zadáva výberom z číselníka chýb) a na predvyplnenie cien na montážny list.

Odhad ceny a určenie termínu vybavenia na SL: odhad ceny servisu buď vyplynie zo zadaných požadovaných servisných operácií (ak sú chyby a operácie zadávané výberom z číselníka, viď vyššie) alebo ju stanoví prijímací technik a zadá z ruky.

Pri príjme predmetu do servisu prijímací technik s klientom vyplní servisný list, vytlačí ho (napr. vo forme zmluvy/príjemky do opravy) a po jeho potvrdení príjem končí. Variantne vystaví zálohový list / účtenku ako doklad o zaplatení zálohy na stanovenú časť z celkovej sumy.

Servisné listy sú koncipované ako doklady. Tzn. že každý zadaný servisný list je identifikovaný radom dokladov, číslom, obdobím, do ktorého bol vystavený.

V rámci vytvorenia servisného listu (SL) a príjmu predmetu do servisu môže automaticky vzniknúť zodpovedajúci doklad na príjem predmetu. Aký doklad to bude, závisí na type servisného prípadu a jeho nastavenia (viď položky Prijímať servisovaný predmet na sklad a Príjem predmetu realizovať dokladom):

  • skladová príjemka (PR) do agendy Príjemky
  • prevodka výdaj (PRV) do agendy Prevodky výdaj a k nej odpovedajúca prevodka príjem (PRP) do agendy Prevodky príjem  (na prevod predmetu na servisný (reklamačný sklad), kde má byť tento servis evidovaný)
  • vratka (VR) do agendy Vratky

A to, ak je zadaná väzba na konkrétnu sklad. kartu. (Lze ji zadat v závislosti na typu servisního případu buď přímo na SL (viz položka Sklad. karta(StoreCard_ID)) nebo v údajích servisovaného předmětu (viz položka Sklad. karta(StoreCard_ID)).

Stavy servisného listu si je možné definovať v číselníku Stavy servisného listu. Užívateľ môže stavy pridávať ľubovoľne podľa potreby, niektoré z nich však majú určitý špecifický význam - viažu sa k nejakej špecifickej události a systém ich použije automaticky, pokiaľ sú splnené podmienky pre daný stav. Na označenie týchto špecifických stavov sú v definícii stavov k dispozícii 4 príznaky (začiark. políčka na označenie stavu ako východiskový, ukončený, uzavretý, fakturovaný), pričom pre každý z týchto príznakov musí vždy platiť, že existuje práve jeden stav, ktorý má daný príznak (s výnimkou príznaku "uzavretý", kedy je možné mať viacero stavov s týmto príznakom). Kedy sa ktorý stav s daným príznakom použije, viď ďalej.

Číselník sa dodáva predvyplnený nasledujúcimi stavmi s nasledujúcim nastavením príznakov:

Názov stavu Príznak
východiskový ukončený uzavretý fakturovaný
Rozpracovaný A - - -
Potvrdený/v procese - - - -
Ukončený - A - -
Uzavretý - - A -
Fakturovaný - - - A

Okrem toho môže byť v číselníku ľubovoľné množstvo ďalších stavov, ktoré nemajú nastavený ani jeden z týchto príznakov.

Možnosti zmeny stavov SL:

  • stav s příznakem výchozí(Rozpracován) - určen pro nově zadaný SL. Tento stav sa nastaví ako východiskový stav pri zadaní nového SL. Do východiskového stavu ho môže užívateľ vrátiť ručne i zo stavu s príznakom ukončený (Ukončený) alebo iného stavu (Potvrdený/V procese) bez príznaku (a to v rámci opravy SL alebo funkciou Zmena stavu SL, ale len vtedy, ak je so SL ešte možné manipulovať, tzn. ak SL nie je v stave s príznakom uzavretý (Uzavtetý) príp. s príznakom po ňom nasledujúcom tzn. fakturovaný (Fakturovaný)).
  • stav bez příznaku (Potvrzen/V procesu) - určen pro SL, který probíhá a provádí se, dosud nebyl ukončen. Do tohto stavu prepína užívateľ SL ručne (v rámci opravy SL alebo funkciou Zmena stavu SL). Tento stav (alebo iné bez príznaku) nie je bezpodmienečne nutné využívať, ale ak ho budete nastavovať, budete ho môcť využiť na odlíšenie SL, ktoré napr. vedúci servisu už skontroloval, akceptoval a vystavil k nim montážne listy (ML), od SL, ktoré zatiaľ neprechádzal a pod.

  • stav s příznakem ukončený (Ukončen) - určen pro SL, kde již proběhly všechny opravy. Tento stav sa nastaví automaticky na SL po ukončení všetkých montážnych listov vystavených k SL (viď ďalej). Je signálom, že daný SL je možné uzavrieť a klientovi vyúčtovať. Stav Ukončený je možné nastaviť aj ručne v rámci opravy SL, i keď ešte neboli ukončené všetky ML (ale vzhľadom k tomu, že uzavrieť je možné len SL, ktorý má všetky svoje ML ukončené, je praktickejšie nechať si stav Ukončený nastavovať automaticky až pri ukončení všetkých ML).

    Ak je SL v stave Ukončený a sú ukončené všetky ML a užívateľ následne pridá ďalší ML alebo na niektorom z existujúcich zmení stav, systém už stav "Ukončený" na SL nijako nemení a ponechá ho. Je tým pádom na užívateľovi, aby si stav SL po takejto akcii prípadne upravil sám. (Pri vystavovaní ML k ukončenému SL funkciou Nový je však užívateľ na túto skutočnosť upozornený, takže ide o vedomú akciu. Oprava ukončených ML je chránená prístupovým právom Povoliť opravu ukončeného montážneho listu, takže by opäť malo ísť o vedomú akciu užívateľa, ktorý má jej vykonanie povolené.)

  • stav s příznakem uzavřený (Uzavřen) - určen pro SL definitivně uzavřený, k němuž se již nebudeme vracet. Len takýto bude možné následne fakturovať. (Viď tiež ďalej Uzavretie s-zákazky.) Tento stav sa nastaví uzavretím SL funkciou Uzavrieť v záložke Platby a faktúry. Uzatváraný SL by mal byť v stave s príznakom ukončený. Avšak je možné uzavrieť i SL v stave Rozpracovaný či Potvrdený/V procese.

    Pri uzavretí SL sa kontroluje vyskladnenie materiálu (neplatí pre materiálové prefakturačné položky) a odpracovaný čas. Ak nie je splnená, tak sa s ohľadom na nastavenie firemného parametra Pri uzavretí servisného listu kontrolovať vyskladnenie materiálu a odpracovaný čas zobrazí buď len upozornenie, alebo nie je možné SL uzavrieť.

    Uzavrieť nie je možné:

    Vydať materiál nie je možné na už ukončený ML. Pokiaľ ste ML už ukončili, hoci na ňom je nevyskladnený materiál, je nutné najprv zrušiť ukončenie ML (viď ďalej Stavy ML), následne vydať materiál, ML opäť ukončiť. Až následne potom je možné SL uzavrieť.

    Ak bude SL uzavretý, so SL a jeho ML už nebude možné manipulovať. Nastavenie stavu Uzavretý je možné stornovať funkciou Zrušiť uzavretie, ale len do doby, kým SL nebol vyfakturovaný. Do stavu Uzavretý sa tiež SL vráti automaticky zo stavu Fakturovaný, ak došlo k vymazaniu (posledného existujúceho) predajného dokladu na už fakturovanom SL. Tento stav nie je možné nastaviť ručne.

    V praxi ale môže existovať viacero koncových stavov SL, v ktorom servisný list skončí bez toho, aby nasledovala fakturácia v module Servis, ktorá by spôsobila prepnutie do následného stavu Fakturovaný. Napriek tomu je požadované, aby i také stavy boli hodnotené ako uzavreté SL (už hotový, ku ktorému sa už netreba vracať). Preto je možné si v číselníku Stavy servisného listu nadefinovať viac ako jeden stav s príznakom uzavretý.

    Koncové stavy, ktoré sa môžu v praxi vyskytnúť a ktoré nepovedú už k následnej fakturácii vykonanej z modulu Servis:
    Uzavretý - storno (nerealizovaný)
    Uzavretý - odpustená fakturácia
    Uzavretý - ekologická likvidácia
    Uzavretý - uznaná reklamácia
    Uzavretý - nefakturovaný (interný)
    Uzavretý - fakturované bez väzby
    Uzavretý - fakturované zmluvou
    a pod.

    Potom platí:

    • V takom prípade potom v rámci funkcie Uzavrieť SL je k dispozícii položka Nastaviť stav uzavrenia pre výber jedného z týchto stavov.
    • Návrat do stavu Uzavretý po zrušení faktúry: V okamihu, kedy sa SL faktúruje (tzn. prechádza do stavu Fakturované, viď ďalej), zapamätá sa vybraný konkrétny stav s príznakom uzavrenia. Ak sa SL má vrátiť do stavu uzavrenia (zmazaním vystavenej faktúry), tak sa obnoví tento posledný zapamätaný stav uzavrenia.
       
  • stav s příznakem fakturovaný(Fakturován) - určen pro SL, k němuž již byla provedena fakturace. Tento stav sa nastaví po prvej fakturácii SL (vzniku prvého predajného dokladu) funkciou Faktúrovať. Tento stav nie je možné nastaviť ručne. Fakturovať nie je možné SL, ktorý nie je v stave s príznakom uzavretý.

Zasielanie notifikácií o zmene stavu SL:

Zmena stavu môže vyvolať vykonanie notifikácie - vytvorenie a odoslanie notifikačných e-mailov (platí pre typ servisného prípadu Z číselníka servisovaných predmetov), tzn. správ s definovateľným textom zasielaných vybraným adresátom o tom, že SL dosiahol nejakého stavu. Zasielanie týchto správ sa definuje v subzáložke Notifikácia servisovaného predmetu, definovateľné texty správ sa nastavujú v číselníku Texty notifikácie stavov.

K jednému servisovanému predmetu je možné nadefinovať ľubovoľný počet notifikácií, pričom notifikácia je určená východiskovým stavom a aktuálnym (cieľovým) stavom, do ktorého SL prechádza.

Vykonávaním notifikácií sa vytvárajú záznamy v agende Odoslané e-maily. Preto je potrebné v rámci definície notifikácie zadať položky potrebné pre ich vystavenie a mať splnené podmienky na prevádzku modulu E-maily a interné správy, viď Čo je potrebné na prevádzku e-mailov a interných správ. K odoslaniu e-mailu môže dôjsť ihneď alebo môže byť riešené i dávkovo pomocou automatizačného servera, ktorý odosielanie vykonáva v nastavenom intervale (napr. raz za hodinu). Viď položka Odoslať e-mail okamžite po vytvorení v definícii notifikácie a viď tiež možnosti odoslania e-mailov.

Ďalej je uvedené:

Na vykonanie požadovaných servisných operácií vytvára majster dielne (alebo v jednoduchších prevádzkach priamo prijímajúci technik) pridelenie s-zákazky alebo jej časti jednotlivým mechanikom. Zvláštnym variantom je kooperácia, teda zadanie zákazky externému dodávateľovi. Za týmto účelom vznikajú k už uloženému servisnému listu montážne listy (jeden alebo viac), pričom každý montážny list je určený jednému pracovisku/dielni (prípadne vybraným konkrétnym technikom z daného pracoviska) alebo jednému kooperačnému subdodávateľovi - tak ide o tzv. kooperačný ML (na takom ML je začiarknutý príznak Kooperácie a namiesto výdaja materiálu sa na ňom vykonáva výdaj/príjem do/z kooperácií, viď ďalej). Montážne listy sú evidované v agende montážnych listov, ale je možné ich k jednotlivým servisným listom sledovať tiež v agende servisných listov.

ML je možné vytvořriť:

  • pomocou funkcie Zmena stavu v agende Servisné listy
  • pomocou funkcie Nový ML v záložke Montážne listy v agende Servisné listy

Montážní listy jsou koncipovány podobně jako doklady: každý zadaný montážní list je identifikován řadou dokladů, číslem a obdobím, do něhož byl vystaven. Nejsou však vystavovány v samostatné řadě dokladů (i když typ dokladů Montážní list (MON) je a musí být zaveden); identifikaci tvoří řada dokladů "jejich" servisního listu a pořadové číslo.

Na montážny list sa do jeho riadkov prenesú položky servisných operácií zo servisného listu (ak tu boli zadané), prípadne ich je možné zadať a doplniť ďalšie ručne (tzn. vykonať spresnenie / doplnenie servisných operácií na ML podľa zisteného stavu).

Riadky ML obsahujú opäť položky typu práca, materiál, zariadenie alebo text so sumou. Vytlačený ML je pre mechanika zadaním, čo má s daným predmetom robiť, aký materiál a zariadenie bude potrebovať. S montážnym listom prichádza mechanik za skladníkom a fasuje potrebný materiál, vzniká štandardný skladový doklad výdajky zo skladu (dodací list evidovaný v agende dodacích listov (DL)).

Kooperačný ML umožňuje evidovať, či bol vydaný do kooperácie alebo či sa z nej už vrátil. Pokiaľ ide o servisovaný predmet s väzbou na skladovú kartu, tak pri výdaji a vrátení do kooperácie môžu vznikať skladové doklady charakteru prevodiek (prevodka výdaj (PRV) a prevodka príjem (PRP)). Adekvátne je tomu pri príjme späť z kooperácie. Tým pádom na sklade, ktorý je vyčlenený ako "kooperačný sklad" (pokiaľ si taký vyčleníte), je možné potom sledovať, aké skladové položky sú aktuálne v kooperácii u subdodávateľov. Pomocou definícií vlastných tlačových zostáv (nad prevodkami, príp. priamo nad montážnymi listami) si je potom možné vytlačiť napr. výstup typu odovzdávací protokol do kooperácie a pod.

Jednotliví mechanici sú prideľovaní na montážne listy z číselníka rolí, ktorý môže byť vhodne filtrovaný priradením rolí k servisnej odbornosti a k servisnému pracovisku/dielne. Servisná operácia môže vymedzovať, aká odbornosť je k danému úkonu potrebná. Pracoviskom je možné vymedziť množinu osôb pre neho dostupných.

Modul nerieši problematiku kapacitného plánovania, tzn. optimalizáciu prideľovania technikov/zariadení k  jednotlivým serv. zákazkam. Pridelenie vykonáva obsluha ručne.

Stavy ML sú pevne dané a nie je možné ich užívateľsky nijako meniť, či pridávať ďalšie (porovnajte so Stavmi SL).

Stavy ML a ich význam:

  • Rozpracovaný - východiskový stav pri zadaní nového ML
  • Zahájený - tzn. ML, ktorý prebieha a vykonáva sa, ešte nie je ukončený. Má len evidenčný charakter.
  • Prerušený - tzn. ML, ktorého práce boli z nejakého dôvodu dočasne prerušené. Má len evidenčný charakter.
  • Ukončený - tzn. ML, kde už prebehli všetky operácie a bol dokončený. Na ukončený ML už nie je možné vydávať materiál/kooperácie.

Možnosti zmeny stavov ML:

Teda mechanik, ktorý má daný ML pridelený (typicky mechanik plniaci rolu, ktorá je zadaná ako "zodpovedná osoba" na danom ML, prípadne ktorá je zadaná ako rola technika, ktorý bude riešiť i jednotlivé operácie z daného ML) môže ML od majstra dielne prevziať a označiť ho za zahájený (stav Zahájený).

Výdaj materiálu a zaznamenanie reálneho stavu na ML:

Pokiaľ je pre opravu/montáž podľa daného ML potrebná nejaký materiál, tak je potrebné si zabezpečiť výdaj materiálu zo skladu.

Možnosti vykonania výdaja materiálu:

K vlastnímu výdeji slouží agenda Výdaj materiálu a kooperácií, kterou lze vyvolat rovnou z agendy daného ML funkcí Vydat materiál. V agendě Výdaj materiálu a kooperácií se vlastní výdej provádí funkcí Vydat ze skladu. Je tu možné vydať materiál i hromadne na viacero označených ML naraz. Tzn. je možné vystaviť jeden DL na viacero ML, a to ako na viacero ML patriacich k jednému servisnému listu (SL), tak na viacero ML patriacich k viacerým rôznym SL.

Na vyskladnený materiál vznikne v závislosti na režime fakturácie zvolenom vo firemnom parametri Režim fakturácie servisných listov:

  • buď výdajka zo skladu vo forme štandardných dodacích listov (DL)

    Pre prípad, že sa má pri výdaji vystavovať DL a daný DL už existuje (bol vytvorený iným spôsobom predtým), je v agende ML v rámci funkcie Vydať materiál k dispozícii podfunkcie Importovať existujúci dodací list. Potom sa nový DL netvorí, ale len sa vykoná zviazanie existujúceho DL s príslušným ML.

  • nebo převodka výdej (PRV) a převodka příjem (PRP) s tím, že je materiál jen převeden ze skladu materiálu (nastavuje se na Typu servisního případu, viz Sklad materiálu (MaterialStore_ID)) do příslušného skladu určeného pro takto vydaný materiál (nastavuje se v údajích pracoviště a to buď pro pracoviště jako celek, viz Sklad pro výdej(Store_ID) nebo pro jednotlivé role techniků pracujících na daném pracovišti), odkud je vyskladněn až později při fakturaci servisního listu (SL).

Doklady vznikajú v radoch nastavených v definícii príslušného typu servisného prípadu.

Doklady nevznikajú na riadkoch v režime prefakturácie.

Z agendy Výdaj materiálu a kooperácií můžete dle potřeby na materiál požadovaný na ML rovnou odtud vystavit objednávku vydanou (OV) (funkcí Objednat), provádět rezervace (jedna z možností, jak vytvářet a rušit rezervace skladových položek) nebo rovnou odtud zadat skladovou příjemku (PR) (funkcí Přijmout na sklad).

Vrátenie materiálu

Po ukončení prác môže byť potrebné vrátiť nespotrebovaný materiál.

Možnosti vykonania vrátenia materiálu:

Na vrátený materiál vznikne v závislosti na nastavení firemného parametra Režim fakturácie servisných listov:

  • vratka do skladu ve forme štandardných vratiek dodacích listov (VR)
  • převodka výdej (PRV) a převodka příjem (PRP) s tím, že je materiál jen převeden z příslušného skladu určeného pro takto vydaný materiál (nastavuje se pro roli daného technika nebo pro servisní pracoviště) zpět do ze skladu materiálu (nastavuje se na Typu servisního případu, viz Sklad materiálu(MaterialStore_ID)).

Výdaj kooperácií a príjem späť z kooperácií

Pokiaľ ide o kooperačný ML, tak zodpovedný pracovník (typicky "zodpovedná osoba" za daný ML) vykoná výdaj do kooperácií.

Možnosti vykonania výdaja do kooperácií a príjmu späť z kooperácií:

Na to tiež slúži agenda Výdaj materiálu a kooperácií, ktorú je možné pre kooperačný ML vyvolať priamo z agendy daného ML funkciou Kooperácie. Kooperačný ML sa nachádza v stave kooperácie Na výdaj. V agende Výdaj materiálu a kooperácií sa vlastný výdaj do kooperácií vykoná funkciou Výdaj. Na ML sa zaznamená dátum vydania a zmení sa stav kooperácie na hodnotu Vydané. Po navrátení z kooperácie sa uskutoční vrátenie funkciou Príjem späť. Na ML sa zaznamená dátum návratu a zmení sa stav kooperácie na hodnotu Vrátené späť a ML sa prevedie do stavu Ukončený.

Pokud se jedná o servisovaný předmět s vazbou na skladovou kartu (viz výše Předměty servisu a Typ servisního případu), pak se při výdeji do kooperace a vrácení zpět vytváří doklady skladových převodek: převodka výdej (PRV) a převodka příjem (PRP) pro převod servisovaného předmětu ze skladu, na který byl přijat při příjmu do servisu, do kooperačního skladu (nastaveného v definici typu serv. případu) a naopak při příjmu zpět z kooperace.

V sklade vyhradenom ako kooperačný je potom možné o. i. sledovať, ktoré servisované predmety sú aktuálne v kooperácii.

Stav kooperácií:

Zadanie odpracovaného času a ďalších údajov na ML

Po ukončení prác pracovník na ML ďalej doplní:

  • skutočne odpracovaný čas
  • poznámky o priebehu opravy

  • odporúčanie pre budúci servis (daný text sa bude zobrazovať pri zadaní budúcej novej s-zákazky)

    Skutočne odpracovaný čas si je možné na ML zadávať i priebežne. Pokiaľ nie je nastavená položka Hotovo (IsDone), berie sa skutočne odprac. čas ako zatiaľ nezadaný (neúplný) bez ohľadu na to, aké množstvo času už bolo zadané ako odpracované oproti času plánovanému.

Ak je reálny stav na ML zaznamenaný (tzn. skutočne spotrebované materiály, odprac. časy atď.), prevedie neukončené ML vzťahujúce sa k danej s-zákazke (SL) do stavu Ukončený (ako sa nastavuje stav Ukončený a za akých podmienok to je možné, viď Stavy ML), aby mohla byť s-zákazka uzavretá a následne vyfakturovaná.

Ďalej je uvedené:

Ako bolo spomenuté vyššie, po prevedení posledného ML k danému SL do stavu Ukončený, sa automaticky i stav SL zmení na Ukončený a servisný list bude možné uzavrieť (čím sa o. i. zmení stav SL na stav s príznakom uzavretý) a následne vyfakturovať (čím sa o. i. zmení stav SL na stav s príznakom fakturovaný). Jak a za jakých podmínek lze SL uzavřít resp. fakturovat, viz výše Stavy SL.

Budeme hovoriť o vyúčtovaní resp. o "vyfakturovaní" s-zákazky resp. SL, hoci príslušné vyúčtovanie nemusí nutne viesť k vystaveniu faktúry.  "Fakturačným" dokladom tu môže byť i samotná účtenka. Viď ďalej Možnosti vyúčtovania SL (fakturácia jednotlivo/súhrnne, vznikajúce fakturačné a skladové doklady, prefakturácia).

Záznamy o fakturácii nadväzujú na servisné listy. Čo už bolo fakturované (resp. zaplatené v hotovosti), sa pamätá na každom SL, tieto údaje sa nijak priebežne nevypočítavajú z existujúcich dokladov. Z toho vyplýva, že fakturovať SL je možné iba priamo z modulu Servis. Ak fakturácia prebehne odinakiaľ, napr. priamym vystavením faktúry v agende faktúr, servisný list o tom "nebude vedieť". To platí i naopak, tzn. pokiaľ by sa vykonala oprava či vymazanie už vystaveného dokladu na vyúčtovanie servisu, napr. opravou či priamym vymazaním faktúry v agende faktúr, servisný list o tom "nebude vedieť". Preto je mazanie takých dokladov možné len z modulu Servis (v agende faktúr/pokladničných účteniek možné nie je) a opravy takých dokladov v ich agendách sú povolené len v obmedzenej miere.

Ak je teda servisná oprava hotová, nasleduje:

  • vystavenie koncových dokladov klientovi

  • vrátenie (vydanie) opraveného predmetu klientovi (viď ďalej Možnosti vydania predmetu späť klientovi)
  • variantne finančná bilancia celej s-zákazky, tzn. pre vlastnú potrebu vyhodnotenia nákladovosti (viď funkcia Bilancia)
  • v prípade, že sa sleduje pri predmete záruka, aktualizuje sa dátum predĺženej záruky o dobu, kedy bol predmet v oprave

Pri jednotlivých položkách je možné voliť rôzne spôsoby, ako danú položku s-zákazky vyfakturovať (napr. s ohľadom na záručné/pozáručné opravy sa položka klientovi nefakturuje). Proto je jedním z údajů řádků ML položka Způsob fakturace(ToInvoiceType) zadávaná v zadávacím formuláři položek pro jednotlivé typy položek (řádků) ML.

Príklad volieb ponúkaných na výber v položke Spôsob fakturácie

  • Na fakturáciu - položka sa prenesie do fakturačného dokladu v cene uvedenej na ML
  • Zdarma-nefakturovať (bonus) - položka sa prenesie do fakturačného dokladu, ale v nulovej cene. Určené pre položky typu "darčeky zdarma", rôzne bonusy klientovi za vernosť, v rámci rôznych akcií a pod. Do fakturačného dokladu sa prenášajú z reklamných dôvodov, aby klient bol informovaný, že taký bonus dostal.
  • Zdarma-v rámci záruky (spotreba) - položka sa prenesie do fakturačného dokladu, ale v nulovej cene. Voľba sa ponúka len vtedy, ak ide o záručnú opravu (viď položka Záručná oprava na SL).

  • Výmena vadného dielu v rámci záruky - položka sa prenesie do fakturačného dokladu, ale v nulovej cene. Na položku sa vytvorí v rámci fakturácie prevodka na reklamačný sklad.

    Volba Výměna vadného dílu v rámci záruky se nabízí pouze tehdy, jsou-li splněny všechny následující předpoklady:

Spôsob fakturácie nastavený pri jednotlivých položkách na ML je možné následne ešte pozmeniť pri fakturácii v rámci samotného sprievodcu fakturáciou servisného listu pomocou funkcie Zmena fakturácie. Ako bolo spomenuté v popise sprievodcu, prípadná zmena fakturácie sa premietne späť na ML.

Na zvolenom spôsobe fakturácie závisí, ako bola s-zákazka vybavená:

  • Zatiaľ neriešené - pre riadok ML doposiaľ nefaktúrované

  • pre už vyfakturovaný riadok ML

    • Na fakturáciu ⇒ Vyfakturované (faktúrou alebo účtenkou)
    • Zdarma-nefakturovať (bonus) ⇒ Vyskladnené (nefakturuje sa)
    • Zdarma-v rámci záruky (spotreba) ⇒ Vyskladnené (nefakturuje sa)

    • Výmena vadného dielu v rámci záruky ⇒ Prevedené na reklamačný sklad (PRV)

    Ak bol riadok ML už vyfakturovaný, tak sa informácia o spôsobe vybavenia zobrazuje v riadkoch ML v položke Ako fakturovať.

    Zde si ukážeme, jak postupovat v případě, kdy zákazníkovi v rámci reklamace měníme zboží za jiné:

    • Nejprve je potřeba ověřit, zda v agendě Firemné údaje je parametr Režim fakturace servisních listů nastaven na hodnotu Skladové řádky s převodkou při výdeji materiálu, případně jej tak nastavit. Další podmínkou je mít správně nastaveny parametry v agendě Typy servisných prípadov, především mít vyplněny řady dokladů pro sklad materiálu, výdej materiálu a práce, převodky. Také musí být nastaven Sklad pro výdej v agendě Servisné pracoviská.
    • Na vzniklém ML přidáme řádek Materiál a vybereme skladovou kartu na výměnu a v položce Způsob fakturace vybereme volbu Výměna vadného dílu v rámci záruky.(v našem případě nejde o vadný díl, ale celý kus který měníme, nicméně to v tomto případě nehraje roli).
    • Na ML provedeme výdej materiálu. Vzniknou doklady Prevodka - príjem a Prevodka - výdaj mezi sklady, které máme nastaveny v položkách Sklad materiálu a Sklad pro výdej, viz první bod s nastavením.
    • ML ukončíme a SL uzavřeme a budeme fakturovat. Doklad faktury vydané nevznikne, protože pokud je částka nulová v rámci reklamace a záruky není co fakturovat. V režimu fakturace dojde ale k vytvoření Převodky výdej z reklamačního skladu, nebo-li skladu pro výdej. Nové zboží předáme zákazníkovi.

Fakturácia jednotlivo/súhrnne

Jednotlivé s-zákazky (SL) je možné fakturovať:

  • buď jednotlivo - tzn. po jednotlivých SL. Tento spôsob umožňuje voliť, aký fakturačný doklad má vzniknúť (vyúčtovanie SL na faktúru alebo za hotové, viď ďalej Vznikajúce fakturačné doklady).
  • alebo súhrnne - tzn. je možné realizovať fakturáciu súhrnne platiteľovi SL v dohodnutom intervale (napr. 1x za mesiac). Je možné realizovať i vyúčtovanie pre úhrady poisťovňou, tzn. vystavenie fakturačného dokladu na poisťovňu. (Pri tomto spôsobe vzniká vždy faktúra, viď ďalej Vznikajúce fakturačné doklady.)

Způsob platby (jednotlivě/souhrnně) se nastavuje v hlavičce SL v položce Způsob platby(PaymentType). Spôsob platby nastavený na SL je možné následne ešte pozmeniť pri uzatváraní SL v rámci funkcie Uzavrieť v záložke Platby a faktúry daného SL. Ako bolo spomenuté v popise funkcie, prípadná zmena spôsobu platby sa premietne späť na SL.

Vyúčtovanie je možné vyvolať:

Vznikajúce fakturačné doklady:

Aké doklady môžu vzniknúť, závisí na tom, či sa fakturuje jednotlivo alebo súhrnne:

  • Pri fakturácii jednotlivo - Tu je možností viac podľa toho, aký spôsob úhrady sa zvolí v rámci samotného sprievodcu fakturáciou servisného listu takto fakturovaných SL:

     

  • Pri fakturácii súhrnne - Tu dokladom vystaveným na vyúčtovanie SL je len faktúra vydaná (FV). Predpokladá sa, že jej úhradu klient uskutoční neskôr (typicky práve bankovým prevodom), pričom úhrada tejto faktúry sa v systéme ABRA Gen zadá bežným spôsobom mimo modul Servis ako akákoľvek iná úhrada bežných faktúr.

    Na vytvořené Faktuře vydané ze souhrnné fakturace je možné měnit firmu, nastavení slev v hlavičce, přidávat nové řádky, měnit jednotkové ceny i řádkové slevy (jak na nově přidaných řádcích, tak stávajících). Editaci dokladu je možné provádět z agendy Faktúry vydané.

Vznikajúce skladové doklady:

Či budú pri fakturácii vznikať aj doklady na expedíciu zo skladu (dodacie listy), závisí od toho, ako je nastavený firemný parameter Režim fakturácie servisných listov.

Viď tiež Možnosti vykonania výdaja materiálu.

Doklady na expedíciu zo skladu nevznikajú na riadkoch v režime prefakturácie.

 

Prefakturácia:

Tiež je možné realizovať tzv. prefakturáciu. Podstata spočíva v tom, že sa pri prefakturácii nevykonáva vyskladnenie materiálu z vlastných skladov a ani práca (pokiaľ používate na prácu skladové karty) zo skladu. Preto režim prefakturácie využijete vtedy, pokiaľ potrebujete fakturovať servis, ale nemá sa pritom expedovať materiál či práca z vášho skladu.

Typicky ide o prípad sprostredkovania servisnej zákazky, kedy fakturuje jedna organizácia, ale vlastnú servisnú zákazku vykonáva niekto iný (ktorý koncovému odberateľovi nefakturuje), pričom fakturujúca organizácia ani nemusí so servisovaným predmetom prísť do styku (tzn. neprijíma ho na sklad v rámci servisnej zákazky, nevydáva ho následne do "kooperácie", len napr. na základe nejakej zmluvy ho servisuje, pričom vlastný servis (napr. vrát. dodania materiálu) vykoná niekto iný.

Režim prefakturácie musí byť povolený vo firemnom parametri Umožniť režim sprostredkovania servisnej zákazky (prefakturácie). Potom sú na ML k dispozícii položky, pomocou ktorých je možné nastaviť, že daný ML resp. jeho vybrané riadky sú "prefakturačné" a príp. i ceny, za aké sa bude prefakturovávať:

  • položka Přefakturace (zadávat na řádcích)(AllowIntermediation) na hlavičce ML, která ovlivňuje zpřístupnění dalších položek
  • položka Přefakt. marže(CooperationSurcharge) na hlavičce ML

  • položky Prefakturácia (nevyskladňovať)(Intermediation) v riadkoch ML typu materiál, práca alebo zariadenie (pri ostatných nemá prefakturácia význam)

    Tato může být dostupná samostatně i případě, že položka Přefakturace (zadávat na řádcích)(AllowIntermediation) v hlavičce ML není zatržena, má-li uživatel přístupové právo Vždy editovat příznak přefakturace v řádcích. Potom umožní špeciálne využitie režimu prefakturácie, kedy sa nezadávajú ceny/marže pre prefakturáciu, ale len so začiarknutím položky na riadku spôsobí, že sa daný riadok ML nevyskladňuje zo skladov.

  • položky Jedn. cena subdodávateľa v riadkoch ML typu materiál, práca alebo zariadenie

Prefakturáciu je teda možné nastaviť i po jednotlivých položkách (riadkoch) ML. Tzn., že na jednom ML je možné kombinovať riadky, ktoré sa vyskladňovať majú, s riadkami, ktoré sa zo skladu vydávať nebudú. Ďalej je potom možné na ML zadať percento prefakturačnej "marže" v percentách a jedn. cenu subdodávateľa. Vlastná cena, za ktorú sa bude fakturovať, sa vypočíta a vyplní z tejto ceny pripočítaním zadanej percentnej prefakturačnej marže. Výpočet je <cena subdodávateľa> * (100 + <percento marže>).

Položka v údajoch ML sa nazýva na želanie užívateľov "marža", ale nejde o maržu vzhľadom k definícii marže ako takej. Ide o percento, ktoré je potrebné pričítať k cene dodávateľa, aby sme získali cenu predajnú. Výsledná marža zobrazovaná následne v paneli bilancie zákazky je zobrazovaná k základu predajnej ceny, tým pádom bude samozrejme vychádzať inak. Napr. pripočítaním 10% k cene dodávateľa vznikne pridaná hodnota 9,1% z výslednej ceny predajnej (a nie očakávaných 10%). Čo je správne, napriek tomu je to možno na prvý pohľad neočakávané.

Marža v %= 100*(P-N)/P, kde P je predajná cena a N je cena nákupná, resp. skladová. Pokiaľ má byť predajná cena o 10% vyššia ako cena nákupná, tak platí, že P=1,1N. Ak dosadíme toto do vzorca pre maržu, potom získame: marža %= 100*(P-N)/P = 100* (1,1N-N)/1,1N = 100*(1,1-1)N/1,1N = 100* 0,1/1,1 = 100* 0,091 = 9,1%

Platí:

  • prefakturačné riadky materiálu:

  • prefakturačné riadky práce:

    • na riadky práce zadané odkazom na skladovú kartu sa v žiadnom prípade nevystavuje dodací list (zatiaľ čo na bežné riadky práce zadané sklad. kartou áno)

Ďalej platí:

  • Užívateľ, ktorý chce použiť režim prefakturácie, musí mať príslušné prístupové práva, aby mohol spomenuté položky použiť (viď popis dostupnosti vyššie spomenutých položiek v detaile ML).
  • Do bilancie vstupujú prefakturačné riadky nákladovo zadanou cenou dodávateľa.
  • Do fakturácie SL vstupujú materiálové riadky prefakturácie v plánovanom množstve, napriek tomu vyskladnené množstvo je nulové (zatiaľ čo bežné riadky vstupujú v množstve <vydané> mínus <vrátené>).

Vydanie je možné vykonať:

V rámci vydania predmetu servisu späť klientovi môže automaticky vzniknúť zodpovedajúci doklad na výdaj predmetu. Aký doklad to bude, závisí na type servisného prípadu a jeho nastavenia (viď položky Prijímať servisovaný predmet na sklad a Príjem predmetu realizovať dokladom):

  • skladová výdajka (DL) do agendy Dodacie listy - ako inverzný doklad k PR vytvorené pri príjme predmetu pri vystavení SL
  • prevodka príjem (PRP) do agendy Prevodky príjem a k nej príslušná prevodka výdaj (PRV) do agendy Prevodky výdaj - ako inverzný pohyb k prevodu vytvorenému pri príjme predmetu pri vystavení SL
  • skladová výdajka (DL) do agendy Dodacie listy - ako ďalší nový výdaj klientovi

A to, ak je zadaná väzba na konkrétnu sklad. kartu. (Lze ji zadat v závislosti na typu servisního případu buď přímo na SL (viz položka Sklad. karta(StoreCard_ID)) nebo v údajích servisovaného předmětu (viz položka Sklad. karta(StoreCard_ID)).

Problematika servisu je riešená všeobecne, aby bola použiteľná na servis akéhokoľvek typu tovaru (či už vlastného alebo cudzieho) a pritom maximálne definovateľne, aby bolo možné pomocou nastavenia a dopĺňajúcich definícií využiť i pre špecifické aplikácie, ako je napr. autoservis.

Aby toto mohlo byť splnené, sú pre zadávanie údajov v tomto module často využívané variantné vstupné formuláre. Definície ale nie je potrebné realizovať od začiatku, môžete využiť dodávané inštalačné sady pripravené pre špecifické typy servisu alebo je možné si ich prípravu objednať na mieru. Viď tiež Často kladené otázky - k servisu.

Pevné a variantné vstupné formuláre.

V agendách servisu sa na vstupných formulároch vyskytuje typicky kombinácia pevných prvkov a variantných vstupných formulárov pre zadávanie údajov danej agendy.

Variantnými formulármi sú riešené v podstate všetky miesta, kde užívateľ zadáva nejaké položky. Tieto vstupné formuláre sú plne užívateľsky definovateľné, pričom výrobcom sú dodávané vzory vychádzajúce z dodávaných položiek. Ak však užívateľovi niektoré z dodávaných variantných formulárov nevyhovujú (napr. nezadáva všetky položky na nich umiestnené, zadáva ich v inom poradí, príp. má nadefinované nejaké vlastné definovateľné položky k daným agendám) môže si priamo v agende (kde sa daný formulár vyskytuje) ľubovoľne nadefinovať vlastný.

Pevnými formulármi resp. pevnými prvkami užívateľsky nemennými sú riešené miesta, kde užívateľ položky nezadáva, ale ktorá slúži len pre prehliadanie - napr. rôzne formy gridov (zoznamov). Je riešené typicky zadanie základných či iných hlavičkových údajov daného záznamu a zadanie súvisiacich záznamov kolekcií (napr. nároky na daň. odpočty, zvýhodnenie a zľavy k zamestnancovi, zverené pomôcky a pod., ďalej viď Základná štruktúra dát). Vzhľad pevných formulárov, tzn. obsiahnuté položky, ktorých rozmiestnenie atď. nie je možné užívateľsky nijako meniť.

Úprava vstupných formulárov je miestom možnej optimalizácie rýchlosti zadávania dát !!!

Nezbytnou podmínkou pro provoz servisu je, aby byla tato část systému licencována. Servis je licencovaný samostatne - viď Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti).

Pozor! Pokiaľ chcete v rámci servisovaných predmetov používať i zasielanie notifikácií, je potrebné, aby ste mali splnené podmienky na prevádzku modulu E-maily a interné správy, viď Čo je potrebné na prevádzku e-mailov a interných správ.

Pro nastavení servisu pro určitý typ provozu lze použít i Instalační sady. V prípade záujmu o takú funkcionalitu, kontaktujte, prosím, svojho dodávateľa.

Tu nájdete informácie, ako začať používať príslušné agendy, čo všetko je potrebné si nastaviť, zadať atď., aby bolo možné s touto časťou systému začať pracovať. Viac viď kap. Ako začať - Servis.